Memoire Online - Analyse du manuel de procédures administratives, financières et comptables de l'association Andal & Pinal, de sa mise en œuvre, et propositions d'amélioration.

Analyse du manuel de procédures administrative, financière et comptable de l'Association Andal & Pinal, de sa mise en oeuvre, et propositions d'amélioration.

Secrétaire Exécutif de Andal & Pinal Enseignant en gestion de projets, U-AUBEN

DEDICACE

mes parents, El Hadj Mamadou BOLY et Hadja SAWADOGO Zourata qui n'ont cessé d'investir depuis plus de deux décennies dans mes études ;

mes deux frères et à mes sept soeurs qui m'ont toujours encouragé et soutenu ;

REMERCIEMENTS

Nos travaux de recherche ont été effectifs grâce au précieux concours de diverses personnes et institutions auxquelles nous voudrions exprimer notre reconnaissance. Il s'agit précisément :

- de Monsieur YODA P. Arsène pour avoir accepté de nous encadrer en tant que Directeur de mémoire pour la réalisation de cette oeuvre ;

- de Monsieur Mamadou BOLY pour son ouverture en mettant à notre disposition sa structure et toute la documentation utile ;

Nos remerciements vont également à l'endroit de tous ceux qui ont collaboré lors de la collecte des données et informations sur la vie de ANDAL& PINAL. Nous remercions dans ce sens:

- la chargée de programmes pour son ouverture et ses orientations dans l'élaboration de ce document ;

LISTE DES SIGLES ET ABREVIATIONS

A&P	Andal & Pinal
AG	Assemblée Générale
AGR	Activités Génératrices de revenus
CE	ConseilExécutif
CNSS	Caisse Nationale de Sécurité Sociale
EdB	Ecole du Berger et de la bergère
FONAENF	Fonds pour l'Alphabétisation et l'Education Non Formelle
ICI	Initiatives Conseil International
ISIG	Institut Supérieur de l'Informatique et de la Gestion
IT	Inspection Technique
IUTS	Impôt Unique sur le Traitement desSalaires
MEF	Ministère de l'Economie et des Finances
NIZA	Cabinet d'expertise comptable et d'études NIZA
OHADA	organisation pour l'harmonisation du droit des affaires en Afrique
PEC	Prise en charge
PGA	Partenaire pour une Gestion Avancée (bureau d'audit)
PKF	Pannell Kerr Forster (bureau d'audit)
PM	Premier Ministère
PREPP	Programme Régional d'Education et formation des Populations Pastorales en zones transfrontalières
PRES	Présidence
PTF	Partenaire technique et Financier
PV	Procès-Verbal
SE	SecrétaireExécutif
SYSCOA	Système comptable Ouest Africain
U-AUBEN	Université Aube Nouvelle

Sommaire

Résumé

Andal & Pinal est une Association d'éleveurs installée à Korsimoro dans la province du Sanmatenga dans la région du Centre Nord. Partenaire des producteurs ruraux par excellence, elle vient en appui à ses membres qui évoluent dans le domaine de l'agro pastoral.

L'Association compte aussi des représentations dans la Région du Centre Nord, de l'Est, du Centre Sud et dans la Boucle du Mouhoun.

Elle bénéficie de l'appui financier de partenaires au développement comme la DDC, le BUCO, EdM, et le FONAENF ; ces appuis sont destinés à la mise en oeuvre de projets/programmes. De ce fait, les comptes de l'Association sont audités par des cabinets comptables. Or, il ressort que la plupart des systèmes de gestion et surtout les comptabilités mises en place dans les projets sont le fruit d'un tâtonnement et d'inspiration des comptables recrutés ou des cabinets d'assistance comptable. Les résultats qui, à la limite, sont souvent inacceptables, sont rendus tantôt confus, tantôt clairs par les cabinets d'audit comptable qui se succèdent et se contredisent, donnant ainsi l'embarras du choix aux équipes de gestion des projets.

Depuis 2009, lors des audits comptables des projets et programmes, il a toujours été relevé des recommandations non mises en oeuvre et toujours des anomalies au niveau des pièces comptables.

C'est dans cette optique que nous avons jugé nécessaire de travailler sur l'Association Andal & Pinal notamment dans la mise en oeuvre de son manuel de procédures.

Le choix du thème est motivé par le fait que nous sommes employé dans ladite structure et nous connaissons des problèmes dont elle souffre.

Lors de notre étude nous avons relevé des disfonctionnements et des incohérences au niveau de l'administration, la gestion des immobilisations, la gestion du personnel, la gestion de la trésorerie, les procédures d'achat, la comptabilisation des recettes, les outils de gestion et le dispositif de contrôle interne.

De plus, le dispositif de contrôle interne tel que décrit dans le manuel ne reflète pas la réalité. Bien qu'il existe, le dispositif de contrôle interne mérite d'être affiné. Il ressort que ce contrôle interne est limité dans ces actions et est réduit exclusivement au niveau de la comptabilité, notamment la vérification des pièces comptables et des documents.

Au regard des insuffisances observées nous avons eu à émettre des recommandations et une feuille de route à suivre pour relever les défis.

En somme, notre étude a eu à constater que le manuel de procéduresn'est pas fonctionnel au sein de A&P. Nous encourageons la structure à s'engager d'avantage dans un plan de renforcement organisationnel et à prendre en compte nos recommandations qui ne s'écartent pas trop de celles faites par les auditeurs externes.

Summary

Andal & Pinal is cattlebreeders'Association of Burkina Fasolocated in Korsimoro in the Central-north Region and the Province of Sanmatenga. Rural producers' partner for excellence, it is a non-governmental organization that supports its members operating in the agro pastoral field.

In addition to the Central-north Region, the Association also has representations in the Central-south, Easternand the Mouhoun Regions. .

It receives financial support from development partners; these supports are for the implementation of projects / programs. Therefore, the accounts of the Association are audited yearly by accounting firms. It has to be noted that most of the management systems and especially the accounts established in the projects are the result of inspirations of recruited accountants or accounting firms assistance. The results, which, ultimately, are often unacceptable, went sometimes confused, sometimes clear by accounting firms audit as successive as contradictory giving by the way plenty of embarrassment and false route to project management teams.

Since 2009, the period on which I focused my work, it has always been noted wrong implemented financial processes and anomalies in accounting records recommendations from audit firms.

Based on these deficiencies noted, Ifound it necessary to work on the Andal & Pinal Association particularly in the implementation of its procedures manual.

The theme is motivated by the fact that I am employed in the organization (Andal & Pinal), and I know the problems of the accountant procedures from which it suffers.

In my study I observed dysfunctions and inconsistencies in the administration, asset management, personnel management, cash management, procurement procedures, revenue accounting, management tools and internal control system.

In addition, the internal control system as described in the procedures manual does not reflect the true reality, then it needs to be refined. It follows that the control is limitedand exclusively to the level of accounting, including verification of accounting documents.

In the highlights of the shortcomings observed I had to issue recommendations and a roadmap to meet the challenges.

In summary, my study is to show and analyses howthe procedures manual stands inAndal & Pinal Association. I encourage the organization to engage more in building a relevant institutional plan and taking into account the recommendations from my work in being sure that the different suggestions do not deviate too much from those made by the external auditors.

Introduction

Au Burkina Faso, en dépit de la volonté affichée par les gouvernements de produire des informations fiables sur l'exécution des projets, les équipes de gestion ont des difficultés à mettre en place des outils cohérents de gestion pour les projets et programmes de développement non générateurs de produits.

En effet, la plupart des systèmes de gestion et surtout les comptabilités mises en place dans les projets sont le fruit de tâtonnement et d'inspiration des comptables recrutés ou des cabinets d'assistance comptable. Les résultats qui, à la limite, sont souvent inacceptables, sont rendus tantôt confus, tantôt clairs par les cabinets d'audit comptable qui se succèdent et se contredisent, donnant ainsi l'embarras du choix aux équipes de gestion des projets.

Depuis 2009, lors des audits comptables des projets et programmes de ANDAL& PINAL, il a toujours été relevé des recommandations non mises en oeuvre et toujours des anomalies au niveau des pièces comptables.

Notre stage en vue d'un perfectionnement en matière de gestion de projets, a été une opportunité pour nous de vivre les difficultés rencontrées par la structure,et l'objet de notre étude est de permettre d'apporter notre contribution à la performance dans leurs gestions administrative, financière et comptable. Pour ce faire, notre étude en trois (03) parties, essayera d'aborder les aspects théoriques et pratiques et proposera des recommandations et perspectives en vue de l'atteinte de notre objectif premier à savoir permettre à A&P de répondre aux exigences d'une gestion fiable qui réponde à sa spécificité en identifiant ses forces et faiblesses contenues dans son manuel de procédures administrative, financière et comptable.

- la première partie aborde les aspects théoriques constitués de la problématique, du cadre conceptuel et de la méthodologie. Elle est complétée par la clarification de concepts ;

- la deuxième partie présente les aspects pratiques en abordant la synthèse des procédures, les pratiques de gestion au sein de A&P, l'analyse des résultats et les forces et les faiblesses. Cette partie aborde également la vérification des hypothèses ;

- la troisième partie traite uniquement des recommandations et perspectives de l'étude.

PREMIERE PARTIE : ASPECTS THEORIQUES

CHAPITRE1 : PROBLEMATIQUE, CADRE CONCEPTUEL, CADRE METHOLOGIQUE ET CLARIFICATION DES CONCEPTS

Section 1 : la problématique

ANDAL & PINAL bénéficie de l'appui financier de partenaires au développement ; ces appuis sont destinés à la mise en oeuvre de projets/programmes. De ce fait, les comptes de l'Association sont audités par des cabinets comptables. Or, il ressort que la plupart des systèmes de gestion et surtout les comptabilités mises en place dans les projets sont le fruit de tâtonnement et d'inspiration des comptables recrutés ou des cabinets d'assistance comptable. Les résultats qui, à la limite, sont souvent inacceptables, sont rendus tantôt confus, tantôt clairs par les cabinets d'audit comptable qui se succèdent et se contredisent, donnant ainsi l'embarras du choix aux équipes de gestion des projets.

Andal & Pinal a mis en place depuis 2005, un manuel de procédures et celui-ci a été révisé en mai 2011.

Malgré cet effort de disposer d'un outil de gestion fiable, elle rencontre des difficultés liées à sa gestion administrative et comptable au vue des audits effectués. Face à ces difficultés, nous avons décidé de l'accompagner à déceler les forces et les faiblesses de la mise en oeuvre de son manuel de procédures afin de lui permettre de répondre aux exigences d'une gestion saine qui réponde à sa spécificité.

Section 2 : Cadre conceptuel

1.1.2.1. Les objectifs de l'étude

Permettre à A&P de répondre aux exigences d'une gestion fiable qui réponde à sa spécificité en identifiant ses forces et faiblesses contenues dans son manuel de procédures administrative, financière et comptable.

Analyser les pratiques des agents par rapport aux procédures décrites dans le document de gestion ;

Analyser le dispositif de contrôle interne en se basant sur les pratiques et les prescriptions ;

Faire des propositions d'amélioration sur l'utilisation du manuel de procédure au niveau du siège et des représentations.

1.1.2.2. Les hypothèses

H0 : A&P rencontre des problèmes de gestion administrative, financière et comptable parce qu'elle n'applique pas correctement son manuel de procédures ;

H1 : Les procédures administratives financière et comptable telles que décrites dans le manuel de procédures ne sont pas connues des agents;

H2 : Les procédures administratives financière et comptable telles que décrites dans le manuel de procédures ne sont pas appliquées.

H3 : Le dispositif de contrôle interne fonctionne partiellement dans le suivi de la mise en oeuvre des procédures administratives financière et comptable ;

Section 3 : La méthodologie

1.1.3.1. Les techniques de collecte des données

- Une revue de littérature abondante. Cette revue a porté sur le Système Comptable Ouest Africain (SYCOA), les différents modèles de manuels de procédures dans les organisations similaires, les documents d'orientation, les rapports d'audits des trois dernières années, les statuts et règlements intérieurs. La revue de littérature nous a permis de réunir les informations fondamentales pour une analyse critique du système de gestion au sein de A&P ;

- Des entretiens réalisés à travers un guide semi - direct administré aux personnels de A&P dont les responsables et agents. Ces entretiens ont permis de relever l'ampleur des risques auxquels la structure est exposée sur le plan administratif et financier mais notamment comptable ;

- Une grille de lecture pour analyser les forces et les faiblesses de l'institution à travers le manuel de procédures;

- L'observation des pratiques quotidiennes et des difficultés vécues dans le bureau financier.

1.1.3.2. La zone de recherche

Comme zone de recherche, notre champ d'investigation a été le siège de Andal & Pinal et les trois (03) sections qui sont dans les provinces du Nahouri, du Gourma et de la Kossi. Le choix de ces trois sections en plus du siège se justifie par le fait que ces représentations utilisentdes agents qui mettent en oeuvre des projets et programmes de A&P et par conséquent doivent se soumettre à l'utilisation du manuel de procédures administrative financière et comptable. En effet ce choix nous offre l'opportunité d'approcher toutes les personnes concernées par notre sujet car la mise en oeuvre du manuel de procédures concerne tout agent de A&P effectuant des opérations pour son compte.

1.1.3.3. Le public cible

Notre public cible concerne les agents de Andal & Pinal du siège et des représentations.

1.1.3.4. L'échantillonnage

C'est le public cible concerné ci avant cité à savoir onze (11) agents dans les trois sections et le siège de Andal & Pinal (A&P). Ces onze agents représentent la totalité des agents faisant partie d'une équipe projet. Leur répartition est la suivante :

Tableau 1 : Répartition du public cible entre le siège de A&P et les trois (03) sections

1.1.3.5. La validation des outils de collecte de données

Pour valider notre guide d'entretien, nous l'avons administré à tous les éléments de l'échantillon de la population que nous avons choisie soit au total onze (11) personnes. Il contient en majorité des questions fermées de type oui/non, comment/pourquoi et des questions ouvertes ou à développement et cela nous a permis d'être situé de façon générale sur la pertinence du thème abordé.

1.1.3.6. Traitement des données

La lecture du manuel de procédures nous a permis de relever des forces et des faiblesses dans sa mise en oeuvre. Cela a été possible parce que nous sommes employé dans la structure. Pour ce cas, nous n'avons pas jugé nécessaire de questionner sur le contenu car il était supposé comme déjà connu.

Après avoir administré notre guide d'entretien à notre population cible, nous avons utilisé le tableur Excel pour enregistrer les données recueillies. Cela nous a permis de faire une analyse quantitative des données et une analyse qualitative.

Dans l'analyse quantitative, nous avons pu présenter des données dans un tableau qui illustre la proportion des agents appliquant partiellement ou non le manuel de procédures.

Dans l'analyse qualitative nous avons présenté les données ressorties de l'enquête tout en appréciant les forces et les faiblesses de la mise en oeuvre du manuel de procédures par analogie au digramme SWOT (Strengths (forces), Weaknesses (faiblesses), Opportunities (opportunités), Threats (menaces)).

1.1.3.7. Les difficultés rencontrées

Les difficultés rencontrées au cours de nos recherches sont de plusieurs ordres. Au rang des principales, il convient de mentionner la méconnaissance du manuel de procédures administrative, financière et comptable par certains agents et cela a laissé montrer qu'ils ne pourront pas répondre efficacement aux questions posées. Grâce aux définitions et à la clarification des concepts, ils ont pu répondre aux questions posées tout en donnant des suggestions. Cette méconnaissance n'a pas permis à ceux-ci de faire des commentaires sur les forces et les limites du manuel de procédures.

La principale difficulté est le fait qu'après avoir révisé un manuel de procédures, seul le bureau de la comptabilité disposait de copies dont les contenus leurs sont méconnus ce qui nous empêchait d'arriver à des propositions d'amélioration participatives.

Le chargé de suivi-évaluation, que nous étions dans la structure, chargé de suivre l'application du manuel de procédures se sentait interpellé et est comme incriminé. Cependant nous ne pouvions qu'interpeller les agents du bureau de la comptabilité les plus concernés de tenir compte des recommandations des audits.

Section 4 : Clarification de concepts

Il s'agira de permettre aux usagers du document de comprendre certains concepts clés y compris le manuel de procédures et le contrôle interne.

1.1.4.1. Le manuel de procédures administrative, financière et comptable

L'établissement d'un manuel de procédures est présenté comme une nécessité de gestion pour les entreprises et les Associations. Il est devenu une obligation depuis le 1er janvier 1998 avec l'entrée en vigueur duSYSCOHADA.

En effet, selon l'article 16 du référentiel juridique du SYSCOHADA « toute entreprise établit une documentation décrivant les procédures et l'organisation comptable. Cette documentation est conservée aussi longtemps qu'est exigée la présentation des états successifs auxquels elle se rapporte ».

L'article 16 du référentiel juridique précise encore qu'il s'agit de toutes les entreprises relevant du champ d'application du SYSCOHADA. En conséquence toutes les entreprises relevant du SYSCOHADA sont tenues d'établir le manuel des procédures. Il s'agit notamment :

- des sociétés commerciales,
- des coopératives,
- des Associations,
- des entreprises publiques de type privé.^1(*)

Pour notre compréhension, un manuel de procédures administrative, financière et comptable est un ouvrage dans lequel sont définies les procédures permettant d'assurer la mise en oeuvre des différentes composantes d'un projet ou d'un programme de manière efficace. Si ces dernières sont appliquées, le manuel devrait permettre d'assurer le contrôle interne d'une organisation.

1.1.4.1.1. La procédure administrative

La procédure administrative est liée la gestion interne et définit comment les opérations que les agents effectuent doivent se faire. La partie administrative dans un manuel de procédure s'attèle le plus souvent sur comment les agents doivent se comporter dans la structure et comment la structure communique à l'interne et à l'externe.

1.1.4.1.2. La procédure financière

La procédure financière est le plus souvent confondue avec la partie comptable. La procédure financière gère le plus souvent des dispositions de convention de financement, les stratégies de mobilisation des ressources et la présentation de l'information financière vis-à-vis des partenaires externes.

1.1.4.1.3. La procédure comptable

Pour ce qui concerne, la procédure comptable, elle traite des aspects de dépenses et d'enregistrement de l'information financière tout en respectant les pratiques internes, la législation fiscale et les règles comptables du SYSCOA.

Le manuel de procédures administrative, financière et comptable constitue la description ordonnée et formelle d'une série d'opérations et d'instructions de travail destinées à rendre cohérent, partagé, fiable, crédible et pertinent le système d'informations d'une entreprise. Il précise en particulier :

· les procédures d'établissement des différents documents nécessaires à la gestion administrative, financière, comptable, opérationnelle et technique ;

Le manuel de procédures administrative, financière et comptable outre les aspects procédurauxremplit plusieurs fonctions sur les plans de la communication, de la formation, de la gestion, du contrôle interne et de l'information de gestion. En effet, selonAlakèNITUNGA.2006^2(*), le manuel de procédures administrative, financière et comptable constitue plusieurs référentiels parmi lesquels on peut citer :

Par sa conception, il permet à chaque intervenant ou agentà tout moment d'agir avec une parfaite connaissance et compréhension des contraintes et responsabilités et de traiter ainsi les documents selon des normes et des procédures comprises et acceptées par tous.

Il constitue en effet un outil de formation efficace pour les personnes nouvellement recrutées, mutées ou affectées temporairement à une fonction qui peuvent ainsi aisément se familiariser avec leurs nouvelles responsabilités et disposer d'un support écrit pour l'exécution de leurs tâches quotidiennes.

Il permet d'avoir une vision globale de tous les aspects de la gestion d'une entreprise et de la totalité des composantes élémentaires de son système d'informations. Il remplit à cet effet un rôle de planification, de supervision et de contrôle de la délégation de responsabilité du sommet à l'échelon le plus bas de l'organigramme.

Il aide, dans le diagnostic, l'analyse de l'existant et l'évaluation des procédures de contrôle interne et des documents de gestion produits. L'application des instructions de la structure mère et le respect, par chaque agent, de sa responsabilité de contrôle et d'exécution des tâches qui lui sont dévolues.

Il permet au premier responsable, aux cadres et aux différents responsables d'analyser de façon cohérente et homogène tous les résultats et informations qui leur parviendront, de mieux comprendre le circuit qui a produit de tels résultats et informations et d'interpeller, au besoin, directement tout agent sur les tâches ou contrôles qu'il a eu à effectuer.

1.1.4.2. Le contrôle interne

Le contrôle interne est l'ensemble des sécurités contribuant à la maîtrise de l'entreprise. Il a pour but d'un côté d'assurer la protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualité de l'information, de l'autre, l'application des instructions de la structure et de favoriser l'amélioration des performances.

Il se manifeste par l'organisation, les méthodes et les procédures de chacune des activités de l'entreprise pour maintenir la pérennité de celle-ci.

Les procédures définies doivent permettre d'assurer la séparation des fonctions maximisant ainsi la sécurité et diminuant toute possibilité de malversations internes ou externes.

Le contrôle interne, d'une manière générale, s'entend aussi par l'ensemble des méthodes et mesures d'organisation et de coordination établies et maintenues par la Direction d'une entreprise et ayant pour fin :

- d'assurer une conduite ordonnée et efficace des opérations de l'entreprise ;

Le contrôle interne revêt une grande importance dans une entreprise. Il apporte la preuve indirecte du respect des règles et des principes comptables donc de la fiabilité des données financières produites par l'entreprise, ce qui évite à l'entreprise des situations telles que :

- le refus d'adoption des comptes par les organes délibérants (le Conseil d'administration, le comité d'audit, l'assemblée générale) ;

Le contrôle interne est en effet l'une des conditions essentielles de la régularité et de la sincérité des comptes d'une part, et de leur valeur probante d'autre part.

CHAPITRE 2 : CADRE INSTITUTIONNEL DE L'ETUDE

Cette partie du document reprend la présentation de l'Association à travers ses objectifs, ses activités, son organisation et son manuel de procédures.

Section 1 : Présentation de l'Association ANDAL & PINAL3(*)

Andal & Pinal est une Association d'éleveurs installée à Korsimoro dans la province du Sanmatenga. Partenaire des producteurs ruraux par excellence, elle vient en appui à ses membres qui évoluent dans le domaine de l'agro pastoral.

« Andal & Pinal » en abrégé A&P est une Association d'éleveurs créée en 1997. « Andal & Pinal » est la traduction en langue fulfuldé des mots « Connaissance & Eveil » et signifie "Savoir pour prendre conscience". Le siège social de A&P est situé à Korsimoro dans la province du Sanmatenga, région du Centre Nord. L'Association compte aussi des représentations dans la Région de l'Est, du Centre Sud et dans la Boucle du Mouhoun.

Andal & Pinal (A&P) a été officiellement reconnue en février 1998 par récépissé N° 005/MATS/PSSN/HC/1°D. Aujourd'hui, elle est reconnue sur le plan national sous le Récépissé N° 2012 00 1543 MATDS/SG/DGLPAP/DAOSOC du 20/11/2012.

L'Association est régie par les dispositions de ses Statuts et Règlement Intérieur de 2012 relus et adoptés au cours de l'assemblée générale de la dite année. Dans son organigramme, le Conseil Exécutif (CE) est l'organe de direction, d'animation de la vie associative et de contrôle de l'action du Secrétariat Exécutif qui est composé du personnel administratif et technique recruté par l'Association pour la mise en oeuvre de ses projets.

1.2.1.1. Les objectifs

A&P est un cadre de rassemblement des éleveurs et oeuvre à la promotion des activités agro-pastorales au profit de ses membres et des populations sans distinction de race, de sexe, de croyance et d'opinion politique par des actions d'entraide, de formation et de sensibilisation.

1.2.1.2. Les activités menées

Andal &Pinal vient en appui à ses membres pour la réalisation d'Activités Génératrices de Revenus (AGR). L'ensemble des activités des membres de l'Association se regroupe en cinq branches (d'activités) qui sont : le maraîchage, la culture de foin et fourrage, l'aviculture, le petit commerce et l'activité d'embouche et de production laitière.

Outre ces cinq (05) branches, A&P s'est spécialisée dans de nombreuses activités visant la réalisation de ses objectifs propres. Elle développe depuis lors une expertise dans 14 domaines qui sont les suivants :

Elles sont destinées en priorité aux femmes. Les thèmes principaux traités ont trait aux Activités Génératrices de Revenus (AGR). Cette activité est permanente au sein de A&P.

Le plan de formation de A&P offre chaque année aux producteurs qui souhaitent progresser une gamme d'actions de formations variées définies en fonction des besoins exprimés par les personnes ou par les responsables d'unités d'exploitation. Formulées en termes d'objectifs pédagogiques précis, les actions de formation concourent à l'amélioration du Savoir, du savoir-faire et du savoir-être de la population en général et du plus grand nombre deses membres en particulier.

A&P mène depuis 1998 des activités d'alphabétisation pour outiller ses membres. Cette activité est menée grâce aux fonds propresde la structure et à l'appui du FONAENF qui, intervient dans l'alphabétisation et l'éducation non formelle. A l'étape actuelle, L'Association A&P pense pouvoir offrir ses services aux petites structures associatives désirant assurer l'alphabétisation et la formation de leurs membres.

L'école du berger et de la bergère est une formule alternative d'éducation de base non formelle conçue par Andal & Pinal pour prendre en compte les préoccupations légitimes des éleveurs en matière d'éducation de base.

L'école du berger (EdB) vise à assurer aux enfants d'éleveurs (les filles comme les garçons) un accès équitable à des programmes adaptés d'éducation ayant pour objectif l'acquisition de connaissances ainsi que de compétences nécessaires dans la vie courante.

L'EdB cible les enfants et les jeunes de 9 à 15 ans qui n'ont pas eu la chance de fréquenter l'école classique ayant besoin d'une éducation de base de qualité pour s'insérer dans les projets de développement après une formation complémentaire.

L'EdB conduit des enseignements/apprentissages basés sur une approche globale active et participative, bilingue (fulfulde et français) privilégiant la pédagogie du texte^4(*).

L'ensemble des bénéficiaires indirects menant des activités individuelles, ou collectives reçoivent des appuis techniques.

A&P est toujours proche de ses producteurs pour leur permettre de faire face aux problèmes rencontrés sur les sites de production. Après les séminaires de formation, elle passe chez les producteurs pour s'assurer de l'application ou du réinvestissement des connaissances acquises.

1.2.1.3. Organisation de A&P

Seuls les délégués présents et à jour de leurs cotisations, dûment mandatés peuvent prendre part aux travaux des instances.

L'Assemblée Générale (AG) nationale est l'instance suprême et souveraine de l'Association. Elle est composée des membres du Conseil Exécutif, de tous les membres des bureaux des Coordinations Régionales, de deux (2) délégués par Section Communale, des membres d'honneur et des partenaires techniques et financiers invités.

L'Assemblée Générale se réunit tous les deux ans en session ordinaire et chaque fois que de besoin en session extraordinaire. Elle est présidée par un Présidium élu par l'AG, composé d'un (e) Président (e) de Séance et de deux (2) Rapporteurs. Le Secrétaire Exécutif est u n rapporteur permanent de l'AG.

Le ConseilExécutif (C.E) est l'organe d'exécution et de gestion de la vie associative. Il supervise l'action du Secrétariat Exécutif entre deux (2) Assemblées Générales nationales.

Ø Un président du conseil exécutif (qui est le premier responsable de l'Association),

Les membres du Conseil Exécutif sont élus pour un mandat de trois (03) ans renouvelables. Les membres sortants sont rééligibles sans limitation de mandat. Les fonctions au niveau du conseil exécutif sont bénévoles.

L'Assemblée Générale nationale élit en son sein deux (2) membres chargés de l'évaluation de l'exécution des programmes et de la vérification des comptes de l'Association ; ce sont les membres de l'Inspection Technique (IT).

Les membres de l'inspection technique sont renouvelables tous les trois (3) ans. Les membres sortant-e-s sont rééligibles sans limitation de mandat.

Le Secrétariat Exécutif est composé du personnel administratif et technique recruté par l'Association pour la mise en oeuvre de ses projets. Ce personnel est employé par l'Association et soumis aux textes réglementaires en vigueur en matière de code du travail au Burkina Faso et aux dispositions du Manuel de procédures de Gestion Administrative, Financière et comptable de l'Association.

Le Secrétariat Exécutif est administré par un Secrétaire Exécutif qui est le rapporteur permanent du C.E en appui au Secrétaire Général de l'Association.

- appuyer le conseil exécutif dans la mise en oeuvre des grandes orientations de l'Association et des décisions des assemblées générales ;

- appuyer le conseil exécutif dans l'élaboration et la mise en oeuvre des programmes et projets ;

- assurer le fonctionnement au quotidien de l'Association et la bonne gestion du personnel administratif ;

- servir d'interface entre l'Association et ses partenaires techniques et financiers (PTF) ;

- préparer et faire ventiler les convocations des différentes réunions en appui au Secrétaire Général de l'Association ;

Le S.E peut s'adjoindre les services de personnes de ressources rétribuées en temps partiel ou total (consultants, stagiaires, volontaires) dont il juge la collaboration nécessaire dans l'exécution de ses missions.

La Coordination Régionale est la structure déconcentrée qui coordonne les activités des sections d'une même région. Elle est installée au chef-lieu de la région et comprend six (6) membres qui sont :

Le coordonnateur régional est le répondant de l'Association au niveau de la région. A ce titre, il représente les intérêts de A&P et collabore avec les autorités politiques et administratives de la région, ainsi que les partenaires techniques et financiers régionaux.

Au niveau de la région, la coordination régionale tient une fois tous les deux ans une assemblée générale ordinaire. Elle peut également tenir des réunions extraordinaires en cas de besoin.

Au cours de l'assemblée générale, la coordination régionale soumet son rapport moral et son rapport financier à l'appréciation de ses membres qui sanctionnent le rapport.

Les membres de la coordination régionale sont élus par une assemblée générale convoquée à cet effet, pour un mandat de trois (03) ans renouvelables. Les membres sortants sont rééligibles sans limitation de mandat.

- les délégués des sections communales à raison de deux (02) délégués par commune ;

La Section communale regroupe les membres de l'Association de tous les villages et secteurs d'une commune. Elle est coordonnée par un bureau léger composé de quatre (4) membres qui sont :

Au niveau de la commune, la section communale tient tous les deux ans une assemblée générale ordinaire. Elle peut également tenir des réunions extraordinaires en cas de besoin.

Au cours de cette assemblée générale, le bureau de la section fait aux participants le point sur la vie de l'Association dans la commune.

Les membres du bureau de la section sont mis en place par la coordination régionale du ressort territorial de la commune, au cours d'une assemblée générale convoquée à cet effet, pour un mandat de trois (03) ans renouvelable. Les membres sortants sont rééligibles sans limitation de mandat.

Peuvent prendre part à cette A.G tous les membres des villages et secteurs du territoire communal, possédant leurs cartes de membre et à jour de leurs cotisations.

Les bureaux des sections communales rendent compte aux coordinations régionales de la gestion de A&P dans leurs communes.

A&P s'inscrivant dans une dynamique de recherche/développement, elle se dote de commissions spécialisées chargées d'engager des réflexions prospectives en vue d'éclairer l'Association par rapport à ses choix, ses orientations et sa politique globale conformément à ses objectifs.

Chaque commission est composée de plusieurs membres dont un président, un vice-président et un rapporteur.

La liste des membres de chaque commission doit être validée par l'assemblée générale sur proposition du conseil exécutif.

En cas de besoin, le secrétaire exécutif crée des commissions ad 'hoc pour se pencher sur des préoccupations ponctuelles.

Le champ de notre étude sera limité au Secrétariat Exécutif et ses agents car cette fonction de l'Association est celle qui met en oeuvre le manuel de procédures.

Section 2 : Présentation du manuel de procédures de Andal & Pinal

En 2005, l'Association Andal & Pinal s'est dotée d'un manuel de procédures administrative financière et comptable simple afin de pouvoir gérer ses ressources. Ce manuel a été révisé en mai 2011 dans le but de se doter de mécanismes de gestion standardisés selon les règles requises afin de garantir une gestion transparente et efficace des ressources.

Le présent manuel se présente donc comme un document de référence ayant pour objectif principal la mise à la disposition de l'Association des principes de base, des règles de fonctionnement, ainsi que des modes opératoires d'usage visant à faciliter et à sécuriser sa gestion quotidienne.

Une gestion efficace et transparente des ressources et projets de l'Association,

La documentation des procédures importantes et des activités de l'Association.

Elaboré avec les responsables de l'Association, il prend en compte les capacités organisationnelles et de gestion du moment et pourrait évoluer selon les besoins et l'évolution de la structure.

DEUXIEME PARTIE : ASPECTS PRATIQUES

CHAPITRE 1 : LE MANUEL DE PROCEDURES

Section 1 : Les procédures administratives

Les procédures administratives du manuel abordent essentiellement le traitement du courrier et les notes de services internes, la gestion du personnel, la gestion des équipements et la gestion des stocks.

2.1.1.1.Traitement du courrier

La procédure de traitement du courrier départ vise la préparation, la signature, l'enregistrement et l'expédition de toutes correspondances ou documents.

Tout projet de lettre soumis à la signature du Secrétaire Exécutif porte au préalable les initiales de son auteur. Après signature, la lettre est archivée et envoyée au destinataire avec un bordereau de transmission.

2.1.1.2. Courrier arrivée

La procédure de traitement du courrier arrivée a pour but, l'enregistrement, l'imputation, la transmission et l'exploitation de toute correspondance qui parvient ou circule au sein de Andal& Pinal. A la réception la secrétaire enregistre la correspondance puis la soumet au Secrétaire Exécutif pour suite à donner.

Gestion du personnel

Les procédures de gestion du personnel montrent comment les opérations suivantes doivent s'effectuer :

2.1.1.3. Recrutement du personnel

Le besoin en personnel peut être manifesté par le Secrétaire Exécutif ou par les Responsables de services.

Ce besoin sera soumis par le Secrétaire Exécutif au Comité Exécutif qui le présentera à une réunion de l'assemblée générale.

L'assemblée générale décidera de l'opportunité d'un recrutement après l'avoir inscrit au budget de Andal& Pinal.

2.1.1.4. Suivi du personnel

2.1.1.5. Les Congés

En règle générale, les congés ordinaires sont régis par les dispositions contenues dans les contrats du personnel.

En dehors du congé annuel, la femme salariée en état de grossesse bénéficie d'un congé de maternité d'une durée de 14 semaines dont au moins 4 avant l'accouchement.

Pour l'obtention d'un congé maladie ou son renouvellement, le salarié doit produire un certificat médical délivré par un médecin agréé.

Les congés pour convenance personnelle sont accordés à titre exceptionnel en cas de nécessité ou de force majeure sans solde.

2.1.1.5. Les Absences

A l'occasion d'événements familiaux, des autorisations d'absence peuvent être accordées au personnel selon le détail suivant :

· Décès du conjoint, du père, de la mère ou d'un enfant du travailleur (3 jours) ;

Les autorisations d'absence ci-dessus sont automatiques et prescrites dans les trente (30) jours. Elles sont accordées au travailleur sans retenue sur salaire ou sans déduction du congé annuel dans la limite de dix (10) jours.

Les autorisations d'absence sont accordées par le Secrétaire Exécutif ou son intérimaire. Les autorisations d'absence du Secrétaire Exécutif sont accordées par le Président du Conseil Exécutif ou son représentant. Toutes les autorisations d'absences doivent être visées par le Comptable qui conserve l'original dans le dossier de l'intéressé pour d'éventuels traitements.

2.1.1.6. La rupture du contrat de travail

Cette procédure a pour but de réglementer les ruptures de contrat du personnel.

Au sein de Andal& Pinal, la rupture d'un contrat de travail peut intervenir pour l'une des causes suivantes :

2.1.1.7. Evaluation du personnel

Elle a pour objectif de permettre l'évaluation objective des performances du personnel.

Chaque critère est noté sur quatre (4) points, soit vingt (20) points au total.

Les évaluations sont faites par semestre. Chaque agent est évalué par son supérieur hiérarchique sur la base des critères ci-dessus.

En fin d'année, une évaluation globale est faite sur la base des évaluations semestrielles.

Le Secrétaire prend en compte les notes de l'agent au moment du renouvellement de son contrat.

2.1.1.8. Gestion des équipements

Le suivi des équipements est assuré à partir des états suivants tenus à jour :

Cette procédure concerne l'entretien, la réparation de biens d'équipement de Andal& Pinal (matériel de bureau, véhicule, climatiseurs, etc.).

En raison de la fragilité de ce type de matériel, le Secrétaire Exécutif peut signer des contrats d'entretien et de réparation avec les fournisseurs. Selon le cas, le prestataire établira sa facture qui lui sera réglée à chaque intervention (voir pages antérieurs pour le détail de la procédure).

2.1.1.9. Gestion des stocks

Assurer à Andal& Pinal, un approvisionnement régulier en biens et fournitures dont il a besoin pour son fonctionnement.

Les fournitures de bureau sont gérées par la Secrétaire et les tickets de carburant par le Comptable.

Chaque article du stock aura une fiche où seront enregistrées toutes les entrées et sorties.

Le carburant nécessaire au fonctionnement du projet est acquis sous forme de tickets auprès des sociétés pétrolières de la place conformément à la procédure d'acquisition des biens et services.

Ces tickets peuvent être utilisés dans toutes les stations de la société pétrolière sur le territoire du Pays abritant le siège.

- les notes de service attribuant les dotations du carburant. Ces notes doivent d'une façon explicite nommer les bénéficiaires.

Section 2 : Les procédures budgétaires

2.1.2.1. Préparation du budget

Cette procédure vise la formalisation de la session budgétaire. Elle part du lancement de la session par le Secrétaire Exécutif et finit après l'adoption du budget par l'assemblée générale.

La session budgétaire de Andal& Pinal commence dès le mois de septembre de chaque année précédant l'année. Elle est mise en oeuvre par le Secrétaire Exécutif en collaboration avec le personnel.

La mise en place du plan d'actions et du budget annuel suit la même procédure que celle du plan d'actions et du budget quadriennal. Toutefois le plan d'actions et budget annuel sont approuvés par l'assemblée générale après avis du Conseil Exécutif.

2.1.2.2. Suivi budgétaire

Cette action vise à formaliser le suivi du budget afin de prévenir les dépassements incontrôlés et prendre à temps les mesures correctives.

Le suivi budgétaire s'effectue à travers un logiciel de gestion et consistera :

· à la confrontation entre les expressions de besoin et le budget disponible ;

· à l'affectation de chaque dépense autorisée sur le financement et la ligne budgétaire appropriés ;

L'engagement des dépenses de fonctionnement est effectué sur la base d'une demande établie par l'utilisateur du bien ou service concerné.

Section 3 : Les procédures d'engagement des dépenses

2.1.3.1. Les frais de personnel

- le salaire du personnel contractuel : le salaire est fixé lors de l'embauche effective.

Au sein de l'AssociationA&P, le salaire doit être payé au plus tard le 30 du mois concerné.

2.1.3.2. Les achats

Cette procédure a pour but de fournir au Secrétariat Exécutif de l'AssociationA&P des biens et services de qualité, acquis à des conditions de prix et de délais de livraison meilleurs.

i) les dépenses inférieures à FCFA 1 000 000 font l'objet d'un bon de commande signé par le Comptable et le Secrétaire Exécutif, sur proposition d'au moins trois pro formas reçues des fournisseurs ;

ii) les dépenses supérieures ou égales à FCFA 1 000 000 et inférieures à FCFA 20 000 000 font l'objet d'une lettre de commande signée par le Secrétaire Exécutif et le fournisseur. Le choix du fournisseur est fait, suite à une consultation restreinte, par une commission composée du Secrétaire Exécutif, du chargé de l'éducation et de la formation, du Chargé des projets, du Comptable et éventuellement d'un technicien habilité à apprécier le bien ou service ;

iii) les dépenses supérieures ou égales à FCFA 20 000 000 font l'objet d'un avis d'appel d'offre. Les offres réceptionnées sous plis fermés, seront examinées par une commission composée du Secrétaire Exécutif, du chargé de l'éducation et de la formation, du Comptable et éventuellement d'un technicien habilité à apprécier le bien ou service.

Section 4 : Les procédures de trésorerie

La procédure de gestion de trésorerie a pour objectif d'assurer une bonne tenue des comptes bancaires et des caisses conformément aux règles de la comptabilité budgétaire et de gestion fiable.

Au sein de l'AssociationA&P, les fonctions de gestion et de suivi de la trésorerie sont assumées par le Caissier (pour la tenue de la Caisse de menues-dépenses) et le Comptable.

2.1.4.1. Gestion des comptes bancaires

- un compte bancaire dédié exclusivement aux opérations de recettes et de dépenses liées au fonctionnement courant de l'organisation ;

- et un ou plusieurs comptes exclusivement réservés aux opérations de recettes et de dépenses des projets et programmes.

Tous les comptes de l'Association fonctionnent selon le principe de la double signature.

Les signatures autorisées sont celles du Secrétaire Exécutif, du Trésorier Général de l'Association ou toute personne désignée par le Secrétaire Exécutif .

Dans le but de s'assurer de l'exhaustivité des écritures et de l'exactitude des soldes, le Comptable établit à la fin de chaque mois l'état de rapprochement bancaire qu'il signe et soumet à la signature du Secrétaire Exécutif. Il classe l'état de rapprochement signé dans le chrono banque concerné

2.1.4.2. Gestion de la caisse

Les espèces détenues au sein de l'Association A&P sont gardées par le Caissier dans un lieu sécurisé. L'Association dispose uniquement d'une caisse de menues-dépenses :

Ø la caisse de menues-dépenses est approvisionnée exclusivement par des retraits effectués sur le compte bancaire selon les procédures définies ci-dessous ;

Ø le montant plafond de la caisse de menues-dépenses est fixé à FCFA 200 000

Ø le montant plancher qui déclenche l'approvisionnement est fixé à FCFA 50 000

Ø le montant maximum payable par la caisse de menues-dépenses est fixé à FCFA 50 000.

La caisse de menues-dépenses est arrêtée à la fin de chaque journée par le Caissier lui-même et à la fin de chaque semaine, soit le Vendredi après-midi, par le Caissier et le Comptable. Les pièces de caisse accompagnées des justificatifs sont transférées à la comptabilité, pour imputation et saisie, après chaque arrêté hebdomadaire.

L'inventaire périodique de la caisse est effectué à la fin de chaque mois par le comptable en présence du Caissier.

Les inventaires inopinés sont effectués par le Comptable en présence du Caissier. Au moins trois (3) inventaires inopinés doivent être effectués par an.

Tout inventaire de caisse doit être sanctionné par un procès-verbal signé par le Caissier et le contrôleur (la personne qui a réalisé le contrôle).

Section 5 : Les procédures comptables

2.1.5.1. Système comptable

L'AssociationA&P tient une comptabilité générale doublée d'une comptabilité budgétaire avec comme mode de comptabilisation, celui de la comptabilité de trésorerie : les recettes et les dépenses sont saisies dans le logiciel seulement à l'encaissement et au paiement. Les dépenses sont analysées par nature et par destination.

Les immobilisations sont comptabilisées pour leur valeur d'acquisition incluant le prix d'achat et les frais liés. Elles ne font pas l'objet d'amortissement en raison de la spécificité et de la finalité de l'Organisation.

L'AssociationA&P dispose d'un plan comptable général des comptes, mis à jour régulièrement par le Comptable.

CHAPITRE 2 : LES PRATIQUES OU PROCEDURES AU SEIN DE A&P

Cette partie est abordée sous l'angle de l'examen des documents ayant trait aux différentes gestions et à travers les entretiens effectués auprès des agents de A&P. ce qui nous donne des informations sur les différentes procédures administrative, budgétaire, engagement des dépenses, trésorerie et comptable puis celles sur l'entretien réalisés sur les onze (11) agents.

Section 1 : Les pratiques de gestion administrative

La procédure de traitement du courrier est suivie au sein de A&P telle que le manuel l'indique ; sauf que les initiales des auteurs ne sont pas portées sur les correspondances pour les courriers sortants.

Celle liée à la gestion du personnel est suivie partiellement. En effet les recrutements se font par un appel lancé par le Secrétaire Exécutif. Après dépôt des dossiers par les postulants, ils sont examinés à l'interne ou remis à un bureau d'étude. Aucun registre n'est tenu par rapport au suivi du personnel. Pour les congés et les absences, il a été constaté des demandes d'autorisations qui sont soumises au secrétaire exécutif pour approbation. Les renouvellements de contrats ne se font pas en respectant la législation. Ces contrats sont renouvelés pour les besoins d'audit externe et se font souvent deux mois après expiration des anciens contrats.

L'évaluation du personnel n'est pas une réalité. Depuis sa création A&P n'a pu évaluer le personnel sur sa performance.

Sur la gestion des équipements, des entretiens sont faits régulièrement par des contrats ou en cas de besoin. L'inventaire de ces équipements n'est pas encore pratiqué. La comptabilité se contente du registre des immobilisations sous format électronique qu'ils utilisent pour des besoins de rapportage.

Au niveau de la gestion des stocks, des approvisionnements sont faits régulièrement mais il n'est pas constaté un enregistrement au préalable avant dotation des agents. Des fiches de sorties sont utilisées mais ne permettent pas d'avoir une situation des stocks existants sur les fournitures de bureau. Pour la gestion du carburant, il n'existe pas de ticket (bon). La pratique au sein de A&P a été abandonnée il y a longtemps. En tout cas, depuis 2009 jusqu'à ce jour, des tickets n'ont jamais été acquis.

Section 2 : Les pratiques de gestion budgétaire

La préparation du budget est laissée à chaque projet. En effet, chaque projet ou programme fait sa planification annuelle selon les documents cadres. Cette planification budgétaire est arbitrée entre les responsables de projets/programmes et les partenaires techniques et financiers. L'assemblée générale depuis son existence n'a jamais eu à adopter un budget issu d'une session budgétaire organisée par le secrétariat exécutif. Cependant des suivis budgétaires sont effectués dans la comptabilité de chaque projet. Seule la comptabilité des fonds propres de A&P ne fait pas de suivi budgétaire car A&P n'élabore pas de Plan de Travail Budget Annuel (PTBA).

Les suivis budgétaires se font sur le tableur Excel par confrontation des dépenses faites par ligne budgétaire.

Section 3 : Les pratiques sur l'engagement des dépenses

Pour les frais de personnel, chaque comptabilité fait le traitement des salaires qu'elle soumet au Secrétaire Exécutif pour signature conformément aux budgets inscrits dans les différents plans d'actions.

Pour l'achat des biens et services, les comptables font toujours recours à trois (03) factures pro-forma auprès de fournisseurs. Parfois, ils disent difficile de trouver les trois factures pro-forma dans certaines zones reculées où l'on ne peut faire recours qu'à un seul fournisseur.

Section 4 : La gestion de la trésorerie

- un compte bancaire dédié exclusivement aux opérations de recettes et de dépenses liées au fonctionnement courant de l'organisation ;

- et plusieurs comptes exclusivement réservés aux opérations de recettes et de dépenses des projets et programmes.

Ces comptes fonctionnent selon le principe de la double signature. Les chéquiers sont détenus par les différents comptables. Pour certaines comptabilités, les états de rapprochement bancaires sont soumis semestriellement pour signature et ce par ce que les rapports financiers l'exigent.

Au niveau de la caisse, les espèces sont détenues par le caissier. Chaque projet/programme dispose de sa caisse de menue dépenses tout en respectant le plafond qui est de 200000 F CFA. L'arrêt journalier par le caissier et hebdomadaire concomitamment avec le ou les comptables n'est pas encore une réalité. Les seuls arrêts constatés sont ceux faits pour les besoins de rapportage. Les pièces justificatives sont toujours transmises aux différentes comptabilités après chaque réapprovisionnement.

Section 5 : Les pratiques comptables

L'Association tient une comptabilité de trésorerie avec le tableur Excel. Elle ne constate pas d'amortissement et par conséquent comptabilise les immobilisations à leur valeur d'acquisition.

Chaque projet ou programme utilise ses codes budgétaires comme plan comptable. Pour les fonds propres de A&P aucun plan comptable n'existe. L'on constate à ce niveau un journal banque et caisse où l'on voit des enregistrements sans un rattachement à un compte ou un code budgétaire donné.

Section 6 : Entretien avec les agents de A&P

Les agents avec lesquels nous avons échangé ont eu à être responsabilisés pour la mise en oeuvre d'activités liées à leur fonction mais en aucun cas ils n'ont fait référence au manuel de procédures puis qu'il n'est pas disponible à leur niveau.

Seuls les deux comptables utilisent des outils qui sont dans le manuel de procédures et cela est lié à leur fonction qui les amène le plus souvent à s'y référer.

Pour les cinq superviseurs, des outils ont été mis à leur disposition mais cela se limite aux outils pédagogiques qui n'ont pas un rapport direct avec l'administratif et le financier.

Tous ont déjà eu à demander l'acquisition par exemple d'un bien ou d'un service et cela s'est fait verbalement avec les comptables ou avec un agent intermédiaire. Cela n'est pas conforme à la prescription dans le manuel de procédures qui demande à ce qu'une demande de bien et de services soit transmise au Secrétaire Exécutif via la secrétaire qui approuve avant tout engagement et toute dépense.

Du côté de la comptabilité, les deux agents disent recueillir de façons verbales les doléances, puis font un listing des besoins qu'ils soumettent au SE. Le manuel ne prévoit dans aucun passage ces genres de procédures.

Dans d'autres cas de figures, pour des petites dépenses ou celles liées à l'entretien des engins, des agents supportent des dépenses et par la suite demande des remboursements. Le plus souvent les petites dépenses sont facilement acceptées.

Quant aux grosses dépenses, certaines exigent le suivi strict de la procédure d'achat des biens et des services. Pour ces cas de figure, les dépenses sont le plus souvent refusées par l'autorité et souvent crée des frustrations quand le Secrétaire Exécutif refuse le paiement ou que la dépense est non éligible.

Sur la connaissance du manuel de procédures, seuls les deux comptables sur onze (11) agents ont une connaissance superficielle sur le manuel de procédures. Les deux affirment posséder des rudiments.

De l'appréciation de la mise en oeuvre du manuel de procédures, seuls les comptables ont pu donner des réponses lapidaires. Les autres affirment ne l'avoir jamais exploité et par conséquent ne peuvent apprécier son contenu.

C'est dommage qu'aucun des responsables de la structure n'ait pu parfois interpeller les agents sur l'obligation qu'ils ont dans le respect des procédures de gestion.

CHAPITRE 3 : Analyse des pratiques ou procédures

L'analyse des pratiques portent sur les informations collectées à partir de lecture de documents et de l'examen de pièces comptables ainsi que le dépouillement de questionnaires d'entretien.

Le dispositif de contrôle interne est pris en compte dans l'analyse des pratiques. Cette analyse des pratiques est quantitative lorsqu'il s'agit du dépouillement du questionnaire d'entretien et qualitative lorsqu'il s'agit d'analyser les informations portant sur les pratiques et le dispositif de contrôle interne.

Section 1 : Analyse quantitative des données

Lors de l'étude, l'entretien s'est fait avec onze (11) agents de Andal& Pinal qui sont dans quatre (04) sections. Il s'agit de la section de Nouna, de Fada, de Pô et du siège.

Sur ces onze (11) agents interrogés, deux (02) ont à leur disposition le manuel de procédures et il s'agit des comptables. Cela est dû par le fait qu'ils sont plus visés lors des audits financiers qui ne cessent d'interpeller à son utilisation.

Tableau 2 : Répartition du public cible selon leur connaissance du manuel de procédures

Section 2 : Analyse qualitative des données

2.3.2.1. Les procédures administratives

La procédure de traitement du courrier mérite d'être suivie à la lettre. Le fait que les correspondances ne portent pas les initiales des auteurs rend partiel l'archivage des versions électroniques.

La procédure de recrutement doit suivre une planification rigoureuse pour permettre d'avoir l'opinion de l'organe suprême de direction qu'est l'AG. Le fait de l'inexistence d'un registre du personnel pourrait rendre difficile le traitement des sommes dues lors des départs des agents. Le traitement des contrats doit se faire selon la législation en vigueur au niveau de sa conception et son renouvellement. Tel que pratiqué A&P pourrait se retrouver à payer des droits d'un contrat à durée indéterminée du fait de son non renouvellement à temps.

Pour une bonne performance du personnel, A&P doit faire l'exercice pour évaluer annuellement son personnel selon les critères prévues en suivant la hiérarchie. Cela pourrait permettre à A&P de s'assurer des compétences de son personnel afin d'entrevoir des motivations.

La gestion des stocks et des équipements mérite un suivi et contrôle continu. Cela permettra à A&P de prévoir des renouvellements d'équipement ou de stocks au risque d'entraver la bonne marche des travaux par une rupture.

Pour la gestion du carburant, s'il s'avère que la gestion des tickets (bons) est complexe, A&P doit tenir compte de cette situation dans la prochaine révision de son manuel de procédures.

2.3.2.2. Les procédures budgétaires

Sur la question des procédures budgétaires, A&P gagnerait d'abord à réorienter toutes ses actions vers un objectif commun. Cela aboutirait à la conception d'un plan d'action quadriennal ou quinquennal. Cela lui permettra de faire des planifications annuelles sur les projets/programmes y compris les actions d'initiatives propres à elles. A l'issue de cela, les budgets annuels conçus seront soumis à la validation de l'AG.

A&P gagnerait à investir dans l'acquisition d'un logiciel comptable pour faciliter le suivi budgétaire. Le tableur Excel ne permet pas un suivi-budgétaire efficace. Les comptables mettent plus de temps avec Excel pour le suivi budgétaire et l'édition des états financiers.

2.3.2.3. Les procédures d'engagement des dépenses

Si les procédures de traitement de salaires sont bien suivies par la comptabilité, ce n'est pas le cas au niveau des achats des biens et services. Dans cette partie, la comptabilité a systématiquement fait recours à trois factures pro-forma. La recherche de ces factures auprès de fournisseurs devrait suivre une procédure que le manuel ne décrit pas. Cela est une insuffisance au niveau du manuel de procédures.

2.3.2.4. Les procédures de trésorerie

Les procédures de trésorerie sont suivies partiellement. Les arrêts de caisse doivent respecter ce qui est décrit et les états de rapprochement bancaires doivent être produits mensuellement. Le Secrétaire Exécutif doit s'investir personnellement pour le respect de ces procédures qui montre l'efficacité et la transparence de la gestion des fonds. Ces éléments sont aussi des moyens de suivi du disponible au niveau de la trésorerie.

2.3.2.5. Les procédures comptables

Comme indiqué plus haut, l'acquisition d'un logiciel comptable devrait permettre à la comptabilité d'appliquer la partie double. Ce qui n'est pas le cas à l'étape actuelle.

La comptabilité des fonds propres de A&P doit être organisée comme les autres comptabilités à l'occurrence celle des projets et programmes. Les comptables ont montré qu'ils ont des difficultés à faire des analyses pertinentes avec les écritures comptables des fonds propres de A&P car aucun budget n'est soumis à l'exécution et de plus l'absence du logiciel comptable rend encore plus difficile le traitement de ces écritures.

2.3.2.6. Le dispositif de contrôle interne

Le manuel de procédures aborde le suivi-contrôle sans faire cas d'un dispositif de contrôle interne. Or, il est remarqué que dans les structures mettant en oeuvre les projets de développement, les systèmes de contrôle interne font souvent défaut. Les défaillances de leur système de contrôle interne peuvent les conduire à des situations difficilement redressables. C'est pourquoi les recommandations des auditeurs externes(qui évaluent le dispositif de contrôle interne) sont fortement appréciées par les bailleurs.

Le « suivi-contrôle » et le « contrôle interne » méritent une attention particulière au niveau de leur compréhension. Pour tout dire le suivi-contrôle est une sorte de supervision pour s'assurer que les prévisions ont été réalisées. Elle ne traite pas du suivi des procédures. En rappel, (confer clarification des concepts) le contrôle interne apporte la preuve indirecte du respect des règles et des principes comptables donc de la fiabilité des données financières produites par l'entreprise, ce qui évite à l'entreprise des situations telles que :

Dans notre cas, nous allons le plus nous appesantir sur le dispositif de contrôle interne qui est indispensable au bon suivi des procédures au sein d'une organisation.

Un bon système de contrôle interne est une des conditions essentielles de la régularité et de la sincérité des comptes, d'une part, et de leur valeur probante, d'autre part.

Du point de vue comptable, les objectifs du contrôle interne sont principalement :

Le contrôle interne permet de veiller à l'application des lignes de conduite des dirigeants en matière d'orthodoxie administrative, financière et comptable.

Le contrôle des procédures est une partie intégrante du système de contrôle interne.

Il s'agit pour l'auditeur interne, quipeut relever de la structure ou être désigné en tant que prestataire, d'examiner d'une part l'organisation du travail sur le plan administratif, financier et comptable et d'autre part de vérifier la qualité et la pertinence des procédures visant à la protection des actifs, à la production d'informations fiables, à l'efficience du travail et du niveau de leur respect.

Le contrôle des procédures s'effectue à travers l'évaluation du système de contrôle interne de la structure. Il est facilité par l'existence d'un manuel de procédures.

C'est en effet par des procédures adaptées et bien indiquées qu'un contrôle interne de qualité peut être obtenu.

L'application du contrôle interne dans une organisation doit tenir compte des éléments suivants pour la réalisation de toute activité. Il s'agit de :

- Vérifier si la mise en oeuvre de l'activité a été informée c'est-à-dire des TdR sont élaborés ou une note d'orientation pour permettre la compréhension de son exécution sur tous les plans administratif, technique et financier ;

- Vérifier l'utilisation optimale des ressources (qualité des ressources humaines et l'adéquation avec les coûts) ;

- Vérifier si le processus d'engagement et d'ordonnancement a été respecté pour chaque étape ;

Nous ne serons pas exhaustif mais dirons que le contrôle interne est un mini audit parce qu'il suit la même démarche que celui-ci.

Pour faciliter le travail dans le contrôle interne, il est souvent utilisé ce que nous avons appelé la technique des sept classeurs.

Pour l'utilisation de cette technique, il s'agira pour l'auditeur interne de d'abord constater l'existence des sept (07) points de contrôle que sont :

1. classeur dossier banque : courrier avec la banque, ordre de virement émis, avis de crédit, état de rapprochement bancaire

5. classeur RH /paie : copie du bulletin de paie et fiche d'émargement pour le règlement des facilitateurs, des superviseurs...

6. classeur RH /dossier du personnel : pour tous les contrats de travail et de prestation de service

Puis à l'intérieur de chaque point de contrôle (classeur) vérifier l'existence des éléments de preuve recherchés

En exemple pour la paie du personnel, le classeur Banque, le classeur CNSS-IUTS, le classeur RH paie, le classeur dossier du personnel ont un lien direct et l'on doit retrouver des traces dans chacun des classeurs.

A&P gagnerait à mieux affiner son dispositif de contrôle interne avec des outils efficaces. Cela lui permettra de corriger les insuffisances dans plusieurs domaines de gestion.

Le Président à l'étape actuelle assure le rôle de contrôleur interne au niveau des finances. Ce qui est incompatible avec sa fonction. Il est en même temps juge et parti. Le rôle de contrôleur interne devrait être joué par un agent directement rattaché au Secrétaire Exécutif et qui est indépendant dans sa fonction et à mesure d'interpeller tous les services sur l'application du manuel de procédures ou d'aider ces derniers à sa mise en oeuvre.

Si le système ou mécanisme mis en place est bien fonctionnel, il y aurait moins de recommandations sur les différents aspects de gestions (administrative, financière et comptable).

L'amélioration du dispositif et la rigueur dans la vérification des différents documents relevant du ressort du contrôle interne éviterait à la structure d'être souvent sujet ou l'objet de recommandations acerbes formulées à son égard.

CHAPITRE 4 : Les forces et faiblesses relevées dans la mise en oeuvre du manuel de procédures

Les différentes analyses effectuées de manière quantitative et qualitative nous ont permis d'appréhender toutes les contraintes auxquelles A&P fait face. Nous les avons exprimées en forces et en faiblesses suivant les neufs volets de gestion.

Section 1 : Les forces relevées dans la mise en oeuvre du manuel de procédures

Suite à l'analyse de la mise en oeuvre du manuel de procédures dans la structure associative Andal & Pinal, il a été relevé que le suivi et contrôle interne est une réalité même si cela comporte des limites. Il se fait d'abord par la vérification des documents avant l'approbation du premier responsable de la structure qu'est le Secrétaire exécutif. Les contrôles des pièces justificatives des dépenses et la vérification des concordances des écritures comptable se font par le Président et le Trésorier général.

Dans le manuel de procédures, il existe une description exhaustive des opérations effectuées au cours de la mise en oeuvre des activités. Cela devrait permettre aux comptables et à tout agent voulant effectuer des opérations de consulter le manuel et de procéder à leurs exécutionselon les prescriptions.

Au niveau de la comptabilité, il a été constaté la tenue d'un dossier du personnel qui renseigne en partie sur les informations de la vie des agents dans la structure.

Chaque année, comme le dit le manuel de procédure, des audits des comptes globaux et ceux des projets sont faits dans le but d'améliorer la gestion financière et comptable.

Section 2 : Les faiblesses relevées dans la mise en oeuvre du manuel de procédures

Autant il a été relevé des forces, autant il existe des faiblesses dans la mise en oeuvre du manuel de procédure. Ce sont :

2.4.2.1. Au niveau de l'administration

Des organes et instances décrits dans le manuel ne sont pas fonctionnels. Il s'agit de l'organigramme administratif du secrétariat exécutif qui n'a toujours pas été décrit dans le manuel de procédures. Cela entrave la bonne exécution des procédures parce que la chaine de vérification des opérations n'est pas respectée. Ce qui fait que dans l'organigramme présenté, des postes figurent mais ne sont pas occupés effectivement. Il s'agit du chargé des filières, du responsable des opérations et de la planification. L'Association avait conçu son manuel en intégrant une vision futuriste qui n'a jamais été atteinte.

Sur tous les onze (11) agents avec lesquels un entretien a eu lieu, aucun d'eux n'avait une connaissance complète du contenu du manuel de procédures. Chacun d'eux exécutait les opérations selon sa compréhension. Sur ces 11, seul deux (02) avaient en possession le manuel de procédures parce qu'ils en ont fait la demande. Sur ces deux (02), aucun n'a une description complète de certaines procédures. L'on peut citer en exemple la procédure de demande d'avance sur salaire et les autorisations d'absence selon les prescriptions dans le manuel. Ceux-ci disent n'avoir pas été formés à l'utilisation du manuel de procédures administratives, financière et comptable.

Sur la conception des documents au niveau interne (correspondances, rapports, termes de référence, etc.) les initiales des auteurs ne sont pas portées sur les courriers. Cela ne permet pas de retrouver en temps opportun les auteurs des documents afin de résoudre une situation donnée. De plus, sur les notes de services ou les correspondances destinées à l'externe, les ampliations ne sont pas portées sur les courriers. Cela rend difficile l'archivage et la recherche des copies de ces documents.

A l'arrivée ou au départ des courriers, le numéro et les dates sont portés à la main et il risque d'avoir des erreurs au niveau de la numérotation et la non systématisation des dates.

Dans le manuel de procédures, il est inscrit que chaque année, le secrétaire exécutif étant le coordonnateur de tous les projets/programmes doit produire un rapport consolidé semestriel et annuel. Ces rapports se sont limités aux productions faites lors des AG. Cela comporte un risque au niveau de l'intervention de la structure qui doit être canalisée selon ses objectifs et sur la base de son plan de développement.

Les orientations données dans le manuel sur les écritures comptablessont faites sur la base de l'existence d'un logiciel comptable. Jusqu'à cette date, A&P ne dispose pas de logiciel comptable et n'utilise pas les comptes du SYSCOA dans sa comptabilité. Le risque que cela comporte est que les comptables fonctionnent en déphasage des prescriptions dans le manuel sur le comment les écritures doivent être opérées.

2.4.2.2. Au niveau de la gestion des immobilisations

Les inventaires des équipements physiques ne sont pas faits régulièrement. Néanmoins, un registre des immobilisations est disponible mais incomplet. Il est à noter que chaque type d'immobilisation ne fait pas l'objet d'une fiche. Le même cas est constaté au niveau de la gestion des stocks. Ce fait ne montre pas une transparence dans l'affectation des immobilisations et des stocks qui en majorité sont destinés au terrain.

2.4.2.3. Au niveau de la gestion du personnel

La gestion du personnel du siège et celui du terrain est fonction des projets. Cela est en partie lié à l'absence d'une grille salariale dans le manuel. Pour pérenniser les ressources humaines au sein de la structure, A&P gagnerait à ce que cette grille voie le jour et que la budgétisation des ressources humaines des projets soit faite sur cette base. Cela comporte un risque de démotivation des agents d'un projet à l'autre.

Bien qu'il existe un registre du personnel, celui-ci n'est pas renseigné comme il se doit. Il existe toujours dans ce registre des cases qui ne comportent pas d'informations. Cette situation est liée au fait que le dossier du personnel ne comporte pas toutes les pièces requises. Il y a également le fait qu'il y a eu des départs avant une mise à jour du registre.

Le personnel ne dispose pas de plan de carrière clairement défini. En vue de maintenir son personnel et de l'encourager pour une éventuellepromotion, A&P gagnerait à mettre en place un plan de carrière.

La disparité des rémunérations d'un projet à l'autre ainsi que celle des prises en charge constituent des facteurs entravant la meilleure gestion des ressources limitées.

2.4.2.4. Au niveau de la gestion de la trésorerie

La fonction cumulée du comptable et du caissier font que les contrôles caisse deviennent un autocontrôle et ne respecte pas du coup le principe du contrôle.

2.4.2.5. Au niveau des procédures d'achat

Les bons de commandes ne sont pas cosignés par le comptable comme le décrit le manuel. Si cela n'est plus une pratique au niveau de la structure, il y a lieu qu'une éventuelle révision du manuel prenne en compte cet aspect. En plus, il n'existe pas un chrono de livraison attendue où les feuillets verts des bons de commande doivent être classés.

La procédure de la compétition sur les services et produits d'utilisation courante n'est pas suivie comme le manuel le décrit. Il a été constaté des commandes directes avec des fournisseurs et le recours à tout moment de trois factures pro-forma pour un choix de fournisseur. Hors le manuel décrit que chaque année une liste de ces produits et services doit être adressée aux fournisseurs et un choix de fournisseurs les mieux disant doit être opéré pour chaque type de produit ou service.

2.4.2.6. Au niveau de la comptabilisation des recettes

Les recettes de l'Association sont constituées des adhésions, des cotisations des membres, les cessions d'immobilisations, les dons, legs, le paiement de la taxe de développement institutionnel (qui n'est pas mentionnée dans le manuel), etc. La comptabilisation de ces recettes n'existe pas dans les écritures comptables, il n'y a que des états qui sont produits et des reçus de versement ou de paiements. Cela rend difficile le suivi et l'analyse des recettes que la structure réalise. Il y a une confusion entre les recettes générées par l'Association et celles générées en partie par les projets.

2.4.2.7. Au niveau des outils de gestion

Dans le manuel de procédures, les outils de gestion sont exhaustifs mais ne sont pas toujours d'actualité. Cette situation a amené les comptables et les acteurs du dispositif de contrôle interne à créer des outils (la fiche de justification des dépenses, la fiche de demande de biens ou de services, etc.) qui sont utilisés dans la comptabilité et aussi dans la gestion administrative. Cela amène tout nouvel agent qui vient d'intégrer la structure à ne pas comprendre le fonctionnement de certains outils.

2.4.2.8. Au niveau de la comptabilité

Les enregistrements comptables au sein de A&P ne se font pas selon la règlementation adoptée par tous les pays de l'OHADA en utilisant les comptes du SYSCOA. Ces enregistrements se résument aux journaux de caisse-banque et ces opérations sont ventilées selon les codes budgétaires. Cela est dû au fait qu'elle ne dispose pas de logiciel comptable indispensable pour une comptabilité fiable et transparente. Le manuel de procédures prévoit cependant l'utilisation de ce type d'enregistrement.

2.4.2.9. Au niveau du dispositif de contrôle interne

Le contrôle interne est effectué au sein de A&P mais malheureusement, il se fait par le pointage des pièces sans aucune vérification approfondie de l'application des procédures mises en place dans le manuel de procédures. Ce qui fait que les audits reviennent sur des recommandations non mises en oeuvre. La plupart de ces recommandations non mises en oeuvre viennent des aspects administratifs. Une planification de la mise en oeuvre de ces recommandations est faite chaque année mais elles ne sont pas suivies.

Comme dit plus haut, la non fonctionnalité de l'organigramme administratif du secrétariat exécutif rend confus le fonctionnement du dispositif de contrôle interne.

CHAPITRE 5. VERIFICATION DES HYPOTHESES DE RECHERCHE

Les forces et surtout les faiblesses dégagées tout au long des neuf (09) volets de gestion doivent nous permettre de vérifier les hypothèses de recherche émises dès le départ.

H0 : A&P rencontre des problèmes de gestion administrative, financière et comptable parce qu'elle n'applique pas correctement son manuel de procédures ;

H1 : Les procédures administratives financière et comptable telles que décrites dans le manuel de procédures ne sont pas connues des agents et ne sont pas appliquées ;

H2 : Le dispositif de contrôle interne fonctionne partiellement dans le suivi de la mise en oeuvre des procédures administratives financière et comptable.

Lors de la lecture du manuel de procédures et des entretiens effectués avec les agents de A&P, il a été relevé des disfonctionnements et des incohérences au niveau de l'administration, la gestion des immobilisations, la gestion du personnel, la gestion de la trésorerie, les procédures d'achat, la comptabilisation des recettes, les outils de gestion et le dispositif de contrôle interne. Nous avons eu à exprimer ces données en termes de forces et surtout faiblesses suivant des volets de gestion. Au regard des faiblesses relevées au niveau de la mise en oeuvre du manuel de procédures, ces éléments viennent attester que le manuel de procédures administrative et comptable comportent des insuffisances et que des procédures ne sont pas appliquées. Ces aspects viennent confirmer l'hypothèse 1.

Le dispositif de contrôle interne tel que décrit dans le manuel ne reflète pas la réalité. Bien qu'il existe, celui-ci mérite d'être affiné. Il ressort que ce contrôle interne se limite exclusivement au niveau de la comptabilité, notamment la vérification des pièces comptables et des documents. En plus, l'organigramme administratif n'est pas fonctionnel pour permettre la bonne marche du dispositif de contrôle interne. Cet état de fait vient confirmer l'hypothèse 2.

Les recommandations qui vont suivre doivent permettre à A&P de répondre aux exigences d'une gestion fiable qui réponde à sa spécificité contenue dans son manuel de procédures.

CHAPITRE 6. RECOMMANDATIONS ET PERSPECTIVES

Section 1 : Recommandations

NIVEAUX	DISPOSITIONS
*1. Au niveau de l'administration*	- Réviser les statuts et règlements intérieurs qui permettront une révision efficace du manuel de procédures existant ; - Former les agents à l'utilisation du manuel de procédures. - Affiner le système de traitement du courrier et d'archivage des documents administratifs ; - Mettre en place un logiciel comptable adapté aux opérations de A&P.
*2. Au niveau de la gestion des immobilisations*	Les responsables de A&P doivent veiller à ce qu'un registre des immobilisations soit tenu et que la liste des immobilisations soit mise à jour afin de s'assurer de la fiabilité de l'état d'inventaire et de permettre un meilleur suivi des immobilisations. Un inventaire physique des immobilisations doit être effectué à la fin de chaque année. Cet inventaire doit être matérialisé par un PV signé par au moins, deux personnes ayant participé à la prise d'inventaire. La codification des biens de l'Association doit être menée à bout et un carnet de bord doit être mise en place pour chaque véhicule.
*3. Au niveau de la gestion du personnel*	- Des efforts doivent être fournis en vue de l'amélioration de la tenue des dossiers individuels du personnel. - Avec le registre de tout le personnel mis en place, la comptabilité devrait mettre à jour les contrats et s'assurer chaque année des renouvellements. - Mettre en place une grille salariale - Mettre en place un plan de carrière pour motiver le personnel - Harmoniser les taux des prises en charge
*4. Au niveau de la gestion de la trésorerie*	- Les responsables de A&P doivent veiller à ce que : · les opérations de caisse fassent l'objet d'un brouillard ; · le montant maximum payable en espèces soit respecté ; · les avances pour activités soient enregistrées dans un compte de tiers et que les justifications se fassent dans un journal d'opérations diverses. - Tout reliquat après justification d'une avance soit reversé immédiatement à la caisse ou à la banque. - Les contrôles périodiques (mensuels) et inopinés de la caisse sont des obligations prescrites dans le manuel de procédures administrative, financière et comptable ; les responsables de A&P doivent veiller à leur mise en oeuvre.
*5. Au niveau des procédures d'achat*	Etablir une liste des fournisseurs par service ou produit fourni y compris les coûts. Cette liste sera mise à jour tous les ans
*6. Au niveau de la comptabilisation des recettes*	Les points seront faits semestriellement par le caissier sur la base des souches des reçus
*7. Au niveau des outils de gestion*	Mettre tous les outils de gestion utilisables par les comptables dans le manuel de procédures
*8. Au niveau de la comptabilité*	- Pour des achats transparents et efficients, les responsables de l'Association A&P doivent veiller au respect strict des procédures d'achat des biens et services comme décrit dans le manuel de procédures administratives, financières et comptables. Certes des difficultés existent dans certains milieux où le suivi de la procédure décrite est impossible. Il faudrait que A&P le mentionne dans son manuel pour se couvrir. - Dans une perspective de l'amélioration du système comptable, les responsablesde Andal& Pinal doivent faire l'effort d'acquérir un logiciel de comptabilité en vue d'une automatisation efficace du suivi de l'exécution financière des projets.
*9. Au niveau du dispositif de contrôle interne*	- A&P pour mieux faire fonctionner son dispositif de contrôle interne doit d'abord réaménager son organigramme administratif au niveau du Secrétariat exécutif pour mieux faire jouer les rôles et responsabilités. Le contrôle interne désormais doit toucher le volet administratif, technique et financier. - A l'interne, A&P doit désigner un contrôleur qui sera chargé à tout moment d'évaluer la mise en oeuvre de deux (02) documents cadres. Il s'agit des statuts et règlements-intérieur et le manuel de procédures administrative, financière et comptable. - Des outils doivent aussi être mis à la disposition des agents pour une auto-évaluation permanente des procédures utilisées pour l'exécution des activités. - Au niveau pratique dans les finances, des contrôles périodiques (mensuels) et inopinés de la caisse sont des obligations prescrites par le manuel de procédure administrative, financière et comptables ; les responsables de l'Association doivent veiller à leur mise en oeuvre.

Section 2 : Perspectives

Le tableau synoptique ci-dessous permet de voir à partir d'actions proposées, les objectifs visés.

Actions	Objectifs visés
Une assemblée générale extraordinaire	Cette assemblée générale extraordinaire doit permettre de réviser les statuts et règlements intérieurs pour les conformer au contexte actuel de l'Association.
Une révision du manuel de procédures administrative, financière et comptable	Cette révision doit permettre de prendre en compte les observations faites sur les insuffisances observées lors des audits afin de relever des nouveaux défis
Une formation de tous les agents à la mise en oeuvre du manuel de procédures	Elle permettra de mettre à la connaissance de tous les agents le nouveau manuel de procédures et du coup facilitera l'exécution des opérations
Une mise en place d'une équipe veille chargée de la mise en oeuvre du manuel de procédures	Cette équipe permettra d'évaluer permanemment le manuel de procédures afin de faciliter les mises à jour.

Conclusion générale

L'objectif de notre étude est de permettre à A&P de répondre aux exigences d'une gestion fiable qui réponde à sa spécificité en identifiant ses forces et faiblesses contenues dans son manuel de procédures administrative, financière et comptable.

Malgré les difficultés rencontrées, les résultats auxquels nous sommes parvenus ont permis d'apprécier la pratique de la mise en oeuvre du manuel de procédures.

En effet, après avoir clarifié certains concepts, un des préalables à la compréhension des lecteurs ordinaires, tels que le manuel de procédures administrative, financière et comptable et le contrôle interne, nous avons abordé les pratiques et procédures au sein de la structure, ce qui nous a permis de faire leur analyse critique et de formuler des recommandations.

On retiendra de cette étude que Andal & Pinal (A&P) dispose d'un manuel de procédures depuis 2005, celui-ci a été révisé en mai et malheureusement est resté sous la seule main des comptables et dans les tiroirs des premiers responsables. De l'étude faite, à travers les différents documents consultés, A&P est en train de se lancer dans un processus de renforcement organisationnel issu d'un diagnostic institutionnel.

Le travail de recherche et de réflexion menée pour réaliser notre mémoire, nous fait dire que A&P doit tout de suite engager une dynamique pour asseoir l'utilisation systématique des procédures de gestion dans toutes ses activités entreprises. Elle accroitra ainsi sa crédibilité vis-à-vis de ses partenaires techniques et financiers et obtiendrait un mécanisme fiable de gestion administrative, financière et comptable.

A travers les recommandations proposées, A&P peut et doit accroitre la confiance que lui font la plupart de ses partenaires sur le plan technique. Cette confiance sur le plan technique s'esttraduite par des lettres d'encouragements et de félicitations adressées par les services techniques étatiques ayant en charge l'éducation et de la formation des populations pastorales.

Notre étude nous a permis de conforter effectivement nos hypothèses de recherche. Comme nous le disons dans la partie vérification, la mise en oeuvre du manuel de procédures comportait beaucoup de faiblesses surtout dans sa partie administration notamment dans l'organisation.

Références bibliographiques

OHADA (1997). Acte uniforme relatif au droit des Sociétés Commerciales et du Groupement d'Intérêt Economique. Acte adopté le 17 avril 1997 et paru au JO OHADA n°2 du 1er octobre 1997

David Kamdem Dianoïa (2011). Système comptable OHADA, comptabilité générale.

Pannell Kerr Forster (2011). Manuel de procédures administrative, financière et comptable de l'Associationandal& Pinal, mai 2011

M. Alakè NITUNGA (2004). Problématique de l'application du manuel de procédures dans une entreprise publique: cas du port autonome de Cotonou (PAC)

Pannell Kerr Forster (2012). Rapport d'audit PKF sur le Projet Ecole du Berger et de la Bergère.

Pannell Kerr Forster (2013). Rapport d'audit PKF sur le Projet Ecole du Berger et de la Bergère.

Cabinet d'expertise comptable et d'études NIZA(2014). Rapport d'audit NIZA sur le Programme d'Education formation des Populations Pastorales en zones transfrontalières.

Initiatives Conseil International(2014). Rapport diagnostic du système comptable de Andal& Pinal

Partenaire pour une Gestion Avancée(2014). Rapport d'audit global de Andal& Pinal

Bureau d'Etudes, de Conseils et d'appui à la Recherche pour le Développement (2013). Audit institutionnel de Andal& Pinal.

Webographie

Annexe 1 :Grille de lecture du manuel de procédures administrative, financière et comptable de l'Association Andal & Pinal

VOLETS	FORCES	INSUFFISANCES
*Au niveau de l'administration*
*Au niveau de la gestion des immobilisations*
*Au niveau de la gestion du personnel*
*Au niveau de la gestion de la trésorerie*
*Au niveau des procédures d'achat*
*Au niveau de la comptabilisation des recettes*
*Au niveau des outils de gestion*
*Au niveau de la comptabilité*
*Au niveau du dispositif de contrôle interne*

Annexe 2 : Guide d'entretien auprès des agents de l'Association Andal & Pinal

ü Nom & Prénoms :...............................................................

a) Avez-vous déjà participé à des activités/missions organisées par ANDAL & PINAL ?

b) Des outils ont-ils été mis à votre disposition ? si oui comment êtes-vous entrez en possession de ces outils ?

c) Avez-vous déjà demandé l'acquisition d'un bien matériel pour votre utilisation dans le cadre du service ? si oui comment ?

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________

d) Avez-vous une connaissance du manuel de procédures conçu par ANDAL & PINAL ?

Réponse :_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

g) Quelles sont les forces au niveau de la mise en oeuvre du manuel de procédures au sein de A&P ?

i) Quelles sont les suggestions d'amélioration que vous avez à l'endroit de A&P sur l'application du manuel de procédure ?

Table des matières

* ¹OHADA (1997). Acte uniforme relatif au droit des Sociétés Commerciales et du Groupement d'Intérêt Economique. Acte adopté le 17 avril 1997 et paru au JO OHADA n°2 du 1er octobre 1997

* ²M. Alakè NITUNGA (2004). Problématique de l'application du manuel de procédures dans une entreprise publique: cas du port autonome de Cotonou (PAC)

* ⁴ Approche pédagogique utilisant les méthodes actives et participatives pour assurer une éducation de base de qualité des jeunes et adultes.

Analyse du manuel de procédures administratives, financières et comptables de l'association Andal & Pinal, de sa mise en œuvre, et propositions d'amélioration.