CHAPITRE II DE LA CONSERVATION ET DE LA SAUVEGARDE DES
ARCHIVES AUDIOVISUELLES : LES ELEMENTS DE GESTION PROFESSIONNELLE POUR UNE
VALORISATION CULTURELLE DES ARCHIVES AU BENIN
Depuis toujours les secteurs de pré archivage et
d'archivage audiovisuel ont toujours été gérés avec
une indifférence caractérisée. L'impact négatif sur
la vie des documents ne s'est pas fait attendre. Le Bénin dispose
aujourd'hui de 50 ans d'archives de radio et 25 ans d'archives de
télévision. Et, paradoxalement, il se passe comme si la
mémoire audiovisuelle est inexistante. Si ce constat est évident,
il s'explique par des facteurs divers et variés26. Face au
défi réel des archives audiovisuelles, leur action sociale et
à la nécessité de leur valorisation culturelle, il devient
indispensable de prendre au sérieux la question de leur
préservation en associant à la démarche les approches
modernes et scientifiques de gestion. Un processus d'archivage se
décompose en plusieurs étapes et répond à des
approches, des enjeux de toutes sortes et des logiques différentes. Pour
le cas du Bénin, l'objectivité découlant de l'observation
permet d'envisager les actions qui vont suivre.
I- Les actions urgentes à mettre en place
Plusieurs pistes s'ouvrent au Bénin dans le cadre de la
sauvegarde et de la conservation de ses archives. Selon leur utilité,
leur degré de dégradation et le constat de leur mauvaise
conservation, différents types d'initiatives sont à mettre en
oeuvre
1- L'inventaire des archives audiovisuelles, premier
élément de la démarche
Au Bénin, il est impossible de connaître le nombre
exact d'archives de radio et de télévision dans les médias
publics, objet de notre étude. Les seuls chiffres récents mais
encore provisoires dont on dispose émanent de la Direction des archives
nationales (150 bandes magnétiques sonores)27.
Aucun effort de catalogage n'est entrepris pour recenser avec
exactitude l'ensemble des
26 Les facteurs ont été cités
dans la première partie chapitre III 27 Enquête aux
Archives Nationales à Porto Novo au Bénin, Août 2004
documents audiovisuels anciens que possède le
pays28. Les chiffres avancés parfois ne sont que des
évaluations dont il faut se méfier. Le mode de constitution des
fonds d'archives a suivi des principes dont on a perdu mémoire. C'est
fort de cela qu'il importe de procéder à une opération
rigoureuse d'inventaire.
L'inventaire est entendu comme une combinaison d'informations
physiques et d'informations documentaires. C'est le recensement des
matériels audiovisuels et des fiches afférentes. Cela devrait
permettre d'avoir une vue claire sur le nombre de matériels que
possèdent aussi bien les médias publics que les Archives
nationales. L'inventaire est en archivistique, l'élément de base
de la démarche de gestion. L'inventaire qui doit s'étendre sur
une longue période en vue de permettre de bien cerner les fonds doit
être appuyé par un projet d'informatisation documentaire.
L'inventaire est conduit avec une perspective de mise en ligne
professionnelle. C'est pour cette raison que sa conduite doit prendre en compte
des critères professionnels précis. Pour être utile et
moins éreintant, le recensement peut porter dans le cas du Bénin
sur les documents anciens qui ont fait l'objet d'une identification
minimaliste. Autrement l'inventaire dans un contexte de massification
d'archives peu identifiables doit cheminer avec un mode de sélection
rigoureuse.
2- Le classement
Le classement est par définition l'opération qui
permet de regrouper par catégories les collections des fonds
archivistiques. Le classement facilite la célérité dans la
recherche et la communication des documents. L'exploitation des archives est
fortement tributaire de ce préalable de gestion.
En réalité, plusieurs systèmes de
classement sont applicables aux services d'archives. Nous évoquons dans
cette étude quelques-uns. -Un classement personnalité, par ordre
alphabétique, chaque élément étant
précédé du numéro de la bande, de l'horaire exact
de sa diffusion et de sa date -Un classement chronologique qui tient compte de
l'évolution temporelle de production des documents. -Un classement
systématique par numéro de bande ; le contenu intégral de
la bande est répertorié ; ce système s'applique aussi aux
originaux. -Un classement par support, qui permet de disposer les documents
selon les supports qui
28 Lorsqu'on parle des archives du pays, on fait
référence notamment aux archives détenues par les
médias publics et aux Archives Nationales.
les portent. Les bandes 9,5 cm/s seront rangées d'un
côté par exemple et de l'autre les bandes 18cm/s, puis suivront
les cassettes audio etc. -Un classement thématique : ce type de
classement ne prend en compte les documents sujets que par centre
d'intérêts ou par thèmes abordés. -Un classement par
producteur ou par journaliste29.
Ces énumérations ne sont en aucun cas exhaustives
et réductrices. D'autres formes peuvent surgir selon les besoins propres
à chaque service d'archives. De la même façon, un service
d'archive peut choisir d'expérimenter tous les types de classement
évoqués. Dans ce dernier cas, il est à faire remarquer que
les fichiers doivent se recouper et que des renvois sont faits de l'un à
l'autre.
3- La conservation en question
La tension entre conservation et consultation existe dans la
plupart des institutions ayant à gérer des collections. La
consultation comporte des risques et des coûts, petits ou grands, mais la
conservation hors de cette perspective serait sans objet. Les oeuvres
audiovisuelles parce qu'elles sont basées sur la technologie, les
réalités de la préservation imprègnent de
façon spécifique l'ensemble des activités du service
d'archives. La conservation ne constitue pas une activité
complémentaire, mais fait partie intégrante du fonctionnement
quotidien.
La préservation de l'information sonore et audiovisuelle
passe encore et en grande partie par la conservation des supports
classés en trois grands types : mécanique (disques noirs
uniquement), magnétique (bandes et cassettes pour le son et l'image
vidéo) et optique (disque pour le son, l'image fixe et
vidéo)30
La conservation modèle les perceptions du service
d'archives : la consultation du matériel a toujours des
conséquences plus ou moins importantes sur le plan technologique et
financier. Les modalités d'accès sont nombreuses, depuis la
cassette accessible sur une étagère jusqu'à la
réalisation d'une copie neuve d'un film et à la
réservation d'une salle de cinéma durant plusieurs heures pour la
projeter. Quel que soit le choix, le mode de consultation ne doit pas courir
à l'oeuvre un risque inacceptable31.
29 Rodes Jean Michel, les archives de la
radio in Les dossiers de l'Audiovisuel, , sept-oct 1986, p.23
30 Fontaine Jean Marc Conservation des documents
sonores et audiovisuels in Conservation audiovisuelle, BNF, 2004,
p.7831 Edmondson Ray, Une philosophie de l'archivistique
audiovisuel, UNESCO, Juin 1998, p.23
La conservation est définie comme l'ensemble des
tâches nécessaires pour assurer l'accessibilité permanente,
pour une perte de qualité minimale, du contenu visuel ou sonore ou
d'autres attributs essentiels d'une oeuvre donnée. Elle couvre ainsi des
aspects comme le contrôle des retours, l'inspection, la protection, la
réparation, la restauration, la copie, la surveillance, les
systèmes de gestion des fonds et les environnements et méthodes
de stockage.
La durée de vie des matériaux est largement
déterminée au moment de la fabrication, mais les facteurs
d'environnement tels que les conditions de stockage, la température,
l'humidité et les conditions de manipulations contribuent à la
tenue à long terme des documents.
La technologie consubstantielle aux archives audiovisuelles en
fait des centres d'expertise et de matériel technique où l'on
doit entretenir et sauvegarder des technologies et des procédés
obsolètes.
La conservation des matériels audiovisuels a toujours
fait défaut au Bénin. Les nouveaux enjeux de la gestion du
patrimoine audiovisuel exigent un changement d'attitude et de méthodes
pour y intégrer des actions de conservation préventive et
curative qui doivent aller de la préservation des supports à
celle des machines de lecture.
L'évolution technologique présente en effet le
risque d'une obsolescence des technologies anciennes. Si il n'y a pas un effort
de conservation de celles-ci, il y a le risque d'inaccessibilité aux
supports anciens.
Que l'on se trouve en présence de supports
mécaniques (cylindres, disques de laques, disques microsillons ou
vinyles), magnétiques et optiques, les procédures et principes de
conservation se recoupent à bien des égards et prennent en
comptent un maximum de compromis développés ci-dessus.
3-1 Les locaux et la gestion de stockage
Il est nécessaire de contrôler l'humidité
et la température de l'environnement dans lequel sont stockés les
supports. De par la nature, de nombreux matériels audiovisuels sont
à la fois chers et sensibles à l'environnement. Dans la mesure
où leurs ressources le permettent, les services d'archives
audiovisuelles utilisent divers systèmes de stockage à
hygrométrie et température contrôlées et des
procédures de vérification de l'état des documents. Un
excès d'humidité peut accélérer les
réactions chimiques de décomposition des supports polyester
(comme le syndrome du vinaigre), favoriser le développement des
moisissures et décomposer les adhésifs des collants de montage. A
l'inverse un taux d'humidité trop bas durcit le support, le rend cassant
et entraîne des déformations du ruban. La température doit
aussi être contrôlée. Une température excessive peut
accélérer des phénomènes de décomposition,
favoriser l'apparition d'échos entre spires de la bande
magnétique et déformer les supports (disques gondolés). Il
n'est pas nécessaire de maintenir la température à une
valeur très basse, le choix d'une valeur proche de la température
des cellules techniques de production est un bon compromis.
Les locaux de conservation doivent être conçus
pour maintenir un environnement favorable à la conservation à
long terme en suivant les exigences des collections. En règles
générales les normes dans lesquelles se retrouvent les documents
sonores et audiovisuels sont les suivantes :
· Température comprise entre 16° C et
20°C ;
· Humidité relative ou hygrométrie
comprise entre 40% et 50% ;
· Climatisation comportant un filtrage de l'air admis
afin d'éviter l'admission de poussières ;
· Légère surpression à
l'intérieur des bâtiments ;
· Revêtements internes
anti-poussières.
L'utilisation d'équipements électriques de grande
puissance à l'intérieur des zones de stocks sera
évitée afin de ne pas créer de champs magnétiques.
Il convient toutefois de ne pas exagérer les dangers d'effacements
accidentels dus aux champs magnétiques. L'expérience a
révélé qu'un champ inférieur à 800
ampères par mètre était sans effet (dix fois la valeur du
champ magnétique terrestre).
Les disque optiques CD-R (enregistrable une fois) sont
particulièrement sensible à la température et à la
lumière et ne doivent jamais être exposés aux rayons du
soleil.
Quel que soit le type de support, une chose s'impose : le
contrôle régulier de l'état des collections. Une inspection
sur un échantillonnage est souhaitable tous les 5 ans, moins si les
conditions climatiques et d'empoussièrement ne sont pas comprises dans
les limites fixées.
Tableau 6 : Conditions de température et
d'hygrométrie pour la conservation des supports audiovisuels
|
Température et degré hygrométrique
recommandés pour l'accès des documents
|
|
température
|
#177;/24h
|
#177;/an
|
humidité relative
|
#177;/24h
|
#177;/an
|
|
Tous supports
|
autour de 20°C
|
#177;1°C
|
#177;3°C
|
40%
|
#177;5°C
|
#177;5°C
|
Source : CD-ROM Conservation préventive
du patrimoine documentaire, UNESCO, 2002
3-2 Le conditionnement des supports
Poussières et salissures empêchent une bonne
lecture de l'information enregistrée. La fumée de cigarette
s'accumule sur la surface des supports (bandes, disques) et peut dissimuler de
l'information. Là aussi, les CD, bandes, cassettes libres sont plus
exposées aux risques que celles protégées par une
cartouche. Les supports audiovisuels sont toujours rangés dans des
pochettes, coffrets ou boîtes en carton qui les protègent de la
lumière, de la poussière, de la salissure et des dommages
mécaniques que pourrait apporter un contact ou un frottement avec
d'autres matériaux. Ces précautions garantissent une
longévité des matériels. L'utilisation de boîtiers
en métal est déconseillée, en particulier pour les
boîtes anciennes en acétate de cellulose. Ceci peut
entraîner une accélération de la décomposition
chimique32 .
Pour les disques optiques, l'usage des seules pochettes en
plastique n'est pas recommandé. Car elles offrent une protection
insuffisante sur le plan mécanique et aléatoire sur un plan
chimique.
3-3 Le rangement des matériels
Le rangement des supports garantit leur bonne conservation.
Cette opération permet d'établir des liens directs entre les
collections et de contrôler les niveaux d'entrée et de sortie des
matériels. Le système de rangement moderne prend en compte les
locaux, les travées, les armoires, les étagères et les
rayons. Il existe entre ces différents éléments des
relations pénétrables garantissant le suivi réel et
efficace des matériels. Les matériels doivent être
rangés et disposés verticalement. Même pour les disques
optiques, des meubles sont conçus pour recevoir directement des
boîtiers verticaux selon différentes configurations.
Les étagères de rangement s'alignent dans les
normes modernes sur cinq (5) niveaux de 40 cm de hauteur environ. Elles sont
découpées en modules de 100 ou 120 cm. Chaque module contient un
certain nombre de matériels. Deux systèmes de rayonnages peuvent
être utilisés :
· Armoires pivotantes. On accède aux faces
cachées en faisant pivoter les armoires autour
d'un mât fixé sur les poutres du plancher et du
plafond. Les mâts de fixation des armoires
font partie de l'ossature.
· Armoires mobiles montées sur chariots
roulants. Les rangées d'armoires dont la longueur
peut atteindre 12 à 15 mètres se déplacent
sur rails afin de créer une allée d'accès aux
32 Fontaine Jean Marc Conservation des documents
sonores et audiovisuels in Conservation audiovisuelle, BNF, Paris,2004, p
83
rayonnages à l'endroit souhaité. Une seule
allée d'accès peut être conservée pour dix
à
vingt chariots.
3-4 L'exploitation
C'est le paramètre le plus difficile à
maîtriser. Les supports en raison de leur fragilité ne doivent pas
subir de variations trop brusques de température et d'humidité
entre les magasins de stockage et les locaux d'exploitation. Pour les archives
sonores par exemple, une condensation d'eau sur le support occasionnerait des
adhérences entre la bande et les galets du magnétophone lors du
défilement. Toute opération de lecture provoque une usure et
parfois des déformations du support. En particulier la tension de bande
sur les magnétophones doit être contrôlée. Un
enroulement à faible tension de bande forme une bobine lâche,
provoquant des frictions entre spires lors de la manipulation et pendant le
stockage, si les conditions d'environnement changent. Une tension de bande trop
forte risque de provoquer des déformations longitudinales et
transversales du ruban qui deviendront irréversibles après une
longue période de stockage. Une méthode préventive
consiste à stocker les bandes après lecture complète sans
rembobinages33.
4- La restauration des matériels
Que ce soit la sauvegarde sur support numérique physique
ou la mise en ligne de corpus d'archives, il est indispensable que les
documents soient de bonne qualité. Contraint à la
dégradation physique du fait de l'âge et du défaut de
conservation, les documents audiovisuels ne présentent plus leur
fraîcheur originelle. L'opération de sauvegarde si elle est
envisagée ne consiste pas à faire une copie pour de la copie. Une
action de nettoyage du support originel doit être engagée pour
redonner vie au document destiné à la sauvegarde. Certains
supports se sont dégradés chimiquement ou physiquement dans le
fonds d'archives audiovisuelles du Bénin et exigent de ce fait une
restauration mécanique, préalable à la sauvegarde.
L'exigence accrue de qualité, notamment pour la diffusion ou
l'édition, rend souvent nécessaire une restauration des images et
sons avant leur mise à disposition. En dehors de la restauration
physique, les efforts prennent aujourd'hui en considération la question
d'une restauration numérique en temps réel des documents.
33 Les archives de la radio in Les dossiers
de l'audiovisuel, sept-oct 1986 p.32
L'aspect restauration est un chapitre de taille dans toute
entreprise archivistique. Il doit être fortement intégré
dans les actions. D'une certaine manière, la restauration règle
l'équation importante du rafraîchissement physique des documents
audiovisuels. En redonnant peau neuve aux matériels, leur contenu
reprennent vie et s'intègre fortement au vécu social.
5- La thématisation, un aspect-clé de
gestion
La thématisation est un regroupement de documents par
centres d'intérêt, catégories etc. C'est la constitution de
corpus de documents afin de les réunir dans un catalogue
thématique. La thématisation peut concerner par exemple les
discours du Président Mathieu Kérékou, actuel chef de
l'Etat béninois. Si on en décide, on devra alors rechercher les
discours prononcés par ce dernier depuis son accession au pouvoir, les
circonstances des discours en vue d'en faire un catalogue complet. La
thématisation peut également porter sur les personnalités
tous domaines confondus en suivant un ordre alphabétique. Par ailleurs
un projet de thématisation peut concerner les jeunes en politique, le
football au Bénin, la sécurité au Bénin, les danses
traditionnelles du Bénin, les chansons traditionnelles du Bénin
etc. Ce modèle de gestion et de traitement offre diverses
possibilités de manoeuvres. La thématisation donne un
sérieux poids à l'imagination aussi bien du corps de
documentalistes que des gestionnaires des archives audiovisuelles. Elle
réduit considérablement le temps de communication des documents
et facilite la célérité dans les recherches. La
thématisation est une démarche récente dans
l'archivistique audiovisuelle. A l'avenir plus qu'aujourd'hui, elle jouera un
rôle majeur dans le processus irréversible de mise en valeur des
archives audiovisuelles. Plus nettement dans le cadre d'une mise en valeur
culturelle d'archives audiovisuelles au Bénin, les propositions pour
l'avenir devront prendre en considération cet aspect.
6- Vers une gestion documentaire
informatique
L'informatique est un aspect clé dans la gestion
documentaire des archives en général. Ses fonctions
d'anticipation s'ajoutent à ses qualités de surveillance des
documents. L'informatique est un instrument de traçabilité
incontestable. Pour les cas des documents audiovisuels, une gestion
documentaire informatique s'impose à ce jour dans le contexte national
du Bénin. Pendant longtemps, le travail s'est fait manuellement avec son
train d'incohérences, d'imprécisions, d'imperfections notables.
Les fiches ou notices documentaires sont introuvables dans moult cas. Les
matériels existent sans les supports de renseignement. Or l'archivage
est un tout. Lorsque disparaît un élément de l'ensemble,
tout est à refaire.
L'une des difficultés de sauvegarde des documents
audiovisuels va se situer à ce niveau. Car l'impossibilité de
retrouver quantités d'éléments de renseignement va
créer des difficultés par endroits insurmontables dans le
processus. On sera obligé pour certains documents d'avoir les oreilles
fines pour pouvoir conclure ; pour d'autres, des hypothèses sont
attendues ; et pour d'autres encore, on sera amené à s'en
séparer malgré soi. La gestion documentaire informatisée
concernera aussi bien les notices documentaires et les matériels.
Dans le premier cas, cela est indispensable dans le sens
où une gestion informatisée donnera du crédit à
toute opération de mise en ligne. Il est inimaginable de croire qu'il
est possible de mettre en ligne un document qui est peu renseigné.
Mieux, la thématisation se nourrit entre autres des indexations,
descriptions et identifications de documents. L'outil informatique permet de
capitaliser et de mémoriser en lieux sûrs ces données
contrairement au support manuscrit en danger permanent de disparition.
Quant au second cas, la gestion informatisée des
matériels offre l'occasion de suivre le matériel, de son
entrée jusqu'à sa sortie. Elle crée un contexte de
filiation entre les matériels en élaborant les liens qui existent
entre eux. C'est le compagnon sûr du magasinier, car lui permettant de
repérer les positions du matériel en magasin.
| 
