Audit des projets financés par une banque multilatérale de développement : l'experience de la banque africaine de développement

Chapitre 3 : Résultats des Audits : Observations, Conséquences, Recommandations

Définitions

- Une Observation au sens de ce présent rapport, est une constatation en vue de déterminer l'écart qui existerait, entre les règles et procédures de la Banque, les bonnes pratiques généralement acceptées à leurs respects par les cellules de gestion de projet (l'emprunteur).

- Une conséquence serait ainsi toujours au sens de ce présent rapport, un impact (négatif) sur la continuité des activités des projets à savoir : des retards d'exécution, des suspensions d'approvisionnements en fonds, et une mauvaise notation du projet.

- Une recommandation, est un conseil au regard des règles et bonnes pratiques, en vue d'apporter une solution à un problème bien identifié pour en atténuer la cause.

Partant de là, et conformément à notre problématique qui est de déterminer les facteurs entravant la bonne exécution des projets, et par là leurs échecs pour certains, nous avons identifié les causes de nature interne à la Banque dans un premier tableau et ensuite des causes de nature externe à la Banque c'est-à-dire au niveau de l'emprunteur (cellule de gestion des projets) dans les autres tableaux de recommandations.

1- Tableaux des Recommandations

Les Observations faites dans le tableau de recommandation sont basées sur un échantillon projet pays (Burkina Faso), par conséquent ne sauraient en aucun cas mettre en généralité tous les projets du portefeuille de la Banque.

SUR LE PLAN INTERNE : BANQUE AFRICAINE DE DEVELOPPEMENT
NORME/DIRECTIVE	OBSERVATIONS			CONSEQUENCE		RECOMMANDATIONS
La revue à mis parcours des projets doit être effectuée par la Banque en moyenne 3ans après le début de sa mise en oeuvre. Elle vise à évaluer la progression de la mise en oeuvre et identifier les problèmes majeurs et contraintes liées afin d'apporter des recommandations à temps. . Source : Manuel des Opérations	Les revues à mis parcours des projets sont rarement entreprises comme convenu dans le manuel des opérations. Aucune mesure n'est prise malgré l'existence de certains problèmes durant la réalisation des projets.. Cause : La banque fait face à des contraintes de ressources humaines et financières donnant la priorité aux nouveaux projets en préparation.			A mi parcours de la mise en oeuvre les problèmes rencontrés ne sont pas être corrigés à temps. Par là non atteinte des objectifs assignés au projet.		Une importance croissante doit être accordée aux financements des missions de revue à mi parcours afin de permettre de couvrir toutes les missions.
Les projets doivent être supervisés par la Banque à raison de 1,5 missions de supervision/projet/an (une mission de supervision tous les huit mois). Source Manuel des Opérations de la Banque.	La Banque a un portefeuille avoisinant 700 projets, le taux de supervision de ces derniers a atteint 46% en 2008 dépassant largement les prévisions (33%), ce qui est une note de performance. Mais les fréquences de supervisions restent insuffisantes Causes : - les missions de supervisions sont dotées d'équipes insuffisantes ; - les normes de qualité pour la supervision ne sont pas appliquées.			Les problèmes liés aux projets non supervisés peuvent ne pas être constatés à temps et ne plus correspondre aux objectifs sociaux économiques fixés.		- Une part croissante des missions de supervision doit être menée par les bureaux extérieurs en veillant à une intégration des équipes de travail ; - La Banque gagnerait à se concentrer sur les supervisions et l'envisager comme une priorité pour éviter les risques qui en découlent.
SUR LE PLAN EXTERNE: L'EMPRUNTEUR (GOUVERNEMENTS/ ETATS)
NORMES/DIRECTIVES		OBSERVATIONS	CONSEQUENCES		RECOMMANDATIONS
Les procédures de passation des marchés, l'évaluation des offres etc., sont des procédures convenues décrites dans le plan de passation des marchés approuvé par la Banque. Source: Manuel d'Acquisition		Les cellules d'exécution éprouvent des difficultés dans la mise en oeuvre du plan de passation des marchés* comme convenu avec la Banque. Cause : non maîtrise des techniques de traitement des dossiers d'appel d'offres.	Mauvais traitement des dossiers d'appel d'offre.		Organiser des séances de formations/ renforcement de capacité, axée sur le traitement des dossiers d'acquisition à l'intention des responsables de projets.
La comptabilité des projets doit être tenue avec diligence de façon à ce que les états financiers soient transparents et dénués de toutes anomalies pouvant remettre en cause sa sincérité. Source : DERRC**		Faiblesses liées à la gestion administrative, financière et comptable du projet des cellules d'exécution. Cause : Manuel de procédures en inadéquation ou obsolète par rapport aux spécificités techniques du projet	La reddition des comptes n'est pas faite suivant les normes généralement admises en la matière, ce qui ne permet pas de traduire les comptes fidèlement		Faire la mise à jour des manuels de procédures pour la Gestion Administrative, Comptable et Financière du projet ou confier la relecture du manuel de procédures à un cabinet d'expertise comptable spécialisé.
* le plan de passation des Marchés est un document dans lequel sont précisées les procédures s'appliquant à l'acquisition des différentes catégories de Biens et Services

** Directives pour l'Etablissement des Rapports financiers et la Révision des Comptes des Projets

SUR LE PLAN EXTERNE: L'EMPRUNTEUR (GOUVERNEMENTS/ ETATS)
NORMES/DIRECTIVES	OBSERVATIONS	CONSEQUENCES	RECOMMANDATIONS
Les fonds alloués au projet ne doivent être utilisés que pour réaliser les objectifs des projets en faveur duquel le prêt ou le don a été approuvé. Source: Manuel de décaissement p.6	Des dépenses non éligibles au financement BAD opérées sur les ressources accordées aux projets. Exemple : TVA sur les acquisitions des biens et services**imputée sur les crédits accordés à l'emprunteur. Cause : cahiers des charges non conformes à cette directive.	Les dépenses étant déjà effectuées sur les fonds du Prêt, elle crée un déficit de budget sur les autres Biens et Services à acquérir éligible au financement de la Banque.	Rédiger les cahiers des charges en tenant compte des directives sur le financement des acquisitions
Les Etats financiers annuels révisés, y compris le rapport du reviseur doivent être disponibles au plus tard 6 mois après la clôture de l'exercice financier. Source: DERRC*	Non transmission des rapports du réviseur dans les délais impartis c'est-à-dire 6 mois après la clôture de l'exercice financier. Cause : manque de rigueur dans la tenue de la comptabilité.	Le projet se voit souvent sujet à une suspension de financement pour ce type d'anomalies.	l'Emprunteur doit sous-traiter la comptabilité du projet auprès d'un cabinet comptable qualifié.
La comptabilité du projet doit respecter les principes d'une gestion transparente, en appliquant les principes comptables généralement admis. Source: Manuel de Décaissement.	Non-respect des normes comptables définies dans le Manuel des décaissements, exemple : Non permanence des méthodes comptables.	La comptabilité du projet ne respecte pas les exigences de la Banque comme convenu dans le manuel de décaissement, de ce fait le projet peut être aussi sujet à une suspension de financement..	Il est recommandé à l'emprunteur de sous-traiter la comptabilité du projet auprès d' un cabinet comptable .
	Non-respect des recommandations des missions de supervision	Le projet se voit souvent sujet à une suspension des financements pour ce type d'anomalie	l'Emprunteur doit présenter des résultats des actions de mises en oeuvres des recommandations des missions de supervision à la Banque pour avis..
* Directive pour l'Etablissement des Rapports financiers et la Révision des Comptes p.34

**Les Ressources accordées aux projets ne sont pas destinées au financement du budget de l'Etat emprunteur, donc la TVA sur toutes les acquisitions n'est pas financée par la Banque mais par l'Emprunteur.

SUR LE PLAN EXTERNE: L'EMPRUNTEUR (GOUVERNEMENTS/ ETATS)
NORMES/DIRECTIVES	OBSERVATIONS	CONSEQUENCES	RECOMMANDATIONS
	La mobilisation des fonds de la contrepartie nationale a été parfois indisponible.	La majorité des projets étant financé aussi par l'emprunteur, la non mobilisation des fonds par celui-ci, entraine des retards dans l'avancement des projets	Les emprunteurs sont tenus de s'organiser pour rendre les fonds de la contrepartie disponible dans les échéances convenues..
	Retard de l'emprunteur pour La création du compte de la contre partie nationale*.	Retard dans les financements des activités de mise en oeuvre du projet suivant le calendrier prévu des activités.	Il est demandé à l'emprunteur de respecter les accords de prêts relatifs à la création du compte de la contrepartie nationale.

* Le compte de la contrepartie national est un compte Bancaire destiné à recevoir les fonds destinés au financement du projet.