SECTION 2 : FONCTIONNEMENT
DU CABINET
La présente section s'articule autour de deux
paragraphes. S'agissant du secrétariat administratif et financier
(§1) et du bureau des professionnels de droit ou les patriciens du droit,
c'est-à-dire, le cabinet à proprement parler (§2).
Paragraphe 1ère : LE
SECRETARIAT
Il est compris que le secrétariat est un ensemble des
tâches concernant la gestion et l'organisation d'un service. Il est un
service très utile pour l'administration et le fonctionnement de tous
services tant soit privés que publics.
En effet, le cabinet sous examen est composé que d'un
secrétaire, jouant à la fois le rôle d'un administratif
(1.1) d'une part, et d'autre part, d'un secrétaire financier (1.2).
1.1. LE SECRETARIAT
ADMINISTRATIF
Le secrétariat administratif a pour mission de
:
- Tenir régulièrement le registre d'audiences,
appelé « audiencier ». Celui-ci reprend d'une manière
cohérente, les différentes audiences ou affaires que les avocats
seront appelés à comparaître par devant le tribunal ou la
cour au compte de leur client ;
- Conserver les courriers envoyés ou reçus,
c'est-à-dire garder toutes les correspondances à expédier
ou à recevoir. Le secrétaire doit toujours accuser la
réception de tous les courriers reçus dûment signés,
voire même apposer le sceau du cabinet ;
- Conserver les différents dossiers des clients qui les
consultent, tout en gardant le principe de la confidentialité quant
à leur contenu ;
- Garder les différents documents du cabinet, les
archives, les ouvrages et d'autres ;
- Faire la saisie des différents documents, notamment,
les notes de plaidoirie ou conclusions, les assignations, les citations
directes, etc...;
- Tenir aussi d'autres types des registres se rapportant
à son travail, à sa tâche de gestionnaire.
- Etc...
1.2. LE SECRETARIAT
FINANCIER
Il sied de noter que, le secrétaire financier a deux
activités essentielles, celle de la gestion des finances et la gestion
des biens meubles ou immobiliers du cabinet. Pour ces derniers, le
secrétaire financier joue le rôle d'un logisticien.
En effet, le secrétariat financier a principalement
pour tâche :
- De percevoir tous les frais de consultation ;
- De tenir les registres comptable et financier ;
- Contrôler toutes les recettes (entrées) et
toutes les dépenses (sorties) effectuées avec les fonds du
cabinet. Tous cela, sous la supervision et l'autorisation du patron de
cabinet;
- Conserver en bonne et due forme, les matériels du
cabinet, c'est-à-dire garder tous les biens tant soit matériels
qu'immobiliers.
- Etc...
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