1.4.1. L'environnement de
contrôle
L'environnement de contrôle interne reflète la
culture d'une organisation. Il détermine le niveau
de sensibilisation de son personnel (membres) au besoin de contrôle. En
fournissant une discipline et une structure, il constitue le fondement de
toutes les autres composantes du contrôle interne. Les facteurs
constitutifs de l'environnement de contrôle sont :
- L'intégrité personnelle et professionnelle et
les valeurs éthiques des responsables (dirigeants) et des membres
(personnel), y compris par rapport au contrôle interne ;
- L'engagement du personnel à un niveau de
compétence approprié ;
- Le style de management (en l'occurrence, la philosophie des
dirigeants et leur manière d'opérer) ;
- La structure de l'organisation ;
- Les politiques et pratiques en matière de ressources
humaines.
a) L'intégrité personnelle et
professionnelle et les valeurs éthiques des dirigeants (responsables) et
des membres (personnel)
L'intégrité personnelle et professionnelle et
les valeurs éthiques des responsables et des membres déterminent
leurs priorités et leurs jugements de valeur ; cela se traduit par
un code de conduite. Ces qualités doivent se concrétiser par une
attitude d'adhésion à l'égard du contrôle interne,
en tout temps et dans toute l'organisation. Toute personne (membre) active dans
l'association (les responsables et les membres) doit prouver son
intégrité personnelle et professionnelle et son respect de
l'éthique ; tous doivent en permanence observer les codes de bonne
conduite en vigueur.
b) L'engagement à un niveau de
compétence approprié
L'engagement à un niveau de compétence
approprié se définit au regard du niveau de connaissance et
d'aptitudes nécessaires pour garantir à la fois que les
tâches sont accomplies de manière économique, efficiente et
efficace et que les responsabilités individuelles liées au
contrôle interne sont bien comprises. Les responsables et tous les
membres doivent veiller à garder le niveau de compétence qui leur
permette de comprendre toute l'importance d'élaborer, de mettre en
oeuvre et de maintenir un bon contrôle interne et de s'acquitter de leurs
tâches en vue de la réalisation des objectifs du contrôle
interne et la mission de l'association. Chacun, au sein de l'association,
participe au contrôle interne à son niveau et dans les limites de
ses responsabilités.
c) Le style de management
Le style de management des responsables et leur manière
d'opérer doit refléter les éléments suivants :
ü L'attitude permanente d'adhésion au
contrôle interne, l'indépendance, la compétence et la
volonté de montrer l'exemple ;
ü Un code de bonne conduite défini par les
dirigeants ainsi qu'une assistance et des évaluations de performance qui
tiennent compte des objectifs du contrôle interne. Mais, quant à
ce qui est des évaluations, les membres risqueraient d'afficher une
attitude de méfiance ou d'indifférence dans le sens que
l'association est composée des bénévoles parfois ;
ils peuvent se dire qu'avons-nous à gagner dans les
évaluations ?
L'état d'esprit défini par la direction de
l'association reflète dans tous les aspects des actions menées
par la direction. L'engagement, l'implication et le soutien du Conseil
d'administration d'une association favorisent une attitude positive et sont
déterminants pour le maintien d'une attitude constructive et
d'adhésion au contrôle interne dans l'association. Si
l'encadrement est convaincu de l'importance du contrôle interne, les
membres y seront sensibilisés et réagiront en respectant les
contrôles établis.
d) La structure de l'association
Cette structure prévoit les éléments
suivants :
ü Délimitation de pouvoirs et domaine de
responsabilité (ceci appelle la notion de « job
description » ou description des tâches) ;
ü Délégation de pouvoirs et obligation de
rendre compte ;
ü Canaux d'information appropriés.
La structure organisationnelle définit les principaux
domaines d'autorité et de responsabilité d'une organisation. Les
délégations de pouvoirs et l'obligation de rendre compte ont
trait à la manière dont cette autorité et ces
responsabilités sont déléguées dans l'ensemble de
l'association. Qui dit habilitation ou obligation de rendre compte dit
l'établissement de rapports. Il est, dès lors, nécessaire
que des canaux d'information appropriés soient définis.
Dans des circonstances exceptionnelles, il doit être
possible d'ajouter d'autres canaux d'information à ceux qui existent,
notamment dans le cas où le management est lui-même
impliqué dans des irrégularités. La structure
organisationnelle peut inclure un service d'audit interne qui sera
indépendant des dirigeants et fera rapport directement au plus haut
niveau d'autorité de l'association (le Conseil d'Administration et
l'Assemblée générale).
e) Les politiques et pratiques en matière de
ressources humaines
Le personnel constitue l'élément central du
contrôle interne. Les associations doivent s'entourer de personnes
compétentes et dignes de confiance afin de pouvoir assurer un
contrôle efficace. C'est ce qui fait que les méthodes de
recrutement, de formation, d'évaluation, ... jouent un rôle
important dans l'environnement de contrôle.
Les décisions en matière de recrutement et de
dotation en personnel doivent par conséquent, donner l'assurance que les
membres possèdent l'intégrité, la formation
adéquate et l'expérience requise pour accomplir ses fonctions et
que la formation formelle, professionnelle et éthique soit
assurée. Evidemment, afin d'assurer son efficacité, l'encadrement
devra veiller et évaluer l'efficacité des procédures de
recrutement. La gestion des ressources humaines joue également un
rôle essentiel dans la promotion d'un environnement éthique en
favorisant le professionnalisme et en faisant respecter les règles de
transparence et d'intégrité au quotidien.
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