Memoire Online - La pratique du contrôle interne dans une EMF: cas du crédit mutuel SA

Les récents scandales financiers, la crise financière internationale sont à l'origine de la fermeture de quelques banques de part le monde. D'une manière rétrospective, nous avons assisté au cours des années 80 à la fermeture des banques au Cameroun. Ces fermetures ont conduit le secteur productif à se tourner vers des sources alternatives de financement tels les usuriers, les tontines et surtout la micro finance.

Pour le Group Consultatif pour l'Assistance aux Pauvres (GCAP), la micro finance se définit comme « l'ensemble de services financiers et bancaires à destination des populations les plus pauvres »

Le développement de la micro finance reste embryonnaire jusqu'en 1990 et connaît donc un essor florissant à partir de cette date. Ce qui s'explique en premier lieu, par la grave crise financière des années 80 qui a sévèrement affecté l'économie et en particulier le système financier aussi par le durcissement des conditions d'accès aux services bancaires imposés par les banques classiques marginalisant de ce fait une grande frange de la population surtout des zones rurales. Dés lors, les structures de micro -finances se sont révélées de plus en plus attractives par leur proximité, la simplicité de leur approche commerciale et leur capacité d'adaptation présumée.

Le développement exponentiel du secteur de la micro finance ne doit pas occulter les obstacles qui entravent sa bonne performance. Car se développement qui s`est fait de manière incontrôlé a contribue à de nombreux cas de faillite qui ont asséchés les maigres économies d'une population devenue très frileuse, au risque de compromettre lourdement les chances de suivie du secteur et surtout de consacrer définitivement la défiance d'une grande frange des populations de la zone à l'égard de tout organisme.

Au regard de ce risque de faillite et ses conséquences fâcheuses sur les épargnants et enfin de permettre au secteur de jouer pleinement son rôle comme instrument de lutte contre la pauvreté, les établissements de micro finance sont désormais contrôler conjointement par le ministère des finances et la Commissions Bancaire des Etats de l'Afrique Central (COBAC).

Pour garantir la bonne marche et la pérennité de ces organismes, chaque établissement se doit de se doter d'un système de contrôle interne adapté à son profil de risque et à sa structure opérationnelle d'ailleurs se dispositif est rendu obligatoire par le règlement COBAC sur le contrôle interne

Le contrôle interne se définit comme l'ensemble des sécurités contribuant à la maîtrise de l'entreprise. Il a pour but d'un coté d'assurer la protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualité de l'information, l'application des instructions de la direction et favoriser l'amélioration des performances. Il se manifeste par l'organisation, les méthodes et les procédures de chacune des activités de l'entreprise pour maintenir la pérennité de celle-ci.

Le référentiel COSO définit le contrôle interne comme un processus mis en oeuvre par les dirigeants à tous les niveaux de l'entreprise et destiné à fournir une assurance raisonnable quant à la réalisation des trois objectifs suivants :

Pour la Consultative Commitee of Accountancy de Grande-Bretagne en 1978, « le contrôle interne comprend l'ensemble des systèmes de contrôle financiers, mis en place par la direction afin de pouvoir diriger les affaires de l'entreprise de façon ordonnée et efficace, d'assurer le respect des politiques de gestion, de sauvegarder les actifs et de garantir autant que possible l'exactitude et l'état complet des informations enregistrées »

La Compagnie Française des Commissaires aux Comptes (CFCA), quant à elle définit le contrôle interne comme « l'ensemble des mesures comptables ou autres que la direction définit, applique et surveille, sous sa responsabilité, afin d'assurer la protection du patrimoine de l'entreprise et la fiabilité des enregistrements comptables et des comptes annuels qui en découlent »

En fin, l'Institut de l'Audit Interne « le contrôle interne est un dispositif de la société, défini et mis en oeuvre sous sa responsabilité. Il comprend un ensemble de moyens, de comportements, de procédures et d'actions adaptés aux caractéristiques propres de chaque société qui contribue à la maîtrise de ses activités, à l'efficacité de ses opérations et à l'utilisation efficiente de ses ressources. Le contrôle interne doit permettre de prendre en compte de manière appropriée les risques significatifs, qu'ils soient opérationnels, financiers ou de conformités. »

Les définitions sont variées ; « dispositifs », « moyens », « procédés », «systèmes ». Mais elles ne sont pas fondamentalement contradictoires. On perçoit bien que tous s'accordent pour préciser qu'il ne s'agit pas là d'une fonction, mais d'un ensemble de dispositifs mis en oeuvre par les responsables de tous les niveaux pour maîtriser le fonctionnement de leurs activités.

Le contrôle interne n'est donc pas né aujourd'hui au regard des définitions énoncées plus haut et vu de nombreuses thèses et recherches dans ce domaine. Ceci traduit l'importance capitale du contrôle interne au sein de l'entreprise et son intérêt d'être enseigné aux étudiants. Le contrôle interne se justifie également au sein de l'entreprise part les intérêts divergents des parties formant le corps social de l'entreprise à savoir le groupe des actionnaires propriétaires de l'entreprise, les dirigeants qui assurent la gestion de l'entreprise, les employés, l'état ...Etc. la théorie de l'agence nous permet de mieux cernée la place du contrôle dans la mesure où le groupe des actionnaires met en place des mécanismes de contrôle des dirigeants pour réduire leur opportunisme. Il en est de même des mécanismes de contrôle mis en place par les dirigeants pour s'assurer que ses activités sont convenablement maîtrisées à tous les niveaux pour lui permettre d'atteindre ses objectifs. De cette analyse découle la nécessité du contrôle interne, celle-ci est renforcée et rendue obligatoire en Afrique Central par le règlement COBAC sur le contrôle interne applicable aux établissement de micro finance, en outre le référentiel COSO est un outil indispensable dont pourrai se servir les établissements de micro finance pour mettre en place un dispositif du contrôle interne.

Dans le cadre de ce rapport, nous allons nous appuyer sur la définition données par L'institut de l'audit Interne qui cadre mieux à nos attendes vis-à-vis de la structure qui nous a permit d d'effectuer ce stage : LE CREDIT MUTUEL SA.

Quels sont les mécanismes de contrôle interne mis en oeuvre dans les EMF et au CREDIT MUTUEL en particulier ?

Ces mécanismes mis en oeuvre au CREDIT MUTUEL contribuent-ils à la maîtrise de ses activités, à l'efficacité de ses opérations et ses risques significatifs, qu'ils soient opérationnels, financier ou de conformités ?

Le dispositif du contrôle interne augmente l'assurance contre les risques d'une gestion opaque des affaires, contribue à l'efficacité et à l'efficience des utilisations des ressources de l'entreprise, mais ne garantie pas l'assurance totale, contre les dérapages de certains opérationnels et dirigeants d'entreprise.

Le choix de ce sujet est motivé par un souci majeur d'apporter des éclairages sur un certain nombres de volets de cet outil moderne de management, pour permette aux opérationnels dans ce secteur d'avoir une idée sur la manière dont ils devront apprécier leurs dispositifs du contrôle interne, afin de prévenir les risques éventuels.

Ce travail présente un intérêt particulier à tout chercheur, car selon le cas, il se veut de présenter plusieurs notions sur le contrôle interne et le secteur de la micro finance. Pour nous, elle nous a permis de :

· Mieux comprendre le fonctionnement quotidien de l'entreprise en nous imprégnant momentanément dans le monde du travail

· Tenter de maîtriser les principes généraux de contrôle interne et connaître l'actualité le concernant

Nous allons bâtir notre travail autour de deux grandes parties scindées en quatre chapitres. Pour la première, il sera question de bien comprendre l'organisation fonctionnelle et structurelle du cadre de la structure d'accueille, puis nous allons nous pencher sur la pratique du contrôle interne telle vécue dans cette entreprise. La deuxième partie quant à elle sera réservée à l'approche théorie et pratique des dysfonctionnements repères lors du stage

CHAPITRE I : LE CREDIT MUTUEL SA

Ce chapitre nous permettra de prendre connaissance de la Société CREDIT MUTUEL SA. Dans la première section, nous allons nous intéresser son historique, sa situation géographie, objectif et rôle social. Dans la deuxième section nous allons parler de la structure organisationnelle du CREDIT MUTUEL SA

Le Crédit Mutuel S.A est un Etablissement de Micro Finance naît des ambitions de son fondateur Mr NJEUNOU Joseph, au cours des années 1997 sur la forme de société coopérative. La reforme du secteur de la micro finance intervenue au cours de l'année 2001 par les pourvoir publiques conjointement avec la COBAC a provoqué un changement tant sur la forme juridique que sur la structure du capital.

Ainsi le CREDIT MUTUEL devient une société anonyme avec conseil d'administration en même temps qu'un établissement de micro finance de deuxième catégorie avec un capital de XAF 300 000 000.

Tout d'entreprise naît pour grandir et de ce fait, le CREDIT MUTUEL a connu une évolution remarquable au cours de ces 10 dernières années, créé en 1997, avec une seul agence, le CREDIT MUTUEL compte de nos jours 23 agences reparties dans trois régions du Cameroun à savoir, la région du Littoral avec un total de 9 agences, la région du Centre avec un total de 13 agences et en fin celle de L'ouest avec 1 seul agence. De même le capital social initial est passé de Xaf 300 000 000 en 1997 à 510 000 000 FCFA de nos jours. Ceci témoigne la volonté des actionnaires de cette entreprise qui ont pour ambition de couvrir l'ensemble du territoire national et surtout d'atteindre leurs objectifs et lutter efficacement contre la pauvreté. Quant aux chiffres d'affaire il est lui passé de XAF 223 050 740 à 639 456 567 F CFA au 31 décembre 2009.L'analyse du chiffres d'affaire sur les cinq derniers exercices se présente comme suit :

Le chiffre d'affaire est composé essentiellement des intérêts et commissions perçus sur les comptes de la clientèle mais sur tout des commissions sur transfert d'argent western union. La stagnation du chiffre d'affaire entre 2007 et 2009 est relative à la concurrence accrue dans le secteur des transferts de fonds

B - SITUATION GEOGRAPHIQUE

Le CREDIT MUTUEL S.A est une entreprise en pleine expansion son siège social est situé à Douala AKWA au dessus, de la pharmacie des portiques sa direction générale quant à elle est située en plein coeur du marché central « Carrefour Anatole ». Elle compte deux directions régionales, l'une basée à Douala et l'autre à Yaoundé précisément au marché centrale Yaoundé prés des Ets NZIKO

Le Crédit Mutuel S.A compte à son actif 21 Agences dont 9 dans la ville de Douala, 12 à Yaoundé et 1 à Bafoussam.

C - OBJECTIF ET ROLE SOCIAL DU CREDIT MUTUEL

Le Crédit Mutuel S.A aspire par la qualité de son personnel, de sa disponibilité et de ses services à devenir banque classique. En effet le Crédit Mutuel S.A reste toujours parmi les premières meilleures Etablissement de Micro Finance. Il a d'ailleurs eu le Prix de l'Excellence Africaine obtenu en 2004 par son Administrateur Délègue actuellement Président Directeur Général.

Les nouvelles orientations Nouveau produit : OPI (opérations internationales), structuration et des nouvelles impulsions sont des éléments qui témoignent une réelle volonté des dirigeants de la structure.

Au vue du professionnalisme de son personnel, de son porte feuille clientèle, le produit et les services diversifiés, de son apport dans la lutte contre la pauvreté et le chômage respectivement par le (financement des microprojets), et création d'emploie la lutte acharnée contre le blanchiment d'argent, le Crédit Mutuel S.A donne le meilleur de lui-même pour se maintenir leader dans le secteur du Micro Finance au Cameroun. Voir dans un plus proche futur une banque classique.

Mis à part le caractère Micro Financier du Crédit Mutuel S.A, c'est à dire celui permettant à la Classe Sociale à faible revenu de bénéficier des avantages du système bancaire, le Crédit Mutuel S.A offre à la nation Camerounaise sa modeste contribution dans la lutte contre la pauvreté et le chômage, en embauchant certains de ses fils et filles dans ses services, d'une part et en finançant les micro projets (notamment ceux initiés par les jeunes).

Les produits financés sont essentiellement des prêts et la collecte de l'épargnes, s'agissant des prêts, le CREDIT MUTUEL accorte des prêts amortissable, des avances sur salaire, les crédits scolaires, le leasing, etc.

Il s'agit essentiellement des services rendus à la clientèle notamment, le transfert de fonds via le réseau western Union, les mises à dispositions, l'encaissement des chèques, les certifications chèques. Ces produits représentent plus de 70 % du chiffre d'affaires de la société, ce qui est déjà bien contraire aux dispositions de la COBAC qui recommande que les produits non financés ne doivent pas dépasser 20 % du chiffre d'affaires.

L'ouverture de compte doit être précédée d'une vérification par le guichetier de l'identité et de la capacité de la personne physique sollicitant cette ouverture.

Pour l'ouverture d'un compte, le guichetier va relever les renseignements d'identité du titulaire du compte sur un carton qu'on appelle carton de signature. Ce carton servira également à recueillir un spécimen de la signature du client a fin de pourvoir vérifier l'authenticité des ordres qu'il transmettra à la banque

L'ouverture de compte est également mentionnée sur un état que l'on appelle le registre des ouvertures de comptes qui est tenu dans l'ordre des ouvertures effectuées.

Le client se voit attribuer un numéro de compte, numéro qui est repris sur un carnet d'épargne ou un relevé d'identité bancaire qui comprend le nom du client, le code de la banque, le code de l'agence, et le numéro de compte du client.

Tous ces renseignements permettront d'identifier sans erreur l'agence et son client au niveau des opérations effectuées entre agence du réseau crédit mutuel.

A l'ouverture de compte ou à tout moment après celle-ci le titulaire d'un compte peut donner procuration à un tiers pour lui permettre d'effectuer des opérations de retraits dans son compte.

TYPE DE COMPTES	PLAN
Compte d `Epargne	3734
Compte d'Association	3731
Compte Personnel	3723
Compte Chèques particulier	3721
Compte Chèques fonctionnaire	3728
Compte Courant d'affaires	3716

Au crédit Mutuel S.A on distingue plusieurs différents types de catégorie de comptes.

C'est le compte donnant droit annuellement aux intérêts qui sont de 6%. Calculez deux fois par an, la moitié calculer à la fin du 6ème mois et l'autre le 31 Décembre de l'année.

· La photocopie de la Carte d'Identité Nationale de chaque signataire en cours en de validité

· Procès Verbal de l'Assemblée Générale, désignant les signataires, les statuts légalisés

Encore appelé compte courant individuel, il donne droit au propriétaire à un chéquier gratuit qu'il utilisera aux guichets du Crédit Mutuel S.A lors de ses retraits et pourra l'émettre à une tierce personne qui viendra muni d'une pièce d'identité en cours de validité ; se faire payer auprès de nos guichets après vérification de la signature, du montant en chiffre et en lettre, de l'approvisionnement du compte.

Ce compte est débité chaque mois d'une somme de 8.359 FCFA pour frais de tenue du compte.

Le détenteur de ce compte peut bénéficier des avantages (crédit, facilité de caisse, dépassement, ou crédits amortissables)

· La photocopie de la pièce d'identité en cours de validité, passeport ou permis de conduire

· Attestation de non redevance du dernier bulletin de paie ou bon de caisse pour les fonctionnaires.

Il a presque le même fonctionnement que le précédent, la seule différence est qu'ici le propriétaire du compte est une personne morale et il peut avoir un ou plusieurs signataires selon le statut dudit Etablissement.

· Carte de contribuable et la Carte Nationale d'Identité de chaque signataire en cours de validité

C'est également le guichetier qui veille à ce que tous les comptes d'épargne ne débordent pas le plancher de 15.000 FCFA. Il doit enfin prêter une grande attention au cours de la saisie pour que l'opération d'un client soit effectivement saisir dans son compte.

E - L'ENVIRONNEMENT CONCURRENTIEL DU CREDIT MUTUEL

Le marché de la micro finance n'est pas un marché de monopole, il s'agit en claire d'un marché de concurrence pure et parfaite. Ce secteur regorge un nombre important d'établissement financier c'est dire que la concurrence est très rude dans ce secteur et chaque entreprise se bat donc pour conserver sa part de marché.

Au regard du nombre croissant des établissements de micro finance tout montre à croire que ce marché est juteux et représente donc une réel menace pour le crédit mutuel vu également le gros déploiement des banques ces derniers temps, nous pouvons citer à titre d'exemple :

SECTION II: STRUCTURE INTERNE

L'homme est sans doute l'une des ressources importantes de l'entreprise, en ce sens que ce sont les hommes qui pensent, actionnent les machines et organisent le travail. Il va donc falloir organiser ces hommes de la manière la plus efficiente possible, afin que chacun sache exactement quel est son rôle et à qui il doit rendre compte. Le personnel au CREDIT MUTUEL SA est regroupé d'une part dans les services et à la tête de chaque service il y a un responsable et d'autres parts dans les agences et à la tête d'une agence on retrouve un chef d'agence.

L'organigramme du CREDIT MUTUEL n'est pas clairement définit mais au cours de notre stage nous nous sommes rendus comptes qu'il existe tout de même certains services supports important tels que le service comptabilité et fiscalité le service contrôle et le service juridiques. Nous allons nous retenir dans ce cadre de cette section à définir les activités du service contrôle général puis celles d'une agence.

Le contrôle général est chargé de suivre l'ensemble de la gestion du CREDIT MUTUEL, afin de garantir :

Ce service a à sa tête un contrôleur général assisté par des contrôleurs vérificateurs. Les agences sont regroupées par lot et confiées à chaque contrôleur vérificateur qui assure de façon permanente les différents contrôles.

Les procédures internes sont conçues de manières spécifiques pour chaque aspect de l'activité de l'entreprise dont la direction juge nécessaire de garantir et de protéger contre les risques. De ce fait le contrôle interne se base sur les procédures pour mener ses activités et n'est pas censé tout maîtrisé, mais est censé savoir comment expliquer tout au sein de l'entreprise. A ce titre, ses interventions portent sur :

Le contrôleur général, est l'un des principaux collaborateurs du Directeur, produit un rapport sur ses activités de contrôle tous les mois. Par ailleurs, il est tenu d'approcher tous les agents, d'apprécier la qualité de leur travail respectif, de s'enquérir des éventuelles difficultés ou manquements, et de les aider à trouver des solutions, dans un climat de convivialité et compréhension réciproque. Ca mission, loin d'être coercitive, consiste plutôt à aider le personnel à améliorer ses performances à tous les niveaux.

Le réseau CREDIT MUTUEL comprend pour le moment deux régions organisées autour de deux agences de rattachements respectivement à Yaoundé et à douala. Il s'agit essentiellement de guichets avancés regroupés autour d'une agence de rattachement par régions d'implantations.

Bafoussam étant pour l'instant rattaché à la région de Douala en raison de la présence d'un seul point d'implantation dans cette ville.

Chaque région d'implantation comprend une agence de rattachement (carrefour Anatole à Douala et Marché Central à Yaoundé) chargée de la centralisation de l'ensemble de l'opération réalisée par les guichets avancés qui lui sont rattachés.

Chaque région est placée sous la supervision directe d'un Directeur Régional responsable devant le Directeur Général Adjoint.

Le guichet avancé constitue la structure de base du réseau d'exploitation du CREDIT MUTUEL. Il comprend :

Il fait office de chef d'agence et assure la supervision générale de toutes les structures internes de son unité d'implantation et rend compte à son Directeur Régional.

Dans le corpus général de nos procédures d'exploitation, le guide du chef d'agence, mis en service explicite dans le détail, l'ensemble de ses responsabilités suivant les points ci - après :

En raison du volume réduit des activités des guichets Avancées, l'Agent du Back Office cumule le traitement des opérations liées aux services ci - après :

La caisse ordinaire réalise les opérations usuelles de versement et de paiements que se soit sur les comptes de l'agence en question ou sur des comptes déplacées.

La caisse western Union s'occupe essentiellement de la réalisation des opérations de transferts via la plate forme Western Union.

Il s'agit de l'agence de consolidation de totalité des opérations réalisées dans la région avant transmission des états de synthèse au siège.

L'agence de rattachement comprend la même structuration interne que les guichets avancées à la différence qu'en raison du volume important des opérations, chaque structure interne est dotée d'un ou de plusieurs agents qui en assurent le fonctionnement.

Ils assurent la supervision du portefeuille clientèle ainsi que le suivi du portefeuille des engagements sains et sensibles (créances non déclassifiées). A ce titre, ils font partie du comité de crédit.

Le journaliste Inter Siège constitue l'interface entre les guichets avancés et l'agence de rattachement, puis entre l'agence de rattachement et les Services Centraux.

Les agences sont des unités de gestion en contact permanent avec les clients permettent la mise en ouvre des politiques définies par la direction générale

Une agence comporte généralement deux grands services à savoir le front office et le back office.

CHAPITRE II : LA PRATIQUE DU CONTROLE INTERNE

Le CREDIT MUTUEL SA comme tout autre établissement de micro finance utilise les mécanismes de contrôle interne pour s'assurer que leur personnel respecte leurs politiques et procédures organisationnelles. Au cours de ce chapitre nous allons présenter dans une première, les risques qui guettent le CREDIT MUTUEL du fait de son activité ainsi que les contrôles types adaptés à chaque activité pour réduire les risques puis dans la deuxième section nous allons présenter les disfonctionnements rencontrés.

SECTION I : LA MAITRISE DES RISQUES PAR LE CONTROLE DES ACTIVITES

Les risques lies aux catastrophes naturelles, aux crises économiques ou aux guerres, tiennent de l'environnement externe et ne peuvent être contrôlé par contre les risques inhérents aux opérations internes sont énormes.

Le manuel de procédure interne conçu et mise en oeuvre au sein du CREDIT MUTUEL vise essentiellement de la prémunir des risques financiers donc nous évoquons les plus courants.

Le CREDIT MUTUEL s'expose au risque de crédit dés lors qu'il accorde à un client un crédit et que celui-ci ne respecte pas les échéances du prêt. Il s'agit d'un d'une perte de capital qui constitue un frein important pour la pérennité de l'entreprise c'est un risque qui n'épargne pas le CREDIT MUTUEL au regardes impayés que nous avons observé dans les comptes.

C'est le risque de perte de revenus ou de capital due à l'incapacité à s'acquitter de ses obligations lorsqu'elles arrivent à échéance. Il tient généralement à une mauvaise planification de la trésorerie. Une gestion efficace des liquidités repose sur la compréhension de l'impact que peuvent avoir les modifications du marché et sur la capacité à liquider rapidement les actifs dans le cas d'un accroissement des demandes de prêt ou de retraits sur épargne. Ce risque perse énormément sur le CREDIT MUTUEL dans la mesure il agit comme intermédiaire financier car mobilisant l'épargne de ses clients pour réutiliser dans les opérations de crédit. Le CREDIT MUTUEL se protège de ce risque ne faisant des réserves de liquidités. Une fiche de suivi de la trésorerie est tenue chaque jour pour contrôler les flux de trésorerie au niveau des agences et des banques. Concrètement chaque fin de soirée chaque responsable d'agence est tenue de fournir le niveau de ses encaisses au responsable de la trésorerie, de même le responsable de la trésorerie est tenue de demander au banques partenaires la positions de nos comptes pour mettre a jour ca fiche de trésorerie (voir exemple en annexe)

Ce risque correspond au risque de perte financière de la négligence d'un employé, d'une mauvaise gestion, d'erreurs liés aux systèmes ou d'erreurs humaines. La réduction du risque de transaction est l'un des objectif majeur du système de contrôle mise en place au CREDIT MUTUEL, nous pouvons citer par exemple des oublies des chefs d'agence qui oublient de débiter les comptes des clients dont les prêts sont arrivés à échéances ou alors comptabilisent juste l'amortissement du prêt et ne tiennent pas compte des intérêts et commissions.

Il concerne les pertes financières résultant d'une escroquerie intentionnelle par un employé ou un client. Le principal type de fraude est le vol direct d'agent, lors de notre passage dans une agence nous nous sommes bien rendu compte de l'existence de cette manoeuvre de la part d'un caissier qui encaissait à l'occasion des opérations de versement déplacés des fonds qu'il dissimulait. Il parvenait à réussir cette opération à cause de la mise en place de deux systèmes de traitement des versements espèces : le système informatique qui édite en permanence après chaque opération le bordereau de versement et ne peut de ce fait être contourné par le caissier car les opérations figure automatiquement dans le système et son facilement contrôlable. Par contre il se servait du système manuel pur accomplir sa fraude il suffisait pour lui de délivrer à un client qu'il prenait le temps de choisir ce qui veut dire qu'il ne pouvais choisir le client de son agence mais plutôt le client appartenant à une autre agence du réseau et comme il connaissait parfaitement la procédure de traitement des opérations déplacés choisissait donc de ne pas saisir cette opération et cachait le bordereau de versement manuel bien qu'il prenait le soin de remettre une copie au client. L'argent du client est donc dérobé par le caissier qui choisissait encore son jour voulu pour enregistrer la transaction pour éviter que le client ne se plaigne quand il se présentera dans son agence de domiciliation. Il est donc claire que le personnel des agences manipule des sommes importantes, les contrôles dans les agences son d'une importance capitale. S'ils demeurent incontrôlés, ces risques augmentent inévitablement car les activités frauduleuses ont les fâcheuses habitudes de se propager rapidement d'un employé à l'autre.

Une fois que nous avons identifié ses principaux risques, il revient maintenant de voir comment les mécanismes de contrôle interne mise en place par le CREDIT MUTUEL aident à les atténuer

SECTION II - LE PROCESSUS DE CONTROLE INTERNE DES ACTIVITES

Il s'agit du contrôle des opérations de crédit, recouvrement et contentieux :

La plus grande difficulté ici est que les procédures existent mais en partie seulement, par exemple il n'existe pas une procédure lies au suivi du contentieux.

Le contrôle ici consiste à s'assurer du respect de la politique de crédit, il est prévu

- Dans chaque dossier de crédit on doit retrouver, la demande de crédit rédigé et signé par le client, la fiche d'analyse de crédit, cette fiche comporte les informations suivantes

Sur cette fiche le gestionnaire donne son avis sur le dossier qu'il a pris soin d'étudier puis transmet ce dossier au comité qui a seul l'autorisation de passé un compte débiteur, ce qui veut dire en claire que aucun gestionnaire n'a l'autorisation de passée au compte débiteur.

Toutes les décisions d'octroient de prêt sont prises à Douala à la direction générale, donc la gestion du prêt est centralisé et il revient au PDG de donner l'accord pour la mise en place du prêt en sa qualité de président du comité de crédit.

Le comité de crédit donne son accord sur les conditions de mise en place du prêt.

Aucun prêt n'est mis en place si les garanties autorisées ne sont pas matérialisées .

Dans le cas d'un découvert ou d'une facilité de caisse une fois les garanties matérialisées, le client peut passer son compte débiteur sans aucune autre forme de restriction.

Dans le cas d'un prêt amortissable avant de passer à la phase de mise en place le chef d'agence doit d'accord requérir l'accord du chef de la cellule juridique, après quoi le prêt est donc mise en place.

· S'assurer que le montant mis en place correspond au montant accordé par le comité de crédit

Voila en quelque ligne comment le service contrôle surveille les engagements dans la société, mais cette procédure devrait être plus efficace si une procédure écrite en bonne forme mise à la disposition des employés et du contrôle, lors de ce contrôle nous avons observé que le service contrôle effectue se type de contrôle que rarement et nous avons découvert que il existe une grande complicité entre les chefs d'agence et les clients, la pratique du pot de vin n'est pas à exclure dans ce cas. Ainsi on a rencontré certains chefs d'agence qui ne respecte pas les annuités de prêt à la demande du client pour attendre juste le moment où il y a la provision dans le compte pour le faire.

Le contrôle des opérations comptable des opérations consiste à s'assurer des points suivants :

Nous allons limiter notre travail ici exclusivement au traitement comptable des opérations bancaires propres. La comptabilité générale ne fait donc pas partie de ce travail car sans savoir le pourquoi, les contrôleurs n'ont pas accès aux informations contenu dans les états financiers et ne sont même pas en mesure d'en jugé la fiabilité ou donner leur opinion sur les informations contenues dans ces états. C'est qui est t'un frein à l'exercice de la fonction du contrôleur. Ceci est sûrement la volonté de la direction d'orienter son contrôle beaucoup plus sur le contrôle des espèces et des opérations courantes.

Ce contrôle vise à s'assurer que la comptabilité est tenue de façon régulière au jour le jour et sans interruption de manière à assurer la traçabilité des opérations. Ce type de contrôle est très important puisque les agences du CREDIT MUTUEL SA ne sont pas connivences en réseau et il existe un flux important des opérations propres à l'agence mais aussi les opérations déplacées effectuent en direction des autres agences du réseau. Il est donc nécessaire de s'assurer que écritures comptables sont enregistrées dans les comptes des clients concernés de manière à ne pas leurs pénalisés par le système de date de valeur, mais aussi à s'assurer que le client qui a effectué une opération déplacée ou émis un ordre est servi à temps avec moins de retard possible.

Il n'existe pas de procédure formelle en matière d'encaissement d'espèces, sauf celle basé sur la mémoire et transmise de génération en génération et qui devient par la suite une règle à respecter par toutes les nouvelles recrues. Le contrôle ne peut se fier que au habitude reconnues pour effectue les contrôles liés au versement d'espèces pourtant nous savons bien que tout procédure doit être écrites. En cas de problème le contrôle s'efforce juste à demander à la caissière « comment est que tu as fait », ou alors « tu ne savais pas que ça se passe comme ça » ce qui pose dont un réel problème à résoudre pour éviter un contrôle arbitraire et éviter le doute dans la tête des caissiers.

- Les caissières vérifient l'argent reçu des clients avec un détecteur de faux billet

La procédure ici est écrite et contenu dans une note de service sûrement parce qu'il s'agit d'une opération de sortie de fonds donc il faut donc éviter le risque de perte, la direction est donc regardant sauf que les employés ne s'intéresse pas du tout aux notes de service donc ne sont même pas au courant que une telle procédure existe. Ici encore on observe bien que les employés se basent toujours sur les enseignements reçus des anciens. Ce qui pose très souvent problème dans la mesure où même l'ancien en question n'a pas prit connaissance de l procédure en question.

Une opération de retrait prend cours des que un client désire retirer des fonds dans son comptes, la procédure prévoit :

Le client remet au guichetier sa carte d'identité nationale ou toutes pièces valides pouvant servir pour l'identifier, ainsi que la somme qu'il désire retirer

· Le guichetier doit d'abord vérifier le solde du client dans son compte c'est-à-dire vérifié si le client a de la provision dans son compte

· Etabli le cheque et transmet le cheque au gestionnaire ou au chef d'agence pour visas

· Pour tout retrait de moins de 250 000 FCFA un guichetier confirmé peut ordonner le retrait

· Tout retrait supérieur à 250 000 FCFA seul le chef d'agence est appelé à ordonner le retrait

Une fois le visa obtenu le cheque ainsi que la carte d'indenté du client sont transmises à la caissière qui à son tour doit s'assurer des modalités suivantes :

· Vérifier l'identité du bénéficiaire nom et prénom en conformité avec la carte d'identité

Le contrôle de la mise en application de cette procédure nous a permis de constater que le niveau d'autorisation fixée par la direction n'est pas du tout respecté par les employés sur le terrain du fait du nombre réduit des employés par agence.

Les procédures d'écrites dans le cadre des versements et retraits d'espèces sont également en vigueur dans ce cas. La suite ici consiste à d'écrire comment une opération quitte d'une agence à une autre.

La direction dans le but de préserver son image et ses engagements envers les clients a mis en place toute une vaste procédure pour pallier aux problèmes de retard ou éventualités pouvant survenir. Il est donc prévu

L'agence qui encaisse ou paie un chèque est tenu d'informer directement l'agence de domiciliation du client concerné soit par téléphone ou fax, qui à leur tour se charge de mouvement directement le compte du client sur avis.

Pour des retraits de montant élevé une copie du cheque signer par le client est d'abord transmise à l'agence de domiciliation pour vérification des signatures et autorisation, puis ce même faxe est retransmis avec l'accord du chef d'agence de domiciliation pour paiement.

En suite une pièce de liaison est établie pour transmettre le chèque à l'agence de domiciliation.

Les agences ne s'ouvrent pas les comptes réciproquement, mais toutes les agences du réseau sont directement rattachées à l'agence siége qui est carrefour Anatole et par conséquent la première agence du réseau CREDIT MUTUEL. Ce qui veut dire que toutes les opérations déplacées de l'entreprise transitent par l'agence siège Pour les références d'une pièce allant de l'agence D' AKWA vers l'agence de MBOPPI. A cet effet, un registre de référence est donc tenu dans chaque agence selon le type d'opération effectue.

· Un registre pour les opérations diverses nommé « OPD », ce registre enregistre toutes les opérations de versement et paiement déplacés en direction des autres agences

· Un registre pour les opérations de trésorerie nommé « OPT » qui enregistre les opérations de trésorerie interne propre à CREDIT MUTUEL

· Un registre pour les opérations western Union, cette activité représente le gros du chiffre d'affaires du CREDIT MUTUEL est nécessite une attention particulière d'ailleurs, c'est la seul activité qui est suivi par les procédures internes de bout en bout même si le problème réside toujours dans la mise en application.

Pour chaque registre les références ont une signification. Avant il convient de préciser que dans le plan comptable des établissements financiers le chiffre « 1 » représente les opérations de trésorerie et le chiffre « 9 » représente les opérations diverses.

· Puis le chiffre 0 suivi maintenant soit du « 1 » pour trésorerie ou du « 9 » pour divers ;

· Les trois derniers chiffres représentent le numéro d'ordre suivi chronologiquement dans les registres.

Au contrôle nous nous attardons sur tout ces aspects car un manquement observe peut entraver la procédure et cause d'énorme dégât à l'entreprise, nous avons donc constater que ces procédure ne sont pas toujours observé surtout celle consistant à faxer le chèque d'un client à l'agence de domiciliation pour obtenir l'autorisation du chef d'agence ou du gestionnaire du compte.

· Le cheque est ensuite enregistré dans un registre ouvert pour garder la trace de l'opération

DEBIT	CREDIT
5621		BANQUE X	X
	4150 00	ENCAI CHQ		X

DEBIT	CREDIT	LIBELLES	MONTANT	MONTANT
4150		BANQUE X	X
	37	CLIENT X		X
	7200	CIONS		X
		(enc chq n°.......

DEBIT	CREDIT	LIBELLES	MONTANT	MONTANT
37		clients
	72	Frais retour
	5621	Banque x
		(Retour impayés chq n°.)

En dehors des chèques de banque, flash cash, gold chèque reçu de la clientèle qui respectent la procédure d'écrite ci -dessus, tous les autres types d'ordre ne sont pas contenu dans des procédures écrites, l'apprentissage se fait don de façon orale, nous parlons ici des virement reçu et émis, des certifications chèques, des cautions, des transferts de fonds etc. pour chaque cas il existe des documents pré imprimés servant à leur matérialisation, le problème de la mise en oeuvre et des procédures n'ont écrites est donc encore soulevés ici. Par ailleurs le fait de directement débité le compte banque de la valeur des chèques reçus de la clientèle tant à faussé la réalité du solde du compte banque en fin d'exercice et donc celle des états financiers

C - L'ANALYSE DES JOURNEES COMPTABLES

Ce contrôle permet d'identifier en temps réel les éventuelles incohérences et irrégularités sur les comptes. Au cours de leur passage dans les agences, les contrôleurs procèdent à la vérification point pas point de chaque écriture enregistrée dans les comptes

En claire si les procédures usuelles sont respectes on ne devrait en principe pas avoir des irrégularités. Pour le faire cette vérification les contrôleurs ont besoin du journal des opérations de la journée ainsi que l'ensemble des pièces comptables ayant servir à leur passation.

· Vérification des signatures autorisées pour éviter les fraudes et malversations

· Vérification des numéros de séquence portée à la main de préférence avec du bic rouge

Toutes les erreurs observées au cours de se travail sont immédiatement régularisées par le contrôleur.

En tant que établissement financier, le CREDIT MUTUEL effectue la grande partie de ses opérations avec les banques partenaires qui nécessite un rapprochement permanent pour éviter des risques de détournement et détecter les erreurs à temps pour les régulariser. Il en est de même pour les comptes de transfert interne concernant les opérations de trésorerie entre agence du CREDIT MUTUEL. Pour effectue le rapprochement on doit disposer les éléments suivants :

L'outil le plus efficace utilisé pour gérer l'argent comptant est le compte bancaire. Il fournit un double enregistrement de toutes les affaires traitées en espèces ou par chèques. Afin de contrôler efficacement l'utilisation des comptes bancaires, des documents spéciaux sont employés pour retracer les transactions. Des registres de signature sont utilisés par tous les employés autorisés à faire des retraits. Les récépissés de dépôt doivent accompagner les dépôts d'argent, et des chèques doivent être émis pour tous les paiements. Les banques exigent généralement qu'un solde minimum (solde de compensation) soit respecté.

L'avantage d'utiliser un compte bancaire pour contrôler les mouvements en argent comptant consiste dans le fait que les banques envoient un relevé bancaire mensuel à l'entreprise relatif au compte. Ce document rapporte toutes les transactions portées au compte. L'information normalement présentée dans le relevé bancaire comprend les soldes de début et de fin, les dépôts, les autres crédits, les retraits et autres débits. Il est rare que le solde du relevé bancaire et celui du déposant soit exactement le même, et c'est pour cette raison qu'ils doivent être rapprochés.

Un rapprochement bancaire est une méthode employée pour déterminer les raisons des anomalies entre le solde du relevé bancaire et le solde du compte de « banque » ou « caisse » et pour calculer le solde rectificatif. Les anomalies sont habituellement dues aux transactions exceptionnelles lesquelles n'ont pas été encore enregistrées par la banque ou par l'entreprise, et elles incluent typiquement les chèques qui n'ont pas encore été présentés pour la collection, les dépôts en transit et les charges reliées au service bancaire. Les erreurs sont une autre cause commune d'anomalie que la réconciliation bancaire aidera à corriger. En conclusion, le rapprochement peut découvrir des irrégularités.

Un rapprochement bancaire est divisé en deux sections : solde sur le relevé bancaire et le solde sur la comptabilité du l'entreprise. Bien qu'il soit possible de rapprocher un solde avec l'autre, la pratique courante consiste à ajuster les deux soldes pour s'équilibrer l'un par rapport à l'autre. Les transactions exceptionnelles qui sont inconnues du déposant grâce au relevé bancaire exigent que des écritures comptables soient passées au journal.

L'ensemble des suspens relève est porté sur un état, ceux qui sont anormaux sont directement régularises par le service contrôle.

L'établissement du rapprochement bancaire nous a permis de relever un déphasage dans le processus de remise chèque à l'encaissement.

· La validation des pièces pour la passation des écritures de différence de caisse, ou des erreurs de caisse ;

Pour ce prémunir du risque de fraude ou de détournement, il est prévu dans chaque agence un système de contrôle approprié. Le contrôle de premier niveau ici revient de prime à bord au responsable de l'agence qui doit s'assurer de l'existence réelle des fonds en caisse. Il passe par les étapes suivantes :

A la clôture d'une journée de travail, la ou le caissier imprime son état d'arrêter de caisse c'est arête de caisse est comparer par le chef d'agence à l'existant physique en coffre, le contre à ce niveau se fait par coupure par liasse et par lot. Une coupure est la valeur portée sur un billet par exemple coupure de 10 000, par contre une liasse représente un ensemble de coupure, les billets sont d'abord rangé en liasse de 10 puis en lot de 100, donc un lot de 100 pour une coupure de 10 OOO F CFA vaut 1 000 000 FCFA.

A la fin de ce pointage, il existe un registre de report des arêtes il est recommander à chaque chef d'agence de mettre à jour ce registre en y inscrivant la valeur des arêtes et éventuellement les excédents et manquants.

Ce registre doit être émargé non seulement par le chef d'agence et le/la caissier mais également par tout autre employé qui détient les clés d'accès au coffre pour marquer leur reconnaissance et leur responsabilité à l'égard des fonds en coffre

Le contrôle de contradiction opéré ici permet de mettre en évidence soit un manquant, soit un excédent et tel que soit le cas un rapport est donc adressé au service contrôle qui effectue une descente sur le terrain.

Le contrôle physique de caisse de second niveau est effectué par les contrôleurs et se fait de façon inopinée pour contrer d'éventuelle complicité entre le chef d'agence et les caissiers. Le même parcours comme ci-dessus est respecté.

Malgré les contrôles effectués par le chef d'agence et les contrôleurs les risques demeurent et nécessite une attention particulière que nous verrons dans la section suivante.

Il n'y a pas une procédure écrite en matière de contrôle du système informatique. Cependant de temps en temps et au grée de la direction, une instruction est donnée au service contrôle pour vérifier juste les applications et les niveaux d'accès pour chaque utilisateur. Pourtant le système informatique cours des risques en permanence au niveau de la base de données qui est constamment attaqué. Il arrive des fois ou les données d'une agence se trouvent entièrement écrasé par le service informatique et ceci à l'insu même de la direction encore moins du contrôle. Le risque de fraude, de saisie de fausses écritures dans le système comptable, ou d'erreur peut s'avérer plus coûteuses pour l'entreprise.

Le contrôle de la sécurité ici vise la protection des actifs donc dispose l'entreprise et du système de sauvegarde des données ou des archives.

Le contrôle s'assure du bon fonctionnement du matériel informatique, du contrôle des onduleurs, des circuits électriques. Le matériel informatique est constamment en panne car l'achet du matériel est uniquement confié au service informatique on peut donc remettre en cause la qualité de ce matériel confié à un seul individu.

Pour éviter et luter contre les incendies, les extincteurs disponibles dans les agences sont contrôlés régulièrement pour s'assurer que les dates prévues pour la recharge sont respectées

Les vigiles sont des personnes qui assurent en permanence la sécurité des agences, l'aspect administratif du contrôle n'est pas exercée par le service du contrôle, mais au moins le contrôle s'assure de la présence effective des vigiles dans les agences de jour comme de nuit. Le risque couru ici est le fait que les employés utilisent les vigiles comme leur coursier.

Pour faire face au menace récurrente des braquages dans nos agences, la direction à pris l'engagement de nouer des conventions avec les services de sécurité. Chaque agence dispose de deux agents de police pour assurer la sécurité. Le problème rencontré est la prise tardive des fonctions par ces policiers qui arrivent généralement très en retard, pénalisant l'ouverture de l'agence.

Toujours pour faire face au vol des bandits un système d'alerte est mis en place. Ainsi le contrôle s'assure en permanence du bon fonctionnement des alarmes.

Chaque agence est dotée d'une chambre forte et c'est dans cette chambre qu'on conserve les fonds en espèces et toute autre garantie perçue de la clientèle. L'accès à cette chambre est contrôlé par un système de doubles clés. Les clés sont remises à deux employés distincts de manière à ce que la présence de ces employés soit indispensable pour l'ouverture du coffre. Il en n'est de même pour les différentes portes de l'agence. Le problème rencontre ici est l'absence du respect de cette procédure par les employés. Il nous est arrivé de constater que les employés laissent dans les agences certaines clés donnant d'accès au coffre au sein de l'agence.

INTRODUCTION

Le contrôle interne bien que pas encore bien implémenter dans les entreprises a fait l'objet de nombreuses études depuis la nuit des temps, en raison de nombreux scandales éclatés dans les entreprises. Les établissements de micro finance qui ne sont pas à l'abri des dangers que constitue l'absence du contrôle interne dans l'entreprise. Cette partie sera organisée au tour de deux grands chapitres qui se veulent tous deux pratiques. Dans le premier chapitre de cette partie nous parlerons de certains aspects du contrôle interne tel contenu dans la réglementation COBAC en la matière, ce contenu sera complété par l'apport du référentiel COSO. Dans le second chapitre nous allons donner notre contribution pour l'amélioration des mécanismes du contrôle interne au sein du CREDIT MUTUEL

Dans une première section, nous allons exposer les aspects de la réglementation COBAC en matière du contrôle interne des établissements de crédit, dans la seconde section nous envisageons parler du référentiel COSO.

Le règlement COBAC et le référentiel COSO sont tous deux des testes juridiques Nous portons notre choix sur ces deux éléments parce qu'ils apportent mieux et si ils sont mis en oeuvre par les établissements de micro finance

SECTION I : LE REFERENTIEL COSO

A - HISTORIQUE

COSO est l'acronyme abrégé de Committee Of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission, une commission à but non lucratif qui établit en 1992 une définition standard du contrôle interne et crée un cadre pour évaluer son efficacité. Par extension ce standard s'appelle aussi COSO.

En 2002, le Congrès américain, en réponse aux scandales financiers et comptables (Enron, Worldcom, ...), promulgue la loi Sarbanes-Oxley (the Sarbanes-Oxley Act ou SOX act). Cette loi oblige les sociétés faisant appel à l'épargne publique à évaluer leur contrôle interne et à en publier leurs conclusions dans les états demandés par la SEC. Imposant en outre l'utilisation d'un cadre conceptuel, le SOX act a favorisé l'adoption du COSO comme référentiel. En France, la loi LSF (Loi de sécurité financière) promulguée peu après en 2003, a également contribué à sa diffusion.

· Le contrôle interne est un processus : c'est un moyen, pas une fin ; il ne se cantonne pas à un recueil de procédures mais nécessite l'implication de tous à chaque niveau de l'organisation.

· Le contrôle interne doit procurer l'assurance raisonnable (mais non absolue) d'un management et d'une direction respectueuse des lois.

On notera que ces objectifs correspondent en grande partie aux préoccupations des investisseurs.

Le contrôle interne, tel que défini par le COSO, comporte cinq composants. Ces composants procurent un cadre pour décrire et analyser le contrôle interne mis en place dans une organisation. Il s'agit de :

· l'environnement de contrôle, qui correspond, pour l'essentiel, aux valeurs diffusées dans l'entreprise ;

· les activités de contrôle, définies comme les règles et procédures mises en oeuvre pour traiter les risques, le COSO imposant la matérialisation factuelle des contrôles ;

Après les objectifs et composants, le COSO impose de distinguer les structures de l'entreprise (sociétés, entités, fonctions, ...).

La combinaison des trois objectifs, des cinq composants et des structures de l'entreprise, vus comme trois axes d'analyses distinctes, constitue ce qui est appelé le cube COSO.

Le COSO 2 propose un cadre de référence pour la gestion des risques de l'entreprise (Enterprise Risk Management Framework). La gestion des risques de l'entreprise est un processus mis en oeuvre par le conseil d'administration, les dirigeants et le personnel d'une organisation, exploité pour l'élaboration de la stratégie et transversal à l'entreprise, destiné à

· maîtriser les risques afin qu'ils soient dans les limites du « Risk Appetite (appétence au risque)» de l'organisation,

· fournir une assurance raisonnable quant à la réalisation des objectifs de l'organisation.

Il apparaît que le COSO 2 inclut les éléments du COSO 1 au travers du troisième point et le complète sur le concept de gestion des risques. Le COSO 2 est basé sur une vision orientée risques de l'entreprise.

La notion de « Risk Appetite » est nouvelle dans le COSO 2. Le « Risk Appetite » est le niveau de prise de risque accepté par l'organisation dans le but d'accroître sa valeur. Différentes stratégies exposeront l'organisation à différents risques. En conséquence, le « Risk Appetite » doit être pris en compte dans la définition de la stratégie de l'organisation afin de s'assurer que les résultats de cette stratégie sont cohérents avec le « Risk Appetite » défini pour l'organisation.

Le COSO 2 s'applique à l'ensemble de l'entreprise, aussi bien au niveau le plus haut (« entité ») qu'au niveau opérationnel. Mais pour appliquer le COSO 2 avec succès, il faut prendre en compte l'ensemble du périmètre des activités d'une organisation. Le COSO 2 considère les activités à différents niveaux de l'organisation :

· Au niveau de l'organisation pour des activités telles que la planification stratégique ou l'allocation des ressources,

· Au niveau des unités de métier (« business unit ») pour des activités telles que le marketing, et les ressources humaines,

· Au niveau des processus métier (« business process ») pour des activités telles que la production, les achats,

· Et aussi aux niveaux des projets ou initiatives qui n'ont pas encore de place définie dans la structure de l'organisation.

SECTION II : APPORT DE LA REGLEMENTATION COBAC

Au Cameroun comme dans la sous région d'AFRIQUE CENTRAL en général, les établissements financiers sont encadres par le règlement COBAC du fixant les modalités de mise en oeuvre efficace du contrôle interne pour permettre à ces dernier de ce prémunir des risques inhérent à leur activités. L'apport de la réglementation COBAC n'est donc pas une fin mais en moyens si elle est suivi et mise en oeuvre par les établissements, il les aidera à coup sur pour afin d'éviter les risques et les menaces qui pèsent sur eux. La COBAC organise autour de 10 titres et 52 articles, nous n'allons pas les citer ici mais nous allons présenter quelques titres et quelques articles qui permettent de mieux comprendre l'apport de la réglementation dans le processus de contrôle d'EMF au regard des mécanismes mis en oeuvre au sein du CREDIT MUTUEL

Les établissements de crédit veillent à mettre en place un système de contrôle interne efficace en adaptant l'ensemble des dispositifs prévus par le présent règlement à la nature et au volume de leurs activités, à la taille, à leurs implantations et aux risques de différentes natures auxquels ils sont exposés.

Dans son article 7 le système de contrôle interne est placé sous la responsabilité de l'organe délibérante et mise en oeuvre par l'organe exécutif, il doit permettre dans les conditions optimales de sécurité, de fiabilité et d'exhaustivité, notamment, de :

· Vérifiés que les opérations réalisées par l'établissement, ainsi que l'organisation et les procédures internes, sont conformes aux dispositions législatives et réglementaire en vigueurs, aux normes et usages professionnels et déontologiques et aux orientations des organes Délibérant et Exécutif ;

· Vérifier que les procédures de décision, de prise de risques, quelle que soit leur nature, et les normes de gestion fixées par l'Organe Exécutif en application des décisions de L'organe Exécutif ;

· Vérifier la qualité, la fiabilité et la sincérité de l'information comptable et financière qu'elle soit destinée à l'Organe Exécutif et à l'Organe Exécutif transmise aux autorités de tutelle et de contrôle ou qu'elle figure dans des documents destinés à destinés à être publiés ;

· Vérifier les conditions d'évaluation, d'enregistrement, de conservation et de disponibilité de cette information, notamment en garantissant l'existence de la piste d'audit au sens de l'article 22 du règlement ;

Dans son article 8, le règlement prévoit que les établissements de crédit s'assurent que les systèmes de contrôle s'intègre dans l'organisation, les méthodes et les procédures de chacune des activités.

Pour l'article 9 les établissements de crédit s'assurent que le nombre et la qualification des personnes qui participent au fonctionnement du système de contrôle interne ainsi que les moyens mis à leur disposition, en particulier les outils de suivi et les méthodes d'analyse des risques, sont adaptés aux activités, à la taille et aux implantations de l'établissement.

Pour l'article 10 les établissements de crédit doivent organiser leur système de contrôle interne de premier niveau de façon à se doter de dispositifs qui permettent un contrôle régulier et permanent au niveau des unités opérationnelles pour garantir la régularité, la sécurité, la validation des opérations réalisées et le respect des autres diligences liées à la surveillance des risques de toute nature associées aux opérations.

Pour l'articla 11 ces dispositifs doivent être conçus de manière à assurer une séparation claire des taches et des responsabilités entre les unités chargées de l'engagement des opérations et les unités chargées de leur validation, notamment, comptable, ainsi que celles chargées de leur règlement et du suivi des diligences liées à la surveillance des risques

Article 18 les établissements de crédit élaborent et tiennent à jour des manuels de procédures relatifs à leurs différentes activités. Ces documents doivent, notamment, décrire les modalités d'enregistrement, de traitement et de restitution des informations, les schémas comptables et les procédures d'engagement des opérations.

Article 19 les établissements de crédit établissent dans les mêmes conditions une documentation qui précise les moyens destinés à assurer le bon fonctionnement du contrôle interne, notamment ;

· Les attributions dévolues et les moyens affectés au fonctionnement des dispositifs de contrôle interne ;

· Les procédures relatives à la sécurité des systèmes d'information et de reporting

· La documentation est organisée de façon à pouvoir être mise à la disposition, à leur demande, de l'Organe Exécutif, de l'Organe Délibérant, des commissaires aux comptes et du Secrétariat Général de la Commission Bancaire.

Article 20 - Les procédures et l'organisation comptables doivent être consignées dans un document mis à jour régulièrement afin de faciliter la compréhension du système comptable et la réalisation des contrôles.

Article 21 - Le système d'information des assujettis doit permettre l'établissement des documents de synthèse sous la forme et selon la périodicité fixées par les autorités de tutelles et de contrôle.

Article 22 - Chaque montant figurant dans les documents de synthèse et résultant de l'utilisation de soldes de comptes généraux doit être contrôlables par un ensemble de procédures, appelé piste d'audit, permettant :

· Le niveau de sécurité des systèmes informatiques est périodiquement apprécie et que, le cas échéant, les actions correctrices sont entreprises ;

· Les procédures de secours informatiques sont disponibles afin d'assurer la continuité de l'exploitation en cas de difficultés graves dans le fonctionnement des systèmes informatiques.

· Le contrôle des systèmes d'information s'étend à la conservation des informations et à la documentation relative aux analyses, à la programmation et à l'exécution des traitements.

Article 28 - Les établissements de crédit sont tenus de conserver, jusqu'à la date de l'arrêté suivant, l'ensemble des fichiers nécessaires à la justification des documents du dernier arrêté remis à la commission bancaire.

CHAPITRE IV : CONCEPTION D'UN MANUEL DE PROCEDURE

SECTION I : PROCEDURE DE CAISSE

Remplir le bordereau de versement manuel par le client en respectant les coupures

Encaissement des fonds par la caissière qui prendra le soin de vérifier la véracité des billets par un détecteur de faux billet, effectuer un contrôle à l'unité et par coupure

L'établissement d'un bordereau informatique établi en deux exemplaires par la caissière

ou un bordereau d'encaissement manuel établi en trois exemplaires dans le cas d'indisponibilité du système informatique.

Le bordereau de versement doit être signé par la caissière et contresigné par le client.

L'original du bordereau informatique doit être remis au client après avoir tamponner du cachet reçu et l'autre copie jointe au bordereau manuel préalablement rempli par le client et saisie directement dans son compte par la caissière. Pour le bordereau d'encaissement manuel, la caissière remet également l'original premier exemplaire au client, le second d'exemplaire est coupé et joint au bordereau de versement manuel préalablement établi par le client et saisie directement dans son compte par la caissière et enfin le dernier exemplaire est conserves dans le carnet contenant les bordereaux pré numérotés

SECTION II : PROCEDURE DE CONTROLE DES ENGAGEMENTS : UNE EXPERIENCE MISE EN OUEVRE A LA BRI

Les questions qui suivent permettent d'évaluer si l'information sur le client a été correctement collectée et traité.

· Le dossier de crédit est-il complet, par exemple contient -il toutes les informations sur l'identité de l'emprunteur ?

· Les procédures d'autorisation ont - elles été respectées ? par exemple si le montant du prêt était plus élèves que le plafond autorisé par l'agence, les signatures requises ont-elles été obtenues ?

Les questions qui suivent permettent d'évaluer la pertinence de la décision de crédit :

· L'analyse de la demande de crédit a-t-elle été bien faite ? Vérifier cinq critères : profil, capital, situation économique, capacités, garantie. Cet examen permet de vérifier que l'information utilisée pour approuver le crédit justifiait bien la décision prise.

· La durée du prêt est-elle adaptée à l'activité du client ? Par exemple, la première tranche de remboursement dans le cas d'un prêt pour construction sera généralement versée 12emois après l'octroi. En répondant à cette question le contrôleur évalue la probabilité d'un remboursement à l'échéance en comparant les flux de trésorerie anticipés de l'entreprise client au calendrier de remboursement du prêt.

· Les calculs réalisés pour justifier la décision de crédit sont - ils corrects ? (par exemple calcul du fonds de roulement prenant en compte la rotation du stock)

· Le dossier contient t-il tous les éléments requis ? Notamment reçus de remboursement, titre foncier, documents prouvant la propriété des éventuels garanties fouines. Cet examen permet de déterminer si le processus d'approbation du crédit a respecté la politique définie.

Les questions qui suivent permettent d'évaluer la fiabilité des informations portant sur la qualité du porte feuilles.

· La date et le montant des remboursements ont - ils été correctement enregistrés ? Cette vérification consiste à comparer les registres du client avec ceux de l'agent crédit et ceux de L'IMF pour s'assurer que l'information est cohérente et fiable. Dans le cas contraire, le contrôleur identifie la source de l'erreur et cherche à savoir s'il s'agit d'une erreur involontaire ou au contraire intentionnelle en discutant avec les employés et les clients.

· Si l'institution accepte des remboursements partiels, le solde de la tranche apparaît - il en impayé ? Beaucoup d'IMF n'autorisent pas des remboursements partiels à cause de la complexité de gestion qu'ils représentent et pour maintenir l'intégrité de leur système d'information comptable. Dans le cas de crédit de groupe, accepter les remboursements partiels peut nuire à la structure de caution solidaire. Si les remboursements partiels sont autorisés, le contrôleur vérifie que les rapports sur la qualité du portefeuille font bien apparaître la particularité de ces remboursements, c'est-à-dire ne les traitent pas comme des remboursements normaux.

· Les chèques postdatés utilisés pour rembourse des prêts ont-ils été honorés et permis le remboursement prévue ? Certains IMF demandent à leurs clients de leur remettre des chèques postdatés qui sont déposés à la banque à la date d'échéance. Ces IMF doivent toutefois s'assurer qu'elles n'enregistrent ces remboursements que lorsque le chèque a été encaissé et qu'elles n'enregistrent ces remboursements que lorsque le chèque a été encaissé et qu'elles font rapidement les ajustements nécessaires sur les comptes pour lesquels n'ont pas pu être encaissées

· Les prêts ont -ils été refinancées, c'est à dire remplacées par un nouveau prêt ? Si c'est le cas, cette pratique est -elle reflétée dans le système d'information de gestion ? Beaucoup d'IMF n'autorise le refinancement des prêts à cause de la difficulté de suivi qu'ils représentent. Les prêts refinancés ne doivent pas être traités de la même manière que les prêts à jour dans le system d'information de gestion. L'EMF doit s'assurer que son SIG est doté d'un mécanisme simple permettant de distinguer les prêts refinances des prêts à jour afin d'éviter toute confusion et garantir la transparence du rapport sur la qualité des crédits.

· En cas d'impayés, une garantie a-t-elle été saisie ? La valeur réelle de cette garantie a-t-elle été enregistrée ? Il arrive souvent que la valeur de la garantie change ou soit initialement surestimée par l'agent de crédit. Au moment de la saisie, l'IMF doit s'assurer qu'elle enregistre bien la valeur réelle de la garantie saisie, ainsi que le montant que l'institution est susceptible de retirer de sa vente pour solder le prêt. Si la valeur de la garantie saisie n'est pas suffisante pour couvrir le solde du prêt, l'IMF doit alors enregistrer le solde comme perte ou comme montant restant du par le client, selon la politique de l'institution.

· Les employés peuvent-ils falsifier les dossiers des clients dans le système d'information de gestion ? La plupart des grandes institutions de microfinance ont des systèmes d'informatiques qui restreignent l'accès des employés aux dossiers des clients à leur strict domaine d'opération. Le contrôleur doit s'assurer que les dossiers présentent une image fidele de l'histoire des clients, la meilleure façon de la faire dans une IMF étant de rendre visite aux clients.

Les contrôleurs examinent l'exposition au risque due à une mauvaise politique de provision sur créance douteuse ou à une mauvaise gestion des recouvrements. Les provisions doivent correspondre aux échéances. Les prêts doivent être pondérés en fonction du risque qu'ils représentent suivant un processus systématique d'évaluation de leur qualité. Les microcrédits étant généralement à court terme, la provisionnement doit être plus prudent au sein des IMF qu'au sein des institutions financières traditionnelles. Par exemple, un microcrédit d'une durée de trois mois en retard de 60 jours présente probablement un risque plus grand qu'un prêt à cinq ans en retard de 90 jours. Le contrôle de la politique de provisionnement comprend les étapes suivantes :

· Examiner le processus de consolidation de l'information contenue dans les rapports pour vérifier l'exactitude de la classification des prêts, c'est-à-dire sa conformité à la balance d'âgée. Les contrôleurs ne doivent pas en tenir aux seules données chiffrées figurant dans ces rapports mais doivent vérifier que la qualité du portefeuille de crédits est documentée de manière fiable et que l'évolution des impayés est transparente.

· S'assurer que les provisions sont adéquates et conformes à la politique définie. Les contrôleurs doivent vérifier que les provisions ont par le passé suffi à couvrir les pertes sur les créances irrécouvrables réelles. Dans le cas contraire, les contrôleurs doivent porter cette lacune à la connaissance de la direction afin que celle - ci puisse modifier la politique de provisionnement.

· Vérifier l'authenticité des prêts par l'intermédiaire des visites aux clients et valider les causes de non remboursement préalablement à l'abandon de créances. Ce n'est qu'en discutant des crédits avec les clients que l'IMF est en mesure de découvrir les prêts fantômes et d'autres types de fraude. En outre, l'IMF peut exploiter l'information collectée par les auditeurs sur les causes d'impayés pour améliorer le produit et les procédures de prêt de façon à réduire le risque dans le futur.

Les IMF doivent définir un calendrier d'abandon de créances pour les crédits présentant un solde résiduel et un retard de remboursement supérieur à un certain nombre de jour. Bien que les crédits passés en perte puissent encore générer des revenus pour l'IMF, ils sont particulièrement vulnérables à la fraude et à la mauvaise gestion du fait qu'ils n'apparaissent plus au bilan.

· Examiner les écritures du grand livre correspondant aux abandons de créances depuis le dernier contrôle et vérifier que les procédures d'autorisation ont été respectées. Une augmentation des abandons de créances peut être un signe de fraude ou de mauvais contrôle du risque crédit. Les contrôleurs doivent identifier la cause de tout changement significatif du montant des abandons de créances.

· Vérifier le bon traitement des remboursements effectués sur des crédits déjà passés en perte. Tout remboursement versé après l'abandon de la créance correspondante est particulièrement vulnérable à la fraude, car les agents de crédit peuvent le collecter sur le terrain et ne pas l'enregistrer une fois le retour dans l'agence. Une fois encore, ce n'est qu'en rendant visite aux clients après l'abandon de créances que les auditeurs peuvent contrôler qu'il n'y a pas eu détournement.

· Détecter la présence éventuelle de charges de recouvrement excessives ou fictives. Comme pour les autres charges, les contrôleurs doivent vérifier les montants dépensés pour le recouvrement et estimer si leur niveau est raisonnable.

· Le cas échéant, s'assurer que les garanties sont vendues à leur prix maximum. Les contrôleurs doivent vérifier la procédure utilisée pour vende les garanties et s'assurer que les employés des agences ne reçoivent pas de pots de vin ou d'autres avantages pour vendre les biens en dessous du prix du marché

La pratique du contrôle interne dans une EMF: cas du crédit mutuel SA

INTRODUCTION GENERALE