5)- Pilotage
5-1)- Opérations courantes de pilotage
Constatations et réponses obtenues
Le degré de supervision des responsables est assez
significatif dans la mesure ou dans la plupart des cas, ces derniers
participent activement à toutes les activités entrant dans leur
domaine de responsabilité. Ils contrôlent les états
financiers, les contrats commerciaux conclus et les politiques
de gestion des créances, ainsi que les sources de financement et les
décisions de dépôt à terme des excédents de
fond. Les employés obtiennent l'assurance que le Contrôle Interne
est toujours efficace, en comparant les opérations effectuées
avec les directives reçues ainsi que leur conformité avec les
manuels de procédure et de fonctionnement. Mais ce genre de
réflexe n'est pas toujours évident à cause de la charge de
travail et de la routine.
Les responsables, notamment la Sous-Directrice
Trésorerie, suivent attentivement les informations provenant de sources
externes et qui sont susceptibles d'indiquer l'existence de problèmes au
sein de leur Direction.
Les communications émanant des clients et des agences
gouvernementales, telle que la Direction Générale de l'Aviation
Civile, sont attentivement examinées.
On peut également avoir des informations
financières non justifiées en amont, au niveau des sources
externes (clients, fournisseurs,...), qui peuvent révéler des
problèmes lors de l'enregistrement.
Les dirigeants examinent les recommandations émises par
les auditeurs externes. Des actions sont menées et signalées au
Conseil d'administration qui est également informé des raisons
pour lesquelles certaines recommandations n'ont pas été prises en
compte. Les responsables hiérarchiques sont eux aussi informées
et communiquent à leur tour les recommandations au personnel
concerné.
Conclusions/Mesures à prendre
Le suivi du Contrôle Interne est approprié en
matière d'opérations de pilotage courantes. Le fait que les
responsables hiérarchiques soient en constante collaboration avec leur
personnel leur permet d'avoir une assurance raisonnable quant à
l'efficacité du Contrôle Interne.
5-2)- Evaluations ponctuelles Constatations et
réponses obtenues
Des contrôles sont effectués annuellement dans le
cadre du planning de mission de l'inspection financière. La
fréquence de contrôle d'une même unité est de 5 ans
en rapport avec les redressements fiscaux. Tandis que dans les zones à
risque, au sein des unités décentralisées qui disposent
d'une caisse, les évaluations sont faites tous les 3 ans.
La documentation existe et les rapprochements sont
effectués afin de s'assurer de la bonne tenue des registres comptables
et des enregistrements, ainsi que la tenue de caisse de manière à
éviter tout risque de fraude ou de détournement au niveau des
unités décentralisées.
Conclusions/Mesures à prendre
Le processus d'évaluation devrait être
renforcé. Une inspection financière est d'une bonne
utilité, mais son rôle consiste surtout à procéder
à des investigations en cas de suspicions d'actes incorrects ou dans le
cadre du planning annuel. Cependant, la mise en place d'une cellule d'audit
interne est recommandée, et devra être actionnée de
manière périodique. Un contrôle de gestion est
également primordial pour le suivi et la maîtrise des
activités afin de réaliser au mieux les objectifs de
l'entité.
5-3)- Faiblesses du Contrôle Interne devant
être signalées (Remontée de l'information)
Constatations et réponses
obtenues
Dans le cadre de l'indentification des faiblesses du
Contrôle Interne, l'entité ne dispose pas d'une cellule d'Audit
mais d'une Inspection Financière et Comptable. Elle lui permet de
contrôler les unités décentralisées et d'apporter
une assurance raisonnable quant à la bonne gestion comptable et
financière. Elle a un rôle d'investigation pour la
détection d'éventuelles fraudes ou tentatives de
détournement.
L'inspection Financière et Comptable permet d'identifier
les principales fraudes et établi un rapport afin de sanctionner les
coupables.
Conclusions/Mesures à prendre
Une démarche d'audit aura une action préventive
en matière de risques et corrective dans un but d'améliorer et
d'assurer autant que possible l'application et le suivi des directives de la
Direction. La mise en place d'une cellule d'audit dépendra des moyens et
de l'organisation mise en place par le management.
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