Processus du traitement
documentaire
La découverte de la
chaîne documentaire
Au début du stage, il m'a été
proposé de visiter le bureau des courriers situé au Palais de la
bourse (siège social de la Chambre de Commerce).
Habituellement, c'est dans ce bureau, que chaque matin, le
service des Ressources
Economiques vient récupérer des exemplaires de
la Presse Quotidienne Nationale (PQN) et de la Presse Quotidienne
Régionale (PQR)
Le service Ressources Economiques se charge par la suite de la
lecture et de la sélection des articles pertinents destinés
à être mis dans la base de donnée.
Dès mon premier jour, j'ai été
associé à ce processus de la chaîne documentaire qui va de
la récupération de la presse à son traitement final.
La saisie d'articles dans la base de donnée est
également réalisée par le service communication qui sort
chaque jour sa revue de presse.
Au service Ressources Economiques où je suis, on
sélectionne les articles d'ordre économique, culturel,
territorial relatifs à la région marseillaise.
Dans un premier temps, on fait juste le repérage par
apposition de post-it sur les articles pertinents. Ensuite, on attend la revue
de presse du service Communication. C'est à la sortie de la revue de
presse, qu'une réunion se tient au bureau du responsable de notre
service.
Lors de cette réunion le responsable du service, le
documentaliste ainsi que moi-même procédons à des
vérifications pour voir les articles que nous avions
repérés et jugés pertinents et ceux saisis par le service
communication dans la revue de presse. Après la comparaison, on saisit
les articles non traités par le service communication ainsi que les
autres articles émanent des autres revues auxquelles le service est
abonné. Cependant ces revues sont exclusivement traitées par
notre service.
Les articles traités par le service Communication sont
complétés par notre service : résumés et
descripteurs.
La technique d'indexation des documents se fait de la
même façon que ce qui a été décrit dans la
partie Présentation de la base.
A l'aide du thésaurus on indexe par les descripteurs
(mots clés) appropriés après avoir rempli les champs
(Titre, Auteur, Date, source, Résumé, entreprise,...).
Il existe également une technique d'archivage des
articles nommée Archivage Electronique.
Il s'agit d'une technique moins complète que
l'indexation dans la base.
On l'utilise pour les articles généraux
jugés peu pertinents au point de figurer dans la base.
Pour ces articles on crée un dossier virtuel du jour et
on les indexe avec la source, la date, le thème et le numéro de
la page. Ces articles seront par la suite reliés à d'autres
existants sur le même sujet.
Parmi les tâches du traitement documentaire qui m'ont
été montrées, figure également la Gestion
électronique des périodiques . Mais, il s'agit d'une tâche
qui m'a été que très rarement confiée car le
documentaliste s'en chargeait le plus souvent d'autant plus qu'il fallait se
déplacer à son poste pour pouvoir le faire car le logiciel
n'étant pas installé sur mon poste de travail.
Dés mon deuxième jour de stage, j'ai
procédé à des recherches d'articles sur la base. Comme par
exemple la recherche d'article de la Provence sur la Traversée
Phocée Marseille demandée par le directeur du patrimoine culturel
de Marseille.
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