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Application web d'archivage des données au sein d'une entreprise.

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par Freddy Ilunga KADIATA
Université protestante de lubumbashi - Graduat 2016
  

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II.2. STRUCTURE FONCTIONNELLE

Pour son bon fonctionnement Bell Equipement possède une structure fonctionnelle hiérarchique dont les postes sont agencés de la manière suivante :

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Figure 3: Organigramme

Source: service d'archivages

II.3. ANALYSE DE L'EXISTANT

Dans les lignes qui suivent, nous présentons le processus d'archivage des documents chez Bell Equipment en vue de bien circoncire notre domaine d'études.

II.3.1 DESCRIPTION TEXTUELLE DE L'EXISTANT

Le processus commence au niveau de l'administration et du département des comptabilités. L'administration expédie et reçoit toutes les correspondances et tous les documents de Bell Equipement. Il peut s'agir des notes, des rapports, des procès-verbaux, des lettres de décompte final, des lettres de licenciements, des lettres de mutations et autres documents qui y sont produits.

Le département des comptabilités aussi expédie et reçoit les factures fournisseurs et client, les bordereaux et même bien d'autres documents traiter dans ses bureaux.

Après leurs traitements, la comptabilité comme l'administration transfère auprès du bureau d'archivage tous ces documents pour qu'ils y soient enregistrer et classer. L'archiviste les reçoit et les vérifies d'abord avant leur classement. S'il remarque quelque chose de bizarre ou toute autre anomalie, il retourne le document à sa source pour analyse et correction avant de le recevoir à nouveau. Le classement des documents se fait selon leurs natures (les inputs et les outputs), selon leurs dates d'archivage ou un autre critère afin de faciliter le rangement et la recherche. Après un temps dont la périodicité est variable, l'archiviste se charge de récupérer tous les documents classés. Il commence par vérifier leurs états et leur nature pour qu'ils soient bien tenus afin d'identifier la traçabilité du dossier, puis il les codifie avant de les

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consigner à son tour dans son registre. Il peut alors les classer dans les armoires et rayons prévus à cette fin.

II.3.2. ANALYSE DES LOTS D'INFORMATIONS

Dans le but d'assurer un suivi de toutes ces opérations liées à la gestion des archives, le bureau d'archives utilise les documents ci-après :

? Registrer d'entrée : dans ce registre, on saisit sous forme d'un tableau les informations relatives aux archives. Il s'agit de :

· Le Nom

· L'année

· Le type

· La provenance ou la Destination

? Les Classeurs : dans les classeurs on y range les documents et on loge ensuite les classeurs dans les armoires et rayon. Sur les classeurs, des étiquettes reprennent les informations suivantes pour faciliter le classement et la recherche:

· L'intitulé

· L'année

· Le Type

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"I don't believe we shall ever have a good money again before we take the thing out of the hand of governments. We can't take it violently, out of the hands of governments, all we can do is by some sly roundabout way introduce something that they can't stop ..."   Friedrich Hayek (1899-1992) en 1984