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Audit interne du processus de traitement de l'information comptable relative aux opérations d'achats: Cas de World Wide Fund For Nature - Cameroon Country Program Office.

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par Pierre Valentin TCHOL KALDJOB
Université Catholique d'afrique Centrale - Institut Catholique de Yaoundé - Licence en Comptabilité Finance 2008
  

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B. Principes d'organisation et étapes clés du processus de traitement de l'information comptable :

1. Principes d'organisation

Si le traitement comptable des opérations n'exige pas une structuration particulière du service comptable et financier, il paraît assez évident que par mesure de

7 Confère, cours d'organisation des services comptables et financiers, LICOFI-UCAC, 2007-2008

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précaution, certaines dispositions soient prises pour anticiper sur certaines erreurs ou fraudes susceptibles de se produire dans le temps. Or, dans un environnement comptable et financier non organisé, il est difficile, voire même impossible d'apprécier la réalité de l'information comptable. D'où la nécessité d'édicter un certain nombre de règles qui, non pas qu'ils garantissent la régularité et la conformité des traitements comptables, mais offre de sécurités permettant d'avoir un commencement de confiance sur les états financiers qui seront édités. On peut aborder entre autre la séparation des pouvoirs, l'existence d'un manuel de procédures, l'auto-contrôle des fonctions, lequel peut être fait aux travers les agents qui interviennent durant les étapes clés du processus de traitement de l'information comptable relative aux achats.

2. Etapes clés du processus de traitement de l'information comptable.

Le service comptable et financier, dans l'exécution de sa mission, est semblable à une entreprise industrielle. Il intègre des matières premières dans sa machine de production pour produire de l'information comptable qui sera diffusée aux tiers et mis en stockage dans le respect de la durée légale de conservation des documents comptables et financier.

Il existe trois grandes étapes dans le processus de traitement de l'information comptable : collecte des données, traitement proprement dit, et diffusion de l'information comptable.

Ce processus est propre à chaque organisation dépendamment de sa taille, du volume de ses activités, de ses objectifs et des choix stratégiques de la direction. L'on peut néanmoins le structurer de la manière suivante8 :

- Collecte des données et pièces comptables : elle doit être exhaustive afin de respecter le principe de l'exhaustivité de l'information comptable. Tri ou classement des données et documents précédemment collectés par type de journal comptable : il s'agira ici d'identifier pour chaque pièce comptable les journaux auxiliaires qui seront utilisés;

8 Confère, cours d'organisation des services comptables et financiers, LICOFI-UCAC, 2007-2008

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- Contrôle des pièces comptables : ce tout premier contrôle permet de vérifier : la qualité des pièces justificatives fournies, la conformité de ses pièces par rapport à la procédure mise en place (bons de commande, signatures des personnes dûment autorisées) ; permet d'effectuer le contrôle arithmétique et le rapprochement par rapport aux sommes décaissées ;

- Codification des pièces comptables : il s'agira d'attribuer un code à chaque pièce comptable. Par exemple pour une pièce justificative d'un achat fait le 11 juin 2007, la codification peut être : ACH/06/07/000056.

- Imputation manuelle desdites pièces : il s'agit d'identifier les comptes à débiter et à créditer avec leurs montants respectifs ;

Les opérations ci-dessus sont en générale effectuées par le comptable ou l'assistant comptable.

- Contrôle des imputations : ce contrôle permet de valider les imputations précédemment faites. Il est exercé par le chef comptable. Au cas où il y'aurait des ajustements à faire, ceux-ci doivent être fait et les nouvelles imputations soumises une fois de plus pour validation. Cette opération sera réitérée aussi longtemps que le chef comptable n'aura pas validé l'imputation manuelle de ses pièces ;

- Saisie informatique des pièces comptables imputées : l'imputation comptable effectuée, le comptable ou l'assistant comptable devra par la suite procéder à leur saisie dans le logiciel de comptabilité (ERP) mis en place au sein de l'organisation ;

- Edition du brouillard informatique à présenter au chef comptable pour validation : le comptable ou l'assistant comptable procède à l'édition du brouillard de saisie informatique qu'il soumet au chef comptable pour validation ;

- Contrôle des saisies : le chef comptable, à partir du brouillard informatique, procède à la vérification des saisies comptables ci-dessus faites. Eventuellement, s'il y a des corrections à opérer, elles seront faites et l'on ne passera à l'étape suivante qu'après validation de ces corrections ;

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- Edition balance, journaux et grand livre provisoires : Périodiquement (mensuellement, trimestriellement), le chef comptable édite les balance, journaux et grands livres provisoires aux fins d'effectuer un contrôle de cohérence ;

- Contrôle de cohérences : ledit contrôle est effectué pour vérifier la cohérence entre tous ces états imprimés ;

- Analyse et justification des soldes des comptes + travaux d'inventaire : annuellement, notamment en fin d'année il est opéré des travaux d'inventaire pour clôturer les comptes de l'organisation. Ces travaux tiennent compte des principes de la comptabilité dont la prudence, la séparation des exercices. L'analyse des comptes fait partie de ces travaux. Il s'agit d'opérer une analyse compte par compte et surtout des comptes d'attentes et de transferts pour se rassurer que leurs soldes sont exacts et ne tiennent compte que des opérations qui devraient s'y rattacher.

- Saisie des ajustements et des écritures de fin d'exercice ;

- Clôture des comptes : c'est l'opération par laquelle les comptes de l'organisation sont bloqués ; aucunes modifications, ni suppression ne pouvant à partir de ce moment intervenir.

- Edition balance, grand livre et journaux définitifs ;

- Confection des états financiers ;

- Diffusion des résultats.

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"En amour, en art, en politique, il faut nous arranger pour que notre légèreté pèse lourd dans la balance."   Sacha Guitry