Section 2 : Gestion optimale des flux
documentaires.
Le souci pour les entreprises de maîtriser et
d'accélérer la régulation des flux, quel que soit le
niveau complexe du marché, conduit ces dernières à
améliorer constamment leurs systèmes d'informations. Elles
passent donc progressivement des systèmes manuels aux systèmes
mécanisés, puis aux systèmes partiellement ou quasi
totalement automatisés.
L'automatisation d'un système d'information fait
référence à un système dans lequel, toutes les
opérations portant sur les informations sont assurées par les
machines électroniques (ordinateurs) effectuant des traitements
automatiques. Ce système limite éventuellement l'intervention
humaine à une phase de préparation du travail des machines.
Ainsi, optimiser la gestion des flux documentaires au sein du
département shipping de SAGA, revient à automatiser les
opérations telles que : enregistrement, classement et archivage des
dossiers navires. En effet, la pratique de ces opérations de
façon manuelle ralentie la manipulation des données. Ce
ralentissement s'explique par le nombre élevé des dossiers
navires traités par le département, soit environ 150 dossiers
d'une cinquantaine de pages par an.
Le délai de prescription en matière de transport
maritime qui est de 2 ans, fait que tous les dossiers traités dans cette
période doivent être correctement suivis et
archivés afin de satisfaire les demandes sans cesse
renouvelées des armateurs. La mise en place au sein du
département shipping d'un outil informatisé, permettant de
classer, d'archiver les dossiers et leurs documents, mais aussi de les
retrouver facilement et rapidement le cas échéant, apparaît
ici comme une des sources d'optimisation de la gestion des flux
documentaires.
Ce système informatisé de gestion des flux,
repose sur la mise en place d'une base de données. Laquelle vient
remplacer l'enregistrement manuel des dossiers navires dans le cahier de
consignation maritime. Elle permettra, une large diffusion des informations
navires vers les autres services (Commercial, manifeste, import export et le
compte d'escale) rattachés aux activités du département
par sa mise en réseau. Autrement dit, sa mise en réseau permettra
une meilleure circulation de l'information au sein de l'entreprise SAGA GABON.
Pour ce faire, nous avons monté une base de
données de gestion des navires nommée BDGestnavire. Elle consiste
en une série de tables bidimensionnelles entre lesquelles il existe
des relations. Ses caractéristiques sont les
suivantes : une table, un formulaire, une requête et un état.
Chacun de ces objets a un rôle bien déterminé. En effet, la
table contient les noms de tous les champs de la base de données
(numéro voyage du navire, nom de l'armateur /Affréteur,
etc.). Le formulaire permet le renseignement des différents champs de la
table, la requête est la zone de recherche des informations et
l'état présente une vue d'ensemble des activités de
l'organisation. Les requêtes s'effectuent sur une page qui se
présente de la manière suivante.
Figure 11 : présentation de la
requête de la base de données.
Source : réalisé par l'auteur
Cette base de données répond à la
question d'archivage des dossiers navires au sein du service shipping de SAGA
GABON. En effet, les dossiers navires sont directement enregistrés dans
le formulaire et la recherche des informations se fait de façon rapide
sur la requête. De plus, plusieurs recherches peuvent être
effectuées au même moment dans des services différents.
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