Politique d'approvisionnement et de gestion des stocks à la Compagnie Béninoise de Textiles de Lokossa

Paragraphe 2 : Suggestions qualitatives

· la CBT doit procéder à l'établissement d'une base de donnée renseignant sur la cadence de consommation de toutes ses matières afin de trouver la politique de réapprovisionnement qui convient à chacune d'elle. Cela permettra d'éviter les ruptures de stock, les sur-stockages, les risques de surfacturation, etc ;

· la CBT doit aussi penser à l'élaboration d'une procédure d'achat de coton chez d'autres fournisseurs autres que la SONAPRA ;

· elle doit pouvoir planifier son cycle d'achat allant du lancement des commandes jusqu'à leurs consommations. Pour ce faire, nous lui proposons l'utilisation d'un graphe, à travers l'ordonnancement qui est une application directe des méthodes de recherche des chemins optimaux dans un graphe.

· pour la gestion rationnelle des commandes, nous lui suggérons une évaluation des coûts de possession des stocks et de lancement des commandes. Cette évaluation lui permettra de connaître aujourd'hui la validité des paramètres de gestion tels que la quantité optimale à commander et la périodicité des commandes. Le choix d'une méthode de réapprovisionnement des produits permettra d'éviter les achats anarchiques et risqués effectués au cours de la production.

· l'évaluation globale de la rentabilité faite actuellement à la CBT ne reflète aucune réalité. Nous lui suggérons une évaluation de la rentabilité par produit. Ainsi une mise en place d'une comptabilité analytique efficace s'avère indispensable. Elle permettra de maîtriser les charges d'exploitation et renseignera sur les produits et les secteurs d'activités porteurs ou non afin d'analyser leur performance.

Mais cette mise en place ne peut se faire du jour au lendemain. Nous lui recommandons de se servir de celle mise en place actuellement en la perfectionnant afin de suivre les charges d'exploitation de chaque produit. La rentabilité par produit peut être aussi déterminée par la méthode dite ABC. Cette méthode est recommandée pour la gestion rationnelle des stocks à cause de leurs diversités. Elle permet de scinder la gamme de produits en 3 groupes :

Groupe A : 10% de produits finis contribuent à l'obtention de 70% du chiffre d'affaires ou de la marge. Ce groupe doit être géré avec beaucoup de rigueur ;

Groupe B : 30% de produits finis participent à 20% du chiffre d'affaires ou de la marge. Les produits relevant de ce groupe peuvent être géré avec moins de rigueur ;

Groupe C : 60% produits finis participent à 10% du chiffre d'affaires ou de la marge. Les produits relevant de ce groupe peuvent être géré avec laxisme.

L'importance de cette méthode est de concentrer les efforts de gestion qui représente pour une grande partie un élément fondamental dans la rotation de l'investissement ;

· la CBT doit se procurer un logiciel de gestion des stocks et former ses agents à son utilisation ;

· la CBT devrait revoir le rangement de son magasin de pièces de rechange et de consommable dans la production. Pour cela, il faut la conception d'étiquette d'identification devant chaque article, l'élaboration d'une fiche retraçant l'identité de tous les articles en stock (non, numéro de casier, etc.) afin de faciliter leur recherche ;

· aussi, doit- elle penser au rangement des articles encombrant en grandeur de nombre en des lots afin de faciliter leur comptage lors des inventaires et surtout veillez au respect de l'épuisement d'un lot avant l'entame d'un autre ;

· la CBT doit aussi penser à la mise en stock des pièces de rechange restant dans les caisses et à la disposition correcte des pièces de rechange et autres articles disposés en désordre dans le magasin de pièces. Pour ce faire, nous lui recommandons la construction d'un autre magasin en vue du désengorgement de ceux existants ;

· malgré les inventaires produits, il faut noter que l'inventaire des encours ne reflète pas encore la réalité à cause des méthodes inadéquates utilisées. Nous lui suggérons, vu la participation d'une partie chinoise dans la gestion de la société, l'importation des méthodes d'évaluations des encours de la China Textile Industrial Corporation for Foreign Economic and Technical Corporation ;

· la CBT doit aussi penser à l'utilisation pleine de sa capacité de production ;

· la CBT devra désormais procéder à une évaluation réelle de tous ces éléments d'actifs et de passifs, de ces charges et produits afin que les états financiers reflètent la réalité économique, financière et comptable de la société ;

· nous suggérons aussi, en considérant que la partie chinoise peut importer l'expérience pratique de la Chine pour la gestion de la CBT, la création d'un service des coûts et de leurs prévisions ce qui éviterait ou réduirait les énormes pertes de change que la CBT subit actuellement ;

· un contrôle efficace de la gestion du niveau du stock devrait être institué. Ainsi il y aurait :

o Un stock d'alerte à partir duquel des commandes seront déclanchées au moment opportun

o Un stock minimal et un stock maximal. Cette suggestion pourrait être appliquée aux produits sensibles dont la mauvaise gestion empêcherait le fonctionnement du cycle d'exploitation.

· Concernant l'organisation structurelle de la maison, nous suggérons ce qui suit :

· la gestion physique du stock requerrant assez de compétences, des recyclages périodiques sont nécessaires pour tous les agents qui y sont impliqués à divers niveaux. La CBT doit donc penser à la formation de tous ses agents intervenant dans le cycle de gestion des stocks quelque soit leur emplacement dans l'entreprise.

· la création d'une Direction des achats et des stocks ce qui permettrait la gestion des approvisionnements et des stocks par des agents affectés pour ce travail ;

· l'élaboration d'un manuel de procédures administrative, financière et comptable afin que les responsabilités de chacun soient clairement définies.