L'audit de la fonction approvisionnement

Commer

-ciaux

Vendeurs sur place

Service

Facturation

Coursiers

Gestion de

Stock

Chapitre 2 : Audit de la fonction approvisionnement : Cas de GAF Distribution

Section I: Description des procédures d'achat et de stockage

D'après l'observation ainsi que les informations recueillies auprès du responsable des achats M. AZNAG, on a pu relever les démarches si dessous.

Audit De Le Fonction Approvisionnement

I) Expression du besoin :

Le besoin est exprimé oralement par l'ensemble des magasiniers, s'il s'agit des achats de `'dépannage`', au responsable d'achats. Sinon, le besoin est exprimé par le responsable d'achats lui même (des achats pour le stock) .

II) Choix de fournisseurs :

L'entreprise consulte au minimum trois fournisseurs, et sélectionne parmi eux celui qui présente le meilleur rapport qualité prix, modalité de paiement, condition de livraison ...

III) Commande :

Les commandes doivent obligatoirement passer par le service achat qui établie les bons de commandes pré numérotés en quatre exemplaires :

1^er exemplaire pour le fournisseur ;

2^ème exemplaire pour le service achat ;

3^éme exemplaire pour le chef magasinier ;

Et le 4^ème pour la comptabilité fournisseur.

Pour les bons de commandes dépassant 15 000 dirhams doivent être signé par le directeur général.

IV) Réception de la marchandise :

Le service réception se situ à l'entrée de l'entrepôt. Lorsque les camions livrent la marchandise le réceptionnaire signe le bon de livraison du fournisseur en deux exemplaires :

* Le 1^er reste à la réception pour archivage

* Le 2^ème remis au livreur.

Le réceptionnaire crée alors un bon de réception, qui est établi en quatre exemplaires :

_Le premier est envoyé au service achat

_le second accompagne la marchandise reçue pour son stockage dans le magasin

_le troisième est conservé par le service de stock

_le quatrième est adressé au service comptable.

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V) Entrée en stock :

Les pièces reçues sont directement entrées en stock,, celles concernant les achats de dépannage sont rangées dans des casiers propres à chaque magasiniers . Les pièces destinées au stockage sont directement rangées dans des casiers correspondant à la nature de la pièce.

Le magasinier qui s'occupe des entres physique en stock met a jour l'inventaire permanent à la fin de chaque journée

VI) Enregistrement des factures fournisseurs

Les factures provenant des fournisseurs sont transmises au service comptable.

Celui-ci classe les factures par ordre d'arrivée et par fournisseurs puis recherche le bon de réception et le bon de commande correspondants.

Il effectue alors la vérification de la facture (quantité, prix unitaire, conditions, règlement...)

En appose un cachet avec l'imputation comptable, la date de vérification, et sa signature sur ligne « bon à payer ».