II.1.9. PRESENTATION DU CHAMP D'ETUDE
Le bureau des entrées est l'un des plus importants
services administratifs de l'hôpital, c'est une structure administrative
sur laquelle s'appuie toute la gestion de l'établissement hospitalier,
il a pour mission :
· Suivi des patients, des naissances et des
décès.
· Orientation de la population.
· Enregistrement du mouvement de la population
hospitalière.
Son rôle ne se limite pas seulement à ces
tâches citées ci-dessus (admissions, séjours et sortie des
patients) mais vise également l'évaluation et l'exploitation d'un
certain nombre d'informations et de statistiques, liées à la
comptabilité des journées d'hospitalisation.
II.2.ANALYSE DU SYSTEME D'INFORMATION EXISTANT
II.2.1. DEFINITION ET BUT
L'analyse de l'existant est une étape qui consiste
à décortiquer l'organisme concerné ainsi que la
manière où il fonctionne à ce moment
précis14.
L'analyse de l'existant revêt une importance
indéniable dans la mesure où elle permet de reproduire le
système existant sous ses différents aspects.
Elle consiste notamment ici à étudier :
- les activités de l'HGR/Kirotshe;
- les structures et les postes concernés ; - les documents
et les fichiers ;
- les moyens de traitements de l'information ;
- les moyens de circulations des informations ainsi que la
manière où les informations circulent.
II.2.2. ETUDE DES ACTIVITES DU SERVICE CONCERNE
II.2.2.1. But
Le but de cette étude est de recueillir les
données qui vont servir à l'élaboration du diagnostic en
vue de la recherche et de choix de solution pour améliorer les
performances, les qualités ainsi que la capacité15.
Elle permet de prendre une connaissance générale
et suffisante de l'entreprise afin d'en faire la synthèse et de
concevoir la solution. Dans notre cas, nous allons analyser les
activités du système de gestion des ressources par site web de
l'HGR/Kirotshe.
14 MANIONGA, Cours d'Initiation de Projet
Informatique, 2ème Licence, ESMICOM, 2007- 2008, P.
20
15 Idem, P.23
Service de la formation
II.2.2.2. Organigramme d'étude
Comité de Direction
Médecin Directeur
Administrateur Gestionnaire
Service Informatique
II.2.2.3. Description et présentation de la
structure
Après une première approche, nous avons
constaté que les activités au sein de l'HGR/Kirotshe se
déroulent comme suit :
Le Comité de Direction : il
s'occupe de la représentation et promotion de l'hôpital ;
Le Médecin Directeur : s'occupe de la gestion
générale de l'HGR/Kirotshe à savoir : - La gestion
financière de l'hôpital ;
- Edicter les directives ;
- Convoquer et présider les réunions de
l'hôpital ;
- Vérifier les documents.
L'Administrateur Gestionnaire : il est
rattaché au Médecin Directeur et s'occupe de :
- La réception et l'expédition de la correspondance
; - L'encaissement et décaissement des recettes ;
- la paie des Agents de l'hôpital ;
- Exécute quelques tâches administratives chaque
mois.
Le Chef de service Informatique : il
présente le rapport chaque fin du mois d'abord auprès de
l'Administrateur Gestionnaire, il s'occupe de :
- Contrôle de matériel informatique. II.2.3.
ETUDE DE POSTE
Après avoir analysé la structure de structure
concernée, on peut alors passer à l'étude de poste de
travail. Cette étude doit être réalisée afin de
faciliter la collecte des informations par l'établissement d'une liste
de poste de travail ainsi qu'une fiche d'étude de poste.
II.2.3.1 Liste de poste de travail
|
N°
|
Intitulé du poste
|
Titulaire
|
Fonction
|
|
0.
|
Représentation
|
-
|
Représentant du comité de Direction
|
|
1.
|
Directeur
|
-
|
Médecin Directeur
|
|
2
|
Animation
|
-
|
Animateur
|
|
3.
|
Responsable de service
|
-
|
Responsable de Service Informatique
|
II.2. 3.2.Description des fiches d'études de
poste
+ Fiche d'étude de poste
0
|
Code : 0HJK5
|
|
Désignation du poste : REPRESENTANT
Service auquel est attaché le poste : la
représentation Responsable du poste :
|
|
Taches à accomplir :
Faire la promotion de l'Hôpital Général de
Référence de Kirotshe
|
|
Tâches
|
Fréquence
|
Délais
|
Remarques
|
|
Prévus Réel
|
|
Représentation
|
Quotidienne
|
---- ----
|
|
|
|
----
|
----
|
|
|
|
Promotion
|
Mensuelle et annuelle
|
----
|
----
|
|
|
+ Fiche d'étude de poste 1
|
Code : 0HJK5
|
|
Désignation du poste : Directeur
Service auquel est attaché le poste :
Gestionnaire Responsable du poste :
|
|
Taches à accomplir :
Gère les activités de l'Hôpital
Général de Référence de Kirotshe
|
|
Taches
|
Fréquence Délais
|
Remarques
|
|
prévus réel
|
|
Gestion des activités
|
Quotidienne ---- ----
|
|
|
---- ----
|
|
|
Vérification de documents de gestion
|
Hebdomadaire ---- ----
|
|
|
Préside les réunions
|
Mensuelle et annuelle ---- -
|
|
+ Fiche d'étude de poste 2
|
Code : OlJHGH
|
|
Désignation du poste : Animateur
Service auquel est attaché le poste :
Animation des activités quotidiennes Responsable du
poste :
|
|
Taches à accomplir : Animation des
activités de l'Hôpital Général de
Référence de Kirotshe
|
|
Taches
|
Fréquence
|
Délais
|
Remarques
|
|
prévus
|
réel
|
|
Gestion de correspondance
|
Quotidienne
|
----
|
----
|
|
|
Encaissement et décaissement
|
Quotidienne
|
----
|
----
|
|
|
Paie des employés
|
Mensuel
|
----
|
----
|
|
+ Fiche d'étude de poste 3
|
Code : OlJHG5
|
|
Désignation du poste : Responsable de
service Informatique
Service auquel est attaché le poste :
Contrôle de Matériel Informatique Responsable du
poste :
|
|
Taches à accomplir : Contrôler le
matériel Informatique et faire son rapport auprès de l'
hiérarchie
|
|
Taches
|
Fréquence
|
Délais
|
Remarques
|
|
prévus
|
réel
|
|
Contrôle de Matériel
|
Quotidienne
|
----
|
----
|
|
|
|
|
|
|
|
Rapport de Matériel au coordinateur
|
Mensuel
|
----
|
----
|
|
| 
