II. Implémentation d'un
système informatique de gestion de l'activité des commerciaux
Les commerciaux perdent une grande partie des prospects
qu'ils contactent. Dans bien des cas, cela n'est pas dû au
désintéressement manifesté par les prospects face aux
produits qui leur sont proposés mais plutôt à la mauvaise
gestion des activités des commerciaux. Afin de résoudre ce
problème, nous avons conçu une application qui permettra de
résorber ce problème.
II.1.
Généralités
Au cours de l'entretien
que nous avons mené auprès du chef des commerciaux, celui-ci nous
a révélé que les vendeurs avaient du mal à conclure
un grand nombre de ventes. Cela est dû en grande partie au fait que cette
gestion est manuelle. Nous proposons ainsi une gestion automatique des
prospections.
II.1.1.
Problèmes rencontrés par les commerciaux dans la gestion des
prospects
Dans bien des entreprises, la gestion des prospects est une
donnée essentielle. Ceci encore plus pour les commerciaux qui sont en
contact direct avec elle. A la SAAR en particulier, cette gestion est faite
manuellement. Cela complique grandement la tâche des commerciaux qui ont
tendance à perdre des affaires. De plus, Pour ces différentes
raisons, nous avons jugé nécessaire d'implémenter une
application en vue de contribuer à l'amélioration des
activités des commerciaux et par ricochet de la SAAR. Nous avons mené un
entretien avec le chef des commerciaux. Il en ressort que certains clients
seraient prêts à souscrire encore plus s'ils étaient mieux
suivis et informés or les commerciaux ont énormément de
mal à suivre leurs affaires dans la mesure où ils le font
manuellement. Une gestion automatique allègera leur tâche et
permettra de l'optimiser.
II.1.2. Les
règles de gestion
Afin d'aider les commerciaux de la SAAR à gérer
leur clientèle et leurs prospects de façon efficiente, nous avons
implémenté une application. Pour ce faire, nous avons eu recours
au langage « PHP » et au gestionnaire de base de
données « MySQL ». L'application pourra fonctionner
en réseau, notamment via l'Internet. Cela permettra au commercial de
pouvoir gérer aisément ses affaires quel que soit le lieu
où il se trouve.
Notre application permettra aux commerciaux d'automatiser
leurs activités. Elle sera utilisée par les commerciaux et
fonctionnera en respectant un certain nombre de règles. De plus, chaque
commercial aura accès à la base de données via un mot de
passe. L'on aura une fenêtre pour l'administrateur qui donnera aux
commerciaux l'autorisation d'accéder à la base de données.
Un tel procédé permettra d'éviter les conflits entre
commerciaux : un prospect contacté par un commercial ne sera suivi
que par lui durant 1 mois avant d'être visible par les autres commerciaux
qui pourront à leur tour le prospecter.
L'application fonctionnera en s'appuyant sur la logique
suivant laquelle un prospect ne peut être suivi que par un seul
commercial. Ceci pour deux raisons : éviter de l'agacer et
créer une relation de confiance avec le commercial, relation de nature
à l'amener à souscrire plus facilement. Cependant, si au bout
d'un mois le prospect n'a toujours pas souscrit, il devient automatiquement
accessible aux autres commerciaux ; le premier à se l'octroyer le
gardera aussi dans sa base de données confidentielle pour un mois.
Un prospect qui ne souscrit pas un mois après qu'il
ait été contacté est archivé. Il devient ainsi
visible pour les autres commerciaux. Cependant avant que ne s'écoule ce
délai d'1 mois, il est relancé chaque fois qu'il n'a pas
honoré un rendez-vous.
Le commercial doit comptabiliser ses émissions pour
avoir une idée du chiffre d'affaires éventuel qu'il pourrait
réaliser. Suite à une relance, un prospect peut fixer un
rendez-vous au commercial. Cela ne signifie pas pour autant qu'il est
prêt à souscrire. Le commercial ira au rendez-vous avec pour
objectif d'amener le prospect à souscrire. S'il atteint cet objectif, le
prospect signera un contrat qui donnera lieu à un encaissement. Le
commercial pourra alors bénéficier de commissions. Un prospect
qui souscrit devient client. Par ailleurs, un individu peut tout de suite
devenir client dans la mesure où, contacté par le commercial, il
a été séduit et a immédiatement souscrit.
Un client peut payer une prime pour une ou plusieurs
garanties. En outre, une garantie peut être souscrite par plusieurs
clients. Etant entendu que les garanties sont en fait
les produits proposés par la SAAR, toute personne
intéressée peut s'offrir la garantie qui lui sied.
Les montants des garanties dans le contrat d'assurance
dépendent de la garantie elle-même et des éléments
caractérisant l'élément assuré ou l'environnement
auquel appartient cet élément. Cela signifie qu'une même
garantie peut avoir des montants différents. Toute garantie appartient
à une branche. Le classement des garanties par branche permet de
déterminer la branche dans laquelle chaque commercial a le plus de
succès. Il pourra ainsi mettre un accent particulier sur cette branche,
sans pour autant négliger les autres.
II.2. Résultats attendus
L'implémentation de l'application que nous avons
conçue vise l'amélioration de l'activité des commerciaux.
En effet, ces derniers perdent trop souvent des prospects qui pourraient
devenir client mais parce que la relation avec ces prospects est mal
gérée, les commerciaux n'arrivent pas à les amener
à souscrire. La raison étant que la gestion des prospections est
faite manuellement, ce qui rend la tâche extrêmement lourde pour
les commerciaux lorsque la base de données dont il dispose devient trop
importante. Par conséquent, l'application devra résorber ce
problème.
Les résultats attendus seront surtout mesurés en
terme de nouvelles souscriptions et d'augmentation de chiffre d'affaires par
commercial. Les ratios qu'il faudra déterminer sont les
suivants :
- Taux de réalisation de nouvelles affaires = ((nombre
moyen hebdomadaire de nouvelles souscriptions après
l'implémentation de l'application - nombre moyen hebdomadaire de
nouvelles souscriptions avant l'implémentation de l'application) /
nombre moyen hebdomadaire de nouvelles souscriptions après
l'implémentation de l'application)*100
- Taux de croissance du chiffre d'affaires = ((chiffre
d'affaires hebdomadaire moyen pour chaque commercial après
l'implémentation de l'application - chiffre d'affaires hebdomadaire
moyen pour chaque commercial avant l'implémentation de l'application) /
chiffre d'affaires hebdomadaire moyen pour chaque commercial après
l'implémentation de l'application)*100
| 
