INTRODUCTION
L'assistant administratif est, comme son nom l'indique, le
véritable collaborateur d'un manager, chef de service ou d'entreprise.
Grâce à son travail en matière de communication et de
documentation, l'assistant administratif facilite le travail de son
supérieur hiérarchique. Il le décharge des tâches
administratives et joue le rôle d'interface entre l'entreprise qui
l'emploie et les divers interlocuteurs de celle-ci.
Ses activités sont variées : il
réceptionne et trie les correspondances pour ne présenter
à son supérieur que les informations essentielles. Il
réceptionne et filtre également les appels
téléphoniques. Il prépare voire rédige le courrier
émanant de son supérieur. Ainsi, il entretient de
fréquents contacts tant avec l'intérieur qu'avec
l'extérieur de l'entreprise.
L'assistant administratif gère également
l'agenda de son supérieur hiérarchique, note les rendez-vous et
les organise dans certains cas. Il gère donc deux emplois du temps : le
sien et celui de son supérieur. Il peut également organiser les
déplacements de celui-ci. Avant le début des réunions, il
prépare les dossiers ainsi que les supports de communication.
Après, il rédige les comptes rendus des réunions.
L'assistant administratif doit posséder un grand sens de
responsabilité et de l'organisation. Il faut qu'il soit en mesure
d'hiérarchiser les tâches urgentes, prioritaires ou importantes,
notamment dans le cas où il est rattaché à plusieurs
supérieurs.
Cette activité génère beaucoup de
paperasses. Une relation de confiance entre l'assistant et son supérieur
est indispensable, car l'assistant peut prendre des décisions et
gérer les affaires courantes en l'absence de son supérieur. Il
doit faire preuve d'une bonne organisation et d'une discrétion absolue.
Il peut être sollicité pour avis ou se voir déléguer
la gestion de certains dossiers (négociations, préparation d'un
budget...). Ce travail demande beaucoup de temps et de disponibilité. La
préparation de réunions exige des horaires variés, souples
et parfois matinaux.
L'assistant administratif doit avoir de nombreuses
compétences. À l'heure de l'informatisation, un assistant moderne
doit exceller dans la manipulation des logiciels pour assurer les fonctions
bureautiques, il doit maîtriser tous les outils de communication :
téléphone, informatique ...
Dans le but d'acquérir toutes les qualités et
compétences liées au métier d'assistant, nous nous sommes
inscrit à l'Ecole Supérieure des Assistants administratifs
(ESAAd) de l'Université de Lomé (UL), ancienne École
Supérieure de Secrétariat de Direction (ESSD).
Créée par arrêté ministériel N°8 / 025 /
METFP du 19 août 1986, l'ESSD, dorénavant Ecole Supérieure
des Assistants Administratifs (ESAAd), a ouvert ses portes en décembre
1986. Elle offre une formation d'Assistant Administratif en six (6) semestres
dans les spécialités suivantes :
- Entreprises et administration ;
- Juridique.
Selon les exigences de l'école, l'apprenant,
après avoir validé 167 crédits, est tenu d'effectuer un
stage professionnel de deux mois minimums afin d'acquérir une
expérience professionnelle et rédiger un rapport à
défendre devant un jury. C'est dans cette logique qu'il nous a
été accordé un stage de trois mois (03septembre au 05
décembre 2018) à la Représentation de l'Agence pour la
Sécurité de la Navigation Aérienne en Afrique et à
Madagascar (ASECNA).
Au cours de ce stage nous avons eu l'opportunité de
confronter les acquis théoriques de notre formation aux
réalités de la vie professionnelle. Au cours dudit stage, nous
avons identifié un certain nombre de dysfonctionnements liés aux
conditions de travail et à son organisation. Il s'agit entre autres
de :
- l'absence d'assistants administratifs dans certaines
Activités ;
- la surcharge de tâches pour l'Assistante du
Représentant ;
- la recherche difficile d'anciens documents ;
- l'encombrement de l'espace prévu pour disposer les
anciens classeurs ;
- l'état défectueux du photocopieur.
Ces différentes insuffisances ont un impact
négatif sur l'exécution quotidienne des tâches
administratives. C'est donc, eu égard à ces manquements
relevés que nous nous proposons deporter notre choix sur le
thème : « Contribution à l'amélioration de
l'organisation administrative à la Représentation de l'ASECNA au
TOGO».
Afin de mener à bien notre réflexion, de mettre
en exergue notre cadre de stage et de ressortir les résultats attendus,
nous avons subdivisé notre rapport en trois chapitres. Le chapitre
premier titré présentation de l'ASECNA, estaxé sur la
présentation de notre structure d'accueil à travers son
historique, sa situation géographique, son statut juridique, sa mission
de base et ses objectifs. Dans le chapitre deuxième, intitulé
déroulement dustage, nous procéderons en un premier temps
à la description du cadre de travail où nous avons
effectué notre stage ainsi que les tâches effectuées ;
ensuite nous relèverons les manquements observés dans
l'exécution quotidienne des tâches administratives. Enfin, dans le
dernier chapitre de notre rapport, intitulé apport professionnel
spécifique, nous serons amenés à proposer des solutions
afin de pallieraux manquements cités plus haut dans le deuxième
chapitre. Afin d'y parvenir, nous avons procédé en quatre
étapes majeures : d'abord l'énonciation de la
problématique, la définition de la démarche
méthodologique, l'interprétation et la discussion des
résultats obtenus et finalement la proposition de solutions afin de
pallieraux manquements.
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