Informatisation de la gestion des opérations bancaires

REPUBLIQUE DEMOCRATIQUE DU CONGO

ENSEIGNEMENT SUPERIEUR ET UNIVERSITAIRE

INSTITUT SUPERIEUR D'INFORMATIQUE ET DE
GESTION

I.S.I.G.

B.P. 841 Goma
[e-mail]

DEVELOPPEMENT

ISIG

INFORMATISATION DE LA GESTION

DES OPERATIONS BANCAIRES AU

SEIN D'UNE INSTITUTION

FINANCIERE BANCAIRE

« Cas de l'UNION DES BANQUES CONGOLAISES - Agence de
Goma »

Par

Michel Moïse ISAMUNA NSWENABA

Travail de fin de cycle présenté pour l'obtention du titre d'Ingénier Technicien en Informatique de Gestion.

Directeur : Prof. Dr. MUTABAZI NGABOYEKA

Co-directeur : Ass. BENGEYA MACHOZI

ANNEE ACADEMIQUE 2003-2004

EPIGRAPHE

« Je puis tout par Christ qui me fortifie. »

Philipiens 4 :13

« Si j'ai trouvé grâce à tes yeux Seigneur, distingue-moi »

Exode 30 :18

DEDICAOE

Le secours me vient du Seigneur qui a créé le ciel et la terre. A mon Seigneur Dieu pour tous les bienfaits et pour la grâce, je te bénirai jours et nuits ;

A mes parents Israël ISA MUNA Minkiolu Nkilesiwal et Josée EKWALAN-KWI pour votre amour, affection et sacrifices. Je vous suis reconnaissant pour tous ce que vous faites pour me faire grandir et m'instruire.

A mes frères et soeurs Josué, Grâce, Jaël, Rachel, Elisé et Déborah ISA MUNA ; Que ce présent travail vous soit un exemple.

A mes oncles, tantes, cousins et cousines pour m'avoir encouragé dans les études malgré les méandres de la vie et pour vos multiples conseils ;

A mes compagnons de lutte : Kristian Muteba, Tila Mushengezi, Mme Yuma Bora, Faida Magendo, Pierrine Masikini, Nelly Riziki, Jean-Claude Manyoha, Jules Masembe, Pemba Kabongo pour le courage et l'amour que nous avions durant tout ce temps de vie estudiantine ;

A mon cher ami Bashige Zigabe Adolphe, qui a rendu l'âme une semaine avant notre défense. Que son âme repose en paix.

A toute personne qui m'a soutenu d'une manière ou d'une autre,

Je dédie ce travail.

= Michel Moïse ISAMUNA NSWENABA=

REMERCIEMENTS

Au terme de ce travail qui témoigne notre formation universitaire au cycle de graduat, nous tenons à remercier toutes les personnes qui ont contribué d'une manière ou d'une autre à sa réalisation.

Notre gratitude va tout droit à l'endroit des autorités académiques ainsi qu'au corps enseignant de l'Institut Supérieur d'Informatique et de Gestion (ISIG-GOMA) pour le dévouement et le savoir qu'ils ont bien voulus nous transmettre.

Nos remerciements s'adressent particulièrement au Prof. MUTABAZI NGABOYEKA qui a accepté de diriger ce travail, à l'assistant Déo BENGEYA MACHOZI qui, malgré ses lourdes tâches nous a codirigé ; et à l'Ir. Eurasme KAKULE MILANDO pour ses conseils et sa consultance en matière d'analyse du système d'information.

Nous ne pouvons pas passer sous silence le service rendu par le Gérant et le Gérant-Adjoint de l'UBC qui nous ont facilité la tâche en mettant à notre disposition les données nécessaires.

Nos remerciements s'adressent également à tous les encadreurs de la JCC (Jeunesse Chrétienne Combattante) pour leur soutien spirituel et moral.

Nous remercions aussi les familles Josée SEBUHARARA, Christian MABUNDU et à Jocelyne KARUBI pour l'assistance et le soutien nous accordé.

Enfin, nous remercions tous nos camarades et amis : Vévé Dufina, David Mudilo, Maguy Esanga, Cathy Kuyena, Jéremie, Patrick Cibacimba, Hyacine Ntwali, Mitterand Kaboyi, Kaloba Yan gala, Fanny Simwe ra y, Addé Mushonga, Ghyslain Bikuba, Amina Kanzake, Kabebwa SADA Sydonie, Justine Kambere, Kennedy Kapendo, Amani Dufina, Francis Vagheni, etc. pour leur appui et leur assistance tout au long de ce cycle.

SIGLES ET ABBRE VIA TIONS

AB : Automatisé Batch

AC : Automatisé Conversationnel

ADO : ActiveX Data Objet

BD : Base des Données

Bx_D : Bordereau de dépôt ou de versement

Bx_R : Bordereau de retrait

CC : Commission de Crédit

Cpte ou Cte : Compte

CR : Caisse Retrait

CT : Court Terme

CUEG : Centre Universitaire Extension de Goma

CV : Caisse Versement

DG : Direction Générale

GD : Guichet Dépôt

GR : Guichet retrait

GV : Guichet Versement

ISIG : Institut Supérieur d'Informatique et de Gestion

LAN : Local Area NetWork

MA : Manuelle

MAJ : Mise à Jour

MCD : Modèle Conceptuel des Données

MCF : Modèle Conceptuel des Flux

MCT : Modèle Conceptuel des Traitements

MECREGO : Mutuelle d'Epargne et de Crédit

MLD : Modèle Logique des Données

MLT : Modèle Logique de Traitement

MOT : Modèle Organisationnel de Traitement

MPD : Modèle Physique des Données

N° : Numéro

OP : Ordre de Paiement

Ops : Opération

PF : Procédure fonctionnelle

RLE : Réseau Local d'Entreprise

SE : Système d'exploitation

SI : Système d'Information

SII : Système d'information Informatisé

SIO : Système d'information Opérant

SOFIDE : Société Financière

UBC : Union des Banques Congolaises

ULT : Unité Logique de Traitement

V&T : Virement et Transfert

Visa RC : Visa Remise Chèque

VP : Visa-Position

« Informatisation de la gestion des opérations bancaires dans une institution financière bancaire : Cas de l'Union des Banques Congolaises. »

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INTRODUCTION

0.1. Etat de la question

La science économique s'est toujours préoccupée d'observer le comportement des hommes dans l'affectation des ressources en vue de satisfaire leurs besoins. A cet effet, ils recourent couramment aux entités économiques ayant pour but de faciliter les échanges et de veiller à la circulation des moyens de paiement. Ces entités sont les institutions financières telles que les banques et institutions financières non bancaires.

Les banques ne nous aident pas à disposer de l'argent à notre guise mais elles font du commerce d'argent, leur cycle d'activité allant de la collecte des dépôts à l'octroi des crédits, au recouvrement des crédits à l'échéance et se termine par le remboursement des dépôts¹.

Notre travail s'intitule « Informatisation de la gestion des opérations bancaires dans une institution financière bancaire, cas de l'Union des Banques Congolaises (UBC en sigle) ».

Nous ne prétendons pas être le premier à vouloir aborder les contours ou les aspects de la gestion au sein des institutions financières dans la mesure où beaucoup de nos prédécesseurs s'y sont intéressés. Il s'agit de :

Jospin MALIGHE : Dans son travail intitulé « Suivi automatisé d'une mutuelle d'épargne et de crédit, cas de la MECREGO 2001-2002 »² . Il part de l'hypothèse selon laquelle pour éviter les risques d'erreur et de retards dans la prise de décision, la MECREGO devrait automatiser le domaine de la comptabilité.

MWEZE NGEZA : Dans son travail intitulé « Suivi automatisé des mouvements des crédits dans une institution financières non bancaire, cas de la MECREGO »³. Elle soutient l'hypothèse selon

¹ Michel KASHALA, Cours des opérations de banque et de bourse, G2 Sciences économique, CUEG Goma, 2001, Inédit

2 Jospin MALIGHE, Suivi automatisé d'une mutuelle d'épargne et de crédit, cas de la MECREGO 2001- 2002, TFC ISIG Goma, Inédit, 2002

³ MWEZE NGEZA, Suivi automatisé des mouvements des crédits dans une institution financières non bancaires, cas de la MECREGO, TFC ISIG Goma, Inédit, 2002

« Informatisation de la gestion des opérations bancaires dans une institution financière bancaire : Cas de l'Union des Banques Congolaises. »

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laquelle la tenue manuelle des fiches des prêts à partir desquelles on suit les remboursements des prêts fait par des membres emprunteurs serait à la base d'une lourdeur dans la bureaucratie, mais aussi des erreurs et omissions lors des calculs.

Compte tenu de l'importance des opérations bancaires à effectuer, le présent travail tâchera de doter l'UBC d'un nouveau SI informatisée lui permettant d'enregistrer les mouvements des différentes opérations mais aussi de permettre une meilleure exploitation des comptes en vue d'une optimisation de sa gestion.

0.2. Problématique

L'Union des Banques congolaises, UBC en sigle, est une institution financière bancaire jouant un rôle important dans la société congolaise. Elle finance l'économie en collectant l'épargne de ses clients et en donnant des crédits à ceux qui en ont besoin moyennant des intérêts et des garanties bien définies. Elle travaille essentiellement sur base de confiance.

Cette institution se veut être crédible et ne tient en aucun cas perdre la confiance auprès de ses clients. Elle est donc tenue à maintenir une gestion efficace des différentes opérations vis-à-vis des comptes de ses clients. Ces opérations permettent à la banque de pouvoir s'approvisionner en différentes ressources.

En outre, l'efficacité de la gestion bancaire est liée à celle des informations relatives à son exploitation. La maîtrise de la gestion informationnelle facilite la production des rapports traduisant le degré d'exploitation de l'activité bancaire. Les enregistrements des mouvements des différentes opérations de banque et d'exploitation des comptes, permettent au gestionnaire de la banque de prendre des décisions rationnelles.

L'UBC faisant l'objet de notre étude, possède comme toute autre institution financière une structure informationnelle conséquente lui permettant d'organiser toutes les opérations bancaires prévues. Cependant étant donné qu'elle n'a pas encore informatisé sa gestion, la gestion des opérations bancaire est faite de façon purement manuelle. Il se remarque ainsi des redondances

« Informatisation de la gestion des opérations bancaires dans une institution financière bancaire : Cas de l'Union des Banques Congolaises. »

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d'enregistrements, des erreurs fréquentes lors de la tenue des différents documents, aussi une lenteur en terme de temps dans la production et l'élaboration des différents rapports d'exploitation bancaire.

A titre d'exemple, sur demande de la hiérarchie se trouvant à Kinshasa, les différents rapports d'exploitation et états financiers relatives aux mouvements de fonds du mois d'Octobre, Novembre et Décembre 2003 n'ont pus être prêts qu'en début du mois de Mars 2004.

Aussi, quelques questions se posent :

Comment peut-on produire en temps records les états financiers concernant l'exploitation régulière des comptes de l'UBC pendant une période donnée afin de prélever les indicateurs d'évaluation des mouvements des fonds tout en réduisant, voir annihiler les erreurs de calculs qui surviennent à la suite de la gestion manuelle ?

Comment épauler le service de comptabilité qui s'occupe de centraliser les différents mouvements journaliers entre les clients et la banque ainsi que l'exploitation des comptes afin de produire les documents de synthèse à soumettre à la hiérarchie ?

0.3. Hypothèses

L'actuelle structure de gestion des opérations bancaires au sein de l'UBC serait inefficiente et inefficace compte tenu de l'importance des opérations à effectuer, surtout que cette gestion est faite manuellement. L'informatisation de la gestion des opérations de banque rendrait la gestion de l'UBC efficace et efficiente.

A notre humble avis, l'enregistrement direct des données, leur traitement, leur analyse ainsi que le choix d'une application écrite en Visual Basic 6.0 utilisant une base des données Microsoft Access permettrait de produire à temps les différents rapports d'exploitation et documents de synthèse, de centraliser les flux financiers et d'avoir connaissance des différentes opérations enregistrées sur un compte.

Notre application tacherait d'obtenir des indicateurs d'amélioration de la qualité de gestion des comptes bancaires et d'appréciation sur les

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mouvements des fonds par comptes et par type d'opération bancaire, l'évolution des fréquences d'exploitation etc.

0.4. Objectifs et Délimitation du sujet

Notre travail a comme objectif de produire en temps voulu :

a) Les états suivants :

La situation relative aux mouvements des fonds concernés par type d'opérations bancaires

Le tableau d'exploitation

la situation de chaque compte

l'extrait et relevé des comptes

différents bordereaux etc.

b) Les documents de synthèse relatifs à l'exploitation et à la gestion des opérations bancaires.

En outre, notre étude portera particulièrement sur la gestion des opérations de banque tout en nous intéressant à la tenue des comptes bancaires mouvementés par les différentes opérations. Nous nous limiterons ainsi aux opérations de banque suivantes: les opérations de virement, opération en espèces, opérations de crédit, opérations de placement et opération d'ouverture et de clôture des comptes.

Ces opérations sont enregistrées par l'UBC/ agence de Goma qui a constitué notre champ d'investigation.

Dans le temps, nous nous intéresserons à une période de deux ans, allant de 2003 à 2004.

0.5. Choix et intérêt du Sujet

Le choix de ce sujet a été motivé par les difficultés rencontrées souvent dans l'élaboration des rapports d'exploitation bancaire périodique. Aussi, nous y avons trouvé un intérêt particulier pour essayer d'éradiquer les quelques anomalies dans le processus d'élaboration des rapports
d'exploitation. Si nous avons choisi ce sujet, c'est pour essayer de faciliter l'encodage des informations provenant de l'exploitation ou de la gestion des

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opérations bancaires précitées, de les manipuler rapidement afin de produire des indicateurs nécessaires à la prise de décision en matière de gestion des opérations de banque.

L'UBC trouvera ainsi un moyen efficace dans l'informatisation de la gestion des opérations de banque afin de satisfaire ses objectifs. Elle parviendra à l'aide d'une application écrite en Visual Basic 6.0 et d'un matériel adapté à produire automatiquement et avec moins d'erreur les rapports d'exploitation et documents de synthèse.

0.6. Méthodes et Techniques

Nous avons fait recours à la méthode MERISE qui a permis l'analyse du système d'information. Cette méthode nous a conduit à analyser le système d'information existant sur base duquel nous avons eu à concevoir le système d'information futur.

Les techniques complémentaires utilisées sont :

· L'interview libre : cette technique nous a permis de comprendre l'organisation et le fonctionnement du service comptable, service qui centralise tous les mouvements relatifs à l'exploitation des comptes et des flux financiers de l'UBC ;

· La technique documentaire : Cette technique nous a aidée à consulter différents documents comme les TFC, ouvrages, mémoire, archives et notes des cours. Nous avons eu le temps de parcourir les documents qu'utilise l'UBC en ce qui concerne la gestion des opérations de banque.

0.7. Difficultés rencontrées

Lors de l'élaboration de ce travail, nous nous sommes heurtés à un certain nombre des difficultés lors de la récolte des données notamment :

- Le manque d'une documentation nécessaire pouvant nous aider à enrichir

d'avantage ce travail,

- L'accessibilité difficile aux données qui a été marquée par des rendez-vous non respectés. Le peu de données qui était disponible nous a été donné avec retard et avec beaucoup de réticences.

« Informatisation de la gestion des opérations bancaires dans une institution financière bancaire : Cas de l'Union des Banques Congolaises. »

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Pour contourner ces difficultés, nous avons usé de la patience, d'humilité et raffermi notre volonté d'aboutir aux conclusions de notre analyse.

0.8. Subdivision du travail

Hormis l'introduction et la conclusion, ce travail comprend deux grandes parties à savoir :

Cadre théorique et le Système d'Information Organisationnel (SIO) : qui comprend trois chapitres à savoir :

Cadre Théorique : qui explique les aspects théoriques en rapport avec le sujet.

Cadre d'étude : il est centré sur la présentation de l'Union des Banques congolaises, UBC en sigle.

L'analyse du système d'information Existant : il est question dans ce

chapitre de mener une analyse du SI préétabli au sein de l'UBC,

Le Système d'Information Informatisé (SII) : qui comprend deux chapitres à savoir :

L'Etude du Système d'information Futur : ce chapitre est consacré à un apport du remède aux failles constatées dans le SI existant. Réalisation de l'application : il présente d'une part les éléments nécessaires permettant la réalisation et la matérialisation de l'application informatique du SI futur, et d'autre part l'application elle- même.

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« Informatisation de la gestion des opérations bancaires dans une institution financière bancaire : Cas de l'Union des Banques Congolaises. »

1ère PARTIE :

CADRE THEORIQUE ET

SYSTEME D'INFORMATION

ORGANISATIONNEL

« Informatisation de la gestion des opérations bancaires dans une institution financière bancaire : Cas de l'Union des Banques Congolaises. »

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CHAPITRE I. CADRE THEORIQUE

La banque constitue l'une des branches économiques les plus méconnues, tant par ses utilisateurs que par la plupart de ses employés. Selon l'usage que l'on en fait, elle apparaît comme une gardienne de dépôts, une distributrice des crédits ou une conseillère privilégiée. Mais pour le banquier comme tout chef d'entreprise, la gestion consiste à maximiser sa rentabilité à court terme et/ou à long terme en minimisant ses risques⁴.

1.1. Activités bancaires

Dans sa forme actuelle, l'activité bancaire peut s'analyser en quatre fonctions principales à savoir⁵ :

1. L'intermédiation : qui consiste à collecter les disponibilités (épargne et dépôts) de certains agents économiques pour les prêter à d'autres,

2. La gestion des moyens de paiement : les banques en créant la monnaie (scripturale) doivent en assurer la circulation, ce qui suppose le traitement des chèques, de virements, des effets de commerce, la tenue des comptes, avis de prélèvement, etc.⁶.

3. Les services financiers et divers : qui regroupent la location des coffres, les services de caisse (retraits ou dépôts d'espèce), le service de change, les opérations de bourse, les conseils aux particuliers comme les entreprises ou commerçants

4. L'intervention sur les marchés : les banques interviennent sur le marché monétaire, inter bancaire et financier pour équilibrer leur trésorerie (en se procurant les ressources ou placer les excédents de liquidités), mais aussi pour en tirer des profits directs.

Les banques commerciales étant des entreprises dont les fonctions principales consistent à recevoir de l'argent et à en prêter sous forme de crédit,

⁴ SIMON C. J. , Les banques, ed. de la découverte, Paris 1994, P. 57

5 Idem P. 58

6 Idem, P. 65

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« Informatisation de la gestion des opérations bancaires dans une institution financière bancaire : Cas de l'Union des Banques Congolaises. »

pour leu propre compte⁷ , leur cycle d'activités se résume par le schéma suivant :

Collecte de dépôts Octroi des prêts

Remboursement des dépôts Recouvrement des prêts à

l'échéance

1.2. Les Moyens d'actions des banques

Les moyens d'actions des banques sont constitués des éléments ci-après :

Les Fonds Propres : ceux-ci comprennent le capital social et les réserves.

Les Dépôts reçus du public : on distingue :

Les dépôts à vue : pour ce cas de dépôt le banquier est tenu à leur restitution dès la première demande. Ces intérêts ne sont pas producteurs d'intérêts.

Les dépôts à préavis : ils créent dans le chef du déposant l'obligation de donner un préavis pour disposer de son argent ;

Les dépôts à terme : le client ne peut demander la restitution qu'au terme convenu.

Les Emprunts : les banques se procurent également des moyens d'actions par des emprunts. Elles émettent généralement des bons de caisse lorsqu'elles font des emprunts à court terme. Notons que les banques peuvent aussi obtenir des avances sur leurs comptes auprès des institutions d'émission ou auprès d'autres banques sous forme de « call money ».

1.3. Les autres opérations

Le compte est un état comptable sur lequel est inscrit l'ensemble des opérations effectué entre la banque et son client⁸ ; et, en son sens dérivé, le compte bancaire est un compte de tiers tenu par un banquier⁹.

Débit Crédit

41 Le Client

Retraits			Dépôts

a. Tenue de compte par la banque

Les remises, versements sous toutes les formes sont inscrites au crédit (les espèces sonnantes, chèques, virements reçues, payement reçu, etc. ).

Les retraits par différents moyens sont par contre inscrits au débit (chèques émis, frais divers etc.). Les différentes opérations sont enregistrées au moyen des pièces comptables et le client est informé de certaines opérations par des avis de débit et de crédit¹⁰. L'ensemble des opérations effectuées est repris sur un relevé ou extrait de compte.

Notons que l'UBC gère les types de comptes suivants¹¹ : Compte à vue

Compte à préavis

Compte à terme fixe

Livrets de dépôt et comptes en monnaie étrangère : étant régi par un règlement propre à lui, les comptes livrets de dépôt ne seront pas concernés dans notre analyse. Il en de même pour ceux en monnaie étrangère.

⁸ KAMBALE MBAKULIRAH, Cours des opérations de banque et de bourse, G2 Gestion-ULPGL, Inédit, 2001-2002

⁹ NGUYEN C. et allii, Lexique des droits des affaires zaïrois, ed.

¹⁰ Bernet-Rollande L., Principes et techniques bancaires, ed. Dunod, Paris, 1999, P. 26

¹¹ Idem

b. Les opérations en espèces

Constituées des opérations ordinaires effectuées par les clients pour faire fonctionner un compte. Il s'agit de (du) :

Versement ou dépôt ;

Retrait

c. Le virement bancaire

Formule de virement :

Le virement se compose de deux volets. Le premier est remis à la banque pour exécution. Le second volet constitue une copie que le client conserve, éventuellement signée par le guichetier comme preuve de réception de l'ordre de paiement.

Le virement global :

Lorsque le titulaire désire effectuer plusieurs paiements en même temps en faveur de différents bénéficiaires, il a la possibilité de remplir une seule formule de virement global. Celle-ci reprend le montant total de l'ensemble des virements. Le numéro de compte et le nom, le prénom ainsi que l'adresse du bénéficiaire y sont remplacés par la mention « divers bénéficiaires. » Seule cette formule doit porter la date ainsi que la signature du donneur d'ordre. On y joint les ordres de virement relatifs aux paiements particuliers à effectuer aux divers bénéficiaires. Le virement est aussi une opération locale.

Dans cette opération, nous distinguons les virements reçus et les virements envoyés.

- Les virements reçus constituent la compensation reçue ;

- Les virements envoyés se composent des virements directs et indirects.

d. Les ordres de paiement et les chèques 1- Ordre de paiement

L'ordre de paiement est un écrit par lequel un client donne instruction à sa banque d'exécuter une opération de virement, de transfert ou autres pour son compte.

Il est un moyen de paiement qui ne devient libératoire qu'après avoir vérifié si l'avoir en compte le couvre totalement. Il est toujours sauf exception dûment autorisé par la Direction et payable en compte¹².

2- Le chèque bancaire

Le chèque bancaire qui consiste pour une agence à délivrer à un de ses clients un chèque payable aux caisses d'une autre agence ou à ses propres caisses est appelée « émission de chèque bancaire en francs congolais. »13

Le chèque est d'abord un instrument de retrait de fonds. Il est ensuite une monnaie un peu particulière : comme la monnaie métallique et les billets de banque, le chèque permet de payer n'importe quelle dette.

Il en résulte une simplification des règlements puisque le débiteur n'est pas obligé de s'approvisionner en billets de banque et que le créancier n'a plus à les mettre en sûreté. Ainsi, les risques de perte ou de vol d'argent liquide sont diminués.¹⁴

1.4. Les opérations de Crédit¹⁵

Crédit, terme utilisé pour désigner des transactions en nature ou en espèce effectuées en contrepartie d'une promesse de remboursement dans un délai généralement convenu par avance. Le cédant devient alors un créancier et le cessionnaire un débiteur. Crédit et dette sont donc des termes qui décrivent une même opération considérée de deux points de vue opposés.

Il est possible de distinguer les crédits en fonction de leur durée, de leur objet, de la garantie exigée en fonction du prêt accordé, de l'identité du créancier ou du débiteur : il existe des crédits au jour le jour, à court terme (de trois mois à deux ans), à moyen terme (de deux ans à cinq ans) et à long terme ; les crédits à la consommation sont accordés aux particuliers pour leur consommation personnelle, les crédits d'investissement, représentés par des obligations émises par les entreprises, sont utilisés par les entreprises pour financer l'acquisition d'installations et d'équipements ; un crédit hypothécaire (voir Hypothèque) est composé de prêts garantis par des terrains ou des

¹² Sources : Directives de l'UBC/Agence de Goma.

¹³ Idem

¹⁴ MARIE - ANNE DE COCKBORNE, Tout sur le chèque et ses infractions, Edition de VECCHI, Paris, p.8.

¹⁵ Encyclopédie Encarta, Collection Microsoft 2002.

bâtiments ; les crédits bancaires sont accordés par les banques et prennent la forme de prêts, d'opérations d'escompte ou de découvert de compte ; le crédit international est accordé à certains États par d'autres États, par les ressortissants de pays étrangers ou les institutions financières internationales telles que la Banque internationale pour la reconstruction et le développement. (BIRD) ; la dette publique est composée de crédits accordés à l'État, représentés par les obligations émises par les autorités publiques.

CHAPITRE II. CADRE D'ETUDE

2. 1. PRESENTATION DE L'UBC 2.1.1- HISTORIQUE¹⁶

La première banque qui s'est installés au Congo dans le temps était la Banque du Congo Belge, filiale de la Société Générale de Belgique avec comme siège Bruxelles en 1909.

D'aucuns n'ignorent que la notion de la banque n'est pas immuable, c'est-à-dire, inchangeable dans l'espace parce qu'en effet, elle varie de pays à pays suivant les fonctions qui sont imposées aux institutions financières par les besoins des particuliers et des milieux dans lesquels ils exercent leurs activités.

L'Union des Banques Congolaises fut créée en 1920 avec les statuts des Sociétés à portefeuille (c'est-à-dire, celles qui participent à la création d'autres société, celles qui achètent les titres émis par d'autres sociétés) à l'initiative de la Banque Bruxelles Lambert sous la dénomination de Crédit Général du Congo (CREGECO) qui deviendra en date du 23 août 1929, la Banque Belge d'Afrique (BBA en sigle).

Le Crédit Général du Congo ouvre ses portes en 1920 et il reprendra, en 1924, les quatre agences de la Banque Bruxelles Lambert à Kinshasa, Lubumbashi, Matadi et Kisangani. Ces agences avaient été ouvertes en 1923.

En 1929, les activités du Crédit Général du Congo passèrent à la Banque Belge d'Afrique qui devait les gérer comme banque commerciale.

En juin 1949, la BBA se dotera d'une nouvelle forme juridique en devenant une société congolaise par action à responsabilité limitée. De ce fait, le siège social de Bruxelles sera transféré à Kinshasa.

En date du 17 octobre 1971, la Banque Belge d'Afrique changera sa raison sociale pour prendre la dénomination d'Union Zaïroise de Banques (UZB en sigle).

16 Archives de l'Union des Banques Congolaises - Goma

Retenons que son capital initial de zaïres 1.200.000 passera en 1980 à zaïres 2.500.000, répartis en 704.000 actions. En avril 2000, le capital sera fixé en francs congolais 21.495.553 représenté par 704.000 actions. ¹⁷

L'Union de Banques Congolaises compte 13 agences, à savoir : Kinshasa (siège social, boîte postale 197 Kinshasa I), Boma, Bukavu, Goma, Lubumbashi, Kolwezi, Mwene-Ditu, Kisangani, Isiro, Bunia, Butembo, Beni, MubjiMayi.

L'agence de Goma a été créée le 1^er mars 1950. L'UBC est l'une des banques de dépôts que compte le Congo, avec comme numéro d'identification nationale A04904F et celui du registre de commerce 071.¹⁸

Comme toutes les institutions financières bancaires, l'UBC a aussi des correspondants étrangers avec lesquels elle traite les opérations de transfert, virement et remise documentaire. Ces correspondants sont les suivants :

- La Banque Bruxelles Lambert (BBL) ;

- La Banque Commerciale du Rwanda (BCR) ;

- La Banque Commerciale de Burundi (BANCOBU) ;

- La Banque Nationale de Paris (BNP) et

- La DRESDNER BANK/Allemagne.

L'Union de Banques Congolaises/agence de Goma atteint le siège social par moyen de téléphone sans fil et par correspondance.

Elle occupe dans le système bancaire congolais la quatrième place suivant l'ordre d'important si l'on prend comme critère de classification le volume des dépôts et se classe après la Banque Commerciale Congolaise (autre fois Banque du Congo), la Banque Congolaise de Commerce Extérieur (Banque du Peuple, anciennement appelée « Société Congolaise de Banques »), la Banque de Kinshasa et la Banque Internationale pour l'Afrique.¹⁹

2.1.2- OBJECTIFS

Dans la mission de collecter l'épargne et de distribuer les crédits à ceux qui en ont besoins moyennant un intérêt, les banques ne jouissent guère de

¹⁷ Source : Archives de l'UBC/Agence de Goma.

¹⁸ Source : Archives de l'UBC, Règlement général des opérations, édition 1992.

¹⁹ MAMBI MULUMBA, Les banques commerciales face aux mutations structurelles de l'économie zaïroise, édition Saint Paul, Kinshasa, 1983, p.21

monopole. Elles rencontrent la concurrence d'organismes officiels et privés qui au moyen de leurs capitaux propres, par l'émission d'obligations ou de bons de caisse, participent au financement de certains secteurs de l'économie.

L'Union de Banques congolaises a pour objectifs de :

· Fournir aux clients des renseignements et les assister techniquement et financièrement ;

· Mobiliser les ressources financières publiques et privées à l'intérieur et à l'extérieur du pays ;

· Promouvoir le développement par les activités économiques et sociales.

Pour atteindre ses objectifs, l'UBC exerce les fonctions de :

Traiter avec les clients dans l'utilisation de leurs ressources en vue de l'intégration économique ;

Financer les activités de ses clients par son capital propre et par les fonds provenant d'emprunts sur les marchés financiers.

Cette institution a atteint le maximum de ses objectifs en République Démocratique du Congo en 1996, c'est-à-dire qu'elle recevait des dépôts à vue et à terme et octroyait des crédits à court terme et à moyen terme conformément à la réglementation de la République Démocratique du Congo en matière bancaire.

Cette réglementation lui donnait le pouvoir de gérer une somme ne dépassant pas trois millions de francs congolais ou son équivalent en devises, c'est-à-dire, lorsqu'il y avait dépassement du plafond, cette somme devrait être encaissée dans son compte à la Banque Centrale à Goma. Cette somme était comptabilisée dans le compte réserve et souvent utilisée pour les marchés intermédiaires.

2.1.3- RESSOURCES

Les ressources d'une banque proviennent essentiellement, d'une part, des capitaux qui leur appartiennent appelés capitaux propres et d'autre part, des dépôts d'argent qui leur sont confiés appelés capitaux étrangers renfermant les dettes à long, moyen et court terme.

2.1.3.1- Les ressources financières de l'UBC

Les ressources financières de l'Union de Banques Congolaises proviennent de :

a) Moyens propres : Ceux-ci proviennent de :

- Du capital propre : ce dernier est utilisé pour les immobilisations, parfois pour le crédit à long terme et de façon générale comme garantie pour les dépôts.

- D'autres capitaux propres : Les réserves ou bien les bénéfices réservés en vertu des dispositions légales, des prescriptions statutaires émanant des décisions de l'assemblée générale des actionnaires.

b) Capitaux étrangers :

- Des emprunts : l'UBC émet des obligations comme le fait toute société qui a besoin des fonds. Elles donne des obligations) à quiconque désire prêter moyennant un intérêt.

- Des dépôts de clients : ces dépôts sont utilisés par l'UBC dans les affaires et constituent la principale ressource de toute banque.

Ce sont les fonds des tiers comprenant les dépôts à vue et à terme, les avoirs des correspondants banquiers et les soldes créditeurs des comptes courants. Ces derniers représentent des dépôts effectués par des industriels ou des commerçants pour les besoins de leurs affaires.

c) Les ressources d'exploitation :

Ces ressources proviennent des services rendus par l'UBC à ses clients, notamment : les commissions, les frais de transfert, les intérêts perçus sur les crédits etc. L'UBC/GOMA compte 210 clients pour la période allant de 2003-2004. Il y a trois sortes des dépôts de clients :

d. Les dépôts à vue :

Ces derniers sont enregistrés dans les comptes à vue ou comptes des dépôts à chèques. Il s'agit des dépôts effectués par les clients de la banque avec l'intention de pouvoir en disposer de nouveaux.

Les retraits peuvent s'opérer à tout moment sans préavis, c'est-à-dire, sans avertissement préalables. De ce fait, la banque ne peut placer ces dépôts qu'à très court terme. Elle ne peut pas immobiliser durant une longue période ces capitaux, les remboursements peuvent y être exigés à tout moment.

L'intérêt que la banque accordera aux déposants sera très faible. Les déposants peuvent disposer de leur argent par des chèques et des virements (prélèvement de l'argent en compte du client pour l'apporter sur un autre compte pour paiement). Chaque changement apporté à la situation des comptes à vues ou chèque à vue est notifié au titulaire du compte de dépôt par l'envoie d'un extrait de compte qui indique :

- Le solde antérieur de l'opération qui vient d'avoir lieu ;

- Le solde actuel.

e. Les dépôts à terme fixe :

Les retraits ne peuvent s'opérer qu'à des échéances fixes et convenues à l'avance : retrait à telle date ou à chaque fin du mois ou encore fin de trimestre.

Les dépôts à terme fixe permettent à la banque d'utiliser mieux de l'argent et de prêter à plus long terme. C'est pour ce motif que la banque accorde aux déposants un intérêt plus élevé. Pour ce genre des dépôts, la banque prévoit « la clause de toute reconduction », c'est-à-dire, si le titulaire ne notifie pas au banquier clairement et précisément avant l'échéance du terme son désir de mettre fin au placement, ce dernier est reconduit automatiquement pour un nouveau terme identique.

f. Les dépôts à préavis :

Dans ce cas, les déposants ne peuvent opérer et retirer qu'après avoir donné un préavis à la banque.

Le client, avant de retirer l'argent logé dans son compte, envoie un préavis au banquier ou avis d'avance pour dire : à tel jour, je passerai pour le retrait de mon argent. En outre, plus le préavis est court, plus l'intérêt accordé est petit et plus le préavis est long, plus l'intérêt est grand.

2.1.3.2- Les ressources humaines de l'UBC

Ces ressources proviennent du recrutement du personnel et de leur formation, du calcul des appointements et de l'exécution des décisions de la direction en ce qui concerne les mutations et les promotions.

A chaque emploi, correspond une catégorie. L'effectif actuel du personnel à l'UBC/agence de Goma est 23 personnes.

2.2. ORGANISATION STRUCTURO-FONCTIONNELLE DE L'UBC 2.2.1- Organigramme

Un organigramme est un moyen précis permettant de décrire les cadres de la structure et leurs rapports d'autorité.

Toute entreprise doit avoir ainsi un organigramme pour bien déterminer les fonctions et tâches de chacun de ses agents. Pour ce qui est de l'Union des Banques Congolaises, nous avons la structure suivante :

Organigramme de l'UBC²⁰

DIRECTION GENERALE

GERANT

GERANT ADJOINT

SECRETAIRE DE DIRECTION REGIONALE

Phonie

Service		Service		Import		Service
CAISSE		VISA		ExporT		Portefeuille

Service
- Virement
- Transferts

Service
Comptabilité

Secrétariat

Caisse
Recouvrement

Caisse
Paiement

Position

Remise
Cheques

Portefeuille Escompte

Portefeuille
Recouvrement

²⁰ Source : archives de l'UBC/Agence de Goma, Année 2003.

Expédition & Classement
des courriers

2.2.2- Attributions des tâches

A- Le rôle de la Direction régionale de l'UBC

La Direction régionale est chargée de diriger, d'organiser et de concevoir le système de gestion de la banque.

B- Attributions du Gérant

A l'UBC/agence de Goma, comme dans toutes les banques, il y a un gérant secondé par son adjoint. Parmi ses attributions, nous citons les plus importantes :

a) Superviser tous les services :

b) Attirer les fonds :

c) Analyser les bilans des sociétés qui sollicitent les crédits :

d) Déterminer la durée et le montant des crédits

Pour ce qui est du Gérant - Adjoint, il seconde et remplace le Gérant en cas d'absence et s'occupe de la gestion du personnel.

C- Les services opérationnels de l'UBC

Nous pouvons citer les services oeuvrant dans cette institution financière

bancaire :

a) Service de Visa :

En ce qui concerne ce service, l'identification et le positionnement sont combinés en son sein.

Le service visa est une porte d'entrée aux clients pour toutes les banques et c'est un guide qui oriente les clients voulant entretenir des relations avec la banque.

b) Service portefeuille :

Ce service centralise tous les documents commerciaux qui procurent l'argent. C'est le patrimoine financier d'une banque.

Ces documents sont : la lettre de change, le billet à ordre, les chèques etc. Nous distinguons deux sortes des portefeuilles :

commerce avant l'échéance.

Portefeuille - recouvrement : fait le recouvrement des créances pour les comptes des tiers moyennant perception d'une commission. La banque accepte aussi des traites qui attendent l'échéance pour paiement.

c) Service de caisse :

Caisse versement : la banque reçoit tous les versements en espèces qui s'effectuent quotidiennement aux guichets ;

Caisse retrait : ce service s'occupe des retraits d'espèces demandées par les clients aux guichets.

d) Service de courrier :

S'occupe de la réception et de l'envoi des courriers aux clients et aux autres tiers.

d) Virement et transfert :

Ce service s'occupe des opérations internes et externes de la banque.

f) Comptabilité :

Centralise les opérations d'enregistrement des faits comptables et vérifie les

différents documents sur base desquels les écritures sont passées.

Ce service s'occupe aussi du contrôle de toutes les informations relatives aux comptes des clients.

g) Economat : Ce service fait les achats des matériels et des fournitures de bureaux.

h) Charroi automobile :

Effectue les diverses courses de services de la banque ainsi que la maintenance des véhicules.

i) Personnel :

Ce service organise le recrutement des agents de la banque et leur accorde des prêts et avances. Il vérifie aussi les présences et s'occupe de la paie des agents.

j) Service d'import - Export :

Facilite les opérations des clients voulant importer et exporter leurs marchandises.

k) Service de classement général : Fait le classement de toutes les correspondances et dossiers de la banque.

l) Service de phonie :

Ce service facilite la communication des agences entre elles : il transmet et reçoit les messages ainsi que les instructions de différents services de la banque et du monde extérieur.

CHAPITRE III. ANALYSE DU SYSTEME

D'INFORMATION EXISTANT

Par définition, le SI est un ensemble d'éléments divers (hommes, machines, règles, etc.) chargés de stocker et de traiter les informations relatives au système opérant afin de les mettre à la disposition du système de gestion.

Le SI Existant permet de suivre la réalisation des objectifs dans une entreprise à tous les niveaux et dans toutes les principales fonctions de celle-ci.

3.1. Le Modèle Conceptuel des Flux (MCF)

Pour tenter de réduire la complexité de modélisation d'une entreprise et surtout d'obtenir les tailles de projets maîtrisables, on cherche à la découper en domaines d'activité. Ce découpage permet aux concepteurs de déterminer ce qu'ils vont faire.

On élaborera ainsi le diagramme des Flux puis le Modèle conceptuel des Flux.

A

Client

F

Comptabilité

E G

Remise fonds

B

Portefeuille escompte

Visa -
position

Visa remise
chèque

Rapports

E

Caisse -
dépôt

K

G

Caisse -
Retrait

M

K

C

Gérance

D

Planifie et coordonne

Rapports

Commission
de crédit

M

A

C

Virement et
transfert

Guichetier

Direction
général

B

D

Courrier

Correspondant

F

3.1.1. Construction du Diagramme des flux

3.1.2. Matrice des flux

		Guichetier	Client	CC		CR	CV	Visa RC	Cpté	Courrier	Gérance		Correspondant	DG	VP	V&T	Portefeuille Escompte
Guichetier											22				23	27
Client		5 et 19					7	9							3		1
CC											30						25
CR			6						11
CV			8						12
Visa RC						10,18
Cpté											13
Courrier		26	28
Gérance		21	20	30										14
Correspondant																16
DG											15
VP			4
V&T										29			17
Portefeuille Escompte			2	24
Légende
1. Réponse à la demande 2. Demande de crédit 3. Demande renseignement 4. Renseignement fourni 5. Demande d'ouverture de compte 6. Remise des fonds 7. Versement 8. Bx de versement 9. Remet chèque					10. Renseignement sur chèque 11. Mouvement compte 12. Mouvement compte 13. Rapports 14. Rapports 15. Planifie et coordonne 16. Paiement/ envoie des fonds 17. Virement / Transfert 18. Renseignement sur chèque							19. Ordre de paiement 20. Attribution numéro de compte 21. Décision sur ouverture de compte 22. Dossier d'ouverture de compte 23. Ouverture compte 24. Document sur ouverture de crédit 25. Décision sur crédit 26. Remet courrier reçu

Client

Documents

Demande exécution

Pièces justificatives

Opérations bancaires

Comptabilité

Gérance

Courrier pour clients

Virement/Transfert

Envoi des fonds

Donne rapport

Rapports

Correspondants

Direction générale

Courrier

27. Dépose les OP déposées 28. Dresse le courrier

29. Tient informer d'un Virem. / Transf. Reçu 30. Dossier d'ouverture crédit

31. Décision sur ouverture crédit

3.1.3. Construction du Modèle Conceptuel des Flux Net

3.2. MODEL ISA TION ORGANISATIONNEL DES TRAITEMENTS

Le MOT défini l'organisation que l'on met en place pour atteindre les objectifs décrits au niveau conceptuel en proposant des choix de solutions afin de permettre à l'utilisateur d'opter pour l'une d'entre elle.

On précisera alors les postes de travail, une chronologie des opérations ainsi que le degré d'automatisation des différentes procédures. Notons qu'ici on définit le « qui », le « où » et le « quand ».

3.2.1. Règles d'organisation

1. L'UBC ouvre ses portes tous les jours (du lundi au vendredi) de 8 heures à 16 heures, sauf le samedi où toutes les activités s'arrêtent à 12 heures ;

2. Les demandes d'ouverture de compte sont adressées au Chef d'Agence et déposées au guichet de la banque tous les jours pendant les heures de service. Ces dernières sont étudiées et une fois les conditions sont remplies, la demande est acheminée auprès du Gérant pour l'attribution d'un numéro de compte ;

3. Les dépôts des fonds se font au guichet de la caisse dépôt ;

4. Pour tout retrait, le client se présente au guichet caisse retrait muni de son chéquier ou des documents autorisant le retrait des fonds. On analyse les documents, s'il est authentique, on remettra l'argent au client ;

5. A la fin de chaque mois la comptabilité prélève le frais de tenue de compte

6. Après enregistrement de l'opération, on établit d'un extrait de compte. Mais dans le cas d'un versement, un bordereau de dépôt est émis au déposant ;

7. la demande d'ouverture de crédit est déposé au guichet de la banque et acheminée au gérant pour analyse. Dans le cas om la demande est favorable, on vérifie la liquidité avant de donner l'ordre d'octroi.

8. Pour effectuer un virement, le client doit soit adresser soit déposer son ordre de paiement au guichet de la banque. Le guichetier vérifiera si toutes les mentions sont complétées. Si tel est le cas, il enregistre l'OD, puis la transmet au chef de service de transfert et virement qui autorisera le paiement.

9. avant d'exécuter toute autre opération bancaire, le guichetier devra vérifier l'authenticité des documents lui présenter, puis il élaborera des documents attestations la passation de l'opération.

3.2.2. Tableau des procédures fonctionnelles du SI Existant

Les opérations sont caractérisées par un ou plusieurs évènements qui la déclenchent par synchronisation, un opérateur logique, une période et un poste de travail grâce à la mise en action d'un responsable.

La procédure peut être manuelle ou automatique partiellement ou totalement. Notre SI Existant découpé en processus donne lieu aux tableaux suivants :

Tableau 1. Processus « Ouverture de compte »

PF	DEROULEMENT		ACTIONS	NATURE	POSTE DE TRAVAIL
	DEBUT	DUREE MAX			LIEU	RESPONSABLE	RESSOURCE
PF1	8h<t<14h	X'	Réception de la demande d'ouverture de compte	M	Réception	Réceptionniste	Réceptionniste
PF 2	8h<t<14h	X'	Etude du Dossier	M	Bureau Agence	Chef d'agence	Chef d'Agence
PF3	8h<t<14h	60'	Dactylographie des renseignements clients	M	Secrétariat	Secrétaire	Secrétaire
PF 4	8h<t<14h	X'	Enregistrement du client	M	Gérance	Gérant	Gérant
PF 5	8h<t<14h	X'	Attribution du numéro de compte	M	Gérance	Gérant	Gérant

Tableau 2. Processus « Retrait »

PF	DEROULEMENT		ACTIONS	NATURE	POSTE DE TRAVAIL
	DEBUT	DUREE MAX			LIEU	RESPONSABLE	RESSOURCE
PF6	8h<t<14h	X'	Réception client	M	Guichet Retrait	Caissier Retrait	Caissier Retrait
PF7	8h<t<14h	X'	Vérification chèque	M	Guichet Retrait	Caissier Retrait	Caissier Retrait
PF8	8h<t<14h	X'	Recherche Fiche du client	M	Guichet Retrait	Caissier Retrait	Caissier Retrait
PF9	8h<t<14h	X'	Vérification du solde client	M	Guichet Retrait	Caissier Retrait	Caissier Retrait
PF10	8h<t<14h	X'	Elaboration bordereau	M	Guichet Retrait	Caissier Retrait	Caissier Retrait
PF1 1	8h<t<14h	X'	Remise de l'argent	M	Guichet Retrait	Caissier Retrait	Caissier Retrait
PF12	8h<t<14h	X'	Enregistrement de l'opération	M	Guichet Retrait	Caissier Retrait	Caissier Retrait

Tableau 3. Processus « Versement »

PF	DEROULEMENT		ACTIONS	NATURE	POSTE DE TRAVAIL
	DEBUT	DUREE MAX			LIEU	RESPONSABLE	RESSOURCE
PF13	8h<t<14h	X'	Réception client + argent	M	GD	Caissier dépôt	Caissier dépôt
PF14	8h<t<14h	X'	Recherche de la fiche du client	M	GD	Caissier Dépôt	Caissier Dépôt
PF15	8h<t<14h	X'	Elaboration du bordereau de dépôt	M	GD	Caissier dépôt	Caissier dépôt
PF16	8h<t<14h	X'	Enregistrement versement dans le registre	M	GD	Caissier Dépôt	Caissier Dépôt

Tableau 4. Processus « Virement »

PF	DEROULEMENT		ACTIONS	NATURE	POSTE DE TRAVAIL
	DEBUT	DUREE MAX			LIEU	RESPONSABLE	RESSOURCE
PF1 7	8h<t< 16h	X'	Réception de l'ordre de paiement	M	Service Virement	Chef svce Virement	Chef svce Virement
PF1 8			Analyse de l'Ordre de paiement	M	Service Virement	Chef svce Virement	Chef svce Virement
PF1 9			Transmission ordre de paiement	M	Service Virement	Chef svce Virement	Chef svce Virement
PF20	`'	`'	Recherche fiche client	M	Service Virement	Chef svce Virement	Chef svce Virement
PF21	`'	`'	Vérification de la situation client	M	Service Virement	Chef svce Virement	Chef svce Virement
PF22			Autorisation de virement	M	Service Virement	Chef svce Virement	Chef svce Virement
PF23	`'	`'	Enregistrement de l'opération	M	Service Virement	Chef svce Virement	Chef svce Virement

Tableau 5. Processus « Demande de crédit »

PF	DEROULEMENT		ACTIONS	NATURE	POSTE DE TRAVAIL
	DEBUT	DUREE MAX			LIEU	RESPONSABLE	RESSOURCE
PF24	8h<t<14h	X'	Réception de la demande de crédit	M	Commission de crédit	Gérant	Gérant +Membres de la CC
PF25	`'	`'	Ouverture et Analyse de la demande	M	Commission de crédit	Gérant	Gérant +Membres de la CC
PF26	`'	`'	Vérification liquidité	M	Commission de crédit	Gérant	Gérant +Membres de la CC
PF27	`'	`'	Elaboration note de crédit	M	Commission de crédit	Gérant	Gérant +Membres de la CC
PF28			Enregistrement crédit	M	Commission de crédit	Gérant	Gérant +Membres de la CC
PF29	`'	`'	Octroi crédit	M	Commission de crédit	Gérant	Gérant +Membres de la CC

Tableau 6. Processus « Clôture des opérations »

PF	DEROULEMENT		ACTIONS	NATURE	POSTE DE TRAVAIL
	DEBUT	DUREE MAX			LIEU	RESPONSABLE	RESSOURCE
PF30	14h<t<16h	X'	Réception des documents issus du traitement des opérations	M	Comptabilité	Comptable	Comptable
PF31	14h<t<16h	X'	Catégorisation d'opération	M	Comptabilité	Comptable	Comptable
PF32	14h<t<16h	X'	Journalisation	M	Comptabilité	Comptable	Comptable
PF33	14h<t<16h	X'	Elaboration des états financiers	M	Comptabilité	Comptable	Comptable

3.2.3 Diagramme d'enchaînement des procédures

Ce diagramme est principalement forme des opérations qui se succèdent sans interruption. Les évènements entrant déclenchent l'opération, de cette dernière résulte les autres après décomposition de l'opération en procédure fonctionnelle.

Formalisme Utilisé²¹

Evénements déclenchants

Conditions d'exécution

Désignation de l'opération

Règle d'émission

Evénement résultat

²¹ DIONISI D., L'essentiel sur Merise, éditions Eyrolles, Paris, 1998

3.2.4. Construction du diagramme d'enchaînement des procédures

Durée

Processus « Ouverture de compte »

Nature

Poste de travail

M

Dde Ouverture Client présent compte Et

PF1

Réception demande ouverture de compte

Toujours

Dde reçue

Dossier ouvert c Chef Agence a b dispo

M

(a et b et c) ou d

PF2

Etude du Dossier

d

OK

PAS OK

Dossier

Dossier refusé accepté

Secrétaire dispo

M

Et

PF3

Dactylographie coordonnées clients

Toujours

Coordonnées dactylographiées

Registre dispo

M

Et

PF4

Enregistrement du client

Toujours

Client enregistré

M

Gérant dispo

Et

PF5

Attribution numéro de compte

Toujours

Numéro de compte attribué

Durée

Processus « Retrait des fonds »

Nature

Poste de travail

M

Client présent Chèque présenté

Et

PF6

Réception du client

Toujours

Client reçu

M

Guichetier dispo a b c

(a et b ) ou c

PF7

Vérification du chèque

OK

PAS OK

Chèque refusé

Chèque accepté

N° de Compte

M

Et

PF8

Recherche Fiche du client

Toujours

Fiche du client trouvé

Processus

M

Versement

Et

PF9

Vérification Solde Client

Suffisant

Insuffisant

Retrait refusé Solde Suffisant

M

Caissier dispo

Et

PF10

Elaboration Bordereau de retrait

Toujours

Bordereau de retrait élaboré A

M

A Liquidité dispo

Et

PF1 1

Remise de l'argent

Toujours

Argent remis

M

Registre dispo

Et

PF12

Enregistrement de l'opération

Toujours

Opération de retrait enregistrée

Durée

Processus « Versement des fonds »

Nature

Poste de travail

M

Client présenté Argent présenté

Et

PF13

Réception Client

Toujours

Client reçu

M

N° de Compte

Guichetier dispo

Et

PF14

Recherche Fiche du Client

Toujours

Fiche trouvée

Liquidité conforme

M

Et

PF15

Elaboration Bordereau de versement

Toujours

Bordereau élaboré B

B Registre dispo

M

Et

PF16

Enregistrement Bordereau

Toujours

Bordereau enregistré

Durée

Processus « Paiement »

Nature

Poste de travail

M

OP déposé

Et

PF17

Réception de l'Ordre de paiement

Toujours

OP reçue

M

Guichetier dispo a b c (a et b ) ou c

PF18

Analyse de l'Ordre de Paiement

OK

PAS OK

OP non conforme OP accepté

M

Et

PF19

Transmission de l'Ordre de Paiement

Toujours

OP Transmis C

C Fiche client trouvée

M

Et

PF20

Vérification situation du client

Suffisant Insuffisant

Situation suffisante

OP refusée

Chef de service dispo Et

M

PF21

Autorisation de paiement

Toujours

Paiement autorisé

M

Et

PF22

Enregistrement de l'opération

Toujours

Opération enregistrée

Durée

Processus « Demande de crédit »

Nature

Poste de travail

M

Dde de crédit présenté Et

PF23

Réception demande de crédit

Toujours

Dde reçue

M

Gérant dispo

Et

PF24

Analyse de la demande

OK

PAS OK

Dossier refusé D

Dossier accepté

M

D

Et

PF25

Vérification liquidité

OK PAS OK

Liquidité suffisante Crédit en attente

M

Guichetier dispo

Et

PF26

Elaboration note de crédit

Toujours

Note de crédit élaboré

M

Et

PF27

Enregistrement crédit

Toujours

Crédit

enregistré

M

Client présenté

Et

PF28

Octroi crédit

Toujours

Crédit

octroyé

Durée

Processus « Clôture des opérations »

Nature

Poste de travail

M

Documents

prêts

Et

PF29

Transmission des documents comptables

Toujours

E Documents transmis

M

Comptable E dispo

Et

PF30

Réception des documents

Toujours

Documents reçus

M

Et

PF31

Catégorisation des opérations

Toujours

Opérations catégorisées

Calcul des totaux

M

Et

PF32

Journalisation

Toujours

Journalisation faites

M

Soldes vérifiés

Et

PF33

Elaboration Etats financiers

Toujours

Etats financiers élaborés

3.3. MODELE CONCEPTUEL DES TRAITEMENTS

La description conceptuel permet de représenter la finalité du système et sa raison d'être cela en s'appuyant sur ses objectifs et les réalités externes qui le contraignent. Les fonctions sont décrites, à ce niveau, indépendamment de la manière dont elles seront réalisées. On représente donc ici le « quoi » du système.

Le MCT permet de structurer les opérations sur le seul critère de l'enchaînement logique. Une opération sera exécutée après l'autre si elle a besoin, pour « fonctionner », des résultats de l'autre²².

3.3.1. Concepts utilisés

Evénement : est un fait survenu dans l'environnement du Système d'Information et qui apporte de mouvement à celui-ci. Un intervalle de temps peut ou ne pas s'observer entre la perception du fait et sa prise en considération par le Système d'Information.

Synchronisation : Une synchronisation d'une opération est le fait qu'une suite d'événements contributifs doit être réalisée selon une proposition logique traduisant les règles de gestion pour l'activation afin que l'opération soit déclenchée.

3.3.2. Règles de gestion

1. Pour approuver un compte à l'UBC, on doit dresser une demande écrite, ensuite on l'analysera et enfin, le client aura une réponse.

2. Si cette réponse est favorable, le demandeur procède au paiement de frais d'ouverture de compte qui s'en suivra par l'enregistrement des coordonnées du client ;

3. Les versements et les retraits des fonds peuvent être effectués sur un compte selon sa nature et les circonstances ;

4. Tout dépôt est soldé par l'élaboration du bordereau de dépôt, tandis que pour le retrait ou le dépôt qui a pour effet de mouvementer un compte on élaborera un extrait de compte;

²² André P., VAILLY A., Op. Cit, P. 26

5. Toute demande d'ouverture de Crédit doit subir une analyse ; si cette analyse est satisfaisante on vérifie la liquidité afin de pouvoir octroyé le montant demandé par le client et on enregistre les coordonnées sur la demande et/ou l'octroi du crédit ;

6. Le virement doit être précédé d'un ordre de paiement qui sera, dès sa réception analyser. Dans le cas où les conditions sont remplies, on vérifie la liquidité en compte du client, si son compte est déficitaire, on peut ne pas passer l'opération, si tel n'est pas le cas on effectue le virement. Dans le cas contraire, le virement est refusé ;

7. Toute opération à passer doit respecter les normes bancaires prévu par l'UBC, cela du point de vue des documents utilisés et des modes d'exécution.

8. Tous les documents sur les opérations passées pendant la journée sont envoyés à la comptabilité pour être journalisé.

Demande d'ouverture
de compte

N° compte +
fiche attribuée

3.3.3. Construction du MCT Processus « Ouverture de compte »

Demande
refusée

Analyse de la demande d'ouverture de compte

Ok

Demande
acceptée

Pas OK

Frais
payé

et

Enregistrement nouveau client dans le registre

Toujours

Client
enregistré

Fiche client
disponible

et

Attribution numéro compte

Toujours

Demande
retrait

Montant

disponible A

Vérification de la situation en compte

Disponible

a

Chèque présenté

(a et b) ou c

b

Pas disponible

Demande
en attente

c

Processus « Versement »

Client
présenté

et

Argent
présenté

Elaboration Bx_D

Toujours

Bx _D
élaboré

et

Fiche client
trouvée

Enregistrement versement

Toujours

Versement
effectuer

Processus « Retrait »

Chèque
acquitté

Et Elaboration Bx_R

A

Toujours

Bx _R
élaboré

et

Fiche client
trouvée

Enregistrement du retrait

Toujours

Retrait
enregistré

Processus « Demande de Crédit »

Demande de
crédit

Etude du dossier

Refusé

Disponible

Pas disponible

En
attente

Liquidité dispo

B

EA

Conforme Non conforme

Demande
acceptée

c
a b

EA

Eléments du
contrat validé

(a et b)ou c

Vérification liquidité

Frais payé

B

Et Octroi crédit

Toujours

Crédit octroyé

Ordre de
paiement

Analyse de l'ordre de paiement

Conforme

Non conforme

Refusé

OD validé K Fiche client

a c b

présenté

(a et b)ou c

Vérification liquidité

Disponible

Pas disponible

En
attente

Liquidité dispo

Autorisation
accordée

K

Et

Enregistrement opération virement

Toujours

Virement effectué

Processus « Virement »

Processus « Clôture des opérations »

Période de
clôture

Et

Documents
récoltés

Catégorisation des opérations

Toujours

Opérations
catégorisées

Et

Journalisation

Calcul des
totaux faits

Etats financiers
élaborés

Toujours

Elaboration des Etats financiers

Journalisation
faite

et

Soldes annotés

Toujours

3.4. MODELISATION CONCEPTUEL DES DONNEES

Cette modélisation s'appuie sur l'ensemble des données manipulées par l'organisation étudiée et sur les règles de gestion, les données étant la représentation des propriétés définissant les réalités de l'entreprise, et les règles de gestion définissant les rapports entre ces propriétés.

Il décrit la sémantique, c'est-à-dire le sens que nous attachons à ces données ainsi que leurs rapports. Les propriétés décelées comme dépendant directement les unes des autres constitueront des objets conceptuels qui sont réellement le reflet des objets réels appelés entités, et entre ceux-ci sont définies des associations nommées relations qui traduisent les règles de gestion.

3.4.1. Objectifs

Par le MCD élaboré, le SI suit les objectifs suivants :

1. Connaître la situation de compte de chaque client à tout moment.

2. Elaborer les documents divers provenant du traitement des opérations bancaires (Bordereau de dépôt et retrait, extrait de compte, relevé de compte etc.) et cela, à chaque fois où l'opération est réalisée.

3. Connaître les détails sur opérations en cours et avoir les détails sur les opérations déjà réalisées.

4. Produire les indicateurs de gestion et quelques états financiers.

3.4.2. Règles de gestion

Une règle de gestion précise les contraintes qui doivent être respectées par le modèle. Pour le SI actuel à l'UBC, nous avons les règles de gestion que voici :

1. Un client peut ouvrir un ou plusieurs comptes.

2. Un compte est mouvementé par un ou plusieurs dépôts, mais un dépôt ne peut mouvementer qu'un et un seul compte.

3. Un client peut effectuer plusieurs retraits sur son compte ; cela n'est faisable que si son compte est approvisionné. Dans le cas contraire, l'opération lui est refusée.

4. Un client peut bénéficier d'un virement, ou il peut lui-même effectuer un virement soit en faveur d'autres tiers, soit en sa propre faveur.

5. La banque ne peut accorder de crédit qu'à un et un seul client.

6. Il peut avoir entre le client et la banque, d'après leurs relations habituelles, passation d'une opération quelconque (se résumant par des ordres de paiement, encaissement des effets de commerce etc.) modifiant le solde du compte selon le type d'opération réalisée.

3.4.4. Dictionnaire des données

Noms	Significations	Type A N AN	Long.	Nature		Règle de calcul
				E Co Ca	M SIG SITU
NumMat	Numéro matricule	AN	10	E	SIG
NomCli	Nom du client	A	20	E	SIG
PNCli	Post nom du client	A	20	E	SIG
DateNaiss	Date de naissance	D	8	E	SIG	Jj/mm/aa
Lieu Nais	Lieu de naissance	A	20	E	SIG
Adres	Adresse du client	AN	30	Co	SITU
Nationa	Nationalité du client	A	25	E	SIG
Pays	Pays du client	A	20	E	SIG
NumCpte	Numéro du compte	AN	10	E	SIG
DateOuvCpte	Date d'ouverture du compte	D	8	E	SIG	Jj/mm/aa
NRC	Numéro du registre du commerce	AN	12	E	SIG
NumTel	Numéro de téléphone	AN	15	E	SIG
DatCrea	Date de Création	D	8	E	SIG	Jj/mm/aa
MontantD	Montant débité	N	12	E	SITU
MontantC	Montant crédité	N	12	E	SITU
NumVer	Numéro du versement	N	10	E	M
NomDéposant	Nom du déposant	A	20	E	SIG
PNDéposant	Post nom du déposant	A	20	E	SIG
NumCarteDep	Numéro carte du déposant	AN	10	E	SIG
DateEmission	Date d'émission de l'OP	D	8	E	M	Jj/mm/aa
NomGuich	Nom du guichetier	A	20	E	SIG
DateRet	Date de retrait	D	8	E	M	Jj/mm/aa
MontRet	Montant retiré	N	12	E	SITU
NumCred	Numéro du crédit	N	10	E	M
NumOP	Numéro de l'OP	N	10	E	M
DateOP	Date de l'OP	D	8	E	M	Jj/mm/aa
MntPmtOP	Montant de l'OP	N	12	E	SITU
NomCorr	Nom du correspondant	A	20	E	SIG
DateCred	Date d'octroi de crédit	D	8	E	M	Jj/mm/aa
DateRemb	Date de remboursement crédit	D	8	E	M	Jj/mm/aa
MontCred	Montant du crédit octroyé	N	12	E	SITU
Libelle	Libellé de l'opération	AN	50	E	M
DateVal	Date de valeur	D	8	E	M	Jj/mm/aa
TauxInt	Taux d'intérêt	N	5	E	M
Echeance	Echéance du crédit	N	3	E	M

3.4.5. Graphe des dépendances fonctionnelles

NumVers

DateN

NumCred

Nationalité

MontVers

NumCli

NumCpte

DateVers

NumRet

NomDepos

PNDepos

NomGuich

Pays

PNCli

DateCred

Echéance

MontCred

TauxInt

DateRemb

DateOD NumOD

DateRet

GenreOPs

Libellé MontOD N°CpteBen

MontRet

N°Cheque

NomBen

NumMat

« Informatisation de la gestion des opérations bancaires dans une institution financière bancaire : Cas de l'Union des Banques Congolaises. » - 52 -

1,1

Paiement

NumOD, NomBen, MontOD, Libelle, dateOp ...

Retrait

NumRet, MontRet, N°Cheque, dateRet ...

3.4.6. Construction du Modèle Conceptuel des données

Client

NumMat, NomCl, PNCli, DateN, LieuN, Pays, Nationalite,

DateCrea, NRC ...

Ouvre 1, 1

1, n

0, n

Demande

1, 1

Effectue

0, n

NumCpte

Compte

0, n

Concerne

1, 1

0, n

Versement

NumVers, MontVers, NomDepos, PNDepos, DateVers

1, 1

Crédit

NumCred, MontCred, Echeance, TauxI nt, MontRemb,DateCred

Concerne

3.4.7. Critique du SI Existant

Le système d'information de l'UBC fonctionne sans beaucoup des difficultés. La gestion bancaire consiste à un ensemble complexe d'opérations, ce qui est à la base du sectionnement des responsabilités aux différents centres de décision.

Ces centres disposent d'une autonomie de responsabilité en ce qui concerne l'enregistrement des opérations leur dévolue. Ils condensent toutes les opérations et les conduisent au service de comptabilité qui se charge de la centralisation et de l'élaboration des états financiers.

Cette façon de gérer est trop lourde et ne permet pas une prise de décision rapide. En plus, beaucoup des détails sur l'exploitation régulière des opérations bancaires ainsi que sur la gestion des comptes bancaires parviennent à échapper à la hiérarchie.

o Au niveau des objectifs

Le système d'information de l'UBC est tenu manuellement. Dans les services tel que caisse retrait, caisse dépôt, portefeuille escompte, etc. sont tenus des registres servant à la collecte des données brutes sur l'opération exécutée ou à exécuter. Ceux-ci forment alors des bases d'informations lesquelles interviennent dans la production des états centralisés, puis des états financiers.

Les aspects relatifs à l'analyse des fonds par compte et par type d'opération bancaire, les fréquences d'exploitation des comptes restent encore inexploités.

Aussi il impossible au gestionnaire de l'UBC de prendre des décisions stratégiques sur base des rapports reflétant la réalité vécue par la banque pendant une période donnée dans un laps de temps.

o Les documents utilisés

L'UBC possède un nombre important des documents pour son exploitation. Nous citerons :

- La feuille d'identification du client

- La fiche du client

- Le bordereau de retrait et de versement

- Les ordres de paiement

- Le journal de caisse

- Le registre

- Les extraits, relevés de comptes - Etc.

Néanmoins, pour une bonne exploitation bancaire, ces documents sont trop insuffisants. Dans le chapitre qui suivra, nous aurons à proposer d'autres documents qui aideront la banque et ses clients à avoir assez des détails sur les opérations passées entre eux et cela de manière automatique.

L'ancien système étant caractérisé par une manipulation manuelle des données. Avant de centraliser les opérations et produire les états financiers et rapports, le comptable ne dispose que d'au moins 25% des documents qu'il devrait nécessairement utilisés ; en plus lorsque ces derniers lui parviennent, il est appelé à faire encore une fois des calculs supplémentaires pendant toute la journée voir même pendant deux ou plusieurs jours s'il s'agit des rapports de longue période d'exploitation. Ce qui entraîne une introduction facile d'erreurs, une lourdeur dans le traitement de ces données et une lenteur en terme de temps dans la production périodique des rapports. En outre, il se constate des redondances fréquentes des données.

Le nouveau système informatique devrait dénicher ces erreurs avant que la situation centralisée les ait prises en compte. Ce qui permettrait une fiabilité dans la production des rapports centralisés et états financiers.

o Critiques des moyens

L'UBC, Via Western Union possède quelques ordinateurs avec des logiciels importants. Seulement ceux-ci lui permettent de gérer les opérations de transferts.

En outre nous devons savoir que le traitement de l'information nécessite des moyens les plus adéquats liés à la technique de traitement mais aussi le matériel utilisé pour le traitement.

Le gestion manuelle des opérations bancaires constatée dans le SI Existant à fait l'objet de plusieurs insuffisances dont :

- La redondance dans la récolte des informations lors de l'enregistrement des coordonnées des mêmes clients lors de leur présentation au guichet de la banque,

- La difficulté de fouille des informations en cas de recherche d'indications

nécessaires,

- Les erreurs fréquentes de calcul,

- La perte de temps dans la prise de décision.

o Solutions envisagées

Les observations personnelles ainsi que les résultats de nos interviews ont fait montre d'un besoin pressant d'informatisation.

L'amélioration du SI Existant par la conception d'un nouveau SI basé sur l'informatisation de la gestion des opérations bancaires permettra d'éviter les répétitions dans la récolte des informations, la recherche des informations sur base des critères bien définies, la récolte des données nécessaires mais en plus, elle permettra de produire dans un temps records le rapport centralisé de toutes les opérations enregistrées et les états financiers pour une période donnée.

L'idée d'informatisation implique la disposition des matériels adéquats. C'est pourquoi, compte tenu de l'absence de cet instrument de traitement informationnel au sein de l'UBC, il conviendrait que celui-ci soit disponible dans les différents services pour leur permettre l'enregistrement directe des données et leur traitement automatique.

Dans les chapitres qui suivent, notre étude s'orientera dans la conception d'un SI matérialiser par une application informatique remède aux failles constatées dans le SI Existant.

2ème PARTIE :

SYSTEME D'INFORMATION

INFORMATISE

CHAPITRE IV. CONCEPTION DU SYSTEME
D'INFORMATION FUTUR

Le système d'information existant que nous venons d'étudier au chapitre précèdent, nous conduit à conclure qu'il était manuel et entaché de quelques défaillances préjudiciables.

Dans ce chapitre, nous partirons des modèles présentés précédemment pour concevoir un nouveau système d'information et pour automatiser certaines opérations de l'existant ainsi que d'en ajouter d'autres.

4.1. MODELISATION CONCEPTUELLE DES DONNEES 4.2.1. Objectifs

Le modèle conceptuel des données du système d'information futur sera conçu avec comme objectifs suivants :

- Connaître la situation de compte de chaque client automatiquement et à tout moment ;

- Elaborer les documents divers provenant du traitement des opérations bancaires,

- Connaître les détails sur l'opération en cours mais aussi sur les opérations déjà traitées,

- Sortir les états financiers globaux au moment voulu,

- Produire les indicateurs de gestion.

4.2.2. Règles de Gestion

1. Un client ne peut ouvrir qu'un et un seul compte

2. Les comptes sont groupés en types. Un compte appartient ainsi qu'à un seul type de compte,

3. Un crédit peut ne pas être remboursé, s'il est, il peut l'être plusieurs fois,

4. Un client peut effectuer plusieurs retraits sur son compte si celui-ci est approvisionné, sinon l'opération lui est refusée,

5. Un compte est mouvementé par un ou plusieurs versements, mais un versement ne peut mouvementer qu'un et un seul compte,

6. Les paiements sont catégorisés en type de paiement (les virements bancaires et les ordres de paiement ordinaires). Chaque paiement appartient à un et un seul type, ce dernier pouvant contenir plusieurs paiements,

7. un client peut bénéficier d'un virement, lui-même aussi peut effectuer un virement en faveur d'autres tiers ou à sa propre faveur,

8. entre le client et la banque il peut avoir passation d'une opération modifiant le solde du compte.

4.2.3. Dictionnaire des données

Noms	Significations	Type A N AN	Long.	Nature		Règle de calcul
				E Co Ca	M SIG SITU
NumMat	Numéro matricule	AN	10	E	SIG
NomCli	Nom du client	A	20	E	SIG
PNCli	Post nom du client	A	20	E	SIG
DateNaiss	Date de naissance	D	8	E	SIG	Jj/mm/aa
Lieu Nais	Lieu de naissance	A	20	E	SIG
Adres	Adresse du client	AN	30	Co	SITU
Nationa	Nationalité du client	A	25	E	SIG
Pays	Pays du client	A	20	E	SIG
NumCpte	Numéro du compte	AN	10	E	SIG
DateOuvCpte	Date d'ouverture du compte	D	8	E	SIG	Jj/mm/aa
NRC	Numéro du registre du commerce	AN	12	E	SIG
NumTel	Numéro de téléphone	AN	15	E	SIG
DatCrea	Date de Création	D	8	E	SIG	Jj/mm/aa
MontantD	Montant débité	N	12	E	SITU
MontantC	Montant crédité	N	12	E	SITU
NumVer	Numéro du versement	N	10	E	M
NomDéposant	Nom du déposant	A	20	E	SIG
PNDéposant	Post nom du déposant	A	20	E	SIG
NumCarteDep	Numéro carte du déposant	AN	10	E	SIG
DateEmission	Date d'émission de l'OP	D	8	E	M	Jj/mm/aa
NomGuich	Nom du guichetier	A	20	E	SIG
DateRet	Date de retrait	D	8	E	M	Jj/mm/aa
MontRet	Montant retiré	N	12	E	SITU
NumCred	Numéro du crédit	N	10	E	M
NumOP	Numéro de l'OP	N	10	E	M
DateOP	Date de l'OP	D	8	E	M	Jj/mm/aa
MntPmtOP	Montant de l'OP	N	12	E	SITU
NomCorr	Nom du correspondant	A	20	E	SIG
DateCred	Date d'octroi de crédit	D	8	E	M	Jj/mm/aa
DateRemb	Date de remboursement crédit	D	8	E	M	Jj/mm/aa
MontCred	Montant du crédit octroyé	N	12	E	SITU
Libelle	Libellé de l'opération	AN	50	E	M
DateVal	Date de valeur	D	8	E	M	Jj/mm/aa
TauxInt	Taux d'intérêt	N	5	E	M
Echeance	Echéance du crédit	N	3	E	M
TypePmt	Type de paiement	N	2	E	SIG
DesTypPmt	Désignation du type de paiement	A	30	E	SIG
TypeCred	Numéro Type de crédit	N	2	E	SIG
DesTypCred	Désignation du type de crédit	A	25	E	SIG
NumType	Numéro du type de compte	N	2	E	SIG
MontRemb	Montant remboursé	N	25	E	M
DesType	Désignation du type de compte	A	25	E	SIG

NumVers

NumType

NumType

DesTypCred

NumMat

DateN

Nationalité

NumCred

Echéance

DesType

NumCpte

DateVers

MontVers

NomDepos

PNDepos

NomGuich

NumCli

Pays

PNCli

DateCred

tauxInt

MontCred

NumRet

DateOD NumOD

NumRemb

DateRet

DateRbs

MontRemb

GenreOPs

Libellé MontOD N°CpteBen

MontRet

N°Cheque

NomBen

4.2.4. Graphe de dépendances fonctionnelles

4.2.5. Construction du MCD

TypeCpte

NumType, DesTyp

Versement

NumVers, MontVers,
NomDepos, PNDepos,
DateVers

Crédit

NumCred, MontCred, Echeance, TauxI nt, MontRemb, DateCred

...

Concerne

Client

NumMat, NomCl, PNCli, DateN, LieuN, Pays, Nationalite, DateCrea, NRC ...

0, n

1,1

Effectue

Ouvre 1, 1

1, n

0, n

Demande

0, n

1, 1

0, n

Compte

Concerne

NumCpte

1, 1

Appartient

1,1

0, n

0,n

1,1

1, 1

Appartient

0, n

TypeCred

TypeCred, desTypCred

Paiement

NumOD, NomBen, MontOD, Libelle, DateOD ...

1,1

Appartient

0,n

TypePmt

TypePmt, desTypPmt

Effectue

1,1

Remboursement

numRemb, DateRbs, MontRemb, DateRbs...

Retrait

NumRet, MontRet, N°Cheque, DateRet ...

4.2. MODELISATION CONCEPTUELLE DES TRAITEMENTS 4.2.1. Règles de Gestion

1. Pour approuver un compte à l'UBC, le demandeur doit dresser une demande écrite qui sera analyser aussitôt sa réception,

2. Si la demande est acceptée, le demandeur devra payer les frais d'ouverture de compte. Ensuite on enregistrera ses coordonnées puis il se verra attribuer un numéro de compte automatiquement,

3. Sur demande du client, on choisira l'opération à passer dans la base des données,

4. Dans le cas d'une opération de dépôt ou de retrait, on cherchera les coordonnées du client (n° compte, nom etc.) dans la base des données,

5. Dans le cas des opérations de crédit et des moyens de paiement (Virements et ordre de paiement), on analysera d'abord la demande de crédit ou l'ordre de paiement. Si les conditions sont remplies, on recherche le client dans la Base des données et on vérifie la liquidité (si c'est un crédit) ou le solde (pour les moyens de paiement) du client. Si ce dernier est insuffisant, l'opération lui est refusée.

6. la vérification de liquidité tient compte des paramètres suivants dans le cas où l'opération est inférieur au solde en compte : si c'est un compte à terme, la banque donnera un préavis ; si c'est un compte à vue, l'opération est refusée ; si c'est un compte courant, on peut passer l'opération car admettant des soldes négatifs.

7. tout opération est soldée par l'élaboration d'un document bancaire ou pièce justificative,

8. la mise à jour du client se fait après enregistrement des données de l'opération,

9. la journalisation et l'élaboration des états financiers se font sur base des données mémoriser dans la base des données.

4.2.2. Construction du MCT Processus « Ouverture de Compte »

Demande d'ouverture
de compte

Analyse de la demande d'ouverture de compte

Pas OK

Ok

Demande
refusée

Demande
acceptée

Frais
payé

Coordonnées client
saisies

N° compte +
fiche attribuée

et

Enregistrement nouveau client

Toujours

Client
enregistré

Renseignements
complémentaires
fournis

et

Attribution numéro compte

Toujours

Processus « Traitement des opérations »

Client présenté

Choix de l'opération

Crédit / Moyens de Versement / Retrait

paiement

Crédit / M.P.
choisi

Demande
présentée

Vers. / Retrait
choisi

a b

c

OP présenté A

a et (b ou c)

Pièces présenté

Argent présenté

B

Chèque présenté

		Vérification Liquidité / Solde
	Opération < Solde		Opération > Solde	Versement	Crédit
	Cpte Terme	Cte Non Terme	Cte Courant Cte à Vue		OK Pas OK
	En Attente PREAVIS	Refusée Liquidité/Solde vérifiée C			En Attente B

Client trouvé

Analyse de l'opération

Conforme

Non conforme

Recherche client dans la BD

Opération
conforme

c

a et (b ou c)

A

b

a

Détails client
fourni

Opération
refusée

Toujours

C Coordonnées

prélevées

et

Elaboration Pièces justificatives

Toujours

Argent
remis

et

Soldes calculés

Pièces élaborée

MAJ situation client

Toujours

MAJ Effectué

Calculs faits

D

Processus « Remboursement de crédit »

Echéance

Vérification situation crédit

Non Conforme

Conforme

Crédit déjà
rembourser

Situation
vérifiée

a

b

Eléments de
calcul saisi

Et

Calcul montant à rembourser

Toujours

D Montant à payer édité

et

Paiement montant

Toujours

Paiement effectué

Et

Paiement
enregistré

MAJ Situation client

Toujours

Situation MAJ

Situation élaborée

E

Processus « Clôture des opérations »

Période arrivée

Et

Données dispo

Détermination de l'opération

Toujours

Opération
déterminée

Et

Calculs faits

Elaboration situation des comptes

Toujours

« Informatisation de la gestion des opérations bancaires dans une institution financière bancaire : Cas de l'Union des Banques Congolaises. » - 67 -

E

Soldes calculés

Et

Journalisation

Toujours

Elaboration des Etats financiers

Journalisation faite Situation compte

vérifiée

Et

Toujours

Etats financiers
élaborés

4.3. MODELISATION ORGANISATIONNELLE DES TRAITEMENTS 4.3.1. Règles d'organisation

1. L'UBC ouvre ses portes tous les jours (du lundi au vendredi) de 8 heures à 16 heures, sauf le samedi où toutes les activités s'arrêtent à 12 heures ;

2. Les demandes d'ouverture de compte sont adressées au Chef d'Agence et déposées au guichet de la banque tous les jours pendant les heures de service. Ces dernières sont analysées par le gérant. Si les conditions sont remplies, le secrétaire saisi les coordonnées du client et l'enregistre dans la BD. C'est après qu'avec l'accord du gérant, la BD générera un numéro de compte pour le client ;

3. Le client détermine auprès du guichetier l'opération de son choix. Le guichetier choisira dans la BD l'opération choisie par le client et saisira les détails sur l'opération. Sur base des coordonnées entrées, la BD effectuera une analyse et déterminera si l'opération est valide ou non valide.

4. Avant toute opération, on recherche le client et on édite d'abord sa situation, ensuite on vérifie soit son solde soit sa liquidité. Si le solde est insuffisant, le client devra réapprovisionner son compte ;

5. Les dépôts des fonds se font au guichet de la caisse dépôt ;

6. Pour tout retrait, le client se présente au guichet caisse retrait muni de son chéquier ou des documents autorisant le retrait des fonds. On vérifie les documents, s'il est authentique, on remettra l'argent au client ;

7. A la fin de chaque mois la comptabilité prélève le frais de tenue de compte

8. la demande d'ouverture de crédit est déposée au guichet de la banque. Ce dernier saisi les détails du crédit et la BD analyse l'opération sur base de la règle n°4 ;

9. Pour effectuer un virement, le client doit soit adresser soit déposer son ordre de paiement au guichet de la banque. Le guichetier saisira les détails et la BD vérifiera si toutes les mentions sont complétées. Si tel est le cas, il enregistre l'OP, puis procède à la règle n°4 ;

10.Toute opération est justifiée par l'édition d'un document justificatif.

4.3.2. Tableau des procédures fonctionnelles

Processus « Ouverture de compte »

PF	DEROULEMENT		ACTIONS	NATURE	POSTE DE TRAVAIL
	DEBUT	DUREE MAX			LIEU	RESPONSABLE	RESSOURCE
PF1	8h<t<14h	X'	Réception de la demande d'ouverture de compte	MA	Guichet	Guichetier	Guichetier + Client
PF2	`'	`'	Analyse de la demande	MA	Gérance	Gérant	Gérant
PF3	`'	`'	Saisie des coordonnées nouveau client	AC	Secrétariat	Secrétaire	Secrétaire
PF4	`'	`'	Enregistrement du client	AB	Gérance	Gérant	Gérant
PF5	`'	`'	Attribution du numéro de compte	AB	`'	`'	`'

Processus « Traitement des opérations »

PF

DEROULEMENT

ACTIONS

NATURE

POSTE DE TRAVAIL

DEBUT

DUREE MAX

LIEU

RESPONSABLE

RESSOURCE

PF6

8h<t<14h

X'

Réception client

MA

Guichet

Guichetier

Guichetier

PF7

`'

`'

Choix de l'opération

AB

`'

`'

Guichetier + PC

PF8

`'

`'

Saisie des coordonnées de l'opération

AC

`'

`'

`'

PF9

`'

`'

Analyse de l'opération

AB

`'

`'

`'

PF10

`'

`'

Vérification du chèque

MA

`'

`'

Guichetier

PF1 1

`'

`'

Recherche du client

AB

`'

`'

Guichetier + PC

PF12

`'

`'

Edition situation client

AB

`'

`'

`'

PF13

`'

`'

Vérification liquidité/Solde

AB

`'

`'

`'

PF14

Elaboration pièces justificative

AB

`'

`'

`'

PF15

`'

`'

MAJ Situation du client

AB

`'

`'

`'

Processus « Remboursement des crédits »

PF	DEROULEMENT		ACTIONS	NATURE	POSTE DE TRAVAIL
	DEBUT	DUREE MAX			LIEU	RESPONSABLE	RESSOURCE
PF16	8h<t<14h	X'	Réception client	MA	Guichet	Guichetier	Guichetier + client
PF17	`'	`'	Vérification situation client	AB	Guichet	Guichetier	Guichetier + PC
PF18	`'	`'	Edition situation client	AB	Guichet	Guichetier	Guichetier + PC
PF19	`'	`'	Saisie éléments de calcul	AC	Comptabilité	Comptable	Comptable + PC
PF20	`'	`'	Calcul montant à rembourser	AB	`'	`'	`'
PF21	`'	`'	Edition Montant	AB	`'	`'	`'
PF22	`'	`'	Paiement Montant	MA	Guichet	Guichetier	Guichetier + client
PF23	`'	`'	Enregistrement remboursement	AB	Comptabilité	Comptable	Comptable + PC
PF24	`'	`'	MAJ situation client	AB	`'	`'	`'

Processus « Clôture des opérations »

PF	DEROULEMENT		ACTIONS	NATURE	POSTE DE TRAVAIL
	DEBUT	DUREE MAX			LIEU	RESPONSABLE	RESSOURCE
PF25	8h<t<14h	X'	Extraction des données dans la BD	AB	Comptabilité	Comptable	Comptable + PC
PF26	`'	`'	Catégorisation des opérations	AB	Comptabilité	Comptable	Comptable + PC
PF27	`'	`'	Calcul des totaux des comptes	AB	Comptabilité	Comptable	Ordinateur
PF28	`'	`'	Elaboration situation compte	AB	Comptabilité	Comptable	Comptable + PC
PF29	`'	`'	Journalisation	AB	Comptabilité	Comptable	Ordinateur
PF30	`'	`'	Elaboration états financiers	AB	Comptabilité	Comptable	Ordinateur

4.2.3. Construction du diagramme d'enchaînement des procédures

Processus « Ouverture de compte »

Temps

Guichet

Gérance

Secrétariat

Nat.

Extérieur

Dde Ouverture compte

Client présent

MA

Et

PF1

Réception demande ouverture de compte

Toujours

Dde reçue

Dossier ouvert

Gérant dispo

MA

b c a

d (a et b et c) ou d

PF2

Analyse de la demande

OK

PAS OK

Dde acceptée

Dde refusé

Frais payé

AC

Sec.

Dispo

Et

PF3

Saisie des coordonnées clients

Toujours

Coordonnées saisies

A

AB

A

BD Dispo

Et

PF4

Enregistrement du client

Toujours

Client enregistré

Gérant Dispo

AB

Et

PF5

Attribution numéro de compte

Toujours

Numéro compte attribuer

Processus « TRAITEMENT DES OPERA TIONS »

Temps

Guichet

Nature

Extérieur

MA

Chèque présenté

Client présenté

Et

PF6

Réception du client

Toujours

Client reçu

AB

Guichetier dispo

PF7

Et Choix de l`opération

Crédit

Paiement

Versement

Retrait

Ops Choisie

B C

AC

Guichetier dispo Et

PF8

Saisie des coordonnées de l'Opération

Toujours

Coordonnées saisies

AB

Guichetier dispo Et

PF9

Analyse de l'opération

OK

PAS OK

Opération acceptée

F

Ops refusée

MA

Retrait choisit

C

Et

PF1 0

Vérification chèque

Conforme

Non Conforme

Chèque Accepté

E

Chèque refusé

B

AB

Versement choisi F E

a b c N° Compte d

d Et (a ou b ou c)

PF1 1

Recherche du client

Toujours

Client trouvé

AB

Et

PF12

Edition situation client

Toujours

Situation client éditée

AB

Et

PF13

Vérification liquidité / Solde

Suffisant

Insuffisant

Versement

Solde suffisant

Ops en attente

AB

Guichetier dispo

Et

PF14

Elaboration pièce justificative

Toujours

Pièce justificative élaborée

Client servi

AB

Et

PF15

MAJ situation client

Toujours

Situation mise à jour

Processus « Remboursement de crédit »

Temps

Guichet

Comptabilité

Nat.

Extérieur

Echéance arrivée

MA

Et

PF16

Réception du client

Toujours

Client reçu

AB

Guichetier dispo Et

PF17

Vérification situation client

Toujours

Situation client vérifiée

AB

PF18

Edition situation client

Toujours

Situation client éditée

F

AC

F Guichetier dispo

Et

PF19

Saisie éléments de calcul

Toujours

Eléments saisis

AB

PF20

Calcul montant à rembourser

Toujours

Montant calculé

AB

PF21

Edition montant

Toujours

Montant édité

G

G Client prêt

MA

Et

PF22

Paiement montant

Toujours

Montant payé

AB

PF23

Enregistrement remboursement

Toujours

Remboursement enregistré

AB

PF24

MAJ situation client

Toujours

Situation client MAJ

Temps

Processus « Clôture des opérations » Comptabilité

Nature

Extérieur

BD Disponible

AB

Comptable dispo

Et

PF25

Extraction des données dans la BD

Toujours

Données extraites

AB

PF26

Et Catégorisation des opérations

Toujours

Ops Catégorisées

AB

Calculs effectués

Et

PF27

Journalisation

Toujours

Journalisation faites

AB

Soldes des comptes calculés

Et

PF28

Centralisation

Toujours

Centralisation faites

AB

Situation des comptes vérifiés

Et

PF29

Elaboration Etats financiers

Toujours

Etats Financiers

4.2.4. Description des procédures fonctionnelles

DESCRIPTION DE LA PROCEDURE FONCTIONNELLE PF1

Nature : Manuelle

Objet : Réception de la demande d'ouverture de compte

Evénements traités : demande d'ouverture de compte

Données utilisées : NomCli, DateOuv, Sexe, Fonction, Nationalité, NumTel ...

Evénements résultats : Demande reçue

Données Sorties : Néant

Action sur la Base :

- Consultation : Néant
- MAJ : Néant

DESCRIPTION DE LA PROCEDURE FONCTIONNELLE PF2

Nature : Manuelle

Objet : Analyse de la demande

Evénements traités : Demande reçue, Dossier ouvert, Gérant disponible

Données utilisées : NomCli, DateOuv, Sexe, Fonction, Adresse, Nationalité ...

Evénements résultats : Demande acceptée, Demande réfusée

Données Sorties : Néant

Action sur la Base :

- Consultation : Néant
- MAJ : Néant

DESCRIPTION DE LA PROCEDURE FONCTIONNELLE PF3

Nature : Automatisé conversationnel

Objet : Saisie des coordonnées nouveau client

Evénements traités : Demande acceptée, Frais payé, secrétaire disponible Données utilisées : NomCli, DateOuv, MontPayé

Evénements résultats : Coordonnées saisies

Données Sorties : Néant

Action sur la Base :

- Consultation : Néant

- MAJ : Ajout coordonnées nouveau client dans la table client

DESCRIPTION DE LA PROCEDURE FONCTIONNELLE PF4

Nature : Automatisé Batch

Objet : Enregistrement du client

Evénements traités : Coordonnées saisies, BD dispo

Données utilisées : NomCli, DateOuv, Sexe, Fonction, Adresse, Nationalité, MontPayé ... Evénements résultats : Client enregistré

Données Sorties : Néant

Action sur la Base :

- Consultation : Néant

- MAJ : Mise à jour des données de la table client

DESCRIPTION DE LA PROCEDURE FONCTIONNELLE PF5

Nature : Automatisé Batch

Objet : Attribution du numéro de compte

Evénements traités : Client enregistré, Gérant disponible

Données utilisées : NomCli, DateOuv, Sexe, Fonction, Adresse, Nationalité, MontPayé ... Evénements résultats : Numéro attribuer

Données Sorties : Néant

Action sur la Base :

- Consultation : Néant
- MAJ : Néant

DESCRIPTION DE LA PROCEDURE FONCTIONNELLE PF6

Nature : Manuelle

Objet : Réception du client

Evénements traités : Client présent, Chèque présenté

Données utilisées : NumCpte, NomCli, PNCli

Evénements résultats : Client reçu Données Sorties : Néant

Action sur la Base :

- Consultation : Néant
- MAJ : Néant

DESCRIPTION DE LA PROCEDURE FONCTIONNELLE PF7

Nature : Automatisé Batch

Objet : Choix de l'opération

Evénements traités : Client reçu, Guichetier disponible

Données utilisées : Désignation d'opération, type de l'opération Evénements résultats : Opération choisie, Retrait choisit, Versement choisit Données Sorties : Néant

Action sur la Base :

- Consultation : Parcourir les commandes du menu opération - MAJ : Néant

DESCRIPTION DE LA PROCEDURE FONCTIONNELLE PF8

Nature : Automatisé conversationnel

Objet : Saisie des coordonnées de l'opération

Evénements traités : opération choisie, guichetier dispo

Données utilisées : Désignation opération, MontOps, NumCli, NomCli, NumCred, NumPmt, TypePmt, DatePmt, DateCred etc.

Evénements résultats : Coordonnées saisies

Données Sorties : Néant

Action sur la Base :

- Consultation : Néant

- MAJ : Ajout coordonnées sur l'opération dans tPaiement, tClient

DESCRIPTION DE LA PROCEDURE FONCTIONNELLE PF9

Nature : Automatisé batch Objet : Analyse de l'opération

Evénements traités : coordonnées saisis, guichetier dispo

Données utilisées : Désignation opération, MontOps, NumCli, NomCli, NumCred, NumPmt, TypePmt, DatePmt, DateCred etc.

Evénements résultats : Opération acceptée, opération refusée

Données Sorties : Néant

Action sur la Base :

- Consultation : Néant
- MAJ : Néant

DESCRIPTION DE LA PROCEDURE FONCTIONNELLE PF10

Nature : Manuelle

Objet : Vérification chèque

Evénements traités : Retrait choisit

Données utilisées : MontPay, NumCli, NumCpte

Evénements résultats : Chèque accepté, chèque refusé

Données Sorties : Néant

Action sur la Base :

- Consultation : Vérifier les éléments mentionnés sur le chèque - MAJ : Néant

DESCRIPTION DE LA PROCEDURE FONCTIONNELLE PF11

Nature : Automatisé Batch

Objet : Recherche du client

Evénements traités : Chèque acceptée, opération acceptée, versement choisi, NumCpte Données utilisées : NumCli, NomCli, PNCli, NumCpte etc.

Evénements résultats : client trouvé

Données Sorties : Néant

Action sur la Base :

- Consultation : Entrer le numéro du client ou son nom

- MAJ : Néant

DESCRIPTION DE LA PROCEDURE FONCTIONNELLE PF12

Nature : Automatisé Batch Objet : Edition situation client

Evénements traités : Client trouvé

Données utilisées : NumCli, NumCpte, MontOps, Solde etc.

Evénements résultats : Situation client éditée

Données Sorties : Néant

Action sur la Base :

- Consultation : Néant
- MAJ : Néant

DESCRIPTION DE LA PROCEDURE FONCTIONNELLE PF13

Nature : Automatisé Batch

Objet : Vérification liquidité/ Solde

Evénements traités : Situation client éditée

Données utilisées : NumCli, NumCpte, NomCli, MontOps, DateOps, etc. Evénements résultats : Opération en attente, Solde suffisant

Données Sorties : Solde

Action sur la Base :

- Consultation : Entrer numéro de compte du client

- MAJ : Néant

DESCRIPTION DE LA PROCEDURE FONCTIONNELLE PF14

Nature : Automatisé Batch

Objet : Elaboration pièce justificative Evénements traités : Solde suffisant

Données utilisées : NumOps, MontOps, DateOps etc.

Evénements résultats : Pièce justificative élaborée

Données Sorties : Néant

Action sur la Base :

- Consultation : Néant
- MAJ : Néant

DESCRIPTION DE LA PROCEDURE FONCTIONNELLE PF15

Nature : Automatisé Batch

Objet : MAJ situation client

Evénements traités : Client servi, Pièce justificative élaborée

Données utilisées : NomCli, NumCli, DateOps, MontOps, TypeOps, Libellé etc. Evénements résultats : Situation mise à jour

Données Sorties : NomCli, NumCli, DateOps, MontOps, TypeOps, Libellé etc. Action sur la Base :

- Consultation : Néant

- MAJ : Mise à jour des données de tables tPaiement, tCredit, tVersement,

tRetrait

DESCRIPTION DE LA PROCEDURE FONCTIONNELLE PF16

Nature : Manuelle

Objet : Réception du client

Evénements traités : Echéance arrivée, Client présent

Données utilisées : NumCli, NomCli, DateOct, MontOct etc.

Evénements résultats : Client reçu Données Sorties : Néant

Action sur la Base :

- Consultation : Néant
- MAJ : Néant

DESCRIPTION DE LA PROCEDURE FONCTIONNELLE PF17

Nature : Automatisé Batch

Objet : Vérification situation client

Evénements traités : Guichetier dispo, Client reçu Données utilisées : NumCpte, NomCli, DateOct ... Evénements résultats : Situation client vérifié Données Sorties : NumCpte, NomCli, MontRemb etc. Action sur la Base :

- Consultation : Parcourir les numéros clients - MAJ : Néant

DESCRIPTION DE LA PROCEDURE FONCTIONNELLE PF18

Nature : Automatisé Batch Objet : Edition situation client

Evénements traités : Situation client vérifié

Données utilisées : NumCpte, NomCli, DateOct ...

Evénements résultats : Situation client éditée

Données Sorties : Néant

Action sur la Base :

- Consultation : Néant
- MAJ : Néant

DESCRIPTION DE LA PROCEDURE FONCTIONNELLE PF19

Nature : Automatisé conversationnel

Objet : Saisie éléments de calcul

Evénements traités : Guichetier dispo, Situation client éditée

Données utilisées : Taux d'intérêt, Montant plafond, Echéance

Evénements résultats : Eléments saisis

Données Sorties : Taux d'intérêt, Montant plafond, Echéance

Action sur la Base :

- Consultation : Néant

- MAJ : Ajout des données dans la table tRemboursement

DESCRIPTION DE LA PROCEDURE FONCTIONNELLE PF20

Nature : Automatisé Batch

Objet : Calcul montant à rembourser

Evénements traités : Eléments de calcul saisi

Données utilisées : NumCred, Echeance, DateRemb, MontOctr ... Evénements résultats : Montant calculé

Données Sorties : MontAremb, Reste

Action sur la Base :

- Consultation : Néant

- MAJ : Met à jour le montant du crédit

DESCRIPTION DE LA PROCEDURE FONCTIONNELLE PF21

Nature : Automatisé Batch

Objet : Edition montant

Evénements traités : Montant calculé

Données utilisées : NumCred, Echeance, DateRemb, MontOctr, MontAremb, Reste ... Evénements résultats : Montant édité

Données Sorties : Néant

Action sur la Base :

- Consultation : Néant
- MAJ : Néant

DESCRIPTION DE LA PROCEDURE FONCTIONNELLE PF22

Nature : Manuelle

Objet : Paiement montant

Evénements traités : Montant édité

Données utilisées : NumRemb, DateRemb, MontRemb ...

Evénements résultats : Montant payé Données Sorties : Néant

Action sur la Base :

- Consultation : Néant
- MAJ : Néant

DESCRIPTION DE LA PROCEDURE FONCTIONNELLE PF23

Nature : Automatisé Batch

Objet : Enregistrement remboursement

Evénements traités : Montant payé

Données utilisées :

Evénements résultats : Remboursement enregistré

Données Sorties : Néant

Action sur la Base :

- Consultation : Néant

- MAJ : Ajout coordonnées remboursement dans la table tRemboursement

DESCRIPTION DE LA PROCEDURE FONCTIONNELLE PF24

Nature : Automatisé Batch

Objet : MAJ Situation client

Evénements traités : Remboursement enregistré

Données utilisées : NumRemb, Echeance, DateRemb, MontOctr, MontAremb, Reste, Taux, Intérêt, Montant à rembourser avec intérêt ...

Evénements résultats : Situation client MAJ

Données Sorties : Néant

Action sur la Base :

- Consultation : Néant

- MAJ : Mise à jour des données dans tRemboursement

DESCRIPTION DE LA PROCEDURE FONCTIONNELLE PF25

Nature : Automatisé Batch

Objet : Extraction des données dans la BD

Evénements traités : BD Disponible, Comptable dispo

Données utilisées : DesOps, DateOps, Details sur les opérations

Evénements résultats : Données extraites

Données Sorties : Détails des opérations

Action sur la Base :

- Consultation : Néant
- MAJ : Néant

DESCRIPTION DE LA PROCEDURE FONCTIONNELLE PF26

Nature : Automatisé Batch

Objet : Catégorisation des opérations

Evénements traités : Données extraites, Comptable dispo Données utilisées : Désignation de l'opération

Evénements résultats : Opérations catégorisées

Données Sorties : Données concernant l'opération choisie Action sur la Base :

- Consultation : Parcourir le menu opération - MAJ : Néant

DESCRIPTION DE LA PROCEDURE FONCTIONNELLE PF27

Nature : Automatisé Batch Objet : Journalisation

Evénements traités : Calculs effectués, Opération catégorisée

Données utilisées : DateOps, Données de l'opération choisie

Evénements résultats : Journalisation faites

Données Sorties : Néant

Action sur la Base :

- Consultation : Néant
- MAJ : Néant

DESCRIPTION DE LA PROCEDURE FONCTIONNELLE PF28

Nature : Automatisé Batch Objet : Centralisation

Evénements traités : Solde des comptes calculés, Journalisation faites

Données utilisées : DateOps, Données concernant toutes les opérations passées suivant la date entrée

Evénements résultats : Centralisation faites

Données Sorties : Néant

Action sur la Base :

- Consultation : Néant
- MAJ : Néant

DESCRIPTION DE LA PROCEDURE FONCTIONNELLE PF29

Nature : Automatisé Batch

Objet : Elaborations Etats financiers

Evénements traités : Situation des comptes vérifiés, Centralisation faites

Données utilisées : DateOps, Données concernant toutes les opérations passées suivant la date entrée

Evénements résultats : Etats financiers

Données Sorties : Néant

Action sur la Base :

- Consultation : Néant
- MAJ : Néant

4.4. MODELISATION LOGIQUE DES DONNEES

Le MLD est une représentation du modèle conceptuel des données en fonction des possibilités techniques du moment, autrement dit de l'état de l'art technologique des matériels et logiciels présents sur le marché. C'est le modèle conceptuel plus la réponse aux contraintes d'organisation des données. En outre, il permet de préfigurer la mode d'accès et l'espace nécessaire.

Les objectifs de cette modélisation sont la définition de l'organisation logique des données à partir du modèle conceptuel validé et l'optimisation de cette description compte tenu des traitements à appliquer.

De notre MCD, nous déduisons le MLD suivant :

Client (NumCli, NomCli, PNCli, DateN, LieuN, EtCiv, SexeC, National, Quartier, Avenue, N°Dom, NRC, FxClient, Ste)

Compte (NumCpte, NumCli, NumType)

Versement (NumVers, NumCpte, NomDeposant, PNDeposant, DateVers, LibVers, Devise, MontVers)

Retrait (NumRet, NumCpte, DateRet, MontRet, NumCheque, Devise, LibRet) Paiement (NumOD, NumCli, NumTypePmt, DateOD, MontOD, NumCpteBen, NomBenef, PNBenef)

TypePmt (NumTypePmt, TypePmt)

Crédit (NumCred, NumTypC, NumCli, DateOct, MontOct, Echéance, DateRemb, DateDde)

TypeCred (NumTypC, DesTypC, Taux, Plafond)

Remboursement ( NumRemb, NumCred, MontRemb, DateRemb)

TypeCpte (NumType, TypeCpte)

4.5. MODELISATION PHYSIQUE DES DONNEES

Il est déduit du MLD et permet de concevoir les tables de la base des données et de le relier par des relations telles que définies.

Il se présente comme suit :

MAQUETTE ANGELO 1

- Saisir les renseignements sur le client

Suivant

Saisie des coordonnées du client

Attribuer N°

A

Début

Annuler

A1

tClient

4.6. MODELISATION LOGIQUE DES TRAITEMENTS

Dans un sens large, la modélisation logique des traitements est la réponse à la question que se pose l'informaticien : Comment vais-je concevoir mon logiciel par rapport aux fonctions demandées. Elle se préoccupe d'une vision interne des moyens à utiliser par l'informaticien pour construire le logiciel correspondant aux activités informatisées définies dans la modélisation organisationnel des traitements. On parlera de ce fait d'enchaînement des transactions, découpage en module, répartition des données et traitement informatisé.

Sa fonction principale est de décrire le fonctionnement du SII en réponse aux stimuli des événements associés aux tâches informatiques de la modélisation logique des traitements.

En bref, le MLT informatiser les activités prescrits dans la modélisation organisationnelle des traitements compte tenu des :

- Ressources et contraintes logiciels et matériels,

- Principes généraux d'ergonomie.

Description du MLT

1) Processus « Ouverture de Compte »

« Informatisation de la gestion des opérations bancaires dans une institution financière bancaire : Cas de l'Union des Banques Congolaises. » - 90 -

A

tCompte

Suivant

OK

Annuler

MAQUETTE ANGELO 2

- Sélectionner le type de compte

- Générer automatiquement le numéro de compte

Attribution numéro de compte

A1

Numéro de compte

attribué FIN

Menu des Ops

2) Processus « Traitement des opérations »

Début

B

Choix de l'opération

MAQUETTE ANGELO 3 - Défiler menu des opérations - Sélection de l'opération concernée
Crédit	Paiement	Versement	Retrait

A2

A3

tCrédit

Saisie des coordonnées de l'opération

MAQUETTE ANGELO 4

- Choisir la date de l'opération dans le pic liste - Saisie du montant de l'opération

- Saisie du délai du crédit

- Saisie renseignement correspondant (si paiement) - Sélection du type de crédit

A4 F

Suivant

Analyser

Annuler

Annuler

Rechercher client

Valider

Fermer

Imprimer

Enregistrer

Fermer

A3

Analyse de l'opération

A2

Recherche du client

MAQUETTE ANGELO 6

- Sélection du numéro de compte du client - sélection du nom du client

Suivant

Edition

Fermer

Edition situation du client

MAQUETTE ANGELO 7

- Affiche dans une grille la situation du compte - Détermine le solde en compte

Suivant

Ok

Fermer

tClient

F

tCompte

F

tClient

tRetrait

B

Vérification liquidité/Solde

MAQUETTE ANGELO 8

- Compare le montant de l'ops et celui du solde

- Message si liquidité non dispo ou solde insuffisant

Elaboration pièce justificative

MAQUETTE ANGELO 9

- Sélectionner la date de l'opération - choisir le numéro de l'opération

Pièce éditée

A5

Journal

F

OpsEnCours

F

MAQUETTE ANGELO 5

- Contrôle des valeurs saisies

- Vérification du chèque (si retrait)

A5

tCrédit

tPaiement

tRemboursement

Ops d'Espèce

Mise à jour Situation client

MAQUETTE ANGELO 10

- Saisie détails sur l'opération - Enregistrement de l'opération

OK Fermer

MAJ situation client
effectué

F

FIN

Menu de Ops

Début

Editer

Fermer

Saisie

Autre client

Annuler

MAQUETTE ANGELO 11

- Saisir le numéro de compte du client

- Choisir remboursement comme opération -

MAQUETTE ANGELO 12

- Sélectionner la date d'octroi

- Affiche les détails sur le crédit octroyé - Sélectionner le numéro de crédit

Vérification situation du client

Edition situation du client

tRemboursement

2) Processus « Remboursement des crédits»

M13 F

Calculer

Annuler

tRemnoursement

F

Ok

Fermer

F

Valider

Fermer

« Informatisation de la gestion des opérations bancaires dans une institution financière bancaire : Cas de l'Union des Banques Congolaises. » - 93 -

M13

tCrédit

Saisie élément de calcul

Calcul montant à rembourser

Enregistrement remboursement

MAQUETTE ANGELO 16

- saisie montant remboursé, date remboursement, et autres détails

- enregistre les coordonnées du client concernées par le remboursement

MAJ Situation du client

tRemboursement

F

tRemboursement

tRemboursement

MAJ effectuée F

FIN

Enregistrer

Fermer

MAQUETTE ANGELO 13

- Saisie du taux d'intérêt

- Récupération du montant de crédit

- Calcul de l'échéance

- si une valeur n'est pas entrer, affiche boite de message

MAQUETTE ANGELO 14

- calcul le montant dû par le client

tCrédit

Editer

Fermer

Edition Montant à rembourser

MAQUETTE ANGELO 15

- Affiche le montant à rembourser par le client

tCrédit

MAQUETTE ANGELO 19

- Calcul de nouveau le montant restant à rembourser

- enregistre les nouvelles valeurs dans la base des données

Journal

3) Processus « Clôture des opérations»

Début

Extraction des données de la BD

MAQUETTE ANGELO 20

- Extraire automatiquement les données de la BD Banka.mdb

Annuler	Catégoriser

Catégorisation des ops

Journal

F

Journal

MAQUETTE ANGELO 21

- Cocher l'opération pour lequel on veut clôturer

Journaliser	Fermer

Journalisation

MAQUETTE ANGELO 22

- Délimiter les paramètres de début et de fin

Centraliser	Fermer

F Journal

F

Centralisation

MAQUETTE ANGELO 23

- Vérifier et corriger les soldes des comptes - Affiche un tableau centralisateur

Ok

Fermer

F

Elaboration Etats financiers

Imprimer

Valider

Fermer

Etats financiers
élaborés

F

FIN

MAQUETTE ANGELO 24

- saisir la date du jour - Entrer critère de sélection		Journal

DESCRIPTION DES ULT

Maquette Angelo 1 : Saisie des coordonnées du client

1. Présentation

2. Logique de dialogue

Saisir le nom du client, Etat Civil, Nom de la société, Sexe, Date de naissance etc., générer automatiquement le numéro du client.

3. Logique fonctionnelle

Sans commentaire

4. Règle de calcul

Aucune

5. Sous-schema logique

6. Enchaînement

Action	Condition	Résultat
Suivant	Bouton	Vide les champs et permet d'entrer des nouvelles valeurs
Supprimer	Bouton	Supprime les données dont le numéro est NumRef
Annuler	Bouton	Fin Procédure
Nouveau	Bouton	Vide les champs pour saisie des coordonnées nouveau client
Modifier	Bouton	Permet de modifier les valeurs en cours
Ajouter	Bouton	Appel ULT suivant
Fermer	Menu	Fin Procédure

Maquette Angelo 4 : Saisie coordonnées de l'opération

1. Présentation

2. Logique de dialogue

Ouvrir une nouvelle journée, saisir le libellé, Choisir un numéro de compte, , affiche le solde, Saisir le montant du débit ou du crédit, saisir les noms du déposant.

3. Logique fonctionnelle

Sans commentaire

4. Règle de calcul

Le calcul peut conduire à un solde débiteur si Débit > Crédit : Solde en compte = Somme ([Total débit]) - Somme ([Total crédit]) Le calcul peut conduire à un solde créditeur si Crédit > Débit :

Solde en compte = Somme ([Total Crédit]) - Somme ([Total Débit])

5. Sous-schema logique

6. Enchaînement

Action	Condition	Résultat
Supprimer	Menu	Supprime les coordonnées relatives au NumOps en cours
Annuler	Bouton	Annule l'opération courante
Mise à jour	Menu	Modifie l'enregistrement en cours
Ouvrir nouvelle journée	Menu	Affiche une zone de texte pour la saisie de la date journée et un bouton valider
Ajout	Bouton	Permet d'ajouter les données dans la table
Vérifier	Menu	Appel l'ULT suivant
Valider	Bouton	Affecte la date journée à la zone de texte date journée
OK	Bouton	Fait appel au bouton Ajout et vide les champs
Fermer	Menu	Fin Procédure

Maquette Angelo 9 : Elaboration pièce justificative

1. Présentation

2.

Logique de dialogue

Dans le menu Etats, choisissez l'état ou la pièce justificative, entrez le critère puis cliquez sur Ok.

3. Logique fonctionnelle

Sans commentaire

4. Règle de calcul

Aucune

5. Sous-schema logique

Cf r MPD

6. Enchaînement

Action	Condition	Résultat
Imprimer	Menu	Imprime la pièce justificative
Fermer	Menu	Fin Procédure

Maquette Angelo 15 : Edition Montant à rembourser

1. Présentation

2. Logique de dialogue

Sélectionner le numéro de crédit, cliquez sur envoyer pour afficher les données relatives au numéro de crédit choisi, saisir le montant rembourser, compare avec le montant total à rembourser, si inférieure à zéro, affiche boîte de message. Choisir la commande « suivi des crédits » du menu Imprimer....

3. Logique fonctionnelle

Sans commentaire

4. Règle de calcul

Le solde à nouveau est trouvé en faisant :

Solde à nouveau = ([Montant à rembourser]) -([Montant rembourser])

5. Sous-schema logique

6. Enchaînement

Action	Condition	Résultat
Fermer	Menu	Ferme l'opération en cours
Annuler	Bouton	Annule l'opération courante et va à l'ULT suivant
Imprimer	Menu	Imprime l'état concerné
Valider	Menu	Valide l'opération et ajoute dans les tables et requêtes
Suivi crédit	Menu	Permet de visualiser l'état suivi des crédits

CHAPITRE V. REALISATION DE L'APPLICATION

5.1. Généralités sur l'application

Notre application s'intitule InterBank. Pour sa réalisation, nous avons eu à développer à partir du langage visual basic 6.0 ; ce qui nous a permis de nous servir des composants préalablement définis et fournis avec le langage tel que le ListBox, TextBox, DataGrid, etc. mais aussi des composants développer par d'autres informaticiens et gratuits sur le web tel que le VertMenu, le Rey_XpBasics.

En ce qui concerne la gestion des données, nous avons conçu une base des données en MS Access 2000. La liaison VB-MS Access est assurée par des instructions SQL (présenté en annexe) qui facilitent l'extraction des données c'est-àdire de requête.

En outre disons que cette liaison a été rendue possible grâce à une connexion ADO. Pour ce qui est d'InterBank, la connexion à la base des données se fait globalement à partir d'un module standard. L'interface utilisé est le même que celui des nombreux logiciels et applications développés en vue d'être exploiter sous le SE Windows.

InterBank est destiné à gérer les opérations de banque suivants : opérations d'espèces, opérations de crédit et les opérations de paiement (virement et ordre de paiement). Comme il est impossible de parler gestion des ops bancaires sans gestion des comptes, nous y avons intégré la gestion des clients et de leurs comptes. Vous pouvez facilement enregistré différentes opérations sur différents comptes client et visualiser directement et dans un temps réduit les états y afférant.

5.2. Présentation de l'application

L'installation du logiciel est indispensable pour une meilleure exploitation. Dans le cd d'installation, il suffit de double-cliquer sur le fichier SETUP.EXE. Une fois installer, vous pouvez démarrer le logiciel comme tout les autres logiciels Windows. Lors du premier démarrage, InterBank vous demande de spécifier le chemin d'accès de la base des données :

Si ok, il vous présente le formulaire MDI principal.

Comme la maquette d'écran le montre, ce dernier possède une barre des menus, une barre d'outils, une barre d'Etat. La barre des menus, avec les différents menus permet d'avoir accès aux formulaires de saisies (client, opérations, etc.) mais aussi d'accéder aux états de sortie. La barre d'outils constitue un raccourci pour différentes commandes incluses dans les menus. La barre d'état nous renseigne sur

l'état actuel du logiciel. Les interfaces des formulaires et états de sortie sont présentés dans la description des ULT.

Pour quitter l'application, dans le menu Fichier, choisissez la commande Quitter.

CONCLUSION

L'étude que nous achevons a porté sur l'informatisation de la gestion des opérations bancaires dans une institution financière bancaire, cas de l'UBC agence de Goma. Elle est constituée de deux grandes parties ; nous avons dans la première partie dégagée le cadre théorique du présent travail en présentant d'abord le milieu d'étude, ensuite nous avons montrer les relations qui existe entre différents services opérants dans la gestion des opérations bancaires en nous servant du MCF et enfin, nous avons essayé d'analyser la structure du système d'information actuelle à partir des différents modèles ; ce qui nous a permis, de part notre problématique, de sortir les défauts et faiblesses suivants :

- Une gestion manuelle des opérations bancaires (enregistrement

des dépôts et retraits, suivi des crédits, suivi du paiement etc.), - Une redondance d'enregistrements

- Des erreurs fréquentes lors de la tenue des différents documents et lors de l'enregistrement des opérations,

- Une lenteur en terme de temps dans la production et l'élaboration des différents rapports d'exploitation bancaire

Partant de cette analyse, nous avons proposé un SI Futur qui est présenté dans la deuxième partie. Dans cette dernière, nous avons élaboré différents outils permettant de passer à l'informatisation.

En abordant cette étude, nous avons émis les hypothèses selon lesquelles la gestion direct des données ainsi que le choix d'une application écrite en Visual Basic 6.0 utilisant une base des données MS Access permettrait de produire à temps les différents rapports d'exploitation et documents de synthèse, de centraliser les flux financiers et d'avoir connaissance des différentes opérations enregistrées sur un compte.

Notre hypothèse est confirmée car l'application écrite en Visual Basic 6.0 est capable de produire les états de sortie suivants :

- L'ordre de paiement

- L'état du compte ou extrait de compte

- Situation des mouvements des fonds (virement, espèces et crédits)

- Tableau d'exploitation d'une période définie

- Bilan d'une période définie

- Les différents bordereaux etc.

Enfin, nous pensons que nous avons fait l'essentiel vu les résultats que nous propose notre application. Néanmoins, nous aurions voulu aborder cette étude sous l'angle d'un système d'information réparti en mettant un accent sur un RLE (LAN), mais faute de temps, un appel pressant est adressé à tout chercheur qui souhaite approfondir les recherches dans ce domaine.

BIBLIOGRAPHIE

1. Ouvrages

· BERNET-ROLLANDE L., Principes et techniques bancaires, Ed. Dunod, Paris, 1999

· DIONISI D., L'essentiel sur Merise, éditions Eyrolles, Paris, 1998

· HERMANN, TUOR et WENGER, Economie et finance, Ed. Banque populaire suisse, Berne, 1978

· LENTZNER R., Visual Basic 6 et les bases des données, 3^ème Edition, Ed. OEM, Paris, 2001

· MAMBI MULUMBA, Les banques commerciales face aux mutations structurelles de l'économie zaïroise, Ed. Saint-Paul, Kinshasa, 1983

· NGUYEN C. et Alii, Lexique des droits des affaires zaïrois, Ed.

· SIMON C. J., Les banques, Ed. de la découverte, Paris 1994

2. Autres documents

· KAMBALE MBAKULIRAH, Cours de opérations de banque et de bourse, G2 Gestion et Administration, ULPGL, Inédit, 2001-2002

· KASHALA Michel, Cours des opérations de banque et de bourse, G2 Sciences économiques, CUEG Goma, 2001, Inédit

· UBC Agence de Goma, Règlement général des opérations

3. Webographie

www.kartoo.com : Moteur de recherche

www.msdn.com : Aide en ligne de Visual Studio (Visual basic, Visual c++,...)

www.profsr.com : Cours et tutoriaux de Visual Basic 6.0

www.linux-france.org/prj/jrgonf/M/Merise.html : Site sur Merise www.commentcamarche. net/merise/concintro-ph p3 : Cours d'Introduction sur Merise

TABLE DES MATIERES

DEPIGRAPHE i

DEDICACE ii

REMERCIEMENTS iii

SIGLES ET ABBREVIATIONS iv

INTRODUCTION 1

0.1. Etat de la question 1

0.2. Problématique 2

0.3. Hypothèses 3

0.4. Objectifs et Délimitation du sujet 4

0.5. Choix et intérêt du Sujet 4

0.6. Méthodes et Techniques 5

0.7. Difficultés rencontrées 5

0.8. Subdivision du travail 6

CADRE THEORIQUE ET SYSTEME D'INFORMATION ORGANISATIONNEL 7

CHAPITRE I. CADRE THEORIQUE 8

1.1. Activités bancaires 8

1.2. Les Moyens d'actions des banques 9

1.3. Les autres opérations 10

a. Tenue de compte par la banque 10

b. Les opérations en espèces 11

c. Le virement bancaire 11

d. Les ordres de paiement et les chèques 11

1- Ordre de paiement 11

2- Le chèque bancaire 12

1.4. Les opérations de Crédit 12

CHAPITRE II. CADRE D'ETUDE 14

2. 1. PRESENTATION DE L'UBC 14

2.1.1- HISTORIQUE 14

2.1.2- OBJECTIFS 15

2.1.3- RESSOURCES 16

2.1.3.1- Les ressources financières de l'UBC 17

2.1.3.2- Les ressources humaines de l'UBC 19

2.2. ORGANISATION STRUCTURO-FONCTIONNELLE DE L'UBC 19

2.2.1- Organigramme 19

2.2.2- Attributions des tâches 21

CHAPITRE III. ANALYSE DU SYSTEME D'INFORMATION EXISTANT 24

3.1. Le Modèle Conceptuel des Flux (MCF) 25

3.1.1. Construction du Diagramme des flux 26

3.1.2. Matrice des flux 27

3.1.3. Construction du Modèle Conceptuel des Flux Net 28

3.2. MODELISATION ORGANISATIONNEL DES TRAITEMENTS 29

3.2.1. Règles d'organisation 29

3.2.2. Tableau des procédures fonctionnelles du SI Existant 30

3.2.3 Diagramme d'enchaînement des procédures 34

3.2.4. Construction du diagramme d'enchaînement des procédures 35

3.3. MODELE CONCEPTUEL DES TRAITEMENTS 42

3.3.1. Concepts utilisés 42

3.3.2. Règles de gestion 42

3.4. MODELISATION CONCEPTUEL DES DONNEES 49

3.4.1. Objectifs 49

3.4.2. Règles de gestion 49

3.4.4. Dictionnaire des données 50

3.4.5. Graphe des dépendances fonctionnelles 51

3.4.6. Construction du Modèle Conceptuel des données 52

3.4.7. Critique du SI Existant 53

SYSTEME D'INFORMATION INFORMATISE 56

CHAPITRE IV. CONCEPTION DU SYSTEME D'INFORMATION FUTUR 57

4.1. MODELISATION CONCEPTUELLE DES DONNEES 58

4.2.1. Objectifs 58

4.2.2. Règles de Gestion 58

4.2.3. Dictionnaire des données 59

4.2.4. Graphe de dépendances fonctionnelles 60

4.2.5. Construction du MCD 61

4.2. MODELISATION CONCEPTUELLE DES TRAITEMENTS 62

4.2.1. Règles de Gestion 62

4.2.2. Construction du MCT 63

4.3. MODELISATION ORGANISATIONNELLE DES TRAITEMENTS 67

4.3.1. Règles d'organisation 67

4.3.2. Tableau des procédures fonctionnelles 68

4.2.3. Construction du diagramme d'enchaînement des procédures 71

4.2.4. Description des procédures fonctionnelles 80

4.4. MODELISATION LOGIQUE DES DONNEES 87

4.5. MODELISATION PHYSIQUE DES DONNEES 88

4.6. MODELISATION LOGIQUE DES TRAITEMENTS 89

DESCRIPTION DES ULT 95

CHAPITRE V. REALISATION DE L'APPLICATION 102

5.1. Généralités sur l'application 102

5.2. Présentation de l'application 102

CONCLUSION 105

BIBLIOGRAPHIE 107

TABLE DES MATIERES 108

ANNEXES 110

ANNEXES