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L'appréciation du controle interne selon le referentiel COSO

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par Aksouh Hani et Mehenni Samy Ismail
ESC Alger - Licence en sciences commérciales et financiéres option:Comptabilité 2008
  

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3-4- Information et communication

L'information et la communication sont essentielles à la réalisation de l'ensemble des objectifs du contrôle interne. Elles aident l'organisation à évaluer ses performances et l'efficacité des opérations.

3-4-1- Information

L'information est nécessaire à tous les niveaux d'une organisation afin d'assurer un contrôle interne efficace et de réaliser les objectifs de l'organisation.

Qu'elles soient internes ou externes, financières, opérationnelles ou liées au respect des obligations légales et réglementaires; l'ensemble des informations

pertinentes, fiables et appropriées doivent être identifiées, recueillies et diffusées sous une forme et dans des délais convenables.

La fiabilité et la pertinence des informations financières tiennent dans l'enregistrement rapide et le classement adéquat des données relatives aux transactions et événements afin de présenter des états financiers fiables aux responsables.

De la même façon, les informations concernant les opérations telles-que: les transactions (achats, ventes, autres), les informations relatives au contexte économique (concurrence, marché, demande globale, etc.) Et aussi les informations liées aux lois et réglementations en vigueur (lois de finance, taux de change, imposition, etc.) sont toutes fondamentales dans le cadre de la préparation des états financiers et de la réalisation des objectifs.

Ce sont les systèmes d'information qui permettent d'identifier, recueillir, traiter puis diffuser des rapports contenant les informations nécessaires à la prise de décisions.

Ces systèmes d'information peuvent être informatisés, manuels, ou une combinaison des deux.

La capacité des responsables à prendre les décisions appropriées est tributaire de la qualité de l'information; celle-ci doit donc satisfaire aux critères suivants :

+ Adéquation (l'information nécessaire est-elle présente ?);

+ Délai (est-elle disponible en temps voulu ?);

+ A jour (est-ce la dernière information en date disponible ?);

+ Exactitude (est-elle correcte ?);

+ Accessibilité (peut-elle être obtenue aisément par les parties intéressées ?).

En vue de garantir la qualité de l'information et des rapports, de s'acquitter des activités de contrôle interne et des responsabilités et d'accroître l'efficacité et l'efficience du suivi, le système de contrôle interne en tant que tel et l'ensemble des transactions et des événements importants doivent faire l'objet d'une documentation exhaustive et claire (par exemple, par le biais d'organigrammes et de descriptifs). La documentation existante devra pouvoir être consultée à tout moment.

La documentation du système de contrôle interne doit comprendre l'identification de la structure et des politiques d'une organisation et de ses catégories d'opérations, ainsi que ses objectifs et procédures de contrôle. Toute organisation doit disposer de documents écrits reprenant les composantes du processus de contrôle interne, notamment ses objectifs et ses activités de contrôle.

L'ampleur de la documentation relative au contrôle interne d'une organisation varie, toutefois, en fonction de la taille de l'organisation, de sa complexité et d'autres facteurs du même type.1

3-4-2- La communication

A la base de la communication se trouve l'information. C'est pourquoi la communication doit répondre aux attentes de groupes et d'individus en leur permettant de s'acquitter efficacement de leurs responsabilités touchant à l'exploitation, à la présentation des informations financières ou encore au respect des lois et des règlements.

La communication est dépendante de la culture de l'organisation et repose également largement sur les solutions technologiques déployées (messagerie, workflow, intranet, etc.). Elle peut également être diffusée à travers différents supports tels que les manuels, notes internes ou avis affichés.

3-4-2-1- La communication interne

Au sein de l'organisation et dans l'ensemble de sa structure, une communication efficace doit circuler de manière ascendante, transversale et descendante. Chacun doit savoir en quoi ses activités sont liées à celles des autres afin de pouvoir détecter une anomalie, en déterminer les causes, ou prendre des mesures correctives.

L'un des canaux de communication essentiels est celui qui relie la direction à son personnel. La direction doit être tenue au courant de la performance, de l'évolution, des risques et du fonctionnement du contrôle interne, ainsi que de tous les autres événements et problèmes pertinents. Par le même canal, la direction signale à son personnel les informations dont elle a besoin, lui renvoie son appréciation sur ses activités et lui fait connaître ses consignes. Elle doit également assurer une communication spécifique et ciblée sur les comportements qu'elle souhaite transmettre. Il doit en résulter une déclaration claire sur la philosophie et l'approche de l'organisation en matière de contrôle interne, ainsi que des délégations de pouvoir explicites.

3-4-2-2- La communication externe

La communication établie entre le management et les interlocuteurs externes tels-que : les fournisseurs, les actionnaires, les autorités de tutelle, les analystes financiers doit avoir un réseau efficace de communication qui permet de collecter et de diffuser les informations essentielles afin d'avoir un éclairage précieux sur le fonctionnement du système de contrôle interne.

En se basant sur les données provenant de la communication à la fois interne et externe, le management doit prendre les actions nécessaires et entreprendre à temps des opérations de suivi.1

3-5- Pilotage

Les systèmes de Contrôle Interne évoluent avec le temps, ainsi que la manière dont les contrôle sont appliquées. Ils peuvent se révéler efficaces pendant un certains temps, du fait qu'ils aient été conçus pour répondre à une situation donnée, et devenir insuffisants une fois la situation changée. Le management devra donc déterminer si le système de Contrôle Interne est toujours pertinent et à même de s'appliquer à de nouveaux risques liés à des conditions nouvelles.

Les opérations de pilotage permettent de s'assurer de l'efficacité et du bon fonctionnement du système de Contrôle Interne. Ce processus implique l'évaluation critique, par le personnel approprié, de la manière dont les contrôles sont conçus, des délais d'exécution et de la façon dont sont prises les mesures nécessaires.2

3-5-1- Opérations courantes de Pilotage

Les activités courantes de gestion et de supervision, ainsi que les analyses comparatives, les rapprochements d'informations et autres tâches courantes, constituent les opérations permettant d'exercer un suivi de l'efficacité du Contrôle Interne.

Dans cette optique, nous allons citer des exemples d'opérations courantes de pilotages :

> La conduite de leurs activités régulières de gestion permet aux responsables opérationnels de s'assurer que le système de Contrôle Interne continue de fonctionner, et les inexactitudes significatives ou les anomalies par rapport aux prévisions peuvent être très rapidement décelées.

> Les échanges avec l'extérieur viennent corroborer les informations d'origine interne ou révèlent des problèmes.

> L'organigramme de l'entreprise et des procédures de supervisions appropriées permettent de tester les fonctions de contrôle et d'identifier les faiblesses.

> Des inventaires physiques permettent de contrôler les données issues des systèmes d'information.

1 Comité des normes de contrôle interne (Cour des comptes de Belgique), Lignes directrices sur les normes de contrôle interne à promouvoir dans le secteur public, p 44.

2 Pricewaterhouse, IFACI, 2004.La pratique du Contrôle Interne.Paris, édition d'organisation, pp 9 5-96.

> Les auditeurs internes et externes focalisent leur attention sur la manière dont est conçu le Contrôle Interne. Ils testent puis émettent régulièrement des recommandations sur la manière dont le Contrôle Interne pourrait être renforcé, en donnant à la Direction des informations utiles liées à l'analyse des ratios Coûts / Bénéfices.

> Séminaires de formation, réunions de planification, et autres rencontres de ce genre, permettent à la Direction de soulever des points spécifiques éventuellement révélateurs de faiblesses de contrôle, mais également de connaître le niveau de sensibilisation des participants à ces questions.

> Il est périodiquement demandé au personnel de confirmer, de façon formelle, qu'il comprend le code de conduite de l'entreprise et s'y conforme. Ces déclarations peuvent être contrôlées par le management ou les auditeurs internes.

Ces opérations courantes de surveillance couvrent d'importants aspects de chacun des éléments du Contrôle Interne.1

3-5-2- Evaluations Ponctuelles

Des opérations de surveillance effectuées de façon ponctuelle peuvent être l'occasion de déterminer si les opérations courantes de surveillance continuent d'être efficaces.

3-5-2-1- Etendue et fréquence

Les évaluations du Contrôle Interne varient en étendue et en fréquence, en fonction de l'importance relative des risques couverts par les contrôles, d'une part, et des contrôles visant à les réduire, d'autre part.

La fréquence de ces évaluations est liée aux types de contrôles exercés. Ces derniers couvrent les domaines à haut risque, dans le cadre d'évaluations spécifiques, ou peuvent être réalisés de manière globale lors de l'évaluation du système de Contrôle Interne dans son ensemble en prenant en compte les éléments du Contrôle Interne ainsi que la catégorie d'objectif.

Ces évaluations prennent souvent la forme d'auto-évaluation. Les personnes responsables d'une unité ou d'une fonction, déterminent elles-mêmes l'efficacité des contrôles, chacun dans son domaine.2

1 Pricewaterhouse, IFACI, 2004.La pratique du Contrôle Interne.Paris, édition d'organisation, pp 97-9 8.

2 Coopers, Lybrand, 2002. La nouvelle pratique du Contrôle Interne.Paris, édition d'organisation pp 98-100.

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