Memoire Online - Mise en place d'une application informatique de gestion des archives

Aujourd'hui, les établissements d'enseignement primaire, secondaire et initiation à la nouvelle citoyenneté produisent un volume important de documents et, de ce fait, sont une source d'informations utiles tant pour les personnes qui participent à leur fonctionnement qu'aux usagers de ce service, en particulier élèves, étudiants, enseignants et bien d'autres chercheurs.

La direction du complexe scolaire les bourgeons, est actuellement un levier de développement et de croissance pour toute organisation ou entreprise. L'information constitue un véritable pilier parmi d'autres sur lesquels s'appuient les entreprises pour assurer un meilleur fonctionnement de leurs activités. Elle est devenue une ressource fondamentale et indispensable au même titre que les ressources humaines, matérielles et financières. Composantes essentielles de l'information produite ou reçue au sein de l'entreprise ou organisation, les archives permettent de prouver, d'attester, de comprendre et de réduire l'incertitude au moment de la prise de décision^1(*).

De ce qui précède, nombreuses entreprises ou organisations n'arrivent plus à gérer manuellement la masse documentaire dont elles disposent et par conséquent elles ne sont pas en mesure de tirer profit d'un nombre considérable d'informations utiles susceptibles d'améliorer la performance organisationnelle et de supporter la prise de décision

Devant ces avantages, les organisations soucieuses de l'efficacité et de l'efficience de leurs activités, intègrent dans leurs structures informationnelles les systèmes d'archives.

C'est pourquoi dans notre étude, nous allons mettre en place une application informatique de gestion des archives dans une école. Nous avons pris le cas du Complexe scolaire les Bourgeons. Cette étude est menée en fonction de la réalité de l'organisation et des besoins de ses usagers.

2. Choix du sujet et intérêt du travail

2. 1. Choix du sujet

Dans une recherche scientifique, le chercheur demeure l'artisan principal au choix du sujet et ceci dépend de la préoccupation qui l'anime. Après une longue période d'observation et d'analyse, chaque fois que si l'année scolaire s'achève plusieurs documents administratifs sont déposés à la direction de l'école au fur et à mesure de l'échéance. D'où Notre choix se porte sur la place d'une application informatique de gestion des archives dans une école secondaire les Bougeons afin de trouver une suite adéquate et favorable.

2.2 Intérêt du travail

Pour ce qui concerne notre travail, l'absence ou la mauvaise gestion de l'information contenue dans les archives administratives génèrent des maux, qui à la longue nuisent à l'image de l'organisme dans son ensemble et lui coûtent cher en termes d'efficacité et de qualité de service. A ce propos, trois intérêts sera d'usage :

Ce travail nous permettra de mettre en pratique les théories apprises durant les trois années de formation passées en informatique de gestion dans le domaine d'administration d'un système d'archivage en milieu scolaire.

Du point de vue scientifique, nous estimons que notre travail sera une clé de référence sur nos études faites au premier cycle universitaire pour d'autres chercheurs qui vont embrasser ce domaine correspondant au profil de technicien supérieur en mettant en pratique toutes les connaissances acquises au cours de notre formations pendants trois ans afin d'ajouter une pierre à la construction de l'édifice.

Du point de vue social, l'intérêt que suscite ce travail est celui d'accomplir le devoir qu'à tout étudiant en général et d'analyste programmeur en particulier au terme de son premier cycle partant de son étude de réaliser une application informatique pouvant permettre le stockage des grandes masses de données, leur traitement en vue d'obtenir des résultats satisfaisants selon les besoins attendus fin d'assurer un meilleur service dans la gestion.

I.2 Etat de la question

Cette étape va nous permettre de passer en revue de la littérature pour chercher et puiser à la source certaines informations nécessaires et surtout comprendre ce que les prédécesseurs ont conçu afin d'apporter une innovation sur la gestion d'archivage. Pour notre étude de cas, nous avons consulté :

Un rapport de stage de Christelle BOUCHETAL qui a mené une étude portant sur la « Mise en place d'un système d'archivage électronique et étude d'un modèle de GED » ^2(*); produit en 2002. Elle a mis sur pied un système d'archivage de documents électroniques est stocké sur le serveur avec Access comme un SGBD. Le but est que chaque personne au premier regard sache ce que la branche renferme :

En outre, elle n'a épinglé que l'archivage de certaines données à été mis en place pour éviter que le serveur soit saturé par un surplus d'information. Par conséquent, il est conseillé aux employés de n'enregistrer que les données indispensables dans leur travail quotidien. Quant aux données jugées trop anciennes et plus utiles, certaines seront effacées d'autres seront archivées en vue d'un usage ultérieur. Les données stockées prêtes à être archivées sont ensuite enregistrées sur des CD-Rom.

Un mémoire de fin de cursus réalisé par DANILO JACQUES intitulé : la « Mise en place de la dématérialisation dans les cabinets des experts comptables »^3(*) ; mené en 2005. Il s'est penché sur l'idée « zéro papier ». Cette étude avait pour objectif de gérer de façon totalement électronique des données ou des documents métier (correspondances, contrats, factures, brochures, contenus techniques, supports administratifs ...) qui transitent au sein du Cabinet, notamment dans le cadre d'échanges avec des partenaires (administrations, clients, fournisseurs ...). La dématérialisation, c'est le remplacement des documents papier par des documents électroniques, étape permettant d'envisager la mise en oeuvre du fameux "bureau sans papier".

Face à ce constat, le résultat obtenu était d'apporter la souplesse là où le papier est au contraire extrêmement figé : circulation de l'information quasi instantanée quelle que soit la distance, possibilité d'effectuer des recherches sur plusieurs millions de documents à l'aide de mots-clés, sécurisation de l'accès à un groupe de documents, voire à un document lui-même, etc.

Ainsi quant à nous, le présent travail se distingue de ce dernier en mettant au point une application informatique de gestion des archives dans un établissement scolaire en proposant une base de données sécurisante capable de gérer les différents documents déposées à la direction de l'école afin d'imprimer la liste d'inventaire physique des archives tels que : Le dossier du personnel, le dossier de l'élève et les documents de bureau.

3. Problématique et hypothèse

Après observation menée au sein du complexe scolaire les Bourgeons les problèmes de gestion suivants ont été enregistrés :

- ils n'établissent pas de liaison entre les différentes étapes du traitement que doit subir l'information, de même qu'on est incapable d'en maîtriser la circulation ;

- Les différentes personnes qui interviennent (directeur et secrétaire) agissent indépendamment les unes des autres, sans se situer dans la chaîne de production et de traitement ;

- Les dossiers s'empilent dans les armoires sans classement ni méthode de rangement ;

- L'information ne peut être retrouvée facilement, ce qui n'améliore pas la rapidité et la pertinence de la prise de décision.

- Les données sont étalées sur le bureau et à la portée de tous le monde, risque de perte en cas de besoin ;

- Manque de rapidité et de souplesse dans la recherche des documents liés à la transaction ;

- Quelles solutions pouvons - nous proposer au sein du complexe scolaire les bourgeons afin de résoudre les problèmes liés au système des archives ?

b) Hypothèse

Pour faire face aux problèmes énumérés ci-dessus, nous pensons que l'intégration d'un outil informatique permettrait d'apporter une solution, face aux difficultés que Le complexe scolaire les Bourgeons rencontre. Nous n'estimons que la mise en place d'une application informatique qui permettrait de résoudre de résoudre les problèmes liés au système des archives dans cet établissement scolaire.

4. Méthode et techniques

1. Méthode

Pour atteindre l'objectif, nous avons fait appel à la méthodologie MERISE qui est une méthode d'analyse informatique permettant de construire un système d'information automatisé qui soit efficace et fiable à l'entreprise. Elle permet en outre de découper l'étude en trois niveaux entre autre le niveau conceptuel, le niveau organisationnel ainsi que le niveau logique et physique dont les règles de mises en oeuvres décrivent l'articulation des différents points de vue, l'enchaînement des actions, l'ordonnancement des tâches et la répartition des responsabilités. Elle sépare les données de leurs traitements.

2. Techniques de recueil de données

La technique est un ensemble des lignes directrices qui aident l'analyse à réaliser une activité ou une tâche de développement du système.^4(*)

1. Technique de documentation : elle nous a permis de consulter quelques documents ci-haut énumérés.

2. Technique d'interview : cette technique nous a aidées d'entrer en contact direct avec les responsables des postes de travail concernés par l'étude en vue de récolter les données nécessaires à l'élaboration du dit travail.

3. Technique d'observation directe : Elle nous a facilité d'entrer en contact avec le système afin d'observer le déroulement de fait.

Nous signalons bien souvent, les techniques ci-dessous sont des techniques des traitements des données sous entendues ignorées par la plupart des analystes programmeurs des systèmes d'information. Les rapports se situent au niveau de restitution des études Merise et les travaux de fin de cycle. C'est pourquoi, nous allons y ajouter les techniques des traitements des données suivantes :

Ce sont de techniques qui m'ont servis d'analyser le texte, des documents organisationnels et des matériaux sur le plan grammatical.

Ces techniques nous a permis de faire la modélisation du projet en s'appuyant sur la méthode Merise

5 Délimitation du sujet

De ce qui précède, il nous semble que notre champ d'étude se limitera sur les opérations archivistiques qui composent le processus de la direction des documents d'archives au sein du complexe scolaire les Bourgeons situé sur l'avenue BAKOWA, quartier Bel-air, commune KAMPEMBA, ville de Lubumbashi, en République Démocratique du Congo.

b) Délimitation temporelle

Dans le cadre de notre travail, nous avons pris les données qui couvrent la période allant du 07 Septembre 2018 au02 Juillet 2019 et se sont déroulées à Lubumbashi.

6. Subdivision du travail

Outre l'introduction et la conclusion, notre travail se subdivise en quatre chapitres qui se présentent de la manière suivante :

Dans cette partie, nous allons définir les concepts clés de notre sujet de travail afin de bien le comprendre et l'utilisation de la méthode.

Dans lequel, nous allons faire la description textuelle et la modélisation des aspects conceptuels, organisationnels, et quelques aspects logiques et opérationnels du système d'information proposé à partir des données collectées dans notre domaine d'étude;

Dans lequel, nous allons décrire les aspects qui seront informatisés en incluant les spécifications détaillées en vue de la conception fonctionnelle et la conception technique (architecture des programmes et des bases de données.

Dans ce chapitre il sera question de matérialiser la solution de part l'analyse détaillée en définissant le choix du langage de programmation VB.NET 2012 en occurrence et le choix du système de gestion de base de données MS ACCESS ainsi La présentation des interfaces fera l'objet aussi de ce dernier chapitre.

Chapitre I : CONCEPTS ET CONSIDERATIONS THEORIQUES

I.1. Introduction

Dans cette partie, nous allons définir les concepts clés de notre travail, afin de bien le comprendre ainsi que l'utilisation de la méthode Merise.

I.2. Définition des Concepts

A ce point, nous allons définir les concepts clés qui sont en rapports avec notre champ d'investigation. Ils se présentent de la manière suivante : Mise en place d'une application informatique de gestion des archives dans une école.

1. Mise en place : c'est une réalisation progressive et affective qui précède la mise en oeuvre qui se définit comme étant l'action de faire passer quelque chose dans un état ou une situation nouvelle afin d'atteindre son résultat^5(*).

Comme l'affirme C. LUEMBA, E. MWENDANGA et J. BANTU BABU, une application est un programme informatique conçu pour aider un utilisateur à réaliser une tâche bien déterminée^6(*).

3. Gestion : ce terme gestion vient du verbe gérer qui signifie administrer, conduire, diriger, ... autrement dit concevoir les tâches, les planifiés et les exécutés dans des conditions bien déterminer^7(*) ;

4. Archives : Les archives sont l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l'exercice de leur activité.^8(*)

5. Ecole : selon le sens propre, elle est un établissement où l'on dispense l'enseignement collectif des connaissances générales ou particulières à l'exercice d'un métier, d'une profession ou d'un art. Elle peut être un ensemble des élèves et des professeurs qui fréquente un établissement enfin ce qui est propre pour à instruire et à former.

I.3.Considération théorique

Comme nous lavions dit précédemment, cette étape sera consacrée aux définitions utilisées lors de l'utilisation de la méthode Merise.

I.3.1.Théorie sur la conception du système d'information avec Merise

Pour parvenir à la conception et à l'analyse de notre système informatique, nous nous sommes basés sur la méthode « MERISE ».

Jean-Luc Baptiste démontre que MERISE, est une Méthode d'Étude et de Réalisation Informatique par Sous Ensemble, celle-ci nous aidera à l'informatisation (Baptiste, 2008).

Merise a été très utilisée dans les années 1970 et 1980 pour l'informatisation massive des organisations. Cette méthode reste adaptée pour la gestion des projets internes aux organisations. Elle vient de l'analogie faite avec le Merisier qui ne peut porté de beaux fruits que si on lui greffé une branche de censier ; Ainsi en va-t-il des méthodes bien conçus, qui ne produisent de bons résultats que si le greffe sur l'organisation réussit9(*). Elle s'opère de trois niveaux à savoir :

Ce niveau décrit la statique et la dynamique du système d'information du point de vu de gestion ; Il fixe le choix pour les données et traitements du système d'information.

2. Niveau organisationnel ou logique

Il décrit la nature des ressources qui sont utilisées pour supporter la description statique et dynamique du système d'information.

C'est un niveau dans lequel on choisit les techniques d'informatisation du système d'information(les données et traitements) spécifier la réalisation des éléments du projet.

I.4. Théorie sur la conception

Dans ce point nous allons définir tout les concepts que nous utiliserons au cours de ce présent travail, pour la conception, nous avons deux aspects : Séparation de données et traitement de données.

I.4.1. Etude de données

C'est à travers le MCD que l'utilisateur exprime d'une manière générale ses actions aux données. Voila les concepts utilisés pour élaborer le MCD :

a) L'entité : c'est l'ensemble de propriété ou rubrique pour décrire un objet

b) L'attribut (propriété) : c'est un petit élément d'information et qui répond à un besoin de gestion dans l'organisation c'est donc un caractéristique d'une entité.

d) L'occurrence d'une propriété : est un lien qui existe entre une propriété.

e) L'association ou relation : est un lien qui existe entre une ou plusieurs propriétés.

Pour élaborer le modèle conceptuel de données, il faut passer par les étapes suivantes :

Nous permet de faire le recensement de toutes les informations atomiques qui contiennent sur les différents documents utilisés dans le domaine d'étude^10(*).

Permet de répertorier toutes les propriétés du système après contrôle et épuration de l'inventaire de rubrique de données.

Elle est une structure construite à partir d'un ensemble de définition de base de données élémentaire. Il se présente comme suit :

3. Les dépendances fonctionnelles

a) Matrice de dépendance fonctionnelle à source simple

Elle nous permettra de déterminer les entités du système ainsi que les propriétés qui le décrivent.

Toutes les dépendances que nous devons avoir, doivent être totales ou élémentaires. C'est-à-dire aucune partie de la clé primaire ne peut pas déterminer un attribut non clé. On élimine les dépendances transitives.

Elle nous permettra de déterminer les associations (relations) porteuses des propriétés ainsi quelques propriétés qui les décrivent.

Elle est constituée de toutes les propriétés qui n'ont pas été utilisées dans cette dernière. Comme dans le cas précédant toutes les dépendances que devons obtenir doivent être directes ou totales (EDGAR, Juin 1970)^11(*).

4). Matrice de clés

C'est une matrice dans lequel on y analyse les dépendances fonctionnelles entre les clés de matrice fonctionnelle à source simple. C'est-à-dire on récupère la ligne qui a au moins un ou plusieurs astérisques.

Nous permettra de placer les identifiants, les uns par rapport aux autres. Il définit aussi le niveau des identifiants.

6) Structure d'accès théorique (SAT)

Elle se construit en ajoutant les propriétés de matrice dépendance fonctionnelle à source simple et celle à source composée qui dépend du graphe de clés.

7) Le modèle conceptuel de données (MCD)

A ce niveau, nous construirons le modèle conceptuel de données qui nous servira de la base de données.

Le modèle conceptuel de données se traduit à partir de la structure d'accès théorique^12(*).

Ce modèle nous produit un système d'information, il a pour but de décrire de façon formelle les données qui seront utilisées par le système informatique. Ce niveau correspond à une formalisation du système d'information indépendant de toute contrainte d'organisation.

8. Tableau des cardinalités

Les cardinalités permettent de donner le maximum et le minimum de participation d'une entité dans la relation qui la lie.

I.4.2. Etude de traitement de données

Cette étape, nous permet de décrire d'une manière textuelle la circulation des informations poste à poste par rapport à une organisation. A ce niveau nous aurons les étapes suivantes :

Ce graphe nous montre les différents échanges d'informations entre les postes de travail de notre domaine d'étude, ainsi qu'avec l'extérieur^12(*).

2. Tableau des acteurs

Ce tableau, nous permet de recenser toutes les acteurs se trouvant dans le système d'information du domaine d'étude.

· Un acteur : c'est un intervenant dans un système ou dans un domaine étudié. Il peut être une personne physique ou morale.

3. Tableau de Flux

Un flux est un échange d'identifications entre un ou plusieurs acteurs^12(*). Dans ce tableau nous allons définir les flux, les échanges d'informations entre les acteurs.

4. Tableau des événements

On appelle événement un fait dont l'apparition va déclencher une réaction au sein de l'organisation (domaine étudié).

5. Tableau des événements résultats

A ce niveau nous allons représenter les résultats que les événements on déclenchée portant une réaction au sein de l'organisation.

6. Tableau des actions induites

7. Tableau des opérations

Une opération est un ensemble d'action accomplit par le système d'information en réaction à un événement ou à une conjonction d'événement.

8. Tableau des synchronisations

Les synchronisations expriment sous formes d'une proposition logique (l'expression booléenne) le fait que l'opération peut être déclenchée par deux ou plusieurs événements.

9. Règle d'émission des résultats(RER)

Ce tableau est obtenu à partir du tableau des opérations en se référant à la colonne de résultat et la il y a plusieurs résultats conditionnels.

10. Graphe d'ordonnance des événements (GOE)

C'est un graphe qui ordonne l'événement selon leurs ordre d'arriver ordonnant tout en les associant la ou il faut ou l'événement externe et ou évènement temporels et aux résultats.

11. Modèle conceptuel des traitements

C'est un schéma qui va préciser le contenu et la dynamique des opérations dans un domaine de l'organisation d'une manière indépendante du choix de l'organisation et les moyens physiques^13(*).

1.5. Niveau Logique de Données

I .5.1. Règle de transformation du MCD au MLD

Plusieurs types des solutions existent pour résoudre ce problème des plus utilisées à l'heure actuelle sont :

- Les solutions du types base de données rationnelles qui nous allons utiliser pour ce travail.

- Les règles courantes des transformations du modèle conceptuel de données en modèle logique de données sont :

- A toute entité du modèle conceptuel des données correspond à une table au niveau logique de données, l'identifiant de l'entité devient la clé primaire de la table et les autres propriétés de l'entité constituant les champs de la table.

- Toutes association binaire de type (1, n) ou (1,1) est caractérisée par le segment portant les cardinalités (1, n) ou (1,1), une telle association (relation) entraine l'intégration de l'identifiant de l'entité dut de la dépendance fonctionnelle. La propriété ainsi dupliquée devient clé étrangère dans la relation source et est marquée par un #.

- Transformation de la relation plusieurs à plusieurs (1, n) ou (1, n), ou une relation porteuse des propriétés, pour ce cas l'association devient ainsi une entité qui participent la relation.

I.5.2. Optimisation

La mise en place d'un modèle logique de donnée présente une double contrainte à savoir :

a) Fournir pour un traitement un ensemble des données les moins volumineux possible ;

b) Offrir la possibilité d'accès aux informations le plus rapidement possible.

Signalons que ces deux contraintes sont opposées par ce que la redondance d'information améliore le temps d'accès en consultation. Ainsi l'optimisation à pour objectif de trouver un meilleur équilibre d'estimation. C'est pour cela, il est nécessaire de mesurer à la fois l'aspect statique et l'aspect dynamique.

2. La quantification du sous-schéma logique

Les éléments qui entre en ligne de compte pour quantifie un sous-schéma logique :

I.5.3. Démarche de la quantification

- Pour chaque table logique déterminer la taille occupée par un tuple (nombre maximum des caractères contenus dans un tuple ou longueur « L »)

- Valoriser les cardinalités des associations ou des liaisons (valoriser c'est défiant la valeur minimal, maximal, moyenne)

I .5.4. Calcul de l'encombrement

En fin, pour avoir une bonne base de données nous devons analyser aussi selon la notion de normalisation.

La normalisation correspond au processus d'organisation de données dans une base de données. Ces processus correspond la création des tables et l'établissement des relations entre celle-ci conformément à des règles conçus à la fois pour protéger les données et pour rendre la base de donnée plus flexible, grâce à l'élimination de redondance et des dépendances incohérentes14(*).

Ce diagramme nous permet de présenter la circulation des informations dans chaque poste de travail.

Ce diagramme fournit une vision globale dans la succession des procédures. Traduit directement le niveau organisationnel.

I.6. Niveau Logique et Organisationnel

Ce niveau est éclaté en deux niveaux, dont le niveau logique à part et le niveau organisationnel, n'ont pas des grandes répercutions sur les données, mais les données sont fusionnées en deux niveaux et construite tout simplement en deux schéma dont le schéma logique de données et le schéma organisationnel de traitement.

I.6.1 Modèle Logique de Données (MLD)

Selon Dominique VAUQUIER le modèle logique de données est un schéma qui sera crée à partir du modèle conceptuel de données et qui va préciser le mode de stockage de (fichiers relationnelles), c'est donc à ce niveau qu'il faut choisir le mode de stockage de données^15(*).

Ainsi, nous allons définir les concepts en rapport avec le modèle logique de données (MLD) les voici :

- Base de données : elle consiste en une organisation des données sous forme des tables qui sont reliées par des relations et exploitées à l'aide d'un langage déclaratif ;

- Langage de programmation : C'est une structure qui permet d'interpréter une suite d'instructions en un langage compréhensible par la machine ;

- Domaine : C'est une valeur en extension ou en compréhension que peut prendre un attribut ;

- Clé primaire : C'est l'ensemble minimum d'attribut qui permet de distinguer chaque type de table par rapport à tous les autres. Chaque table doit nécessairement avoir une clé primaire.

1.6.7. Modèle Organisationnelle de traitement

D'après Remi GILLERON qui affirme que le modèle organisationnel de traitement « est un schéma crée à partir du modèle conceptuel de traitement et qui va préciser le choix de l'organisation en répondant aux questions telles que « Qui ? », qui exprime le tâche d'exécution et en partie à la question « Comment ? » qui exprime le modèle opérationnel puis à la question « Quand ? » qui exprime la chronologie d'exécution »16(*). De ce fait, le niveau intègre donc les aspects ci-après :

1.7. Théorie de base sur la programmation

La programmation étant une notation conventionnelle, formelle destinée à formuler les algorithmes et produire des programmes (logiciels) qui les appliquent d'une manière similaire à une langue naturelle ; un langage de programmation est fait d'un alphabet, un vocabulaire, des règles de grammaire et des significations.

1.7.1. Choix du langage de programmation

Généralement, il existe plusieurs langages de programmation qui se diversifient par la syntaxe et sa sémantique, la qualité, les nombres d'instructions, entre autre nous avons le Visual Basic (VB), il est utilisé dans MS office pour programmer les applications et pour passer des commandes. C'est un sous ensemble de VB Script et est utilisé dans certaines applications spécialisées. C'est encore plus restreint que le VBA. Finalement l'environnement normal de VB qu'on appel aussi VB IDE (Integrates Développement Environnement). Ce dernier contient plusieurs versions VB 5.0 (1995) VB 6.0 (1998), VB 7.0 (2003), VB 8.0 (2010), mais le cadre de notre étude, nous avons opté pour le langage VB 6.0.

Le Visual Basic (VB) est un langage de programmation orienté objet de Microsoft qui permet de programmer des applications indépendantes sous l'environnement Windows; chaque objet réagit à un événement particulier c'est-à-dire les boutons, les étiquettes, les zones de texte, etc.... réagissent à un événement tel que Click, le double clicks.

Il permet d'élaborer une application et comme nous l'avons dit ci-haut. Le VB sera utilisé en temps avec le Microsoft office Access suite à une disponibilité et sa compatibilité sur la machine. La programmation est composée de deux parties : la programmation elle-même et la présentation des interfaces.

1.7.2. But de la Programmation

Les langages de programmation permettent d'une part, les structures des données qui seront manipulées au moyen d'un outil informatique (ordinateur), et d'autre part d'indiquer comment sont effectués les manipulations, selon quelque algorithmes. Ils servent de moyen de communication par les quels le programmeur communique avec l'ordinateur.

1.7.3. Système de Gestion de Base de Données (SGBD)

Le système de gestion de base de données (SGBD) est un ensemble de logiciels, matériel pour gérer et manipuler une base de données. Dans la plupart de SGBD, il existe la possibilité de développer des applications à l'aide de langages programmations tels que : C, C⁺⁺, Cobol, Fortran, VB, etc. ; en incluant des requêtes SQL dans le code.

Chapitre II : ETUDE PREALABLE

L'étude préalable ou préliminaire consiste à faire la description textuelle et la modélisation sur les aspects conceptuels, organisationnels, et quelques aspects logiques et opérationnels du système d'information proposé à partir des données collectées dans notre domaine sous étude^17(*).

II.1 Présentation du champ de recherche

Cette étude à pour champ d'étude le complexe scolaire Les Bourgeons, CSB en sigle.

II.1.1 Dénomination, statut juridique, secteur d'activité, siège d'activité du complexe scolaire les bourgeons

Le complexe scolaire Les Bourgeons a ouvert pour la première fois ses portes, le 05 Septembre 2005. Il compte aujourd'hui quatorze ans d'existence.

Il est l'oeuvre de Monsieur GISLAIN KAYEMBE MADJUKA ayant un statut juridique privé. Excité par le souci majeur de former l'élite pour la RD Congo de demain a pris la bonne initiative de créer un cadre décent d'engagement, pouvant répondre dans la mesure du possible, aux exigences psychopédagogique ainsi qu'aux instructions officielles filiatives à la création d'un établissement scolaire.

C'est ainsi qu'avaient été érigé des locaux plus au moins nombreux, spacieux, suffisamment équipés des bancs pourvus d'éclairage électrique d'une propreté impeccable.

Le 18 Avril 2005, le promoteur Mr Gislain KAYEMBE avait introduit une demande d'autorisation de fonctionnement d'une école sous le N°001/C.S.B/A.D.G/KMG/2005 à l'inspection provinciale du Katanga en attendant l'agrément de l'école par le ministre de l'EPSP. Cette demande a été examinée par la division provinciale de l`enseignement Primaire, Secondaire et Professionnel et acceptée par le chef de Division provinciale d'enseignement en date du 14 juin 2005 autorisant le fonctionnement de l'école dans sa lettre N°MINEPSP/PROVED/1005/02/392/2005.

Dans cette dernière, la structure ci-dessous a été retenue aux travaux de la promotion scolaire 2005-2006 : La section maternelle, La section primaire et La section secondaire

La section secondaire organise en son sein six options à savoir : le Latin-philo, la Math-physique, la Chimie-biologie, la Pédagogie générale, la Technique commerciale et gestion et la Mécanique générale. Il convient de signaler que le complexe scolaire les Bourgeons doit son fonctionnement grâce aux paiements des frais scolaires mensuels des parents. Ces frais mensuels constituent l'unique source de recettes financières la plus importante, capable de couvrir des nombreux besoins du complexe, d'apporter également des solutions adéquates aux problèmes relatifs au paiement des enseignants, du personnel administratif etc. Mais aussi d'entretenir l'infrastructure et au fonctionnement de l'école.

Son siège social est situé en République Démocratique du Congo, au numéro 13 de la chaussée de KASENGA, B.P.101, au quartier Bel-Air (Bakoa), dans la province du Haut - Katanga, ville de Lubumbashi, commune de KAMPEMBA.

Son activité s'inscrit donc plus précisément dans la tendance novatrice de la révolution de la modernité qui ne cesse jamais de prôner l'amélioration des infrastructures scolaires aussi, laquelle permet d'assurer un enseignement de qualité à Lubumbashi.

II.1.1.1Missions du CSB

Le complexe scolaire les Bourgeons est une institution privée d'enseignement primaire et secondaire qui a pour mission de former la jeunesse congolaise artisan et future cadre dans tout le domaine. Il poursuit comme objectifs :

II.1.2 Partenaire économique d'organisation

Dans son activité économique, le complexe scolaire les bourgeons interagit avec les partenaires suivants :

- L'agence de sécurité privée Force one qui sécurise les installations en collaboration avec la Police nationale congolaise ;

II.1.3. Organigramme et description des postes de travail

L'organigramme hiérarchique du complexe scolaire les bourgeons se présente comme suit :

1. Le promoteur : qui est l'initiateur dont ses tâches consiste à organiser le financement et la réalisation de plans de construction.

2. L'Administrateur gestionnaire : il est chargé des affaires publiques ou privées de l'institution et assiste le promoteur dans tâches.

3. L'Administrateur de budget : il est le comptable prévisionnel des recettes et des dépenses annuelles et effectue des achats prévus.

4. Le préfet des études :il est l'autorité compétente officiellement reconnue pour gérer, administrer l'école avec l'assistance des autres membres du comité de direction et rendre compte au gestionnaire des écoles c'est-à-dire le coordinateur. Ses missions principales sont :

- Faire le suivi individualisé des élèves du point de vue éducatif et pédagogique, en liaison avec le conseillé principal d'éducation et le professeur principal ;

- Il coordonne toutes les activités au sein de l'école et veille à l'application des directives du Ministère de l'Education Nationale et de toutes les autorités hiérarchiques ;

- Il veille à ce que les enseignements soient bien donnés conformément au programme national ;

- Il tient aussi des réunions pédagogiques et contrôle l'enseignement au sein de l'école ;

- L'élaboration et l'application des horaires des cours, des interrogations et des examens pour chaque année scolaire, il contrôle les présences, les absences, les retards du personnel et élèves ;

6. Le directeur de discipline : Ses tâches sont les suivantes : - Il est le patron de la discipline des élèves ; - Il veille et maintient l'ordre et la discipline à l'école ; - Il est secondé par des surveillants et des ouvriers pour garder la discipline une fois qu'il est empêché.

7. Le directeur de la section primaire et ou la directrice de la section maternelle : ils sont chargés de la responsabilité d'un établissement scolaire et détermine l'orientation générale des élèves.

9. Le cassier : - Tenir la caisse, - Percevoir les paiements, - Contrôler les encaissements et les dépenses faites.

- Tenir à jour le suivi des tâches et exécuter toute autre tâche demandée à la hiérarchie ;

- Saisir et imprimer les lettres administratives ; Faire le rapport à la hiérarchie ;

- Rédiger les lettres, donner des numéros aux lettres reçues et expédiées ;

- Codifier les lettres et classement des lettres ; - Soumettre les lettres écrites au chef d'établissement pour signature.

- Ils assurent un bon encadrement de leurs élèves ; - Ils sont destinés à transmettre une connaissance de qualité aux élèves ;

12. Ouvrier : par rapport à son habilité pratique, il assure la sécurité des élèves, effectuer le travail manuel ou mécanique dans la cour.

II.1.4 Délimitation du domaine d'étude

Un domaine d'étude regroupe un ou plusieurs domaines fonctionnels ayant un même niveau de priorité. Pour notre étude de cas, nous avons observés la direction du complexe scolaire les bourgeons et le sous-domaine gestion des archives. Ce domaine a été délimité comme tel en fonction de priorité des activités opérationnelles.

II.2. Etude du système d'information existant

II.2 .1 Description textuelle des activités du domaine d'étude

Le processus des archives commence quand le secrétaire dépose le document auprès du Directeur des études qui les contrôle et propose le préfet des études s'il ya moyen d'archiver. Le préfet des études procède à la vérification pour deux raisons : soit refuser ou accepter l'archivage. Si le document est accepté, le directeur des études classe et archive le document.

Au besoin, le préfet des études peut effectuer une demande d'archives auprès du directeur des études qui en consulte et autorise le secrétaire d'établir le rapport de retrait d'archives qui sera envoie au préfet des études.

II.2.2 Description des documents

Un document est un rapport sur lequel on peut conserver des informations dans une organisation ou dans un domaine d'étude. Pour notre étude, nous analyserons les différents documents que nous avons trouvés au complexe scolaire Les Bourgeons. Il s'agit :

C'est un document comportant les informations relatives de tous les personnels du complexe scolaire les bourgeons. Il renferme les rubriques suivantes :

C'est un document de classement qui recense toutes les archives conservées ou gardées à la direction. Elle renferme les éléments suivants :

II.2.3 Inventaire des rubriques

L'inventaire des rubriques nous permet de recenser ou d'inventorier toutes les rubriques du domaine étudié. Une ligne dans ce tableau représente une rubrique tans disque une colonne désigne un lot d'informations.

On placera une Astérix dans la case se trouvant à l'intérieur de la ligne et de la colonne, si la rubrique représentée par la ligne se trouve sur le lot d'informations représenté par la colonne.

II.2. Dictionnaire des données

Le dictionnaire de données nous permet d'expliquer les différentes propriétés recensées dans l'inventaire de rubriques.

Une rubrique ou propriété dans le dictionnaire de données sera définit par :

En d'autres termes : le dictionnaire de données est un tableau qui permet de recenser, de classer et de trier toutes les informations (données) collectées lors de l'étude du document.

N°	PROPRIETES	SIGNIFICATION	TYPE	DOMAINE ET TAILLE	R.G
1	Numeromatriculeagent	Le numéro de l'agent	NC	AN-5	Unique
2	Nom	Le nom de l'agent	NC	AN-20	-
3	Postnom	Le post-nom de l'agent	NC	AN-15	-
4	Prenom	Le prénom de l'agent	NC	AN-25	-
5	Attributions	Les attributions de l'agent	NC	AN-30	-
6	Fonction	La fonction de l'agent	NC	AN-12	-
7	Codearchive	Le code d'archives	NC	AN-5	Unique
8	Intitulearchive	L'intitulé de l'archive	NC	AN-40	-
9	Datecreationarchive	La date de création de l'archive	NC	Date (12)	-
10	Datearchivage	La date d'archivage de document	NC	Date (12)	-
11	Codecategorie	Le code de la catégorie d'archives	NC	AN-5	Unique
12	Typecategorie	Le type de la catégorie	NC	AN-15	-

II.3 Description du traitement du système complexe scolaire Les Bourgeons

1. Recensement des acteurs

2. Graphe de flux

3. Diagramme des procédures

II.4 Proposition de solutions d'amélioration du système existant

II.4.1. Points positifs

Bien que leur système soit encore manuel, il n'y a aucune perturbation du système d'archivage au sein du complexe scolaire les bourgeons à cause d'un personnel qualifié, compétant et expérimenté.

II.4.2 .Points négatifs

II.4.3 La proposition d'une nouvelle solution

Afin de résoudre les problèmes surmontés et profiter de l'opportunité des technologies informatiques, nous proposons :

- La mise en place d'une application de gestion permettrait de résoudre les problèmes liés au système d'archivage dans ce complexe scolaire avec une base de données sécurisante permettant au directeur des études de mémoriser les données de tous les archives précités ;

- L'application est sécurisée telle que seul un utilisateur autorisé à accéder à une donnée peut le faire ;

Chapitre III : ETUDE DETAILLEE

Dans ce partie de notre travail, le projet que nous allons présenter est le sous-ensemble du domaine qui l'objet d'une réorganisation, et éventuellement d'une informatisation. Cette concrétisation du projet se traduit par une application constituée d'un ou plusieurs logiciels, d'une ou plusieurs bases des données ou bien d'une infrastructure de réseau^18(*).

III.1 Description des données

III.1.1 Dictionnaire de données épurées

Le dictionnaire de données nous permet d'expliquer les différentes propriétés recensées dans l'inventaire de rubriques.

- Une règle de gestion (R.G) ou observation et/ou une remarque en d'autre termes ou mots ; le dictionnaire de données est un tableau qui permet de recenser, de classer et de trier toutes les informations (données) collectées lors de l'étude des documents. Il se présente de la manière suivante :

N°	PROPRIETES	SIGNIFICATION	TYPE	DOMAINE ET TAILLE	R.G
1	Numeromatriculeagent	Le numéro de l'agent	NC	AN-5	Unique
2	Nom	Le nom de l'agent	NC	AN-20	-
3	Postnom	Le post-nom de l'agent	NC	AN-15	-
4	Prenom	Le prénom de l'agent	NC	AN-25	-
5	Attributions	Les attributions de l'agent	NC	AN-30	-
6	Fonction	La fonction de l'agent	NC	AN-12	-
7	Codearchive	Le code d'archives	NC	AN-5	Unique
8	Intitulearchive	L'intitulé de l'archive	NC	AN-40	-
9	Datecreationarchive	La date de création de l'archive	NC	Date (12)	-
10	Datearchivage	La date d'archivage de document	NC	Date (12)	-
11	Codecategorie	Le code de la catégorie d'archives	NC	AN-5	Unique
12	Typecategorie	Le type de la catégorie	NC	AN-15	-

- N.C (non calculé) : c'est-à-dire que la propriété avec comme type NC n'est pas issue d'un calcul.

- A.N : alphanumérique comme domaine de définition et la propriété ne peut subir des calculs quelconques. De A à Z et de 0 à 9

III.1.2 Structure des données

a) Matrice de dépendance fonctionnelle à source simple

Les propriétés qu'on y trouve sont celles du dictionnaire dont le type est non calculé. Le nombre des lignes dans cette matrice égale au nombre des colonnes et au nombre des propriétés du dictionnaire de données dont le type est non Calculé (N.C).

b) Matrice de dépendance fonctionnelle à source composée

Les propriétés qu'on retrouve dans cette matrice sont des identifiants ainsi que toutes les propriétés non utilisées dans la matrice de dépendance fonctionnelle à source simple. Le but est de relier les propriétés non utilisées à leurs sources. Signalons que pour notre étude de cas cette matrice n'existe pas parque toutes les propriétés sont utilisées.

c) Matrice de clés

La matrice des clés ou matrice des dépendances fonctionnelles entre identifiants. Est constituée des sources (identifiants) qui sont en dépendance fonctionnelle entre elle. En d'autres termes, elle est constituée des identifiants qui identifient d'autres sources.

d) Graphe de clés

f) Modèle conceptuel de données (MCD)

g) Tableau des cardinalités

III.2 Transformation du MCD en MLD

II.2. 1 Règles de transformation

Le passage du modèle conceptuel au modèle logique de données se fait en fonction des règles ci-après :

Chaque entité du MCD devient une table ou une relation dans le modèle logique de données, l'identifiant de l'entité devient une clé primaire de la table ou de la relation. Chaque propriété devient un attribut de la table ou de la relation.

Chaque association non-hiérarchique devient une table ou une relation. La clé primaire de la table ou de la relation sera constituée par la concaténation des identifiant des entités participant dans l'association.

Dans le cas d'une association hiérarchique ou CIF liant deux entités, on ajoute dans la table correspondante à l'entité qui à la cardinalité maximale égale à (1,1) ou (0,1) l'entité « FILS » un attribut ou des attributs correspondant à l'identifiant de l'entité « PERE » l'attribut ainsi ajouté joue le rôle de la clé étrangère.

II.2.2 Modèle logique de données

1. TABLEAU DES FLUX

Le tableau de flux est celui qui contient tous les flux recensés. Une ligne décrite en détail un flux.

N^O	NOM FLUX	TYPE	EMETTEUR	RECEPTEUR	PROPRIETES	SIGNIFICATION
1	Document présenté	Interne	Secrétaire	Directeur des études	Codearchive - Intitulearchive - Datecreationarchive - Datearchivage	Le secrétaire présente le document auprès du directeur des études.
2	Archivage proposé	Interne	Directeur des études	Préfet des études	Idem1	Le directeur des études propose au préfet d'archiver le document.
3	Document refusé	Interne	Préfet des études	Directeur des études	Idem2	Si ce ne pas important, le préfet des études refuse d'archiver le document
4	Document accepté	Interne	Préfet des études	Directeur des études	Idem3	Le préfet accepte d'archiver le document
5	Document archivé	Interne	Directeur des études	Directeur des études	Idem4 + Numeromatricul eagent - Nom - Postnom - Prenom - Attributions - Fonction Codecategorie - Typecategorie	Le directeur des études archive le document.
6	Demande d'archives interne	Interne	Préfet des études	Directeur des études	Idem5	Le préfet des études demande une archive auprès du directeur des études.
7	Archives consultées	Interne	Directeur des études	Secrétaire	Idem6	Le directeur des études consulte les archives et demande au secrétaire de faire le rapport.
8	Edité apport d'archivage	Interne	Secrétaire	Préfet des études	Idem7	Le secrétaire édite le rapport d'archivage.

2. TABLEAU DES EVENEMENTS

On appel évènement, un fait dont l'apparition va déclencher une réaction au sein de l'organisation ou dans un domaine. L'occurrence (la réalisation) de l'évènement entraine le déroulement d'activités ou opérations^19(*)

Dans ce tableau nous considérons tous les flux dont le récepteur est un acteur interne qui réagit. Ces flux deviennent des évènements internes si l'émetteur est un acteur interne est des évènements externes si l'émetteur est un acteur externe.

N^O	NOM EVENEMENT	TYPE	EMETTEUR	RECEPTEUR	PROPRIETES	SIGNIFICATION
1	Document présenté	Interne	Secrétaire	Directeur des études	Codearchive - Intitulearchive - Datecreationarchive - Datearchivage	Le secrétaire présente le document auprès du directeur des études.
2	Archivage proposé	Interne	Directeur des études	Préfet des études	Idem1	Le directeur des études propose au préfet d'archiver le document.
3	Document accepté	Interne	Préfet des études	Directeur des études	Idem3	Le préfet accepte d'archiver le document
4	Document archivé	Interne	Directeur des études	Directeur des études	Idem4 + Numeromatricul eagent - Nom - Postnom - Prenom - Attributions - Fonction Codecategorie - Typecategorie	Le directeur des études archive le document.
5	Archives consultées	Interne	Directeur des études	Secrétaire	Idem6	Le directeur des études consulte les archives et demande au secrétaire de faire le rapport.
6	Edité rapport d'archivage	Interne	Secrétaire	Préfet des études	Idem7	Le secrétaire édite le rapport d'archivage.

5. TABLEAU DES ACTIONS INDUITES

6. TABLEAU DES OPERATIONS

7. TABLEAU DE SYNCHRONISATION

A ce point, nous représentons le tableau de synchronisation c'est-à-dire la combinaison des deux ou plusieurs événements qui déclenchent une même opération. Notre tableau se construit de cette façon :

8. TABLEAU DES REGLES D'EMISSION DES RESULTATS

Dans ce tableau, nous allons regarder dans le tableau des opérations dans la colonne résultat l'opération qui nous donne au moins deux résultats conditionnels.

9. GRAPHE D'ORDONNANCEMENT DES EVENEMENTS

C'est un graphe qui met en évidence les événements internes ordonnés tout en associant les événements externes et les résultats des opérations. Il peut se présenter d'une manière verticale ou horizontale. Pour notre cas d'étude, nous avons opté le GOE verticale représenté de cette façon :

10. Construction du modèle conceptuel des traitements (MCT)

A. Modèle organisationnel de traitement (MOT)

INTRODUCTION

Le modèle Organisationnel des traitements s'attache à décrire des traitements non traiter par le modèle conceptuel de traitements, c'est-à-dire : le temps, les ressources, le lieu. Le M.O.T consiste donc à représenter le M.C.T dans un tableau dont les colonnes sont la durée, le lieu, les responsables et ressource nécessaires à une action.^20(*)

Selon Michel DIVINE, les M.O.T définissent ce que fait chaque poste de travail, qui fait quoi ? ; Préalablement à ces modèles, l'organisation des postes de travail, Qui ?, est définie.^21(*)

Le Modèle Organisationnelle des Traitement (M.O.T) représente les opérations du Modèle Conceptuel des Traitements sous une forme détaillée. Puisque l'organisation interne de l'entreprise est ici prise en compte. Il décrit ce que font les gens du métier (leurs taches ou phase) dont certaines sont informatisées.

B. DIAGRAMME DE CICRCULATION DES INFORMATIONS

C. TABLEAU DE REPARTITION DE TACHE HOMME-MACHINE

Chapitre IV : DEPLOIEMENT DE L'APPLICATION

IV.1 Développement de la base de données

En ce qui concerne la base de données, nous avons utilisés le système de gestion de base de données (SGBD) ACCESS 2013.

IV.2. Développement de l'application Dot net 2012

a) L'algorithme : est un moyen pour le programmeur de présenter son approche du problème à d'autres personnes. En effet, un algorithme est l'énoncé dans un langage bien défini d'une suite d'opérations permettant de répondre au problème.

b) La programmation : est un ensemble de séquences d'instructions qui permettent de donner des ordres à l'ordinateur^22(*).

b) Le langage de programmation : est l'intermédiaire entre l'humain et la machine, il permet d'écrire dans un langage proche de la machine mais intelligible par l'humain les opérations que l'ordinateur doit effectuer^23(*).

c) On appelle « langage informatique » : un langage destiné à décrire l'ensemble des actions consécutives qu'un ordinateur doit exécuter. Un langage informatique est ainsi une façon pratique pour nous (humains) de donner des instructions à un ordinateur^24(*).

Il existe des milliers de langages de niveau élevé, pour tous goûts et toutes applications qui peuvent être utilisés pour réaliser une application pouvant répondre aux difficultés de gestion des enregistrements de nouveau-nés dans un hôpital. Quelques uns des plus connus: C, C++, Pascal, Java, python, Visual Basic, ...

Pour ce qui nous concerne, nous avons choisie le langage de programmation Visual Basic ; ce choix se justifie par le fait qu'il est un des langages orientés objets que nous avons appris au cours de notre formation et qui a été au moins maîtrisé pour la pratique dans les applications.

Précisément, nous avons travaillés avec le Visual Basic 2012 Express dans sa nouvelle version professionnelle pour la construction des formulaires, des différents objets et la conception du code permettant de les manipuler.

D'après O. MOURSLI et N. SOUCHON, Visual Basic (VB) .Net introduit à la programmation multi-fenêtrée sous MS Windows en exposant les outils de base de VB. Il introduit à la programmation de bases de données^25(*).

IV.3. Interface

Cette interface permet à tout archiviste de l'application de s'authentifier et de poursuivre les autres opérations.

L'interface coordonnées archivistes nous aide à connaitre toutes les informations relatives d'un archiviste au moment du classement des archives.

Cette interface contient toute les informations relatives du document d'archives.

Cet écran aidera l'archiviste de classer les documents archivés par catégorie afin de les retrouver rapidement au moment de la recherche.

CONCLUSION GENERALE

Nous sommes arrivés au seuil de notre travail de fin de cycle intitulé « Mise en place d'une application informatique de gestion des archives dans une école». Cas du Complexe scolaire les Bourgeons.

Notre préoccupation majeure était celle de voir comment l'informatique arrive-t-elle à résoudre les problèmes liés au système d'archivage au sein du Complexe Scolaire Les Bourgeons. Après une longue période d'observation et d'analyse, chaque fois que si l'année scolaire s'achève plusieurs documents administratifs sont déposés à la direction de l'école au fur et à mesure de l'échéance.

De ce qui précède, nous voudrions aider efficacement les responsables de cet établissement scolaire concernant leur mode de gestion manuelle en relevant les faiblesses pour combler efficacement les lacunes par la recherche de tout les documents archivés après un temps donné afin de rendre rationnel cet usage courant. Pour y arriver, notre travail a été subdivisé en quatre chapitres de manière ci-après :

- Le chapitre I : Concepts et considérations théoriques, dans cette partie, nous allons définir les concepts clés de notre sujet de travail afin de bien le comprendre et l'utilisation de la méthode.

- Le chapitre II : Étude préalable ou préliminaire, dans lequel, nous allons faire la description textuelle et la modélisation des aspects conceptuels, organisationnels, et quelques aspects logiques et opérationnels du système d'information proposé à partir des données collectées dans notre domaine d'étude.

- Le chapitre III : Étude détaillée ou projet particulier, dans lequel, nous allons décrire les aspects qui seront informatisés en incluant les spécifications détaillées en vue de la conception fonctionnelle et la conception technique (architecture des programmes et des bases de données.

Chapitre IV : Mise en oeuvre de l'application et la maintenance, dans ce chapitre il sera question de matérialiser la solution de part l'analyse détaillée en définissant le choix du langage de programmation VB.NET 2012 en occurrence et le choix du système de gestion de base de données MS ACCESS ainsi La présentation des interfaces fera l'objet aussi de ce dernier chapitre.

BIBLIOGRAPHIE

I. OUVRAGES

1. Christelle, BOUCHETAL. 2002. Mise en place d'un système d'archivage électronique et étude d'un modèle de GED, Paris, Eyrolles, Page 64.

2. C. LUEMBA, E. MWENDANGA et J. BANTU BABU, Initiation à l'informatique, 4^ème années Humanités, Pauline Librairie, p.13

3. Danilo, JACQUES. 2005. Mise en place de la dématérialisation dans les cabinets des experts comptables, Paris. La découverte. Page 43.

4. DI GALLO Frédéric, méthodologie de système d'information/MERISE, cours du cycle probatoire, Ed. Angoulême, 2001, P92

7. GELLERON Remi. 2002. Cours d'analyse informatique master ID. Paris. Université Charles Dégaulle. Page 87

13. Natacha, BEDHIAF. 2010. La gestion des archives au sein d'un établissement d'enseignement supérieur et de recherche. Paris. La découverte. Page 63.

14. NKOKO, F. 2015. Initiation en informatique en première année secondaire, Libraire Saint Paul/Kinshasa, Page 45.

17. VAUQUIER Dominique. 2009. Dérivation du modèle en modèle logique de données. Paris.

II. COURS

1. Dieudonné YAV MUCHAIL. 2019. Cours de séminaire informatique. ISS/jour. G3 INFO.

2. Prof BAVWEZA. 2012. Cours de méthode d'analyse informatique, ISS/Jours .G2 Info/jour

III. DICTIONNAIRE

IV. INTERNET

* ¹ Natacha, BEDHIAF. 2010. La gestion des archives au sein d'un établissement d'enseignement supérieur et de recherche. Paris. La découverte. Page 63.

* ² Christelle, BOUCHETAL. 2002. Mise en place d'un système d'archivage électronique et étude d'un modèle de GED, Paris, Eyrolles, Page 64.

* ³ Danilo, JACQUES. 2005. Mise en place de la dématérialisation dans les cabinets des experts comptables, Paris. La découverte. Page 43.

* ⁴ FERREOL GILLES, La dissertation sociologique, ARMAND COLIN, 2000, P. 192, Op.CIT

* ⁵ NKOKO, F. 2015. Initiation en informatique en première année secondaire, Libraire Saint Paul/Kinshasa, Page 45.

* ⁶ C. LUEMBA, E. MWENDANGA et J. BANTU BABU, Initiation à l'informatique, 4^ème années Humanités, Pauline Librairie, p.13

* ⁸ Natacha, BEDHIAF.2010. La gestion des archives au sein d'un établissement d'enseignement supérieur et de recherche, 2^e édition, Paris, La découverte, Page 82.

* ¹¹ EDGAR. 1970. Cours de Base des données. Paris. La découverte. Page 65.

* ¹⁴ - Prof BAVWEZA. 2012. Cours de méthode d'analyse informatique, ISS/Jours .G2 Info/jour

* ¹⁵ VAUQUIER Dominique. 2009. Dérivation du modèle en modèle logique de données. Paris.

* ¹⁶ GELLERON Remi. 2002. Cours d'analyse informatique master ID. Paris. Université Charles Dégaulle. Page 87

* ¹⁷Dieudonné YAV MUCHAIL. 2019. Cours de séminaire informatique. ISS/jour. G3 INFO.

* ¹⁸ Divine, Michel. 1992. Parlez-vous Merise ?, édition Eyrolles, page 52

* ²⁰ DI GALLO Frédéric,méthodologie de système d'information-MERISE,cours du cycle probatoire,Ed.Angouleme ,2001,P92

* ²⁴ OLIVIER ZIMMERMANN et VICTOR FORMATION, Microsoft Visual Basic, AOUT t 2003

* ²⁵ O. MOURSLI et N. SOUCHON, Visual Basic.NET, Université Catholique de LOUVAIN, 2002

Mise en place d'une application informatique de gestion des archives

INTRODUCTION GENERALE

1. Présentation du travail

2. Choix du sujet et intérêt du travail

2. 1. Choix du sujet

2.2 Intérêt du travail

I.2 Etat de la question

3. Problématique et hypothèse

b) Hypothèse

4. Méthode et techniques

1. Méthode

2. Techniques de recueil de données

5 Délimitation du sujet

b) Délimitation temporelle

6. Subdivision du travail

Chapitre I : CONCEPTS ET CONSIDERATIONS THEORIQUES

I.1. Introduction

I.2. Définition des Concepts

I.3.Considération théorique

I.3.1.Théorie sur la conception du système d'information avec Merise

Pour parvenir à la conception et à l'analyse de notre système informatique, nous nous sommes basés sur la méthode « MERISE ».

2. Niveau organisationnel ou logique

I.4. Théorie sur la conception

I.4.1. Etude de données

3. Les dépendances fonctionnelles

a) Matrice de dépendance fonctionnelle à source simple

4). Matrice de clés

6) Structure d'accès théorique (SAT)

7) Le modèle conceptuel de données (MCD)

8. Tableau des cardinalités

I.4.2. Etude de traitement de données

2. Tableau des acteurs

3. Tableau de Flux

4. Tableau des événements

5. Tableau des événements résultats

6. Tableau des actions induites

7. Tableau des opérations

8. Tableau des synchronisations

9. Règle d'émission des résultats(RER)

10. Graphe d'ordonnance des événements (GOE)

11. Modèle conceptuel des traitements

1.5. Niveau Logique de Données

I .5.1. Règle de transformation du MCD au MLD

I.5.2. Optimisation

2. La quantification du sous-schéma logique

I.5.3. Démarche de la quantification

I .5.4. Calcul de l'encombrement

En fin, pour avoir une bonne base de données nous devons analyser aussi selon la notion de normalisation.

I.6. Niveau Logique et Organisationnel

I.6.1 Modèle Logique de Données (MLD)

1.6.7. Modèle Organisationnelle de traitement

1.7. Théorie de base sur la programmation

1.7.1. Choix du langage de programmation

1.7.2. But de la Programmation

1.7.3. Système de Gestion de Base de Données (SGBD)

Chapitre II : ETUDE PREALABLE

II.1 Présentation du champ de recherche

II.1.1 Dénomination, statut juridique, secteur d'activité, siège d'activité du complexe scolaire les bourgeons

II.1.1.1Missions du CSB

II.1.2 Partenaire économique d'organisation

II.1.3. Organigramme et description des postes de travail

II.1.4 Délimitation du domaine d'étude

II.2. Etude du système d'information existant

II.2 .1 Description textuelle des activités du domaine d'étude

II.2.2 Description des documents

II.2.3 Inventaire des rubriques

II.2. Dictionnaire des données

II.3 Description du traitement du système complexe scolaire Les Bourgeons

1. Recensement des acteurs

2. Graphe de flux

3. Diagramme des procédures

II.4 Proposition de solutions d'amélioration du système existant

II.4.1. Points positifs

II.4.2 .Points négatifs

II.4.3 La proposition d'une nouvelle solution

Chapitre III : ETUDE DETAILLEE

III.1 Description des données

III.1.1 Dictionnaire de données épurées

III.1.2 Structure des données

a) Matrice de dépendance fonctionnelle à source simple