2.3.2.2. Les procédures budgétaires
Sur la question des procédures budgétaires,
A&P gagnerait d'abord à réorienter toutes ses actions vers un
objectif commun. Cela aboutirait à la conception d'un plan d'action
quadriennal ou quinquennal. Cela lui permettra de faire des planifications
annuelles sur les projets/programmes y compris les actions d'initiatives
propres à elles. A l'issue de cela, les budgets annuels conçus
seront soumis à la validation de l'AG.
A&P gagnerait à investir dans l'acquisition d'un
logiciel comptable pour faciliter le suivi budgétaire. Le tableur Excel
ne permet pas un suivi-budgétaire efficace. Les comptables mettent plus
de temps avec Excel pour le suivi budgétaire et l'édition des
états financiers.
2.3.2.3. Les procédures d'engagement des
dépenses
Si les procédures de traitement de salaires sont bien
suivies par la comptabilité, ce n'est pas le cas au niveau des achats
des biens et services. Dans cette partie, la comptabilité a
systématiquement fait recours à trois factures pro-forma. La
recherche de ces factures auprès de fournisseurs devrait suivre une
procédure que le manuel ne décrit pas. Cela est une insuffisance
au niveau du manuel de procédures.
2.3.2.4. Les procédures de trésorerie
Les procédures de trésorerie sont suivies
partiellement. Les arrêts de caisse doivent respecter ce qui est
décrit et les états de rapprochement bancaires doivent être
produits mensuellement. Le Secrétaire Exécutif doit s'investir
personnellement pour le respect de ces procédures qui montre
l'efficacité et la transparence de la gestion des fonds. Ces
éléments sont aussi des moyens de suivi du disponible au niveau
de la trésorerie.
2.3.2.5. Les procédures comptables
Comme indiqué plus haut, l'acquisition d'un logiciel
comptable devrait permettre à la comptabilité d'appliquer la
partie double. Ce qui n'est pas le cas à l'étape actuelle.
La comptabilité des fonds propres de A&P doit
être organisée comme les autres comptabilités à
l'occurrence celle des projets et programmes. Les comptables ont montré
qu'ils ont des difficultés à faire des analyses pertinentes avec
les écritures comptables des fonds propres de A&P car aucun budget
n'est soumis à l'exécution et de plus l'absence du logiciel
comptable rend encore plus difficile le traitement de ces écritures.
2.3.2.6. Le dispositif de contrôle interne
Le manuel de procédures aborde le suivi-contrôle
sans faire cas d'un dispositif de contrôle interne. Or, il est
remarqué que dans les structures mettant en oeuvre les projets de
développement, les systèmes de contrôle interne font
souvent défaut. Les défaillances de leur système de
contrôle interne peuvent les conduire à des situations
difficilement redressables. C'est pourquoi les recommandations des auditeurs
externes(qui évaluent le dispositif de contrôle interne) sont
fortement appréciées par les bailleurs.
Le « suivi-contrôle » et le
« contrôle interne » méritent une attention
particulière au niveau de leur compréhension. Pour tout dire le
suivi-contrôle est une sorte de supervision pour s'assurer que les
prévisions ont été réalisées. Elle ne traite
pas du suivi des procédures. En rappel, (confer clarification des
concepts) le contrôle interne apporte la preuve indirecte du respect des
règles et des principes comptables donc de la fiabilité des
données financières produites par l'entreprise, ce qui
évite à l'entreprise des situations telles que :
- la mise en cause de la valeur probante des documents
comptables ;
- les fraudes et malversations difficilement
détectables ;
- la production de documents erronés ;
- la limitation des contrôles externes.
Dans notre cas, nous allons le plus nous appesantir sur le
dispositif de contrôle interne qui est indispensable au bon suivi des
procédures au sein d'une organisation.
Un bon système de contrôle interne est une des
conditions essentielles de la régularité et de la
sincérité des comptes, d'une part, et de leur valeur probante,
d'autre part.
Du point de vue comptable, les objectifs du contrôle
interne sont principalement :
- la prévention des erreurs et fraudes ;
- la protection de l'intégrité des biens et
ressources de l'entité ;
- la gestion rationnelle des biens de l'entité ;
- l'enregistrement correct de toutes les opérations.
Le contrôle interne permet de veiller à
l'application des lignes de conduite des dirigeants en matière
d'orthodoxie administrative, financière et comptable.
Le contrôle des procédures est une partie
intégrante du système de contrôle interne.
Il s'agit pour l'auditeur interne, quipeut relever de la
structure ou être désigné en tant que prestataire,
d'examiner d'une part l'organisation du travail sur le plan administratif,
financier et comptable et d'autre part de vérifier la qualité et
la pertinence des procédures visant à la protection des actifs,
à la production d'informations fiables, à l'efficience du travail
et du niveau de leur respect.
Le contrôle des procédures s'effectue à
travers l'évaluation du système de contrôle interne de la
structure. Il est facilité par l'existence d'un manuel de
procédures.
C'est en effet par des procédures adaptées et
bien indiquées qu'un contrôle interne de qualité peut
être obtenu.
L'application du contrôle interne dans une organisation
doit tenir compte des éléments suivants pour la
réalisation de toute activité. Il s'agit de :
- Vérifier si la mise en oeuvre de l'activité a
été informée c'est-à-dire des TdR sont
élaborés ou une note d'orientation pour permettre la
compréhension de son exécution sur tous les plans administratif,
technique et financier ;
- Vérifier l'utilisation optimale des ressources
(qualité des ressources humaines et l'adéquation avec les
coûts) ;
- Vérifier si le processus d'engagement et
d'ordonnancement a été respecté pour chaque
étape ;
Nous ne serons pas exhaustif mais dirons que le contrôle
interne est un mini audit parce qu'il suit la même démarche que
celui-ci.
Pour faciliter le travail dans le contrôle interne, il
est souvent utilisé ce que nous avons appelé la technique des
sept classeurs.
Pour l'utilisation de cette technique, il s'agira pour
l'auditeur interne de d'abord constater l'existence des sept (07) points de
contrôle que sont :
1. classeur dossier banque : courrier avec la
banque, ordre de virement émis, avis de crédit, état de
rapprochement bancaire
2. classeur Banque : pour toutes les
dépenses réglées par chèque
3. classeur caisse : règlement en
espèces
4. classeur impôts : pour la CNSS- IUTS
- courrier avec pour CNSS
5. classeur RH /paie : copie du bulletin de
paie et fiche d'émargement pour le règlement des facilitateurs,
des superviseurs...
6. classeur RH /dossier du personnel : pour
tous les contrats de travail et de prestation de service
7. classeur contrat fournisseur : pour les
contrats fournisseurs.
Puis à l'intérieur de chaque point de
contrôle (classeur) vérifier l'existence des
éléments de preuve recherchés
En exemple pour la paie du personnel, le classeur Banque, le
classeur CNSS-IUTS, le classeur RH paie, le classeur dossier du personnel ont
un lien direct et l'on doit retrouver des traces dans chacun des classeurs.
A&P gagnerait à mieux affiner son dispositif de
contrôle interne avec des outils efficaces. Cela lui permettra de
corriger les insuffisances dans plusieurs domaines de gestion.
Le Président à l'étape actuelle assure le
rôle de contrôleur interne au niveau des finances. Ce qui est
incompatible avec sa fonction. Il est en même temps juge et parti. Le
rôle de contrôleur interne devrait être joué par un
agent directement rattaché au Secrétaire Exécutif et qui
est indépendant dans sa fonction et à mesure d'interpeller tous
les services sur l'application du manuel de procédures ou d'aider ces
derniers à sa mise en oeuvre.
Si le système ou mécanisme mis en place est bien
fonctionnel, il y aurait moins de recommandations sur les différents
aspects de gestions (administrative, financière et comptable).
L'amélioration du dispositif et la rigueur dans la
vérification des différents documents relevant du ressort du
contrôle interne éviterait à la structure d'être
souvent sujet ou l'objet de recommandations acerbes formulées à
son égard.
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