4.2.2. Proposition des Procédures Comptables
2.4.1.1. Objet de la procédure
La présente section concerne la comptabilité du
programme, en tant que système d'organisation de l'information
financière permettant de saisir, classer, enregistrer des données
de base chiffrées et présenter des états reflétant
une image fidèle du patrimoine et de la situation financière du
programme à la date de clôture.
2.4.1.2. Principes d'application
Les états financiers sont présentés sur
la base d'une comptabilité de caisse en prenant en considération
les transactions au moment de leur liquidation. Les avances de fonds sont
comptabilisées lorsque le compte bancaire du
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programme est crédité. Les dépenses sont
comptabilisées lorsqu'il y a décaissement des fonds ;
Les financements versés au programme par les
partenaires sont transférés dans le compte bancaire
spécifique au Projet ;
Le suivi budgétaire (contrôle budgétaire)
intervient au moment de l'engagement de la dépense ;
La comptabilité est tenue dans la monnaie de
financement (le dollar américain) et en français ;
Une opération libellée en une monnaie autre que
la monnaie de financement (USD) est convertie et comptabilisée en USD
dans les livres des Projets, au taux du jour de la transaction. Les fonds
disponibles en caisse à la clôture, en une monnaie autre que celui
de financement (USD), sont convertis au taux du jour de clôture des
comptes. Le programme prend en charge la différence de change
résultant de cette conversion ;
Les comptes du programme sont les différentes
rubriques/lignes budgétaires définies dans le contrat de
subvention.
Note : La comptabilité de chaque projet sera
traitée à l'aide d'un logiciel adapté à la gestion
financière de projets, correspondant au logiciel du programme si
nécessaire, pouvant produire le Grand Livre des comptes, la balance et
le rapport financier du programme par projet, par rubrique budgétaire.
Si ce logiciel n'est pas fourni par le programme, celui-ci doit s'assurer que
le logiciel des projets permet de mettre en place un ensemble de
comptabilités informatisées et intégrées comprenant
:
la comptabilité de trésorerie ; la
comptabilité budgétaire.
En l'absence d'un logiciel, le programme se sert d'un format
Excel pour l'enregistrement des opérations comptables. A cet effet, il
tient régulièrement deux journaux, à savoir un journal de
banque central et un journal de caisse reparti par projets.
2.4.1.3. Documents supports
Livre/Journal de banque/caisse ; Grand-livre des comptes ;
Balance des comptes ;
Livre/Registre d'inventaires.
2.4.1.4. Description de la procédure
La procédure comprend cinq étapes :
Enregistrements comptables ; Clôture des comptes ;
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Production des états financiers ; Archivage.
2.4.1.5. Enregistrements comptables Le caissier
:
- Saisit tous les mouvements affectant les fonds du programme
dans le compte approprié livre/journal, suivant les imputations
comptables et budgétaires indiquées sur les PJ, approuvées
par le comptable centrale et visées par l'assistant gestionnaire :
- soit jour par jour, opération par opération
;
- soit par récapitulation mensuelle des
opérations, à la condition de conserver tous les documents
permettant de vérifier ces opérations jour par jour,
opération par opération.
- procède au pointage des PJ en vue de s'assurer de
l'exhaustivité des enregistrements ;
- à la saisie de chaque PJ, appose sur la PJ le cachet
« COMPTABILISE » et la date de l'enregistrement ;
- classe les PJ saisies par rubrique/ligne budgétaire,
dans les différents chronos appropriés.
2.4.1.6. Clôture des comptes
Le caractère définitif des enregistrements du
compte et du livre/journal de banque ou de caisse et du livre/registre
d'inventaire est assuré :
- pour la comptabilité tenue au moyen d'un logiciel,
par une procédure de validation, par le comptable central, interdisant
toute modification ou suppression de l'enregistrement ;
- pour la comptabilité manuelle (Format Excel), par
l'absence de tout blanc ou altération sur l'état tiré de
la comptabilité, visé par l'assistant gestionnaire et
approuvé par le Coordonnateur.
2.4.1.7. Production des états financiers
? Le Comptable:
- sur la base des comptes et livres/journaux dûment
clôturés, tire (logiciel) ou compile (Format Excel) fait le
rapport financier ;
- s'assure de l'exactitude des additions et du respect des
budgets des comptes ;
- signé le rapport financier et transmet le dossier
à l'assistant gestionnaire et au Coordonnateur pour approbation.
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? L'assistant gestionnaire et le Coordonnateur
:
- s'assure de la correcte présentation du rapport
financier et du respect des budgets des comptes ;
- signe le rapport financier pour approbation ;
? Archivage
A la clôture, le comptable doit figer la chronologie
afin de garantir l'intangibilité des enregistrements, au plus tard avant
l'expiration de la période suivante, pour le total des mouvements
enregistrés. Les données ainsi figées sont
conservées dans le coffre-fort.
? Comptabilité de caisse
Le système comptable est centré sur:
la tenue de brouillards de trésorerie (caisse et banque),
la tenue de fiches de suivi budgétaire,
et l'élaboration de rapports financiers
périodiques.
Sur le plan légal et réglementaire, la
comptabilité est tenue
conformément aux dispositions générales
en matière du droit des sociétés Congolais, notamment :
Les principes généralement admis (prudence,
régularité ou transparence, sincérité, permanence
des méthodes, continuité de l'exploitation, évaluation au
coût historique, indépendance des exercices, intangibilité
du bilan d'ouverture, importance significative, prééminence de la
réalité sur l'apparence).
Ainsi, dans les lignes qui suivent nous allons parler
l'organisation comptable et présentation des différents outils de
la comptabilité appropriée au sein du programme national de lutte
contre le VIH/SIDA
4.2.4.2. Proposition d'une organisation du service de
comptabilité
Le service de comptabilité du PNLS est un service
faisant partie de la Direction Administrative et financière du Programme
National de lutte contre le vih/Sida. Il a deux sections qui sont : la section
comptabilité des projets, section de la comptabilité
centralisée et la section vérification comptable.
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Figure n°4 : Organigramme du service Administrative
et Financière
Coordonnateur Provincial
Administrateur Gestionnaire
Source : Nous-mêmes
Il s'agit ici d'une partie de l'organigramme du service
Administrative et financière qui montre la position hiérarchique
du service de la comptabilité par rapport à la coordination
provinciale.
4.2.4.3. Les moyens
Pour qu'un service de comptabilité puisse bien
fonctionner, il faut que les moyens conséquents soient mis à sa
disposition. Car le travail d'un comptable exige une forte concentration pour
la bonne imputation, le bon enregistrement et la bonne analyse des documents,
cela exige un minimum de confort dans le cadre du travail.
Ainsi donc, les moyens à mettre à la disposition
d'un service comptable peuvent être de trois ordres, à savoir :
les moyens humains, matériels et financiers.
4.2.4.4. Les ressources humaines du service
Ce sont, en fait, les moyens humains dont dispose ce service.
C'est le capital humain qui doit assurer toutes les tâches
dévolues au service de la comptabilité du PNLS. Ce service
dispose d'un personnel affecté à cette structure pour assurer les
différentes tâches lui confiées.
Le service de comptabilité est bien
équipé du point de vue des ressources humaines dans la mesure
où l'effectif total est de 3 agents dont 3 hommes et 1 femme. En ce qui
concerne le niveau d'étude : 2 sont des licenciés, 1 est
gradué.
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4.2.4.5. Les moyens matériels
Le service de comptabilité du PNLS doit disposer des
biens ci-après : trois locaux, quatre ordinateurs, deux imprimante,
quatre tables-bureaux, quatre chaises pour agents, 8 chaises pour visiteurs, 4
Calculettes, 3 Climatiseurs, les fournitures de bureaux et consommables divers,
un logiciel comptable multi projets et 1 coffre-fort.
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