XXIII. I.3.3.2.
Validation et la diffusion du manuel de procédures
Le manuel de procédures pour qu'il soit efficace,
nécessite une validation de la part des dirigeants mais aussi des
opérationnels qui sont les premiers utilisateurs. Après cette
validation, il doit faire l'objet d'une diffusion auprès de tout le
personnel de l'entreprise.
§ Validation du manuel de
procédure
Avant toute diffusion officielle dans l'entreprise, chaque
procédure doit subir plusieurs phases de vérification et de
contrôle. On distingue principalement deux étapes de validation.
La première se situe au niveau des rédacteurs. Elle vise
principalement à faire approuver les restitutions écrites par les
opérateurs concernés. Il est habituel de constater au cours de
cette étape qu'il faille largement modifier le premier jet. La seconde
étape se situe plus largement au niveau de l'entreprise Elle porte sur
la validité et l'optimisation des méthodes de travail en cours.
Elle vise aussi à s'assurer de la cohérence globale du
système de procédures. Cette phase de validation est importante
pour corriger certaines dérives, débattre des
améliorations ou clarifier les règles en vigueur HENRY (2001 :
116). Lorsque les constats sont validés, il n'y a pas de problème
pour la validation des procédures. Cependant, lorsqu'il y a une
contestation, soit le rédacteur apporte la preuve de son affirmation
soit il n'est pas en mesure de fournir la preuve du fait d'une conclusion trop
hâtive de ses travaux.
§ Diffusion du manuel
Après la validation du manuel de procédure, la
cellule du projet de rédaction doit le diffuser. Cette diffusion
concerne dans un premier temps l'édition des manuels et dans unsecond
temps sa mise en application par les utilisateurs. L'édition des manuels
consiste à les structurer, établir la liste de diffusion et
à les enregistrer sur site ou CD-Rom. La mise en application concerne
l'information des utilisateurs, créer un dispositif de mise à
jour permanente et assurer sa mise en application progressive HENRY (2001 :
119). Il faut aussi souligner que la diffusion des procédures demande un
effort de pédagogie et de sensibilisation auprès des
utilisateurs. La sensibilisation vise à monter l'importance que la
direction accorde au nouvel outil de gestion. Elle doit aussi chercher à
clarifier les enjeux et les obligations de mise en application des
documents.
XXIV. I.3.4 Suivi évaluation
L'application des procédures doit nécessairement
faire l'objet d'un suivi particulièrement attentif. Compte tenu des
imperfections qu'elles peuvent comporter, cette période doit être
conçue à l'image d'une phase de rodage. C'est à l'issue de
ce rodage que l'on lancera les mises à jour et les premières
améliorations substantielles. La mise à jour est importante et
doit être rigoureuse. Le système perd tout son sens dès
lors que l'on laisse en circulation des versions qui n'ont plus cours. Il
convient donc de définir un circuit spécifique de
préparation et de validation des nouvelles procédures (HENRY,
2001 : 122).
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