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Informatisation de la gestion des opérations bancaires

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par Michel ISAMUNA Nswenaba
Institut Superieur d'Informatique et de Gestion (ISIG) - Gradue en Informatique de gestion/Analyste Programmeur 2004
  

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REPUBLIQUE DEMOCRATIQUE DU CONGO

ENSEIGNEMENT SUPERIEUR ET UNIVERSITAIRE

INSTITUT SUPERIEUR D'INFORMATIQUE ET DE
GESTION

I.S.I.G.

B.P. 841 Goma
isiggoma@yahoo.fr

DEVELOPPEMENT

ISIG

INFORMATISATION DE LA GESTION

DES OPERATIONS BANCAIRES AU

SEIN D'UNE INSTITUTION

FINANCIERE BANCAIRE

« Cas de l'UNION DES BANQUES CONGOLAISES - Agence de
Goma »

Par

Michel Moïse ISAMUNA NSWENABA

Travail de fin de cycle présenté pour l'obtention du titre d'Ingénier Technicien en Informatique de Gestion.

Directeur : Prof. Dr. MUTABAZI NGABOYEKA

Co-directeur : Ass. BENGEYA MACHOZI

ANNEE ACADEMIQUE 2003-2004

EPIGRAPHE

« Je puis tout par Christ qui me fortifie. »

Philipiens 4 :13

« Si j'ai trouvé grâce à tes yeux Seigneur, distingue-moi »

Exode 30 :18

DEDICAOE

Le secours me vient du Seigneur qui a créé le ciel et la terre. A mon Seigneur Dieu pour tous les bienfaits et pour la grâce, je te bénirai jours et nuits ;

A mes parents Israël ISA MUNA Minkiolu Nkilesiwal et Josée EKWALAN-KWI pour votre amour, affection et sacrifices. Je vous suis reconnaissant pour tous ce que vous faites pour me faire grandir et m'instruire.

A mes frères et soeurs Josué, Grâce, Jaël, Rachel, Elisé et Déborah ISA MUNA ; Que ce présent travail vous soit un exemple.

A mes oncles, tantes, cousins et cousines pour m'avoir encouragé dans les études malgré les méandres de la vie et pour vos multiples conseils ;

A mes compagnons de lutte : Kristian Muteba, Tila Mushengezi, Mme Yuma Bora, Faida Magendo, Pierrine Masikini, Nelly Riziki, Jean-Claude Manyoha, Jules Masembe, Pemba Kabongo pour le courage et l'amour que nous avions durant tout ce temps de vie estudiantine ;

A mon cher ami Bashige Zigabe Adolphe, qui a rendu l'âme une semaine avant notre défense. Que son âme repose en paix.

A toute personne qui m'a soutenu d'une manière ou d'une autre,

Je dédie ce travail.

= Michel Moïse ISAMUNA NSWENABA=

REMERCIEMENTS

Au terme de ce travail qui témoigne notre formation universitaire au cycle de graduat, nous tenons à remercier toutes les personnes qui ont contribué d'une manière ou d'une autre à sa réalisation.

Notre gratitude va tout droit à l'endroit des autorités académiques ainsi qu'au corps enseignant de l'Institut Supérieur d'Informatique et de Gestion (ISIG-GOMA) pour le dévouement et le savoir qu'ils ont bien voulus nous transmettre.

Nos remerciements s'adressent particulièrement au Prof. MUTABAZI NGABOYEKA qui a accepté de diriger ce travail, à l'assistant Déo BENGEYA MACHOZI qui, malgré ses lourdes tâches nous a codirigé ; et à l'Ir. Eurasme KAKULE MILANDO pour ses conseils et sa consultance en matière d'analyse du système d'information.

Nous ne pouvons pas passer sous silence le service rendu par le Gérant et le Gérant-Adjoint de l'UBC qui nous ont facilité la tâche en mettant à notre disposition les données nécessaires.

Nos remerciements s'adressent également à tous les encadreurs de la JCC (Jeunesse Chrétienne Combattante) pour leur soutien spirituel et moral.

Nous remercions aussi les familles Josée SEBUHARARA, Christian MABUNDU et à Jocelyne KARUBI pour l'assistance et le soutien nous accordé.

Enfin, nous remercions tous nos camarades et amis : Vévé Dufina, David Mudilo, Maguy Esanga, Cathy Kuyena, Jéremie, Patrick Cibacimba, Hyacine Ntwali, Mitterand Kaboyi, Kaloba Yan gala, Fanny Simwe ra y, Addé Mushonga, Ghyslain Bikuba, Amina Kanzake, Kabebwa SADA Sydonie, Justine Kambere, Kennedy Kapendo, Amani Dufina, Francis Vagheni, etc. pour leur appui et leur assistance tout au long de ce cycle.

SIGLES ET ABBRE VIA TIONS

AB : Automatisé Batch

AC : Automatisé Conversationnel

ADO : ActiveX Data Objet

BD : Base des Données

Bx_D : Bordereau de dépôt ou de versement

Bx_R : Bordereau de retrait

CC : Commission de Crédit

Cpte ou Cte : Compte

CR : Caisse Retrait

CT : Court Terme

CUEG : Centre Universitaire Extension de Goma

CV : Caisse Versement

DG : Direction Générale

GD : Guichet Dépôt

GR : Guichet retrait

GV : Guichet Versement

ISIG : Institut Supérieur d'Informatique et de Gestion

LAN : Local Area NetWork

MA : Manuelle

MAJ : Mise à Jour

MCD : Modèle Conceptuel des Données

MCF : Modèle Conceptuel des Flux

MCT : Modèle Conceptuel des Traitements

MECREGO : Mutuelle d'Epargne et de Crédit

MLD : Modèle Logique des Données

MLT : Modèle Logique de Traitement

MOT : Modèle Organisationnel de Traitement

MPD : Modèle Physique des Données

N° : Numéro

OP : Ordre de Paiement

Ops : Opération

PF : Procédure fonctionnelle

RLE : Réseau Local d'Entreprise

SE : Système d'exploitation

SI : Système d'Information

SII : Système d'information Informatisé

SIO : Système d'information Opérant

SOFIDE : Société Financière

UBC : Union des Banques Congolaises

ULT : Unité Logique de Traitement

V&T : Virement et Transfert

Visa RC : Visa Remise Chèque

VP : Visa-Position

« Informatisation de la gestion des opérations bancaires dans une institution financière bancaire : Cas de l'Union des Banques Congolaises. »

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INTRODUCTION

0.1. Etat de la question

La science économique s'est toujours préoccupée d'observer le comportement des hommes dans l'affectation des ressources en vue de satisfaire leurs besoins. A cet effet, ils recourent couramment aux entités économiques ayant pour but de faciliter les échanges et de veiller à la circulation des moyens de paiement. Ces entités sont les institutions financières telles que les banques et institutions financières non bancaires.

Les banques ne nous aident pas à disposer de l'argent à notre guise mais elles font du commerce d'argent, leur cycle d'activité allant de la collecte des dépôts à l'octroi des crédits, au recouvrement des crédits à l'échéance et se termine par le remboursement des dépôts1.

Notre travail s'intitule « Informatisation de la gestion des opérations bancaires dans une institution financière bancaire, cas de l'Union des Banques Congolaises (UBC en sigle) ».

Nous ne prétendons pas être le premier à vouloir aborder les contours ou les aspects de la gestion au sein des institutions financières dans la mesure où beaucoup de nos prédécesseurs s'y sont intéressés. Il s'agit de :

Jospin MALIGHE : Dans son travail intitulé « Suivi automatisé d'une mutuelle d'épargne et de crédit, cas de la MECREGO 2001-2002 »2 . Il part de l'hypothèse selon laquelle pour éviter les risques d'erreur et de retards dans la prise de décision, la MECREGO devrait automatiser le domaine de la comptabilité.

MWEZE NGEZA : Dans son travail intitulé « Suivi automatisé des mouvements des crédits dans une institution financières non bancaire, cas de la MECREGO »3. Elle soutient l'hypothèse selon

1 Michel KASHALA, Cours des opérations de banque et de bourse, G2 Sciences économique, CUEG Goma, 2001, Inédit

2 Jospin MALIGHE, Suivi automatisé d'une mutuelle d'épargne et de crédit, cas de la MECREGO 2001- 2002, TFC ISIG Goma, Inédit, 2002

3 MWEZE NGEZA, Suivi automatisé des mouvements des crédits dans une institution financières non bancaires, cas de la MECREGO, TFC ISIG Goma, Inédit, 2002

« Informatisation de la gestion des opérations bancaires dans une institution financière bancaire : Cas de l'Union des Banques Congolaises. »

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laquelle la tenue manuelle des fiches des prêts à partir desquelles on suit les remboursements des prêts fait par des membres emprunteurs serait à la base d'une lourdeur dans la bureaucratie, mais aussi des erreurs et omissions lors des calculs.

Compte tenu de l'importance des opérations bancaires à effectuer, le présent travail tâchera de doter l'UBC d'un nouveau SI informatisée lui permettant d'enregistrer les mouvements des différentes opérations mais aussi de permettre une meilleure exploitation des comptes en vue d'une optimisation de sa gestion.

0.2. Problématique

L'Union des Banques congolaises, UBC en sigle, est une institution financière bancaire jouant un rôle important dans la société congolaise. Elle finance l'économie en collectant l'épargne de ses clients et en donnant des crédits à ceux qui en ont besoin moyennant des intérêts et des garanties bien définies. Elle travaille essentiellement sur base de confiance.

Cette institution se veut être crédible et ne tient en aucun cas perdre la confiance auprès de ses clients. Elle est donc tenue à maintenir une gestion efficace des différentes opérations vis-à-vis des comptes de ses clients. Ces opérations permettent à la banque de pouvoir s'approvisionner en différentes ressources.

En outre, l'efficacité de la gestion bancaire est liée à celle des informations relatives à son exploitation. La maîtrise de la gestion informationnelle facilite la production des rapports traduisant le degré d'exploitation de l'activité bancaire. Les enregistrements des mouvements des différentes opérations de banque et d'exploitation des comptes, permettent au gestionnaire de la banque de prendre des décisions rationnelles.

L'UBC faisant l'objet de notre étude, possède comme toute autre institution financière une structure informationnelle conséquente lui permettant d'organiser toutes les opérations bancaires prévues. Cependant étant donné qu'elle n'a pas encore informatisé sa gestion, la gestion des opérations bancaire est faite de façon purement manuelle. Il se remarque ainsi des redondances

« Informatisation de la gestion des opérations bancaires dans une institution financière bancaire : Cas de l'Union des Banques Congolaises. »

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d'enregistrements, des erreurs fréquentes lors de la tenue des différents documents, aussi une lenteur en terme de temps dans la production et l'élaboration des différents rapports d'exploitation bancaire.

A titre d'exemple, sur demande de la hiérarchie se trouvant à Kinshasa, les différents rapports d'exploitation et états financiers relatives aux mouvements de fonds du mois d'Octobre, Novembre et Décembre 2003 n'ont pus être prêts qu'en début du mois de Mars 2004.

Aussi, quelques questions se posent :

Comment peut-on produire en temps records les états financiers concernant l'exploitation régulière des comptes de l'UBC pendant une période donnée afin de prélever les indicateurs d'évaluation des mouvements des fonds tout en réduisant, voir annihiler les erreurs de calculs qui surviennent à la suite de la gestion manuelle ?

Comment épauler le service de comptabilité qui s'occupe de centraliser les différents mouvements journaliers entre les clients et la banque ainsi que l'exploitation des comptes afin de produire les documents de synthèse à soumettre à la hiérarchie ?

0.3. Hypothèses

L'actuelle structure de gestion des opérations bancaires au sein de l'UBC serait inefficiente et inefficace compte tenu de l'importance des opérations à effectuer, surtout que cette gestion est faite manuellement. L'informatisation de la gestion des opérations de banque rendrait la gestion de l'UBC efficace et efficiente.

A notre humble avis, l'enregistrement direct des données, leur traitement, leur analyse ainsi que le choix d'une application écrite en Visual Basic 6.0 utilisant une base des données Microsoft Access permettrait de produire à temps les différents rapports d'exploitation et documents de synthèse, de centraliser les flux financiers et d'avoir connaissance des différentes opérations enregistrées sur un compte.

Notre application tacherait d'obtenir des indicateurs d'amélioration de la qualité de gestion des comptes bancaires et d'appréciation sur les

« Informatisation de la gestion des opérations bancaires dans une institution financière bancaire : Cas de l'Union des Banques Congolaises. »

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mouvements des fonds par comptes et par type d'opération bancaire, l'évolution des fréquences d'exploitation etc.

0.4. Objectifs et Délimitation du sujet

Notre travail a comme objectif de produire en temps voulu :

a) Les états suivants :

La situation relative aux mouvements des fonds concernés par type d'opérations bancaires

Le tableau d'exploitation

la situation de chaque compte

l'extrait et relevé des comptes

différents bordereaux etc.

b) Les documents de synthèse relatifs à l'exploitation et à la gestion des opérations bancaires.

En outre, notre étude portera particulièrement sur la gestion des opérations de banque tout en nous intéressant à la tenue des comptes bancaires mouvementés par les différentes opérations. Nous nous limiterons ainsi aux opérations de banque suivantes: les opérations de virement, opération en espèces, opérations de crédit, opérations de placement et opération d'ouverture et de clôture des comptes.

Ces opérations sont enregistrées par l'UBC/ agence de Goma qui a constitué notre champ d'investigation.

Dans le temps, nous nous intéresserons à une période de deux ans, allant de 2003 à 2004.

0.5. Choix et intérêt du Sujet

Le choix de ce sujet a été motivé par les difficultés rencontrées souvent dans l'élaboration des rapports d'exploitation bancaire périodique. Aussi, nous y avons trouvé un intérêt particulier pour essayer d'éradiquer les quelques anomalies dans le processus d'élaboration des rapports
d'exploitation. Si nous avons choisi ce sujet, c'est pour essayer de faciliter l'encodage des informations provenant de l'exploitation ou de la gestion des

« Informatisation de la gestion des opérations bancaires dans une institution financière bancaire : Cas de l'Union des Banques Congolaises. »

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opérations bancaires précitées, de les manipuler rapidement afin de produire des indicateurs nécessaires à la prise de décision en matière de gestion des opérations de banque.

L'UBC trouvera ainsi un moyen efficace dans l'informatisation de la gestion des opérations de banque afin de satisfaire ses objectifs. Elle parviendra à l'aide d'une application écrite en Visual Basic 6.0 et d'un matériel adapté à produire automatiquement et avec moins d'erreur les rapports d'exploitation et documents de synthèse.

0.6. Méthodes et Techniques

Nous avons fait recours à la méthode MERISE qui a permis l'analyse du système d'information. Cette méthode nous a conduit à analyser le système d'information existant sur base duquel nous avons eu à concevoir le système d'information futur.

Les techniques complémentaires utilisées sont :

· L'interview libre : cette technique nous a permis de comprendre l'organisation et le fonctionnement du service comptable, service qui centralise tous les mouvements relatifs à l'exploitation des comptes et des flux financiers de l'UBC ;

· La technique documentaire : Cette technique nous a aidée à consulter différents documents comme les TFC, ouvrages, mémoire, archives et notes des cours. Nous avons eu le temps de parcourir les documents qu'utilise l'UBC en ce qui concerne la gestion des opérations de banque.

0.7. Difficultés rencontrées

Lors de l'élaboration de ce travail, nous nous sommes heurtés à un certain nombre des difficultés lors de la récolte des données notamment :

- Le manque d'une documentation nécessaire pouvant nous aider à enrichir

d'avantage ce travail,

- L'accessibilité difficile aux données qui a été marquée par des rendez-vous non respectés. Le peu de données qui était disponible nous a été donné avec retard et avec beaucoup de réticences.

« Informatisation de la gestion des opérations bancaires dans une institution financière bancaire : Cas de l'Union des Banques Congolaises. »

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Pour contourner ces difficultés, nous avons usé de la patience, d'humilité et raffermi notre volonté d'aboutir aux conclusions de notre analyse.

0.8. Subdivision du travail

Hormis l'introduction et la conclusion, ce travail comprend deux grandes parties à savoir :

Cadre théorique et le Système d'Information Organisationnel (SIO) : qui comprend trois chapitres à savoir :

Cadre Théorique : qui explique les aspects théoriques en rapport avec le sujet.

Cadre d'étude : il est centré sur la présentation de l'Union des Banques congolaises, UBC en sigle.

L'analyse du système d'information Existant : il est question dans ce

chapitre de mener une analyse du SI préétabli au sein de l'UBC,

Le Système d'Information Informatisé (SII) : qui comprend deux chapitres à savoir :

L'Etude du Système d'information Futur : ce chapitre est consacré à un apport du remède aux failles constatées dans le SI existant. Réalisation de l'application : il présente d'une part les éléments nécessaires permettant la réalisation et la matérialisation de l'application informatique du SI futur, et d'autre part l'application elle- même.

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9Impact, le film from Onalukusu Luambo on Vimeo.