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Procédures comptable d'une caisse d'epargne et de crédit

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par Kouamé Lefèvre MALANHOUA
ISI HEC - BTS 2007
  

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DEDICACE

Nous dédions avant tout propos, ce présent rapport de stage au Seigneur Jésus Christ pour nous avoir donné la force et le courage lors des moments difficiles durant ces deux années de formation.

A sa très humble Mère, la Sainte Vierge Marie pour toutes les grâces obtenues.

A nos défunts parents : Koffi Malanhoua et Acka N'guessan.

A Monsieur et Madame N'tha et à leur enfant pour leur soutien sans failles.

A Madame Zrangoh née Ouedraogo Fatoumata et ses enfants.

A mes frères et soeurs: Aimé; Mariette; Yvette; Valery; Aubin ; Fulgence.

A tous mes professeurs à ISI HEC1(*).

A mes amis (es) : Affo Landry ; Sialou Sylvie ; Cynthia Yolande... 

Merci et que Dieu vous bénisse !

REMERCIEMENT

Il apparaît opportun de commencer à remercier certaines personnes notamment :

Monsieur KONAN Olivier2(*) pour m'avoir accordé ce stage.

Monsieur KOUKOU Guy Roger3(*) pour son attention particulière.

Monsieur DOUMBIA Djéri4(*), mon maître de stage, qui m'a formé et accompagné tout au long de cette expérience professionnelle avec beaucoup de patience et de pédagogie.

Enfin, nous ne pouvons oublier le reste du personnel de la C.E.C.E5(*) Riviera-Anono :

· Monsieur SAHONNE Innocent6(*)

· Mademoiselle KWAMI Delima Rose7(*)

· Madame DOGBO Julienna8(*)

· Mademoiselle DJABOUET Charlotte9(*)

AVANT PROPOS

Ecole agréée par l'Etat, l'Institut Supérieur International des Hautes Etudes de Commerce et de Gestion a pour vocation de former des techniciens supérieurs dans les filières tertiaires :

ü BTS Informatique de Gestion

ü BTS Finances Comptabilité

ü BTS Gestion Commerciale

C'est plus précisément dans la filière de Finances Comptabilité que nous avons suivi, durant deux années, notre formation. Après celle-ci, les étudiants sont soumis à un examen qui leur permet d'obtenir le brevet de technicien supérieur. Ensuite, il est prévu un stage pratique obligatoire. Vise essentiellement à permettre au stagiaire d'allier la théorie à la pratique. A l'initier au rythme de travail au sein d'une entreprise. A la fin du stage, qui doit durer au minimum deux (2) mois, l'étudiant est amené à rédiger un rapport de stage, qu'il aura à soutenir devant un jury, pour la validation de son diplôme.

INTRODUCTION

La Caisse d'Epargne, de Crédit et de Création d'Entreprise (C.E.C.E) est, comme son nom l'indique, spécialisée dans l'épargne et l'octroi de crédits aux populations à faible revenus. Elle promeut les activités génératrices de revenus.

Pour pouvoir maîtriser, contrôler les charges qu'elle engage et les produits engendrés, et surtout, de mieux suivre l'évolution de son patrimoine , la C.E.C.E dispose à son sein d'un service comptabilité.

Dans l'intention de mieux cerner les missions assignées au comptable, nous avons pu effectuer un stage au sein de l'agence de la Riviera-Anono et travailler autour du thème : PROCEDURES COMPTABLES D'UNE CAISSE D'EPARGNE ET DE CREDIT. CAS DE LA C.E.C.E RIVIERA-ANONO.

La méthodologie d'approche du sujet, nous a conduit à une analyse documentaire suivie de questionnaires. Nous avons fait de nombreuses observations au sein dudit service durant ces deux mois de stage. Les difficultés, nous en avons rencontrés. Nous faisons allusion au traitement de certains fichiers confidentiels qui par moment nous échappaient. Dans l'ensemble, les choses ce sont bien passés. Et nous croyons que l'étude que nous avons menée permettra de dynamiser d'autres institutions de microfinance.

Nous ne saurons faire une étude détaillée sans présenter au préalable l'institution et parler de son organisation.

PREMIERE PARTIE

PRESENTATION DE L'INSTITUTION

PRESENTATION DE LA C.E.C.E RIVIERA-ANONO

1 Naissance

En l'an 2005, sur l'initiative de monsieur Gaston Atta Kessé10(*) et d'autres partenaires, a pris naissance à Abidjan, la caisse d'Epargne, de Crédit et de Création d'Entreprises (C.E.C.E) Riviera-Anono. Elle a été agréée le 8 Aout 2007 par l'arrêté ministériel n° 249/MEF/DGTP/DM.

La C.E.C.E, sise à la Riviera-Anono immeuble Moké, est une banque de proximité qui offre ses services financiers aux clients exclus par la banque classique ou population à faibles revenus. Cette mission est en phase avec le développement durable.

2 Mission et objectifs

La C.E.C.E Riviera-Anono a pour objectif essentiel d'offrir de meilleures perspectives, d'assurer durablement la réduction de la pauvreté et de participer au processus du développement économique, social et humanitaire de toutes les populations, en particulier de ses membres.

Elle compte améliorer concrètement le niveau de vie des membres, tout en renforçant leurs économies. La C.E.C.E contribue à faciliter l'intégration de cette population pauvre au sein des flux économiques, tout en soutenant des marchés locaux et en augmentant les opportunités économiques par la création de nouveaux emplois, de nouveaux investissements et de nouvelles infrastructures.

Pour atteindre ce challenge, la C.E.C.E Riviera Anono:

- Collecte l'épargne de ses membres et leur consentit des crédits ;

- Favorise la solidarité et la coopération entre ses sociétaires ;

- Motive la conception de projets ;

3 Organisation structurelle

La structure est l'ossature formelle sur laquelle repose l'ensemble des activités d'une institution. L'organisation structurelle de la C.E.C.E Riviera Anono est aisément perceptible à travers son organigramme qui présente schématiquement les liens hiérarchiques et les responsabilités. L'organigramme11(*) de la C.E.C.E Riviera Anono est un excellent moyen d'information qui met en relief les tâches à remplir par les différents services et responsables dans l'institution.

La C.E.C.E de façon générale, est animée, gérée et contrôlée par des représentants élus et des techniciens salariés.

· Le conseil d'Administration (CA)

Il est chargé d'administrer la caisse et de défendre les intérêts et ceux des membres.

· Le Comité de Surveillance (SC)

Il est chargé de la surveillance de la régularité des opérations et du contrôle de la gestion conformément aux lois, règlements et textes en vigueur.

· Le Comité de Crédit (CC)

Il est chargé de gérer le crédit conformément à la politique et aux procédures définies en matière de crédit.

La gestion quotidienne est du ressort de la direction générale

Comme toutes les caisses auxiliaires, la C.E.C.E Riviera Anono fonctionne de façon autonome et est structurée de la manière suivante :

· Le Chef d'Agence ou Gérant

Il est chargé de la gestion quotidienne de la caisse qui lui est confiée. C'est le patron opérationnel. Le gérant doit s'assurer du bon fonctionnement de son agence. Aussi, il doit veiller à ce que les opérations de caisse (retraits et dépôts) se déroulent normalement, que les clients sont satisfaits, que les crédits sont octroyés selon la procédure décidée par le comité de crédit.

· L'Agent de Crédit

Il est chargé de faire le constat des demandes de crédits au chef d'agence. L'agent de crédit s'occupe par la suite du suivi des remboursements.

· Le Conseiller Clients

Il a pour mission d'aider les clients dans le choix des produits proposés par la C.E.C.E.

· Les Agents Commerciaux

Ils ont pour principale mission d'accroître les adhésions.

Les commerciaux représentent la force de vente de l'Agence. C'est par leurs actions que l'Agence peut recevoir des clients. Les agents commerciaux sont aussi chargés de collecter les fonds des souscripteurs ne pouvant pas effectuer le déplacement jusqu'aux agences. Chaque commercial doit posséder une excellente compréhension de la microfinance couplée à une très bonne maitrise des produits et services offerts par la C.E.C.E Riviera Anono. En outre, ils doivent être parfaitement au courant de la politique des prix en vigueur dans la C.E.C.E Riviera Anono

· La Caissière

Elle est chargée de l'ouverture des comptes clients, de traiter les opérations de versement, de retrait et de décaissement.

· Le Comptable

Il est chargé du traitement comptable de toutes les opérations de caisse. Le comptable dépend directement du responsable et rend compte à celui-ci, des résultats, des opérations, des solutions, et de l'évaluation de la comptabilité.

4. Prestations et services

4.1 L'épargne

Malgré la période de crise que traverse la Côte d'Ivoire, la C.E.C.E continue son oeuvre à travers ses services de proximité, ses gammes de produits plus adaptées aux besoins des sociétaires.

4.2 L'Octroi de crédits

En vue d'aider ses membres à élaborer des projets ou microprojets, la C.E.C.E Riviera-Anono octroie des prêts. Sont concernés les membres titulaires de compte : EM12(*) ; EM/GA13(*) ; EV14(*) ou ES15(*).

4.3 Le transfert d'argent

La C.E.C.E Riviera-Anono est un partenaire de Money Express. Ses sociétaires ont donc la possibilité de recevoir et d'émettre des mandats.

DEUXIEME PARTIE

ETUDE DU THEME

PROCEDURES COMPTABLES DE LA C.E.C.E. RIVIERA-ANONO

Une procédure comptable est une méthode de description des pistes que devront emprunter les pièces justificatives et le cycle idéal pour la réalisation des travaux comptables.

C'est une série d'étapes selon un ordre routinier et systématique au cours d'un exercice comptable afin :

-de tenir à jour les registres et d'avoir la situation exacte de l'institution en tout temps ;

-de permettre l'élaboration des états financiers se rapportant à l'exercice.

La procédure comptable de la C.E.C.E. Riviera-Anono se résume comme suit :

La délivrance des pièces justificatives.

L'enregistrement chronologique de toutes les opérations au journal général d'opérations.

Le report périodique des sommes dans les comptes correspondants du grand livre.

L'élaboration des états financiers.

I. LA DELIVRANCE DES PIECES JUSTIFICATIVES

Dans le cadre de ses activités, la C.E.C.E. Riviera-Anono effectue des opérations avec ses partenaires (sociétaires et des tiers).

Il s'agit essentiellement des charges engagées, des produits engendrés, de l'ouverture de comptes clients, de l'octroi de prêt et des remboursements de ceux-ci.

Toutes ces opérations sont obligatoirement matérialisées par les pièces justificatives.

On distingue :

Le bordereau de versement16(*) : pour les dépôts de fonds et remboursement de prêt

Le bordereau de retrait17(*) : pour le retrait des clients

Le bordereau de décaissement18(*)  : pour les sorties de fonds de la caisse en vue d'effectuer des dépenses

Le bordereau des opérations diverses19(*) : pour les virements et prélèvements sur compte client.

Tous ces bordereaux sont délivrés par la caissière. Ils serviront à l'enregistrement de toutes les opérations au journal général d'opérations.

II.L'ENREGISTREMENT DES OPERATIONS AU JOURNAL GENERAL D'OPERATIONS

II.1 Présentation

Cette étape consiste à enregistrer chronologiquement toutes les opérations au journal général d'opérations et ceux à partir des pièces justificatives et du journal de caisse.

Chaque opération appelée écriture fait apparaître les éléments suivants :

- la première colonne est réservée à la date de l'opération

- la deuxième colonne est réservée au numéro de pièce comptable

- la troisième colonne est réservée au libellé de l'opération

- les autres colonnes successives mentionnent tous les comptes à débiter ou à créditer.

II.2 L'enregistrement comptable

2.1 L'ouverture d'un compte et dépôt de fonds

2.1.1 Principe

Elle consiste à un dépôt de fonds que le membre confie à la caisse de la Riviera-Anono dans l'attente d'opérations futures. Le client qui désire souscrire, doit au préalable se présenter au conseiller client qui le guidera dans le choix des produits proposés. Ensuite, il lui est remis une fiche de souscription (fiche individuelle) qu'il remplit et à partir de laquelle il est enregistré dans les bases de données de la caisse à travers le logiciel de gestion GEMIFIN. Puis, il lui est attribué un code et un numéro de compte à inscrire sur le carnet et la fiche individuelle. Le client doit par la suite effectuer les opérations qui en découlent. C'est-à-dire le paiement des frais d'ouverture de compte et si possible un premier versement.

2.1.2 Comptabilisation de l'adhésion pour les comptes EM et EM/GA

A ces niveaux, deux cas d'écritures s'imposent :

Cas n° 1 : le client (personne physique et morale) paie les frais d'ouverture de compte (droit d'adhésion + part sociale) et effectue un versement.

101

57

241

711

Caisse

Capital social

Epargne du membre ou EM/GA

Droit d'adhésion

(Libellé + PC N°...)

Montant total versé

Part sociale

Mt20(*) d'épargne

Mt d'adhésion

Date de l'opération

Exemple 1 : le 01-04-2008, madame BOSSO Charlotte s'est présentée à la

C.E.C.E sis à la Riviera-Anono avec une somme de 19.500 FCFA pour ouverture d'un compte EM. PC N° 3764

01-04-2008

Comptabilisation de l'opération

101

57

241

711

Caisse

Capital social

Epargne du membre ou EM/GA

Droit d'adhésion

(Suivant ouverture et de compte et versement PC N° 3764)

19.500

10.000

3.000

6.500

Cas n°2 : le client paie seulement les frais d'ouverture de compte (droit d'adhésion + part sociale)

Date de l'opération

101

57

711

Caisse

Capital social

Droit d'adhésion

(Libellé + PC N°...)

Mt total versé

Part sociale

Mt d'adhésion

Exemple 2 : le 01 - 04 - 2008, un nouveau client fait un dépôt de 16.500 FCFA : 6.500 de droit d'adhésion et 10.000 F CFA de part sociale. PCN° 3775.

101

57

711

Caisse

Capital social

Droit d'adhésion

(Souscription PCN° 3775)

16.500

10.000

6.500

01-04-2008

Comptabilisation de l'opération

2.1.3 Comptabilisation d'adhésion pour les autres comptes

Date de l'opération

101

241

711

Caisse

Epargne

Droit d'adhésion

(Libellé + PC N°...)

Mt total versé

Mt épargne

Mt adhésion

Exemple 3 : le 08 - 04 - 2008, un client fait un dépôt de 15.000 F CFA pour l'ouverture de compte EMA21(*). PC N° 3785

Comptabilisation de l'opération

08-04-2008

101

241

711

Caisse

Epargne membre auxiliaire

Droit d'adhésion

15.000

10.000

5.000

II.3 Le retrait de fonds

Date de l'opération

241

101

Epargne

Caisse

(Libellé + PC N°...)

Mt retiré

Mt retiré

Exemple 4 : Mme N'guessan épouse Gohourou dispose d'un compte EV

(20400000704). Elle a effectué le 4 avril passé un retrait de 140.500 F CFA.

Comptabilisation de l'opération

241

101

Epargne à vue

Caisse

(Suivant retrait de fonds PC N° 3789)

140.500

140.500

Date de l'opération

II.4 Les charges engagées

Dans le cadre de ses activités, la C.E.C.E Riviera-Anono contracte des engagements avec ses fournisseurs, ses salariés et même les clients. Il s'agit essentiellement :

ü Charges financières : intérêt sur dépôt.

ü Achats et services extérieurs : Fournitures de bureau, imprimés.

ü Autres services extérieurs : transport du personnel, abonnement et documentation.

ü Charge de personnel : frais de personnel, indemnités.

ü Autres charges.

ü Charges exceptionnelles.

Les paiements se font le plus souvent en espèce ou par opérations diverses.

· En espèce

Comptabilisation

Date de l'opération

60...

61...

62...

63...

64...

65...

101

Comptes de charges

Caisse

(Libellé + PC N°...)

X

X

Exemple 5 : Pour ses déplacements et missions, le Directeur d'exploitation a bénéficié, le 04-04-2008, d'une somme de 5.000 pour l'achat de carburant. PC N° 4210

6114

101

Carburant

Caisse

(Suivant achat de carburant PC N°

4210)

5.000

5.000

04-04-2008

Comptabilisation de l'opération

· Par virement sur compte client

Date de l'opération

60...

61...

62...

63...

64...

65...

241

Comptes de charges

Dépôts des membres

(Libellé + PC N°...)

X

X

Exemple 6 : Monsieur Tany Atté Antoine est un fournisseur de la C.E.C.E Riviera-Anono. Il dispose par contre d'un compte d'épargne EV.

Le 3 avril 2008, il a livré des paquets de rames et de chemises cartonnées pour une valeur de 12.800 F CFA. Le chef d'agence décide de verser la somme due directement sur le compte du fournisseur.

03-04-2008

Comptabilisation de l'opération

6101

241

Fournitures de bureau

Epargne à vue

(Suivant achat de fourniture de bureau PC N° 2163)

12.800

12.800

II.5 Les produits engendrés

Il s'agit des frais de changement de livret, les frais de tenue de compte, les intérêts sur prêts consenti aux membres, les droits d'adhésion. L'opération se fait en espèce ou par prélèvement sur compte client.

· En espèce

Date de l'opération

101

70...

71. .

Caisse

Comptes de produit

(Libellé + PC N°...)

X

X

Exemple 7 : le client KONE Michaël a fait le 5 avril 2008, un versement de 1.500 FCFA pour changement de carnet de souscription. PC N° 3789

Comptabilisation de l'opération

05-04-2008

101

7122

Caisse

Vente de carnet

(Suivant changement de carnet PC N° 3789)

1.500

1.500

· Par prélèvement sur compte client

Date de l'opération

241

70...

71. .

Dépôts des membres

Comptes de produit

(Libellé + PC N°...)

X

X

Exemple 8 : Monsieur KOUASSI Yao Germain dispose de deux comptes : EM et EV. Il avait obtenu par le biais de son compte EV, un prêt d'une valeur de 500.000 FCFA. Le remboursement terminé, le 04-04-2008, il demande à ce que les intérêts rattachés au prêt soient prélevés sur son compte EM.

Comptabilisation de l'opération

Calcul préliminaire

Taux d'intérêt : 18%

Intérêt= 500.000 × 18% = 90.000

04-04-2008

241

7011

Epargne Membre

Intérêt sur crédit à court terme

(Suivant règlement d'intérêt de prêt PC N° 2163)

90.000

90.000

II.6 L'Octroi de prêt et son remboursement

6.1 L'octroi de prêt

v Conditions générales pour bénéficier d'un prêt :

- Disposer d'un compte EM, EM/ GA, EV ou ES

- Epargner régulièrement

- Présenter un projet économique rentable, fiable et viable

- Fournir des garanties

- Taux de remboursement 18%

Date de l'opération

Comptabilisation

20

241/101

Crédits sains

Dépôt des membres / Caisse

(Libellé + PC N°...)

X

X

6.2 Remboursement

Date de l'opération

241/101

20

701

Dépôt des membres / Caisse

Crédits sains

Intérêt sur prêt

(Libellé + PC N°...)

X

X

X

III. REPORT DANS LES COMPTES APPROPRIES DU GRAND LIVRE

Les sommes enregistrées dan le J.G.O22(*) sont ensuite reportées dans les comptes correspondants du grand livre. Le grand livre est un registre automatique qui mentionne les opérations de même nature afin de suivre l'évolution d'un élément particulier du patrimoine ou de l'activité de la C.EC.E Riviera-Anono. Les soldes qui y sont tirés serviront par la suite, à l'élaboration des états financiers. Les comptes de la classe 1 à 5 pour la situation patrimoniale et ceux de la classe 6 à 7 pour l'état de formation du résultat.

* 1 Institut Supérieur International des Hautes Etudes de Commerce et de Gestion

* 2 Directeur d'Exploitation à la C.E.C.E

* 3 Chef d'agence à la C.E.C.E Riviera-Anono

* 4 Comptable à la C.E.C.E Riviera-Anono

* 5 Caisse d'Epargne, de Crédit et de Création d'Entreprises

* 6 Agent de crédit à la C.E.C.E Riviera-Anono

* 7 Assistance à la Direction Générale de la C.E.C.E

* 8 Caissière à la C.E.C.E Riviera-Anono

* 9 Conseiller client à la C.E.C.E Riviera - Anono

* 10 Président du Conseil d'Administration de la C.E.C.E

* 11 Cf. annexe 1

* 12 Epargne du membre

* 13 Epargne du Membre / Groupes ou associations

* 14 Epargne à vue

* 15 Epargne Scolaire

* 16 Cf. annexe 2

* 17 Cf. annexe 3

* 18 Cf. annexe 4

* 19 Cf. annexe 5

* 20 Montant

* 21 Epargne du Membre auxiliaire

* 22 Journal général d'opérations

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