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Le plan comptable issu de la conférence interafricaine de la prévoyance sociale "CIPRES" et sa mise en Ĺ“uvre à  l'institut national de sécurité "INSS".

( Télécharger le fichier original )
par Gabriel. MOLELE BOFOTOLA
Institut Supérieur de Commerce de Kinshasa RDC - Graduat 2014
  

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4. Tenue des opérations comptables

La tenue des livres est faite chronologiquement c'est-à-dire opération est jour par jour avec une procédure de validation qui interdit toute modification ou suppression de l'enregistrement. Les journaux comptables sont donc tenus par récupération des données des livres comptables en association avec l'examen des pièces comptables justificatives. Le positionnement des écritures sur les différentes fiches de comptes (grand livre) est réalisé à l'aide du logiciel « COMPTABILITE» dont les fonctions permettent l'enregistrement simultané de l'opération au journal correspondant, sur le grand livre de compte et aux différentes balances. Lorsque les opérations pour une date donnée ont été enregistrées, le préposé vérifie le solde du compte et l'équilibre de la balance des comptes.

Une fois validée les écritures doivent devenir intangibles, afin de faire respecter le principe d'inviolabilité des écritures. La rectification des erreurs matérielles est faite sur base d'un ticket spécial dont l'identification ne peut poser de problème et cela lors de la passation des écritures de régularisation ou de redressement en fin de période ou à la clôture des comptes.

Ecritures spécifiques :38

a) Constatation des déclarations des employeurs au niveau de Centre de Gestion : grâce à l'interface comptable, la récupération des déclarations (débit en compte) de cotisations saisies au niveau de GES entraîne, au niveau de la comptabilité, la passation en bloc (d'une manière groupée) de l'écriture comptable relative à toutes les déclarations reçues au courant de la journée de la manière suivante :

FAITS COMPTABLES

IMPUTATION

 

CREDIT

INTITULE

Réception des déclarations

des employeurs sur base du relevé

journalier des déclarations
des employeurs cotisants.

410xxxx

70000000

Cotisant Employeur X

à

Cotisations des employeurs

 

N.B. : la saisie des déclarations, au niveau de GES, se fera individuellement (déclaration par déclaration) alors qu'au niveau de la comptabilité l'écriture sera passée en bloc sur base de « l'état journalier de déclaration des employeurs » dans la mesure où la GES jouera le rôle d'une comptabilité auxiliaire. En définitif, le détail des comptes des employeurs sera géré par la GES.

b) Réception des déclarations des employeurs cotisants pour le compte d'un autre Centre de Gestion

· Au niveau du centre qui a reçu la déclaration de l'employeur, la constatation de cette déclaration se fera par la passation de l'écriture comptable suivante :

38 INSS, Recueil des écritures spécifiques, Septembre 2009, pp 15-18.

49

FAITS COMPTABLES

IMPUTATION

 

CREDIT

INTITULE

Réception des déclarations

des employeurs pour le compte des autres Centres de Gestion

419xxxx

497xxxx

Cotisants, déclarations reçues en faveur d'autres Centres de Gestion

à

Cotisations reçues pour le compte des autres Centres de Gestion.

 

· Le Centre de Gestion ayant réceptionné la déclaration de l'employeur cotisant devra établir une Note de Crédit « NC » en faveur du (des) Centre (s) de Gestion bénéficiaire (s) et enregistrera cette NC de la manière suivante :

FAITS COMPTABLES

IMPUTATION

 

CREDIT

INTITULE

Enregistrement de la NC au niveau du Centre de Gestion émetteur.

497xxxx

419xxxx

Cotisations reçues pour le compte des autres Centres de Gestion

à

Cotisants, déclarations reçues en faveur d'autres Centres de Gestion

 

NB : Pour le cas des organismes collectant des cotisations pour le compte d'autres Institutions dans le cadre des activités de recouvrement, celle-ci seraient portées au crédit d'un compte de tiers ouvert au nom de cette dernière.

Les encaissements des cotisations sont effectués en espèces dans les locaux du Centre de Gestion ou par virements bancaires à travers les comptes cotisations. Ces encaissements sont enregistrés au niveau des services financiers et saisis dans l'application Trésorerie « TRESORERIE » au jour le jour. A la fin de la journée, les services de la GES récupèrent ces encaissements au moyen de l'interface informatique liant l'application TRESO à l'application GES. La récupération des données provenant de la trésorerie permet aux services de la GES de mettre à jour les comptes courants des employeurs cotisants en affectant à chaque encaissement (crédit) le code correspondant à chaque employeur cotisant.

a) Lors de l'encaissement des cotisations dans le Centre de Gestion : l'écriture, en détail, à passer par la comptabilité à partir des données provenant de GES et de la trésorerie (relevé journalier des encaissements) sera la suivante :

50

FAITS COMPTABLES

IMPUTATION

 

CREDIT

INTITULE

Récupération, par interface

comptable, des encaissements

des cotisations des employeurs
effectués en espèces ou par la voie bancaire.

56 ou 57

410xxxx

Banque ou Caisse

à

Cotisant Employeur X

 

N.B. : la saisie des encaissements, au niveau de GES, se fera individuellement encaissement par encaissement grâce à l'interface entre l'application « GES » et l'application « Trésorerie ». Au niveau de la comptabilité, les encaissements seront comptabilisés sur base du « relevé des encaissements » à produire pour chaque compte bancaire et pour la caisse et ce, d'une manière groupée, c'est-à-dire en bloc suivant ces relevés.

b) Encaissement des cotisations dans un autre Centre de Gestion

· Le Centre de Gestion qui encaisse le montant des cotisations destiné à un autre Centre de Gestion passera l'écriture suivante sur base du relevé journalier des encaissements établi par le système informatique au moyen de l'interface comptable :

FAITS COMPTABLES

IMPUTATION

 

CREDIT

INTITULE

Enregistrement des encaissements

de cotisations reçus en faveur
d'autres Centres de Gestion sur

base du relevé journalier
des encaissements.

56 ou 57

49020000

Banques ou Caisse à

Recettes à transférer

 

· Après encaissement des cotisations destinées à un autre Centre de Gestion, le Centre de Gestion ayant réceptionné le fonds établit une NC et dont la copie devra donner lieu à l'enregistrement du type :

FAITS COMPTABLES

IMPUTATION

 
 
 

CREDIT

INTITULE

 
 

Etablissement de la NC en faveur du Centre de Gestion bénéficiaire de l'encaissement des cotisations.

49020000

19xxxx

Recettes à transférer à

Compte de Liaison

de Gestion bénéficiaire

du

Centre

 

· 51

Au niveau du Centre de Gestion bénéficiaire et sur base de la NC reçue, l'écriture suivante sera passée :

FAITS COMPTABLES

IMPUTATION

 

CREDIT

INTITULE

Enregistrement de la NC reçue au niveau du Centre de Gestion bénéficiaire.

19xxxx

410xxxx

Compte de Liaison du Centre

de Gestion émetteur de la NC

à

Cotisant, Employeur ....

 

c) Encaissement des cotisations par compensation

· L'encaissement par compensation des cotisations des employeurs avec les factures de prestation de services ou de fournitures de matières devra être comptabilisé tel que repris dans les lignes qui suivent. Toutefois, il faudrait noter que l'employeur qui sollicite un paiement par compensation est tenu de faire sa déclaration en bonne et due forme dans le Centre de Gestion concerné. Cette déclaration sera enregistrée telle que nous l'avons relevé au point 2.1.1 a).

Conformément aux instructions en vigueur reprises dans la Note d'Instruction n° CGP/INSS/249/2005 du 31 mai 2005, tout paiement des cotisations par compensation est soumis à une approbation préalable de la Délégation Générale de l'INSS. Par ailleurs, le paiement par compensation se fait sur base d'une Note de Crédit « NC » établie par le Service des Comptes Courants et dont la copie est remise au tiers concerné pour la mise à jour de sa comptabilité. La comptabilisation de cette NC par le Centre de Gestion s'effectue de la manière suivante :

FAITS COMPTABLES

IMPUTATION

 
 
 

CREDIT

INTITULE

 

Enregistrement de la NC n° ....

relative au paiement par

compensation des cotisations

de l'employeur

40/46xxx

410xxxx

Fournisseurs ou

Créditeurs Divers

à

Cotisant, Employeur

Bailleurs

ou

 

· Un tiers à qui la Direction Générale de l'INSS doit un montant quelconque peut demander à cette dernière la compensation du montant de sa dette avec le solde débiteur de son compte « Employeur Cotisant » ou de ses futures déclarations dans un Centre de Gestion où il effectue généralement ses déclarations. Dans ce cas, le service Comptes Courants de la DG établi une Note de Crédit « NC » en faveur du Centre de Gestion dont une copie sera transmise au tiers concerné en vue d'apurer le montant dû dans les livres comptables de ce Centre. Cette situation concerne généralement les factures de la REGIDESO et/ou de la

52

SNEL Dans ce cas l'écriture suivante sera passée au niveau des Comptes Courants de la DG :

FAITS COMPTABLES

IMPUTATION

 

CREDIT

INTITULE

Emission de la Note de Crédit de la DG pour la compensation du montant dû à l'employeur X au niveau du Centre de Gestion bénéficiaire.

40/46xxx

19xxxx

Fournisseurs ou Bailleurs ou

Créditeurs Divers

à

Compte de Liaison du Centre

de Gestion concerné

 

· Au niveau du Centre de Gestion, l'écriture suivante sera passée au moment de la réception de la NC :

FAITS COMPTABLES

IMPUTATION

 

CREDIT

INTITULE

Enregistrement de la NC reçue de
la DG pour la compensation du
montant dû à l'employeur X au

niveau du Centre de Gestion
bénéficiaire.

19xxxx

410xxx

Compte de Liaison avec la

Délégation Générale

à

Employeur Cotisant xxxxxx

 

Source : Direction Financière de l'INSS

N.B. : Lorsque le montant de la NC est supérieur au solde du compte 410, le compte Employeur Cotisant présentera un solde créditeur. Dans le cas contraire, il présentera un solde débiteur. Lorsque le montant de la NC est égal au solde du compte, le solde du compte Employeur Cotisant présentera un solde nul.

A la compensation de dettes et créances, le Centre de Gestion devra tenir informé par lettre l'employeur cotisant de l'effectivité de l'opération de compensation.

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"Il existe une chose plus puissante que toutes les armées du monde, c'est une idée dont l'heure est venue"   Victor Hugo