II- Synthèse du diagnostic
La formulation des éléments de diagnostic
se fera en tenant compte des causes réelles ci-dessus
énumérées.
A- Elément de diagnostic
lié au problème spécifique n°1
La vérification de l'hypothèse spécifique
n° 1 nous conduit à retenir de façon définitive que
l'apurement tardif des comptes provient de la non codification des
écritures par les agents de des services initiateur.
B- Elément de diagnostic
lié au problème spécifique n°2
La production et le classement tardifs des pièces
comptables émanent d'une part d'une mauvaise politique d'organisation et
d'autre part de l'acheminement tardif des pièces comptables par les
services initiateurs.
PARAGRAPHE 2: APPROCHES DE SOLUTIONS ET
CONDITIONS DE MISE EN
oeUVRE
L'analyse des données mobilisées, les
hypothèses initialement formulées partiellement ou
entièrement vérifiées, nous proposerons des approches de
solutions correspondant à chaque problème spécifique de la
problématique choisie.
I- Approches de solutions
Trouver solution à un problème, c'est proposer
les conditions d'élimination des causes se trouvant à la base de
ce problème, tout en tenant compte des objectifs préalablement
fixés. C'est dans cette optique que se feront les approches de
solutions.
A- Approche de solutions
liées au problème de l'apurement
tardif des comptes
Selon le diagnostic établi, ce problème est
dû d'une part, au manque de temps de la part des agents chargés de
l'apurement, et d'autre part, de la non codification des écritures.
Trouver solution à ce problème, c'est proposer
les conditions d'éradication de ces causes sans oublier toutes leurs
sources possibles. Les approches de solutions pour la résolution de ce
-problème seront proposées en fonction de chaque cause se
trouvant à l'origine du problème. Pour cela, nous
suggérons à la Banque Centrale en ce qui concerne:
§ La non codification des opérations comptables
- L'utilisation du même code de lettrage pour la
même opération. Elle permet à l'application de base (CAFIS)
de reconnaître les opérations et de les apurer automatiquement. Le
lettrage automatique est un traitement standard qui permet de rapprocher des
mouvements comptables portant sur les mêmes combinaisons de compte ayant
les mêmes références de lettrage et pour lesquelles le
cumul Débit est égal au cumul Crédit.
- Un lettrage manuel pour les opérations
déjà enregistrées sous différents codes de
lettrages. C'est une fonction qui permet de rapprocher manuellement les
écritures impactant des combinaisons de comptes identiques,
déclarés lettrables et dont le cumul Débit est égal
au cumul Crédit mais pour lesquelles les références de
lettrage sont différentes ;
- La mise en place d'un système de
vérification des lettrages des opérations
réalisées afin d'éviter d'éventuelle erreur :
la contre-passation du lettrage. Elle est une fonction qui permet d'annuler le
lettrage des écritures rapprochées par erreur lors du lettrage
manuel ou automatique si l'une des références de lettrage est
incorrectes
B- APPROCHES DE SOLUTIONS LIEES AU PROBLEME DE
PRODUCTION ET DE CLASSEMENT TARDIFS DES PIECES COMPTABLES
Pour l'éradication de la cause qu'est le retard dans la
production et le classement des pièces comptables se trouvant à
la base de ce problème, nous proposons à la Banque Centrale les
actions suivantes:
La prise de conscience de l'importance de la production et de
classement des pièces comptables permet d'éradiquer le
problème de lenteur constatée. Pour cela nous proposons à
la Banque ce qui suit :
- Une politique de motivation assise sur la mise sous tension
des services Initiateurs au Service Comptabilité. Cette politique se
traduit par la mise en place d'un système de Prix de Cession Interne.
Les Services Initiateurs seront les services vendeurs et le Service
Comptabilité sera le service acheteur ;
- Une politique de sensibilisation de ces services sur le
problème ;
- Saisir régulièrement ces services par appel
téléphonique en cas de retard constaté ;
- Mener une étude à caractère diagnostic
sur d'éventuels goulots d'étranglement au niveau des
contrôleurs des opérations.
II - Conditions de mise en oeuvre des
solutions
Les solutions proposées ci-dessus ne seront efficaces
que si certaines conditions sont remplies par la BCEAO et par les
participants.
Pour la mise en oeuvre des solutions
liées à l'apurement tardif des comptes, les conditions suivantes
doivent être retenues :
- Les comptes généraux et les combinaisons
comptables associées sont déclarés lettrables ;
- Les mouvements à lettrer portent sur la même
combinaison comptable ;
- Les mouvements à lettrer sont effectivement
comptabilisés ;
- Pour les mouvements ayant le même code lettrage, le
cumul Débit est égal au cumul Crédit ;
- La formation du personnel chargé du traitement des
opérations comptables ;
S'agissant du problème de la production et de
classement tardifs des pièces comptables.
Il est aussi important de prendre en compte les
différentes préoccupations formulées par les agents pour
tendre vers la performance tant désirée      
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