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Contribution à  l'optimisation du recouvrement des créances au niveau de l'hôpital général de Grand Yoff (HOGGY)

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par Cheikh Mohamed Tidiane POUYE
Centre Africain d'études Supérieures en Gestion (CESAG) - Maitrise Professionnelle en Gestion des Entreprises et des Organisations (MPGEO) 2007
  

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PRESENTATION DE L'ETUDE

a) Introduction

Depuis le début des indépendances (1960) jusqu'a nos jours, les systèmes de santé de nos pays connaissent des problèmes de financement. Cette situation est essentiellement due au pouvoir économique faible de nos jeunes états qui ne peuvent pas prendre en charge les besoins financiers énormes des structures hospitalières. Pour améliorer cette situation l'état du Sénégal instaura en 1972 un système de financement communautaire de la santé : la participation des populations à l'effort de santé. Ce système s'inscrit dans le cadre global institué par la loi 72-02 du 1 février 1972 portant réforme de l'administration territoriale et locale avec quatre options : la concentration, la décentralisation, la régionalisation et enfin la participation (y compris à l'effort de santé).

Les associations pour la promotion des hôpitaux (APH) ont été crées pour gérer à côté des administrations hospitalières les fonds générés par la participation des populations. Au début des changements ont été très prometteurs mais ne durèrent que quelques années pour laisser la place à une gestion très catastrophique.

Le constat est décevant :

- Dégradation avancée de la qualité des prestations de services ;

- Thésaurisation des fonds par les APH malgré l'insuffisance et la vétusté du plateau technique ;

- Rigidité de l'administration et omniprésence des administrations centrales ; - Détournement de fonds.

Pour mettre fin à cette crise profonde, l'état, à travers le programme national de développement sanitaire initie la réforme hospitalière promulguée par la loi 98-08 portant réforme hospitalière et la loi 98-12 du 12 février 1998 relative à la création, à l'organisation et au fonctionnement des EPS.

Cette loi vise essentiellement l'amélioration des performances des hôpitaux sur le plan de la gestion et de la qualité des soins. Cela, en laissant aux EPS une certaine autonomie de gestion

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tout en préservant la mission de service public.

C'est ainsi que l'HOGGY a été choisi parmi les hôpitaux pilotes.

La principale conséquence c'est que l'hôpital doit désormais tirer la quasi totalité de ses ressources de fonctionnement de ses propres services.

Dés lors, il devient vital pour un EPS de mettre en place un système de recouvrement efficace. Aujourd'hui, sept ans après la réforme hospitalière, l'HOGGY, comme la plupart des hôpitaux du Sénégal, souffre de déficit de trésorerie chronique.

Cette situation serait causée par plusieurs facteurs parmi lesquels, entre autres, on peut citer : > l'insuffisance des subventions de l'état ;

> le plan sésame qui consiste en une prise en charge intégrale des frais médicaux des personnes âgées de plus de 60 ans par l'état ; ce plan est intervenu en septembre 2006 ;

> les charges salariales très élevées ;

> la baisse des tarifs imposée par l'état

> l'insuffisance de recouvrement des créances surtout chez les particuliers qui payent à leur frais. C'est ce dernier facteur, d'ailleurs, qui fera l'objet de notre étude.

Le déficit de trésorerie se manifeste par le retard de paiement des salaires mais aussi par un délai de règlement des fournisseurs très longs. Ce qui installe la méfiance dans le camp des fournisseurs qui diminuent, voire arrêtent toute livraison à l'hôpital. Il s'en suit des ruptures d'approvisionnement en produits essentiels pour le fonctionnement des services, et partant un manque à gagner important mais aussi et surtout une dégradation de la qualité du service.

C'est pourquoi, nous tentons d' apporter notre part de réflexion à la recherche de solution sur les problèmes de dysfonctionnement du système de facturation et de recouvrement dont souffre cette structure sanitaire, qui, somme toute, reste une figure de proue du système de santé du Sénégal.

b) La problématique de l'étude

L' HOGGY fonctionne depuis l'avènement de la réforme hospitalière comme un EPS hospitalier c'est à dire comme une entreprise avec, tout de même, certaines particularités qui découlent sa mission de service publique. Pour être viable et même performant, il est impératif

que l'hôpital génère des recettes à la hauteur de ses charges. Les deux sources d'entrée sont les produits provenant des prestations de services et les dotations étatiques. Or ces dernières sont insuffisantes et n'ont pas augmenté ces dernières années. En effet, durant ces quatre dernières années les subventions que l'état du Sénégal a alloué à HOGGY sont les suivantes: 2003 : 1 483 802 400; 2004 : 1 300 275 000; 2005 : 1 300 275 000; 2006 : 1 300 275 000; soit une diminution de 43% entre 2003 et 2004 ensuite une stagnation les 3 années suivantes.

Ainsi, il est clair que l'hôpital doit compter sur ses propres ressources pour faire face à ses énormes charges financières qui ne cessent d'augmenter d'année en année comme le montre tableau ci dessous.

Tableau 1. Evolution des charges

 

2002

 
 

2003

 
 

2004

 
 

2005

 
 

2006

 
 

Charges totales

2 751

220

000

3 742

426

029

4 517

450

730

5 539

226

270

6 220

506

738

Hausse en %

 
 
 

36%

 
 

21%

 
 

23%

 
 

12%

 
 

Toutes choses qui font que le recouvrement des créances est devenu, plus que jamais, une activité vitale dans les EPS hospitaliers. L' HOGGY, du fait de son histoire, bénéficie d'une certaine avance par rapport aux autres structures hospitalières du pays. En effet, le CTO, en tant que structure privée menait déjà des activités de recouvrement des créances.

Cependant, malgré tous les efforts fournis jusque là par l'administration, la performance n'est pas encore au rendez vous, ainsi qu'en témoigne le taux de recouvrement de l'année 2006 qui s'élève à 62%.

C'est pourquoi, dans l'optique d'apporter ma modeste contribution à la recherche de solution à ce problème très complexe, j'ai porté le choix du thème de ce mémoire sur la problématique du système de recouvrement à HOGGY.

c) L'ampleur du problème

Les dysfonctionnements au niveau de la chaîne de recouvrement des établissements étaient jusqu'alors camouflés par les mécanismes de financement de l'état. La réforme hospitalière, depuis son application, dévoile de manière assez brutale leur ampleur et leur impact sur l'état des finances globales de l'hôpital. Aujourd'hui, tous les établissements Publiques de Santé sont

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endettés et l'ardoise s'élève à plus de quinze milliards de francs CFA (15 000 000 000 F CFA). Parmi les plus endetté, L'HOGGY vient deuxième position, derrière hôpital principal de Dakar, avec une dette de prés de cinq milliards de francs CFA (5 000 000 000 F CFA).

Ainsi, si par le passé rien n'invitait les établissements à considérer comme une priorité l'optimisation du recouvrement des créances, aujourd'hui cette problématique demeure parmi les enjeux majeurs pour ne pas dire vitaux du secteur hospitalier sénégalais.

d) Les objectifs
Les objectifs sont sériés en objectif général et en objectifs spécifiques.

- L'objectif général

Contribuer à l'amélioration du système de facturation et de recouvrement à l'HOGGY - Les objectifs spécifiques

Les objectifs spécifiques sont les suivants :

o Décrire l'organisation et le fonctionnement du système de facturation et de recouvrement à l'HOGGY ;

o De collecter et d'analyser les informations disponibles ;

o Identifier les problèmes existants et enfin

o Formuler des recommandations pour l'amélioration du système de facturation et de recouvrement à HOGGY ;

e) La méthodologie

Notre étude est rétrospective allant de 2002 à 2006, période pendant laquelle les données statistiques de l'hôpital sont disponibles.

Il s'est agit pour nous, d'abord, de procéder à une analyse descriptive de la chaine de facturation et de recouvrement de l'hôpital. Pour ce faire, nous avons fait un stage de trois (3) mois dans les divisions finance, caisse, bureau des entrées et recouvrement.

Nous avons, ensuite, cherché les données statistiques concernant notre sujet à travers les documents élaborés par les services compétents de l'HOGGY. Donc, notre démarche est la suivante :

+ L'observation directe

Sur les terrains de stage, nous avons porté un regard critique sur le comportement des agents en plein travail, sur le déroulement des activités

+ Les entretiens

Nous nous sommes entretenus avec :

- les patients ;

- les agents (agents de facturation, caissiers, agents de recouvrement) ; et

- certains chefs de service et chefs de division (chef du bureau de contrôle de la facturation, le chef de service des recouvrements, le contrôleur de gestion)

+ Documentation

Les documents produits par les services administratifs de l'hôpital ont été pour nous d'un apport considérable. Le reste de la documentation nous a été servi par la bibliothèque du CESAG et l'internet.

f) Intérêts de l'étude

+ Pour l'hôpital général de grand Yoff.

Depuis l'avènement de la réforme hospitalière, l'optimisation du système de recouvrement est devenue un enjeu de taille pour les Etablissements Publiques de Santé car ils ont désormais l'obligation de produire leurs propres ressources mais surtout d'en assurer une gestion meilleure.

Compte tenu de l'insuffisance de la subvention étatique, le fonctionnement de l' HOGGY est tributaire, dans une large mesure, de son système de recouvrement. L'étude de ce dernier vient donc apporter un éclairage dans le processus de prise de décision au sein de HOGGY.

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+ Pour le CESAG

Ce travail vient s'ajouter à la documentation, déjà très riche, de la bibliothèque du CESAG.

+ Pour le système de santé Sénégal

Les problèmes de recouvrements des créances sont presque identiques dans tous les établissements Publiques de santé, partant, les solutions trouvées à HOGGY pourraient, avec quelques réaménagements, être adaptées à n'importe quel autre EPS de niveau 3

g) Délimitation du champ de l'étude

Du fait que nous avons constaté que les statistiques de 2007 n'étaient pas encore disponibles, nous avons focalisé notre étude sur la période précédente allant de 2002 à 2006.

Par ailleurs, il faut souligner qu'il est pratiquement impossible d'étudier le recouvrement sans pour autant jeter un regard en amont sur la facturation. Toutefois, notre travail est orienté vers l'identification des problèmes du système de recouvrement et d'en suggérer des solutions.

h) Plan de l'étude

Ce travail, outre la présentation de l'étude, est composée de deux grandes parties.

La première partie est consacrée aux aspects théoriques avec la définition des concepts clés d'une part et un rappel de certaines notions générales sur le recouvrement des créances.

La seconde partie aborde l'étude proprement dite en procédant, dans un premier temps, à l'analyse descriptive détaillée de la chaîne de facturation et de recouvrement, dans un second temps à la présentation des résultats et pour finir, à la formulation de recommandation. .

.

PREMIERE PARTIE : CADRE THEORIQUE ET CONTEXTE DE L'ETUDE

I. CADRE THEORIQUE

1.1. Définition des concepts

1.1.1. Définition de l'entreprise

Une entreprise est une structure économique et sociale comprenant une ou plusieurs personnes et travaillant de manière organisée pour fournir des biens ou des services à des clients dans un environnement concurrentiel (le marché) ou non concurrentiel (le monopole).

Trois grands types d'entreprises existent dans tous les pays : - les entreprises privées à but lucratif ;

- les entreprises privées à but non lucratif ;

- les entreprises publiques (exemple : les EPS hospitaliers).

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