CONCLUSION :
Au regard du constat fait sur les difficultés dans la
gestion des documents et plus particulièrement, pour une meilleure
maitrise des dossiers de carte d'identité au niveau des
Préfectures, il était nécessaire et opportun de faire une
analyse de la situation et, proposer des approches de solutions.
Cette solution passe par l'adoption d'une solution de Gestion
Electronique des dossiers compte tenu des énormes possibilités
avantages et flexibilités offertes par un tel système.
A cet effet, la « GEDA» est une des solutions qui
s'impose à toute entreprise ou organisation, dès lors que se
posent des problématiques d'optimisation des informations, des
connaissances et des compétences. La mise en place de ce type de
solution intègre une dimension fonctionnelle et architecturale
importantes. Il faut donc en faire un projet ambitieux, permettant de
réfléchir et d'améliorer les processus organisationnels
existants.
Il reste à inviter les Préfectures à
examiner attentivement le projet proposé. Il s'agit d'une esquisse
relative à une approche audacieuse pour que nos institutions
évoluent vers la réhabilitation de leur fonctionnement
administratif et technique en passant par l'utilisation des nouveaux moyens
technologiques.
L'influence et l'appui éclairé du
Ministère de l'Intérieur sont essentiels au démarrage d'un
tel projet. D'autres aussi auront à examiner les mérites du
système, notamment les responsables administratifs des grandes
institutions judiciaires béninoises et nous sommes certain qu'ils
sauront eux aussi, reconnaître les possibilités que recèle
ce projet.
C'est à cette réflexion que nous nous attendons
de la part des décideurs dès qu'ils prendront connaissance du
PAED - CNI que nous voudrions bien leur proposer.
Il est temps. Selon nous, ce n'est que lorsque les
bénéficiaires auront été exposés à
répétition aux faiblesses de l'approche axée sur
l'imprimé qu'ils embrasseront collectivement la technologie de gestion
électronique des documents et archives mais, sincèrement, nous
pensons que grace à l'appui des honorables membres du jury, nous
pourrions approfondir les réflexions sur les approches pour une
concrétisation du projet; et c'est ce que nous suggérons
respectueusement que nous entamions ensemble.
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Le Programme National de la Gouvernance Electronique promu par
le Ministère de la Communication et des TIC du Bénin est sans
aucun doute, un cadre privilégié de cette stratégie
globale de l'adoption et de l'intégration réelle au monde
numérique ; une aspiration noble de nos décideurs actuels.
Sa mise en ~uvre exige à notre avis, la création
d'un organe de pilotage qui se chargera de la planification, de la coordination
des projets, de l'initiative des actions transversales, de leur suivi et de
leur évaluation. Elle doit être dotée de la
personnalité juridique et de l'autonomie nécessaires pour agir de
façon à promouvoir le changement au sein de l'Administration.
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