B. Principes d'organisation et étapes clés du
processus de traitement de l'information comptable :
1. Principes d'organisation
Si le traitement comptable des opérations n'exige pas une
structuration particulière du service comptable et financier, il
paraît assez évident que par mesure de
7 Confère, cours d'organisation des services
comptables et financiers, LICOFI-UCAC, 2007-2008
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comptable relative aux opérations d'achats : cas de WWF-CCPO
précaution, certaines dispositions soient prises pour
anticiper sur certaines erreurs ou fraudes susceptibles de se produire dans le
temps. Or, dans un environnement comptable et financier non organisé, il
est difficile, voire même impossible d'apprécier la
réalité de l'information comptable. D'où la
nécessité d'édicter un certain nombre de règles
qui, non pas qu'ils garantissent la régularité et la
conformité des traitements comptables, mais offre de
sécurités permettant d'avoir un commencement de confiance sur les
états financiers qui seront édités. On peut aborder entre
autre la séparation des pouvoirs, l'existence d'un manuel de
procédures, l'auto-contrôle des fonctions, lequel peut être
fait aux travers les agents qui interviennent durant les étapes
clés du processus de traitement de l'information comptable relative aux
achats.
2. Etapes clés du processus de traitement de
l'information comptable.
Le service comptable et financier, dans l'exécution de
sa mission, est semblable à une entreprise industrielle. Il
intègre des matières premières dans sa machine de
production pour produire de l'information comptable qui sera diffusée
aux tiers et mis en stockage dans le respect de la durée légale
de conservation des documents comptables et financier.
Il existe trois grandes étapes dans le processus de
traitement de l'information comptable : collecte des données, traitement
proprement dit, et diffusion de l'information comptable.
Ce processus est propre à chaque organisation
dépendamment de sa taille, du volume de ses activités, de ses
objectifs et des choix stratégiques de la direction. L'on peut
néanmoins le structurer de la manière suivante8 :
- Collecte des données et pièces
comptables : elle doit être exhaustive afin de respecter le
principe de l'exhaustivité de l'information comptable. Tri ou
classement des données et documents précédemment
collectés par type de journal comptable : il s'agira ici
d'identifier pour chaque pièce comptable les journaux auxiliaires qui
seront utilisés;
8 Confère, cours d'organisation des services
comptables et financiers, LICOFI-UCAC, 2007-2008
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- Contrôle des pièces comptables
: ce tout premier contrôle permet de vérifier : la qualité
des pièces justificatives fournies, la conformité de ses
pièces par rapport à la procédure mise en place (bons de
commande, signatures des personnes dûment autorisées) ; permet
d'effectuer le contrôle arithmétique et le rapprochement par
rapport aux sommes décaissées ;
- Codification des pièces comptables :
il s'agira d'attribuer un code à chaque pièce comptable. Par
exemple pour une pièce justificative d'un achat fait le 11 juin 2007, la
codification peut être : ACH/06/07/000056.
- Imputation manuelle desdites pièces :
il s'agit d'identifier les comptes à débiter et à
créditer avec leurs montants respectifs ;
Les opérations ci-dessus sont en générale
effectuées par le comptable ou l'assistant comptable.
- Contrôle des imputations : ce
contrôle permet de valider les imputations précédemment
faites. Il est exercé par le chef comptable. Au cas où il
y'aurait des ajustements à faire, ceux-ci doivent être fait et les
nouvelles imputations soumises une fois de plus pour validation. Cette
opération sera réitérée aussi longtemps que le chef
comptable n'aura pas validé l'imputation manuelle de ses pièces
;
- Saisie informatique des pièces comptables
imputées : l'imputation comptable effectuée, le
comptable ou l'assistant comptable devra par la suite procéder à
leur saisie dans le logiciel de comptabilité (ERP) mis en place au sein
de l'organisation ;
- Edition du brouillard informatique à
présenter au chef comptable pour validation : le comptable ou
l'assistant comptable procède à l'édition du brouillard de
saisie informatique qu'il soumet au chef comptable pour validation ;
- Contrôle des saisies : le chef
comptable, à partir du brouillard informatique, procède à
la vérification des saisies comptables ci-dessus faites. Eventuellement,
s'il y a des corrections à opérer, elles seront faites et l'on ne
passera à l'étape suivante qu'après validation de ces
corrections ;
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- Edition balance, journaux et grand livre provisoires
: Périodiquement (mensuellement, trimestriellement), le chef
comptable édite les balance, journaux et grands livres provisoires aux
fins d'effectuer un contrôle de cohérence ;
- Contrôle de cohérences : ledit
contrôle est effectué pour vérifier la cohérence
entre tous ces états imprimés ;
- Analyse et justification des soldes des comptes +
travaux d'inventaire : annuellement, notamment en fin d'année
il est opéré des travaux d'inventaire pour clôturer les
comptes de l'organisation. Ces travaux tiennent compte des principes de la
comptabilité dont la prudence, la séparation des exercices.
L'analyse des comptes fait partie de ces travaux. Il s'agit d'opérer une
analyse compte par compte et surtout des comptes d'attentes et de transferts
pour se rassurer que leurs soldes sont exacts et ne tiennent compte que des
opérations qui devraient s'y rattacher.
- Saisie des ajustements et des écritures de fin
d'exercice ;
- Clôture des comptes : c'est
l'opération par laquelle les comptes de l'organisation sont
bloqués ; aucunes modifications, ni suppression ne pouvant à
partir de ce moment intervenir.
- Edition balance, grand livre et journaux
définitifs ;
- Confection des états financiers ;
- Diffusion des résultats.
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