Le libre accès et la préservation des collections de la bibliothèque de l'université Cheikh Anta Diop de Dakar : entre contraintes et exigences de modernisation

Chapitre IV. La préservation des collections

4.1 L'état des détériorations des collections 4.1.1 Les vols

Le vol est l'un des soucis majeurs des bibliothèques pratiquant le libre accès. En effet, le corollaire du libre accès est le vol. C'est pourquoi, il existe à la BUCAD un équipement et des dispositifs antivol. Le système conditionne l'organisation de la circulation du public et leur convergence en un point unique, près de l'entrée. Même pour aller dans les toilettes, il faut franchir les portiques électroniques qui détectent les vols.

Malgré tout ce dispositif, le vandalisme, le vol, les dégradations et les mutilations auxquels se livrent certains usagers ne se comptent plus à la bibliothèque centrale.

La situation est d'autant plus grave quand ceux qui sont chargés de la gestion et de la conservation de ces biens précieux et qui sont payés pour cela sont impliqués. Des autorisations de sortie de documents n'ayant fait l'objet d'aucun prêt régulier sont accordées par des agents de la BUCAD à certaines personnes.

Ces documents qui sont sortis de la BUCAD ont le statut disponible dans le catalogue.

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Les générations futures seront privées d'estimables sources d'information

« Les trésors de nos bibliothèques, brocantés, dispersés à l'étranger, c'est plus qu'un vol, c'est une trahison envers la patrie; c'est un crime de lèse-humanité, car ces trésors appartiennent à tous; tous ont le droit d'y puiser et les soustraire à l'étude générale pour les livrer par le pillage à l'égoïste possession de quelques-uns, c'est une énormité qui doit flétrir et déshonorer à jamais celui qui en est rendu coupable.»17

Les documents de la bibliothèque sont protégés contre le vol par un système installé à l'entrée. Lorsqu'un utilisateur déclenche le système antivol à son passage, il doit :

· présenter les documents qu'il a sur lui et qui sont susceptibles de déclencher le système

· franchir à nouveau le système

S'il s'agit bien d'une tentative de vol, l'utilisateur devra remettre aux vigiles de la bibliothèque sa carte de lecteur ou d'étudiant avant d'être présenté au service des relations publiques qui décidera de la suite à donner.

L'exploitation des registres de la sécurité montre une évolution en dents de scie des vols ou tentatives de vols de documents de la BUCAD comme le montre le tableau ci-dessous

Tableau 2 : Les vols à la BUCAD

Année	2000	2001	2002	2003	2004	2005	2006	2007	2008	Août 2009
Cas de vols	2	14	3	5	1	4	1	0	0	3
Total de documents retenus	3	20	3	5	1	5	1	0	0	3

L'analyse du tableau montre que l'année 2001 a été celle pendant laquelle les usagers ont le plus tenté de voler des documents. Les usagers ont cru pouvoir déjouer tout le dispositif de sécurité mis en place après un an d'observation du fonctionnement de la bibliothèque.

Certains cas de vol ont fait l'objet de poursuites judiciaires.

¹⁷ Robert-Diard, Pascale. En 1850, déjà, Le Compte Libri pillait Danté et Léonard de Vinci. In Le Monde du 5 Août, 2004. p 7

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L'exploitation du registre de la sécurité révèle que pendant cette décennie, il y'a eu trente-trois (33) tentatives de vol pour un total de trente-huit (38) documents.

Un vol peut concerner plusieurs documents. Cela explique la différence entre le nombre de vols et le nombre de documents retenus. Seuls, quatre (04) cas de vol concernent les personnes de sexe féminin. Parmi les voleurs figurent trois (03) étrangers, deux élèves des lycées Delafosse et trois (03) personnes qui ne sont ni étudiants, ni élèves.

Certaines personnes ont tenté de détacher les pages des documents croyant pouvoir les sortir sans que l'alarme ne soit déclenchée. Ces pages détachées et bien dissimulées dans les bagages ont malheureusement déclenché le système d'alarme au niveau des portiques Les vols ne concernent pas seulement les documents, les effets personnels des usagers sont également la cible des voleurs (portables, sacs au niveau de l'espace prière, argent d'un usager par un soit disant laveur de véhicules à la BUCAD, radio de voiture)

Les motivations divergent.

Le dispositif de sécurité mis en place n'a pas dissuadé pendant les premières années d'ouverture de la nouvelle bibliothèque les auteurs de ces faits.

Combien de documents ont pu échapper à tout ce système de sécurité? La BUCAD est-elle devenue une passoire?

Les documents que l'on retrouve souvent au niveau des librairies par terre laissent croire que le système comporte de sérieuses défaillances. La situation est grave si les usagers découvrent les failles du système.

Les affirmations de cet étudiants du 2^nd cycle dans l'enquête inquiètent « Il y'a des failles dans votre système de magnétisation des documents même si le personnel l'accepte difficilement. Tout système a des failles car étant l'oeuvre d'un être imparfait »

Les pannes des caméras de surveillance, celles répétitives des portiques, les coupures intempestives d'électricité ont facilité la disparition de documents.

Les fouilles opérées pendant les coupures d'électricité ne sont pas efficaces. Des documents peuvent être cachés dans des habits.

Se pose alors le problème de a sécurité des collections et des biens des usagers.

4.1.2 Les mutilations des collections

Les dégradations et les mutilations des documents se multiplient au sein de la BUCAD. Depuis 2006, plus de 827 documents dont les pages ont été arrachées sont stockés dans les magasins. Ces documents dont les pages sont lacérées et qui sont signalés dans le catalogue comme étant à la reliure attendent d'être réparés.

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Il faut nécessairement mettre à la disposition du service de la gestion des collections une photocopieuse pour compléter les pages des documents lacérés.

4.2 Les mesures pour la sécurisation des collections

Des conditions de surveillance et de contrôle aisées de toutes les parties publiques

doivent être mises en place afin de prévenir les risques de vol ou de mutilations d'ouvrages.

Une vigilance soutenue du personnel sur les points clefs surtout pendant les heures de nuit permettra de diminuer des cas récurrents de lacération d'ouvrages.

4.2.1 Le système antivol

La technologie électromagnétique est utilisée pour la protection des documents contre le

vol à la BUCAD.

Ce système est accompagné d'appareils de sensibilisation et de désensibilisation de documents. Ainsi, tous les documents mis en libre accès sont équipés d'une bande magnétique.

Cette dernière est dissimulée dans chaque document en libre accès. Mais, ces bandes magnétiques utilisées pour protéger les documents et qui ont été achetées depuis 2000, ne garantissent plus la sécurité des documents, leurs conditions de conservation n'étant pas des meilleures.

Les portiques électroniques situés à la sortie de la bibliothèque permettent de détecter tout document qui n'aurait pas fait l'objet d'un prêt régulier. Ces portillons sont souvent en panne.-

4.2.2 Le système de vidéo surveillance

Afin d'assurer la sécurité des documents, des personnes et de leurs biens dans les locaux

de la bibliothèque centrale, un système de vidéo surveillance est installé dans les espaces ouverts au public.

Ce système de vidéo surveillance relié à quatorze caméras permettait non seulement de surveiller de manière permanente les espaces de lecture, de travail et de recherche mais également d'enregistrer sur cassette VHS tous les évènements qui s'y déroulent.

Ce système offrait également la possibilité de visionner tous les événements survenus au niveau des espaces publics. Les usagers découvrent ce dispositif qui est très dissuasif au moment de leur inscription.

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Mais depuis une longue période, le moniteur, le multiplexeur et les caméras de surveillance qui composent le système de vidéo surveillance sont en panne.

4.2.3 La reliure

Le bibliothécaire du service de gestion des collections récupère les documents détériorés et change leur statut dans le catalogue informatisé avant de les envoyer à la reliure.

Cette méthode ne permettant pas d'avoir une idée claire du niveau de dégradation des collections, il fallait en plus du changement du statut des documents, disposer de statistiques.

Un cahier a été mis à la disposition du bibliothécaire du service de gestion des collections au mois de mai 2009 dans lequel est indiqué chaque jour le nombre de documents envoyés à la reliure, ce qui n'existait pas auparavant.

L'analyse de ce cahier donne des chiffres inquiétants sur le nombre de documents envoyés au service technique pour la reliure et la réparation rapide comme l'illustre le tableau ci-dessous.

Tableau 3 : trains de reliure

Mois	Documents envoyés pour reliure et Réparation	Documents effectivement reliés	Réparation rapide
Mai 2009	237	77	440
Juin 2009	711	191	389
Juillet 2009	1250	422	383
TOTAL	2198	690	1212

Les rayonnages deviennent de plus en plus vides. En effet, il arrive beaucoup plus de documents à la reliure qu'il n'en sort.

Il faut noter que les ouvrages destinés à la reliure ne sont ni listés, ni accompagnés de bordereau, encore moins de fiche décrivant la nature de la reliure.

Face à l'étendue des dégâts, ne peut-on pas dire que le libre accès constitue une réelle menace pour la survie des collections de la BUCAD? Il est urgent de prendre aujourd'hui des dispositions anticipées pour prolonger la vie des ouvrages de la BUCAD.

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Or « pour la consultation ou le prêt, la communication des documents doit répondre à des règles dont l'observation garantit l'intégrité » 18

Pour que la BUCAD puisse communiquer dans des conditions normales ses collections, elle doit les maintenir en bon état. Cela passe par une reliure et une réparation permanentes des documents en mauvais état. Le service de la reliure est submergé. Il ne dispose que de deux agents pour la reliure et d'un seul pour la réparation. Le matériel dont dispose ce service est vieux.

Mais le constat au niveau de ce service technique est que la plupart des documents qui y sont envoyés sont des ouvrages qui ont déjà été réparés par des relieurs extérieurs.

Le travail fait par ces derniers n'étant pas de très bonne qualité, les documents se fendent vite soit à cause des manipulations ou négligences, soit pendant la photocopie.

La mauvaise qualité des produits utilisés (cartons, toiles, colles) par ces relieurs extérieurs associée aux conditions de manipulations font que ces documents s'abîment très vite. La réparation de ces documents ayant déjà fait l'objet de reliure prend beaucoup de temps. Il faut détacher feuille par feuille, enlever la colle et coudre au besoin les pages.

L'état de dégradation de certains documents déjà reliés ne permet pas une nouvelle réparation. En effet, en coupant le dos du livre, le risque est grand de toucher le texte du document, la marge de reliure étant insuffisante.

Les documents devant faire l'objet de réparation rapide (pages ou couvertures détachées) sont triés et remis à un agent spécialement chargé d'effectuer ce travail.

Les autres documents nécessitant une reliure complète sont stockés au service technique sur des étagères ou entassés sur des chariots surchargés faute d'espace.

A la date du 03 juillet 2009, il y'avait plus de 3041 documents en instance de réparation ou reliure au niveau du service technique. Certains de ces documents doivent être élagués et supprimés du catalogue. C'est le cas de l'encyclopédia universalis dont le support électronique est disponible à la BUCAD.

¹⁸La communication des documents : 3- la vie des collections

http://mediadix.u-paris10.fr/cours/bibliotheco2005/sequence3/activite2/commdesdoc.htm Consulté le 31/07/2009

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QUATRIÈME PARTIE : ENQUÊTE SUR LE LIBRE ACCÈS ET LA
PRÉSERVATION DES COLLECTIONS