Problématique de la gestion des stocks dans les secteurs hotéliers. Cas de l'hôtel Lac Kivu Lodge de 2009 à 2011.

2.2 STRUCTURE ORGANISATIONNELLE

2.2.1 Organigramme

Source : Archives de l'hôtel Lac Kivu Lodge

Direction Générale

Département d'exploitation

Département Adm et Fin

Technique

Restauration

Hébergement

Plomberie

Cuisine

Réception

Restaurant

Télécom

Lingerie

Bagagistes

Bar et SNACK

Economat

Jardinage

Electricité

Gestion du personnel

Rél Publique

Secrétariat

Dispensaires

Finances

Chef du personnel

Sécurité

Cost Control

Recouvrement

Comptabilité

Chauffeur Mécanicien

Menuisier ie

Peint

L'hôtel Lac Kivu est doté d'une structure organisationnelle qui se présente de la manière suivante :

2.2.2 Fonctionnement

2.2.2.1 Direction générale

Elle fonctionne en relation directe avec le siège de la société par le canal du propriétaire. Celui qui le chapeaute s'appelle le Directeur Général.

A la fin de chaque mois, l'hôtel doit envoyer un rapport au patron à la personne de Mr Robert.

2.2.2.2 Département administratif et financier

Ce département est supervisé par un directeur administratif et financier qui assume la gérance de l'hôtel. Ce dernier coordonne, supervise, organise et contrôle toutes les activités de l'hôtel.

Il veille au bon déroulement des activités à l'hôtel. Il conçoit la politique générale de l'entreprise en collaboration avec le directeur technique d'exploitation. Il gère les recettes et les dépenses de l'hôtel en collaboration avec le comptable.

En outre, ce département compte en son sein de sous services. Le service du personnel : dirigé par un chef du personnel, chargé de la gestion des ressources humaines de l'hôtel. Il se charge des dossiers des personnels, de l'accueil des nouveaux agents, de leur orientation, de leur carrière.

Il a trois activités principales :

- l'administration du personnel ;

- la paie du personnel ;

- le social et protocole.

1. L'administration du personnel

Cette sous branche de l'administration du personnel se charge de la gestion des dossiers des agents, la gestion de la carrière des agents à travers les dossiers administratifs pour chaque agent de l'hôtel Lac Kivu.

Dans le dossier administratif du personnel il y a aussi six sous dossiers :

- on y met tous les éléments à partir du contrat de travail ;

- le sous dossier : relatif au congé, tous les congés à divers nature ;

- le sous dossier de signalement : c'est ici où on classe toutes les appréciations des agents.

- le sous dossier disciplinaire, on y classe toutes les correspondances d'ordre disciplinaires qui s'échangent entre l'employé et l'employeur ;

- le sous dossier des correspondances sont des lettres qu'on écrit à l'employé

- les décisions : toutes les décisions que l'employeur prend envers son employé.

2. Section Activité Sociale

Elle s'occupe de toutes les questions sociales de l'entreprise.

Elle s'occupe aussi du protocole, organise l'accueil des nouveaux agents, gère aussi les questions de prêt pour des raisons vitales, organise les fêtes.

3. Section Paie

Cette section s'occupe de tout ce qui est lié aux rémunérations des agents, enregistre les présences des agents, il s'occupe des calculs et payement des salaires ainsi que de tous les avantages sociaux (indemnités de logement, de transport, pécule de congé, etc.).

Elle traite de toutes les réclamations liées à la rémunération. Il prélève et communique à la comptabilité le montant à payer aux créditeurs sociaux, INSS.

La classification en vigueur des agents se présente de la manière suivante :

- Cadre de direction : composé du Directeur, Directeur Administratif et financier, Directeur technique, du comptable, du chef de cuisine.

- Cadre classifié 1^e maître d'hôtel, chef de la réception

- Maître cuisinier

- Exécution commise de salle

Signalons que dans sa gestion administrative, l'hôtel Lac Kivu Lodge s'appuie sur le code du travail, la convention collective ainsi que d'autres textes légaux et réglementaires en rapport avec le personnel^19(*). La comptabilité étant l'un des outils de gestion efficace, à l'Hôtel Lac Kivu Lodge elle est prise pour un service.

4. Le service de la comptabilité

Ce service est dirigé par un comptable il se charge de centraliser les écritures comptables dans le journal et folio de caisse, à partir des bons de sorties et bordereau des versements c'est-à-dire, dépenses et recettes de l'hôtel.

Il se charge de la paie des agents, de mettre à jour la liste des agents avant la fin du mois, il recense les créditeurs de l'hôtel et propose au Directeur administratif leur payement, mais aussi les créanciers. Le comptable assiste le Directeur administratif à tous les travaux.

Il doit faire l'imputation de chaque dépense et recette qui ont été effectuées au niveau de chaque service de l'hôtel.

A la fin de chaque mois le comptable doit préparer les états financiers dans lesquels il doit déterminer combien chaque service a consommé et combien ce service a fait entrer comme recettes. Cela permet de savoir les services qui régénèrent beaucoup de recettes et faire l'analyse des écarts des autres services qui ne produisent pas plus.

A part cela, le comptable doit savoir combien nous devons payer a titre d'impôt sur la rémunération à la DPI, les redevances de l'INSS, payer la FPT, la DGRAD, environnement, les taxe de la commune, tenir le livre des recettes cumulées.

Ainsi, le comptable procède de la manière suivante :

Pièces justificative Journal Grand Livre Balance Etats financiers TFR BILAN TFE

5. Le service de Cost contrôle :

Ce service est dirigé par un Cost control, il contrôle comment le magasinier gère le magasin, comment le barman gère la boisson, et à partir des bons d'entrée en magasin.

Il se charge des inventaires de chaque service à la fin du mois pour connaître l'évolution du stock à la fin du mois.

6. Le service de sécurité :

Ce service est à la sécurité de l'hôtel et s'occupe des bagages des clients dès leur arrivée à l'hôtel.

Les agents de la sécurité de l'hôtel veillent aussi à la sécurité des chambres, aux biens de l'hôtel, à l'orientation des clients dans le lieu indiqué ; ils se chargent des personnes venant de l'extérieur, n'étant pas des clients mais qui viennent visiter, soit les clients qui sont logés à l'hôtel, soit les agents de l'hôtel sur base d'une fiche de visite.

* ¹⁹ Archive de l'hôtel Lac Kivu Lodge