1.4.3. Les activités de
contrôle
Les activités de contrôle correspondent à
l'ensemble des politiques et des procédures mises en place pour
maîtriser les risques et réaliser les objectifs. Ces
activités sont présentées à travers toute
l'association, à tous les niveaux et dans toutes les fonctions. Elles
englobent toute une série d'activités orientées vers la
détection et la prévention, notamment :
- Les procédures d'autorisation et
d'approbation ;
- La séparation des fonctions entre autorisation,
traitement, enregistrement et vérification ;
- Les contrôles portant sur l'accès aux
ressources et documents ;
- Les vérifications ;
- Les réconciliations ;
- Les analyses de performance opérationnelle,
d'opérations, de processus et d'activités.
1. Les procédures d'autorisation et
d'approbation
Les transactions et autres évènements ne peuvent
pas être respectivement autorisés et exécutés que
par les personnes qui y sont spécialement habilitées.
L'autorisation constitue le principal moyen de garantir que seuls ont lieu des
transactions et des évènements valides, conformes aux intentions
de la direction. Les procédures d'autorisation, qui doivent être
documentées et clairement communiquées aux dirigeants à
tous les membres, doivent prévoir les conditions et les termes à
respecter pour que l'autorisation soit accordée.
2. La séparation des fonctions
En vue de réduire les risques d'erreurs de gaspillage
ou d'actes illégaux ainsi que le risque de ne pas détecter ces
problèmes, aucun individu ou équipe ne doit pouvoir
contrôler toutes les étapes-clés d'une transaction ou d'un
évènement. Il faut au contraire veiller à ce que les
fonctions et les responsabilités soient systématiquement
réparties entre plusieurs personnes afin de garantir l'efficacité
des contrôles et l'existence d'un équilibre des pouvoirs. Parmi
ces fonctions-clés, on peut retenir l'autorisation et l'enregistrement
des transactions, leur traitement ainsi que l'analyse ou le contrôle de
ces mêmes transactions.
3. Les contrôles relatifs à
l'accès aux ressources et aux documents
L'accès aux ressources et aux documents doit être
limité aux personnes habilitées, qui ont à répondre
de leur garde et/ou de leur utilisation. Afin de rendre compte de la garde
(caisse), on peut s'appuyer sur l'existence de reçus, inventaires ou
toute autre note portant sur cette garde et reprenant le transfert de garde.
4. Les vérifications et
réconciliations
Les transactions et les évènements importants
doivent être vérifiés avant et après leur
traitement. Les enregistrements sont comparés
régulièrement aux documents appropriés : par exemple,
les pièces comptables relatives aux comptes en banque sont
comparées aux relevés bancaires correspondants.
5. Les analyses de performance opérationnelle,
des opérations, du processus et des activités
La performance opérationnelle est analysée
régulièrement sur la base d'un ensemble de normes permettant de
mesurer l'efficacité et l'efficience de l'association. S'il ressort du
suivi des performances que les réalisations réelles ne
rencontrent pas les normes ou objectifs fixés, les processus et
activités établis pour atteindre ces objectifs doivent être
revus pour déterminer quelles améliorations, corrections sont
nécessaires.
6. La supervision
Dans toute organisation, de nombreuses tâches sont
déléguées au personnel qui les assume de manière
autonome. Il faut néanmoins veiller à leur application correcte,
dès lors une supervision des activités doit être
réalisée au quotidien. Il faut donc mettre en place des
mécanismes qui, lorsque l'on confie une tâche à un membre
du personnel, permettant de vérifier cette tâche et de
l'approuver. Pour ce faire, il est nécessaire de :
- communiquer clairement à chaque membre les fonctions,
les responsabilités et les obligations de rendre compte qui lui sont
assignées ;
- vérifier systématiquement, au degré qui
convient, le travail de chaque membre du personnel ;
- approuver certaines tâches pour s'assurer du
contrôle de la délégation.
Une façon efficace de superviser est de
récompenser et de reconnaître les activités qui ont
été réalisées avec succès par le(s)
membre(s) du personnel à qui l'on avait confié l'activité.
Mettre en place des tableaux de bord permettant de suivre les
réalisations des activités et leur état d'avancement est
une autre façon de superviser.
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