c - Documentation des
politiques et procédures
Les politiques du cabinet doivent être formulées
de façon claire et concise dans un document écrit afin de
s'assurer que le sens de la politique sera bien assimilé par tous les
membres. Le processus d'examen des politiques documentées d'un cabinet
fournit l'occasion de chercher la réponse aux questions :
v Les politiques correspondent-elles aux objectifs permanents
du cabinet ?
v Sont-elles compatibles avec les normes
professionnelles ?
v Quelles sont les procédures d'application des
politiques du cabinet ?
v Existent-ils des formulaires, des listes de contrôles
et des feuilles de travail standards garantissant l'uniformité dans
l'application des procédures ?
Les procédures élaborées pour satisfaire
aux politiques du cabinet doivent être écrites et
communiquées aux personnes concernées. La démarche
qualité doit être formalisée dans un manuel qualité.
Les petits cabinets peuvent juger inutile de documenter leurs politiques. Mais
sans cette documentation, le cabinet sera incapable de vérifier le bon
fonctionnement de son système qualité ni de prouver ses pratiques
dans le cadre d'une procédure de contrôle qualité
organisée par les instances de l'ordre.
d- Lancement progressif du
système
Une fois les procédures et politiques du système
qualité établies et bien documentées, il est essentiel
d'obtenir l'approbation de la direction du cabinet avant leur mise en oeuvre. A
ce stade de mise en service du système, « il s'agit de
faire ce qu'on a écrit ». Le lancement du système
doit en effet être effectué de manière
méthodologique pour que les collaborateurs puissent s'adapter aux
nouvelles exigences ce qui facilitera la mise oeuvre du système
qualité et assurera le succès de la démarche.
Il ne s'agit pas de diffuser les procédures et de
demander à ce qu'elles soient appliquées ; il faut dans un
premier temps les expliquer et les présenter tout en sensibilisant leurs
destinataires aux objectifs fixés. Il est sans doute important de
souligner que les politiques et procédures d'un cabinet ne sont pas
figées, on doit les réviser et les mettre à jour pour
tenir compte de l'évolution perpétuelle du contexte dans lequel
le cabinet exerce ses activités.
En termes d'exigence qualité, la mise en service du
système qualité n'est pas suffisante, il est nécessaire
d'en assurer le suivi.
Schéma de la phase
de mise en place
Diagnostique de l'existant Description des procédures
actuelles
Repérer les forces et les faiblesses du système
existant
Dresser la liste des éléments de contrôle
de qualité à mettre en place
Elaboration des politiques et procédures du SCQ
Approbation de la direction
Présenter Expliquer Sensibiliser
Documentation SCQ Manuel qualité
Lancement progressif du système Faire ce que l'on a
écrit
Source : Malamane Mouna :
« Conception et mise en place d'une démarche qualité
dans les cabinets d'Expertise comptable au Maroc » 2003, p71
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