Système administratif comptable de la SOCADA

III..5. Fonctionnement de la trésorerie

a)- La caisse

Si l'objectif principal de l'entreprise est la réalisation du bénéfice, il ne pourra être atteint qu'à condition que sa trésorerie soit « saine ». C'est alors qu'il a été mis sur pied à la SOCADA - Yaoundé un système de surveillance des disponibilités, le contrôle des transactions avec les préoccupations de gestionnaire de la structure, compte tenu du fait que la majorité des opérations sont axées sur la caisse. A ce niveau se trouve un caissier qui s'occupe des mouvements d'entrée et de sortie d'espèce donc il constate sur des documents de caisse de la manière suivante :

Ø Un carnet de reçu : Mentionnant l'ensemble des versement de toute nature que ce soit sur lequel est porté le montant, le motif de règlement, la partie versante, la destination de cet encaissement ; il est délivré en 3 exemplaire

· . Un exemplaire (original) à la partie versante

· . Un exemplaire pour la comptabilité et les imputations

· . Un exemplaire restant en souche pour les éventuels contrôles.

Ø Un carnet des pièce de caisse pour les décaissement : Mentionnant toutes les sorties d'espèces effectuées, qui doit toujours être autorisée par le directeur de l'agence. Sur cette pièce de caisse est portée tous les détails concernant l'opération, une zone est réservée pour l'imputation (compte à débiter) elle est délivrée aussi en 3 exemplaire.

Ø Le livre de caisse : A la fin de chaque journée il y est dressé un état récapitulatif de tous les mouvements de la caisse (encaissement et décaissement) distinguant d'une part les reports précédent et d'autres part les transactions de la journée le total et la solde.

Ø Etat de contrôle hebdomadaire : A la fin de chaque semaine le chef comptable procède au rapprochement de l'existant en caisse et la comptabilité au terme duquel il dresse un document donnant la situation de la caisse avec les éventuels écarts. Exemple d'illustration du fonctionnement de la caisse donnée en annexe.

b)- Banque et état de rapprochement bancaire

Pour ce qui est des opérations de banque on distingue : Des virements de fonds, lorsqu'il s'agit d'un versement d'espèce ou d'un retrait d'espèce à la banque ; des versements effectuer par un client en règlement de leurs créances ou par dépôt d'un cheque ; le paiement des factures fournisseurs s'effectue par la direction financière de Douala. Il arrive parfois que la créance d'un client soit différente et n'intervient qu'après un certain délai, dans ce cas la dette du débiteur peut être matérialisée par un effet de commerce. On distingue

· La lettre de change lorsque le document est établi par l'entreprise.

· Le billet à ordre lorsque le document est établi par le client

Deux fois par mois, il est effectué un contrôle entre le compte « banque » et le relevé de compte envoyé par l'établissement financier c'est ce qu'on appelle état de rapprochement. La banque SGBC et la SOCADA ont des comptabilités réciproques. Toutefois une opération inscrite au débit du compte « banque » de la SOCADA doit donc se trouver au crédit sur le relevé envoyé par la banque et réciproquement.

Mécanisme de traitement

L'on doit retrouver les mêmes éléments dans les deux comptabilités. Il faut procéder de la manière suivante : On édite d'abord l'état du grand livre des comptes généraux compte 521420 banque mentionnant toutes les opérations réalisées avec la banque durant cette période.

§ Vérifier le solde initial des comptes réciproques

§ Reporter dans l'état de rapprochement le solde final des comptes réciproques.

§ Effectuer la comparaison entre tous les montants du compte banque tenu par la SOCADA et le compte SOCADA tenu par la banque.

§ Pointer et inscrire au compte banque tenu par la SOCADA les opérations non comptabilisées dans l'entreprise, mais enregistrées sur le relevé banque.

§ Pointer et inscrire au compte SOCADA à la banque les opérations comptabilisées dans le compte de la SOCADA, mais pas sur le relevé de compte.

§ Les soldes initiaux et les sommes cochées à la première étape ne sont pas inscrites dans le compte « banque » ni dans le relevé bancaire puisque la régularisation à lieu à l'état de rapprochement (document titré « pointage, justification »).

Le schéma suivant permet de visualiser ces différentes saisies.

Chèque N°....

Fournisseur

Doit : SOCADA

Facture :......

Facture N°....

Facture N°....

Facture N°....

Client X

Ticket Comptable N°

N°cpte		D	C

Bordereau de saisie

Dates	Documents		N°cpte	somme	D/C
	nature	N°

Ecriture comptable (provisoire)

Micro-ordinateur

Base de données