Memoire Online - Réorganisation de la comptabilité de la clinique médicale « La Victoire »

DEDICACE...................................................................................................ii

REMERCIEMENTS ......................................................................................iii

INTRODUCTION..........................................................................................1

CHAPITRE 1 : CADRE GÉNÉRAL DU STAGE..........................................................3

A. Structure...................................................................................................8

B. Notre travail au sein la clinique « La Victoire »...........................9

CHAPITRE 2 :

I. APPROCHE THÉORIQUE..........................................................................12

A. GÉNÉRALITÉS.........................................................................................12

B. PRINCIPES..............................................................................................14

C. TENUE DES COMPTES............................................................................15

II. PRATIQUES OBSERVÉES ........................................................................23

A. PRINCIPES : Opérations & Flux .............................................................23

B. TENUE DES COMPTES............................................................................24

C. LES IMPOTS............................................................................................24

CHAPITRE 3 : ANALYSE CRITIQUE......................................................................26

I. CRITIQUES OU INSUFFISANCES RELEVEES.......................................27

B. SÉCURITÉ DES RESSOURCES FINANCIÈRES........................................28

II. PROPOSITIONS.....................................................................................29

CONCLUSION.............................................................................................................41

Bibliographie......................................................................................a

Annexes............................................................................................b

Table des matières...............................................................................c

Ce mémoire, qui marque une seconde étape importante dans ma vie, est dédié :

· A ma mère, Adja BEGUEM : pour son affection et son sacrifice incommensurables;

Au Docteur Komlanvi GONçALVES, trouvez ici toute notre reconnaissance, pour l'ardeur et l'abnégation dont vous avez fait montre, malgré vos multiples occupations pour vous consacrer à ce travail. Nous vous invitons, très humblement à trouver ici tous nos sincères remerciements.

A Monsieur Nadjomb KPANDJA, Directeur fondateur du CIFOP, pour la qualité de formation dans son centre,

A Monsieur Nikabou MATCHAM, Directeur des ressources humaines au CIFOP Lomé, pour sa rigueur en souplesse,

A Monsieur Josée Quam TOFFA, Directeur des études au CIFOP Lomé, pour ses sages conseils,

A Monsieur Achille A. DJEGUEMA, Directeur de mémoire, pour son efficacité et son entière disponibilité,

Aux familles Ekpétsou, Béguem, Badjissi, Samiè, Ago, Nikabou, Bandjé, Agba, pour leur soutien et conseils,

Nous vous adressons nos sincères remerciements pour vos diverses contributions à la réalisation de ce mémoire et à notre formation au CIFOP Lomé.

INTRODUCTION

L'exercice de la profession médicale ne se résume pas à faire un diagnostic, donner des conseils et proposer des traitements à son patient. Les cliniques médicales deviennent de plus en plus de vraies ENTREPRISES, avec leurs obligations comptables et leurs charges professionnelles et fiscales.

Après avoir effectué un stage de deux mois dans la clinique médicale « La Victoire », nous avions en un premier temps fait une étude sur le suivi informatisé des données médicales des patients de cette dernière ; étude qui nous a permis de concevoir un logiciel de gestion et de comptabilité des cliniques. Sur le plan organisation, la clinique éprouve des difficultés à gérer les dossiers des patients et sur le plan comptable, elle n'arrive pas à dégager son résultat.

Au cours de ce même stage, il nous a été donné de constater l'inexistence d'une comptabilité fiable, et d'une procédure de gestion de la clinique en vue de déterminer avec précision les recettes et les dépenses permettant de déduire le résultat et de faire face aux obligations fiscales. Face à cette observation nous avons jugé bon de faire une étude sur la « Réorganisation de la comptabilité de la clinique médicale La Victoire » thème de notre présent mémoire.

Dans ce présent document, après avoir présenté la clinique médicale « La Victoire », nous donnerons un aperçu des pratiques comptables de la clinique « LA VICTOIRE » et enfin nous ferons une analyse critique constructive en vue de proposer des solutions aux problèmes recensés.

CHAPITRE 1

La clinique médicale « LA VICTOIRE » est un établissement médical privé sis dans un bâtiment à étage au 252, Rue Malou, non loin de la Résidence de l'Ambassadeur de Chine et de l'école primaire d'Agbalépédo-Groupe C, à Lomé.

L'idée, à l'origine, est partie d'un besoin ressenti par un médecin. En effet le fondateur, le Dr Komlavi GONÇALVES, directeur du centre médico-social « SALISA » de 1994 à 1997 au quartier Gblenkomé à Lomé, était souvent sollicité par des patients à son domicile. C'est pour répondre à ce besoin des populations qu'il a eu l'idée de créer, en collaboration avec une infirmière, une unité de soins afin de pouvoir satisfaire ceux qui venaient en consultation chez lui.

C'est ainsi que le 06/12/1997 un cabinet médical vit le jour sous le nom de « LA VICTOIRE ». Le petit personnel du cabinet médical, le Médecin et l'infirmière au départ, s'est vite senti débordé tellement le cabinet prenait de l'ampleur. Il a fallu engager trois autres infirmières et un assistant médical. La nécessité d'organiser un service de garde pour la surveillance des malades la nuit s'est fait également sentir.

Pour répondre à ce nouvel impératif, des travaux d'extension ont été entrepris en 2000. Ces travaux ont abouti à un réaménagement du cabinet. A ce stade, le cabinet avait pris une allure trop imposante et complexe pour continuer à être considéré comme tel.

En 2001, l'autorisation demandée au Ministère de la Santé en vue de le transformer en clinique médicale fut accordée (Annexe 1). Désormais la façade du bâtiment arbore fièrement un écriteau où l'on peut lire de loin : CLINIQUE MEDICALE « LA VICTOIRE ». Le nombre de patients augmentant d'année en année, la salle d'attente s'est avérée trop exigûe. Pour offrir plus de confort aux patients, une nouvelle extension s'est imposée vers la maison contiguë qui servait d'habitation au médecin directeur contraint de déménager en Décembre 2004. Ces travaux ont permis d'agrandir la salle d'attente, les salles d'hospitalisation et de créer une deuxième salle de consultations pour les assistants du médecin directeur ainsi qu'un secrétariat faisant également office de caisse et de pharmacie.

La clinique médicale « La Victoire » est un établissement médical dont la personnalité est confondue à celle du médecin Directeur qui en est le seul propriétaire. Rappelons que le médecin est un professionnel libéral relevant, sur le plan fiscal, du régime des Bénéfices Non Commerciaux et sur le plan social de celui des Travailleurs Non Salariés, régime spécifique des praticiens et auxiliaires médicaux.

La clinique médicale « La Victoire » est un Centre médical qui a l'avantage d'offrir aux populations environnantes des soins de santé à proximité de chez eux, tels que :

La première étape de la consultation passe par l'accueil du patient généralement par une infirmière. En effet, dès qu'un patient arrive, l'infirmière lui demande le motif de sa présence.

- S'il s'agit d'un nouveau motif de consultation, elle note le nom, le prénom et l'âge du patient dans un registre et passe à la prise de ses paramètres c'est-à-dire la température, la tension artérielle et le poids qu'elle note également dans le registre. Toutes ces données sont ensuite consignées sur une petite fiche d'admission qui sera transmise au médecin avant l'introduction du patient dans la salle de consultation. Le patient est invité à aller régler à la caisse les frais de consultation contre un reçu. Après cela, le nom du patient est ajouté à la liste d'attente qui permet de recevoir chacun par ordre d'arrivée.

- S'il s'agit d'une suite de soins ou d'un contrôle, le processus est semblable au précédent sauf que le patient ne paie plus de frais de consultation.

Le patient ainsi enregistré attend son tour pour passer à la deuxième étape qui est la consultation proprement dite.

Dès que le médecin est prêt pour une nouvelle consultation, il déclenche un premier bip sonore qui permet à l'infirmière d'apporter la fiche d'admission du prochain patient. Après avoir pris connaissance des paramètres, il autorise à l'infirmière, par un second bip, de faire entrer le patient en salle de consultation.

Le médecin s'entretient avec le patient en lui posant des questions concernant les antécédents médicaux, chirurgicaux,..., les produits déjà pris, les allergies du patient... et prend des notes dans un registre afin d'établir un bon diagnostic et de pouvoir bien suivre le malade par la suite. Suite à cet entretien, le médecin peut :

§ Soit libérer le patient et mettre fin à la consultation s'il juge son état de santé satisfaisant.

§ Soit demander au patient de faire des examens complémentaires (analyses) dont le retour des résultats fera l'objet d'une suite de soins, tout en commençant, bien entendu, un traitement immédiat par l'administration des soins dans la clinique ou par la rédaction éventuelle d'une ordonnance médicale permettant au patient de se soigner chez lui.

§ Soit pour les cas graves, procéder à une hospitalisation : c'est la troisième étape de la prise en charge médicale.

Un patient est hospitalisé lorsque son état de santé nécessite des soins intensifs sur place. Le médecin installe le patient dans une chambre disponible et crée une fiche d'hospitalisation sur laquelle sont mentionnés la date d'entrée , les différentes observations faites au cours des contrôles de l' hospitalisation, les soins administrés, la date et l'état du patient à la sortie . Les frais d'hospitalisations sont réglés à la sortie.

Contrairement aux cabinets médicaux, les cliniques sont autorisées à hospitaliser la nuit les malades dont l'état de santé l'exige. Des infirmiers effectuent des gardes de nuit pour répondre aux urgences qui s'y présentent ou pour veiller sur les patients hospitalisés.

Le personnel est composé de seize (16) personnes suivant l'organisation ci-après :

q Une équipe consultante constituée du médecin directeur, de deux internes et une assistante médicale.

q Une surveillante générale qui coordonne les activités et s'occupe du fonctionnement en général de la clinique.

q Un secrétariat composé de deux secrétaires chargées aussi de la caisse et de la pharmacie.

q Une équipe de soins composée de six infirmières assistées de dix stagiaires.

Nous avons parcouru tous les services de la clinique. Au cours de notre passage, nous avons posé des questions concernant les procédures de travail liées à chaque service. Ce travail nous a permis de faire ressortir l'organisation interne de la clinique et de remettre en cause certaines pratiques en vue de les améliorer.

Une fois l'organisation connue, nous avons conçu un logiciel de gestion et de suivi des patients qui englobe la partie comptabilité de la clinique permettant d'éditer : le journal, le grand livre et la balance après avoir analysé et saisi toutes les opérations chronologiquement.

C'est d'ailleurs la mise en place de ce système comptable au sein de la clinique qui fait l'objet de ce mémoire.

Du fait de l'absence d'un comptable nous avons commencé à former la caissière qui pourra jouer ce rôle en attendant que le médecin ait des ressources pour s'offrir les services d'un comptable qualifié. Il est vrai que les postes de caissière et de comptable sont incompatibles mais c'est la meilleure solution qui s'impose à notre avis par rapport à l'ancien système d'autant plus que cette mesure est provisoire.

CHAPITRE 2

La comptabilité est un système d'organisation de l'information financière permettant de saisir, classer, enregistrer des données de base chiffrées d'une part et de fournir, après traitement approprié, un ensemble d'informations conforme aux besoins des divers utilisateurs intéressés d'autre part. Le système comptable est une partie du système d'information qui permet de gérer la comptabilité.

Le règlement comptable comprend 113 articles qui constituent l'émergence d'un droit comptable autonome comprenant entre autres :

· L'obligation de la tenue de comptabilité et les entreprises qui y sont assujetties. Ainsi, chaque entreprise (entité produisant des biens et des services marchands ou non marchands, dans la mesure où elle exerce dans un but lucratif ou non, des activités économiques à titre principal ou accessoire qui se fondent sur des actes répétitifs, à l'exception de celles soumises aux règles de la comptabilité publique) doit mettre en place une comptabilité destinée à l'information externe comme à son propre usage.

· Dans ce cadre, elle enregistre dans ses livres les opérations traitées avec les tiers pour les besoins de la gestion de l'entreprise, établit et présente les résultats de ces opérations dans ses états de synthèse.

· Les livres et documents dont la tenue est obligatoire : livre journal, grand-livre, balance générale des comptes, livre d'inventaire.

· L'organisation de la tenue de la comptabilité et la représentation des informations financières : l'organisation comptable doit permettre l'établissement dans les délais requis d'états financiers réguliers et sincères, donnant une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat de l'entreprise.

Selon le règlement d'exécution de l' UEMOA n° 11/97 relatif à la mise en oeuvre des articles 11 et 13 du règlement comptable, les états financiers sont établis suivant l'un des trois systèmes selon les critères suivants :

il concerne les entreprises qui réalisent un chiffre d'affaires annuel hors taxes supérieur ou égal à FCFA 100 000 000 ( cent millions) ou dispose d'un effectif moyen au cours de l'exercice supérieur à 20 ( vingt) travailleurs.

- un effectif moyen au cours de l'exercice inférieur ou égal à 20 (vingt) travailleurs ;

- un chiffre d'affaires annuel hors taxes, inférieur à FCFA 100 000 000 (cent millions) mais supérieur ou égal à :

La clinique médicale « La Victoire » peut donc être soumise au système allégé mais tout en ayant la faculté d'utiliser le système normal de présentation des états financiers. Elle remplie la condition d'effectif moyen (car ayant 16 travailleurs) et a un chiffre d'affaires annuel moyen d'environ F CFA 11 000 000 (onze millions)

Ce système concerne les entreprises de moindre importance dont le chiffre d'affaires est inférieur à ceux définis pour le système allégé suivant les activités.

Ayant pour objectif essentiel la prestation de services médicaux, la clinique est le centre d'échange entre ces prestations et les paiements correspondants. Ces mouvements de prestations d'une part, de monnaie d'autre part, constituent des flux.

Exemple : Le médecin consulte un patient qui achète le bon de consultation à 3 000 francs.

Afin que la connaissance des mécanismes comptables de la clinique soit la plus précise possible, chaque opération devra subir l'analyse en emplois et en ressources. Chaque opération engendre deux flux égaux :

Le médecin doit tenir un cahier de compte journalier de recettes et dépenses appelé grand journal. Avec l'évolution de l'informatique, il est préférable d'utiliser un logiciel à cet effet. Le compte est la plus petite unité retenue pour le classement et l'enregistrement des éléments de la nomenclature comptable.

Afin de suivre les mouvements qui en résultent pour chaque catégorie d'emploi et de ressource, on a créé un document : le COMPTE. Divisé en deux parties ; il reçoit,

Par convention, la partie gauche est appelée débit, la droite crédit et schématiquement, le compte peut être représenté ainsi (compte en T) :

Le compte enregistre les variations (augmentations et diminutions) des différents éléments de l'entreprise. L'information est :

· Saisie à partir des documents commerciaux (facture, chèque, quittance, relevé bancaire, etc.) ;

· Analysée au moyen de fiches comptables qui la traduisent en langage comptable ; cette analyse, appelée imputation, permet d'affecter les sommes au débit ou au crédit des comptes concernés en vue de leur traitement dans le cadre de la comptabilité de la clinique ;

Un flux représentant un emploi est inscrit au débit du compte ; le compte est débité :

Un flux représentant une ressource est inscrit au crédit du compte ; le compte est crédité :

Exemple : Un patient X achète un bon de consultation à 3.000 francs le 06/05/2007.

Pour une opération on a : Total des débits = Total des crédits. Ce principe, qui implique le débit d'un ou plusieurs comptes et le crédit d'un ou plusieurs comptes pour une somme égale s'appelle « principe de la partie double».Tenir la comptabilité à partie double, c'est tenir simultanément :

Un compte est susceptible de recevoir plusieurs flux, en emplois et en ressources. Lorsque l'on veut connaître la situation du compte, on totalise les sommes du débit et celles du crédit. La différence entre ces deux montants est appelée « solde du compte ».

ü Débit > Crédit : le compte est débiteur ; le solde débiteur est égal à la différence débit - crédit ; il traduit un emploi net.

ü Débit < Crédit : le compte est dit créditeur ; le solde créditeur est égal à la différence crédit - débit ; il traduit une ressource nette.

ü Débit = Crédit : le solde du compte est nul. On dit que le compte est soldé.

Le bilan est un document de synthèse juridico-financier décrivant le patrimoine économique de l'entreprise. Il fait partie des comptes annuels dont l'établissement est obligatoire. Le bilan est, à une date déterminée, la situation économique et financière d'une entreprise dont il présente la liste des éléments actifs et passifs.

Le bilan est composé de comptes représentant des emplois à l'actif (comptes débiteurs) et de comptes représentant des ressources au passif (comptes créditeurs).

Pourtant, chacun de ces groupes de comptes fonctionne en débit et crédit, donc en emploi et en ressource. Mais les comptes de l'actif enregistrent d'abord un emploi (au débit), puis une ressource (au crédit) et restent débiteurs, tandis que les comptes du passif enregistrent d'abord une ressource (au crédit), puis un emploi (au débit) et restent créditeurs.

§ Que les comptes du passif augmentent au crédit et diminuent au débit ; ce qui pourrait se schématiser comme suit :

Cependant, Certains comptes, représentant à l'ordinaire essentiellement des emplois ou des ressources peuvent devenir exceptionnellement créditeurs dans le premier cas, débiteurs dans le second. C'est ainsi qu'on peut notamment rencontrer un compte CLIENT créditeur lorsqu'une avance a été versée, ou un compte BANQUE également créditeur si un découvert est consenti par le banquier.

Le plan comptable harmonise les traitements comptables à partir de trois types de dispositions ; il impose en effet :

- Des règles d'évaluation, des méthodes de calcul et des modes d'utilisation.

L'ensemble des comptes de la comptabilité générale de l'entreprise est réparti en 9 classes :

A l'intérieur de chacune de ces classes, les comptes sont rangés selon une codification normalisée. La liste de ces comptes porte le nom de plan de comptes. (Liste intégrale des comptes et états financiers du Système Comptable Ouest Africain).

L'ensemble du plan de comptes proposé par le SYSCOA est utilisable par toutes les entreprises de l'Union Economique et Monétaire Ouest Africain (UEMOA). Chaque entreprise a la possibilité d'adapter ce plan à son activité tout en respectant le principe de création de compte.

Principe : à l'intérieur de chaque classe, une codification permet d'identifier n'importe quel compte par son numéro. Celui-ci est obtenu par l'application du classement décimal à la classification des comptes qui met en évidence la notion d'appartenance à un ensemble. Ainsi peut-on sans difficulté, par simple lecture du code, replacer un compte dans le contexte comptable et définir son rôle exact.

- AU second rang apparaît le numéro d'ordre dans la classe : le nombre à deux chiffres obtenu caractérise la rubrique à laquelle appartiennent tous les comptes de trois chiffres et plus.

- Le troisième rang définit le compte à trois chiffres que nous utilisons le plus fréquemment.

- A partir du quatrième rang, le plan comptable propose des comptes qui permettent aux entreprises d'effectuer une analyse très fine de leur activité.

Il n'y avait pas de système comptable à proprement parler à la clinique. Ce qui se faisait peut être appelé une comptabilité de caisse.

La caissière qui joue aussi le rôle de secrétaire, enregistre les encaissements dans un cahier. Elle note le nom du patient, le montant perçu et le motif (Achat de médicaments, consultation, soin etc.). Elle fait également des décaissements sur ordre du médecin pour l'achat de produits ou pour le règlement de certaines factures. En fin de journée, elle rend compte au médecin et lui remet la recette.

Aucune analyse des opérations n'était faite de telle sorte qu'en fin de journée il était impossible de dégager la part de chaque opération dans la recette et de quantifier les dépenses selon leur nature pour un suivi efficace.

- Le compte recette : il enregistre les recettes journalières qui transitent par la caisse. Il arrive parfois que certaines opérations ne soient pas enregistrées quand le règlement s'est opéré dans les mains d'une autre personne que la caissière.

- Le compte dépense : il enregistre toutes les dépenses occasionnées au cours de la journée. Ce compte n'enregistre pas les dépenses faites directement par le médecin Directeur lui-même comme pour le loyer, les salaires, l'eau, l'électricité....

La Taxe Professionnelle : cette taxe annuelle qui se calcul en fonction du chiffre d'affaires et des charges locatives est souvent estimé car le mode de comptabilisation ne permet pas de déterminer avec précision le chiffre d'affaires annuel.

L'Impôt Minimum Forfaitaire (IMF) également se détermine à base d'estimations.

La Retenue sur loyer : cette retenue qui devrait normalement être supportée par le propriétaire du bâtiment est payée par la clinique car le propriétaire refuse de voir ses loyers diminués sous peine de les augmenter.

Au vu de ces observations, nous pouvons déduire que la clinique ne dispose pas de comptabilité fiable. Elle est donc forcément exposée à des risques et problèmes que nous avons relevé dans le prochain chapitre.

CHAPITRE 3

La clinique est confrontée à d'énormes problèmes liés à l'absence d'une comptabilité. Le médecin Directeur ne dispose d'aucune source d'information financière lui permettant de se référer au passé en vue d'une meilleure gestion.

Il ne dispose pas non plus d'informations lui permettant, par référence au passé, de prévoir et d'orienter les décisions de gestion.

Il ne peut pas estimer la valeur de sa clinique pour une période donnée ; il lui est donc impossible de présenter des états financiers corrects à un bailleur de fonds, ni réaliser une transaction en présentant son fonds de commerce comme garantie.

Les bases d'imposition des différents impôts et taxes relatives au chiffre d'affaires sont fausses. La clinique risque un redressement fiscal qui peut lui coûter une fortune.

Il ne peut suivre l'évolution de son chiffre d'affaires sur plusieurs exercices consécutifs afin de mesurer ses performances ou encore les comparer à ceux de ses concurrents.

Il lui est également impossible de réaliser une politique commerciale vigoureuse notamment dans la gestion de la relation clientèle faute d'informations fiables sur celle-ci.

L'absence de comptabilité expose la clinique à une faillite latente. Ses biens (matériels, stocks de médicaments, mobiliers ...) n'étant pas référencés et enregistrés, la clinique ne peut donc effectuer aucun contrôle pour conserver son patrimoine.

On peut avoir une trésorerie importante et être financièrement vulnérable tant qu'on ne peut estimer et prévoir les mouvements financiers à court et moyen terme qui peuvent vous affecter. C'est ce que risque la clinique « La Victoire ».

La clinique est aussi exposée en raison de l'absence d'informations comptables fiables à des vols et autres pertes de biens.

Au cours de notre stage, nous avons procédé à l'inventaire des biens de la clinique. Il en ressort la présence des éléments suivants :

· Immobilisations incorporelles : ce poste est constitué d'un logiciel de gestion et de comptabilité que nous avions spécialement conçu pour la clinique. Le coût de ce logiciel est évalué à F CFA 2 000 000 et le compte utilisé est 213 : Logiciels.

· Matériels : dans ce poste, nous retrouvons tout le matériel médical utilisé pour les soins et les analyses. (Confère annexe)

· Immobilisations financières : dans ce poste, nous logeons le compte 2751 : Dépôts pour loyers d'avance. A la création de la clinique, le médecin avait payé une caution de F CFA 600 000 représentant 10 mois de loyers d'avance. Cette caution n'a jamais été touchée.

· Amortissements : Se basant sur les factures, nous avons pu dresser des tableaux d'amortissement pour chaque type d'immobilisation. Ces montants seront incorporés dans le bilan.

Toutes les opérations de la clinique doivent être enregistrées. Les opérations les plus courantes ou ordinaires sont :

C'est l'une des activités principales de la clinique génératrices de revenus. Le compte créé à cet effet est le 706001 : Services vendus, Consultation. Ce compte augmente au crédit et la différence entre son solde final et initial représente le montant des consultations sur une période.

L'écriture à passer lors de l'achat d'un bon de consultation par un patient est :

		Date	Débit	Crédit
570000		Caisse	X
	706001	Consultation		x
		Bon de consult N°

C'est une autre source de revenus de la clinique. Pour réaliser un soin, le médecin a besoin de produits et de médicaments. Le coût des soins dépend donc du prix des médicaments utilisés et du coût du service rendu.

Pour enregistrer donc les soins, l'écriture à passer après avoir constaté la variation de stock et la vente de médicaments est la suivante :

		Date	Débit	Crédit
570000		Caisse	x

	706002	Soins		x
		Quittance de soins N°

Tout comme les soins, les vaccinations sont en partie des produits de la clinique.

L'écriture à passer après avoir constaté la variation de stock de vaccins est la suivante :

		date	Débit	Crédit
570000		caisse	X
	706003	Vaccination		x
		Bon de consult N°

Ce sont également en partie des produits de la clinique. L'hors de l'hospitalisation, le médecin administre des soins, vend des produits et par prévention vaccine le patient contre d'autres maladies auxquels il est exposé.

L'écriture à passer après avoir constaté la variation de stock de médicaments est la suivante :

		Date	Débit	Crédit
570000		Caisse	X+y+z

	701100	Vente de médicaments		x
	706002	Soins		y
	706003	Vaccinations		z
		Quittance de soins N°

Tous ces produits accessoires sont enregistrés au crédit du compte 7078000 : Autres produits accessoires, et la contrepartie au débit d'un compte de trésorerie.

La clinique accorde des crédits à certains de ses clients fidèles. Dans ce cas, dans toutes les écritures passées plus haut, le compte 570000 caisse sera remplacé par le compte du client en question (compte de la classe 4)

Outre les achats de médicaments et les dépenses journalières auxquels la clinique fait face, le médecin directeur règle mensuellement des factures liées aux éléments suivants :

Loyer ; Téléphone ; Electricité ; eau ; Salaires ; Frais financiers ; Achat petite pharmacie, petit matériel ; Fournitures de bureau, livres, documentation ; Cotisations (ordinale, syndicale, abonnement).

Pour bénéficier de la déductibilité de ces charges, il est évident que les factures justificatives doivent accompagner leur déclaration, d'où l'intérêt de conserver soigneusement toutes les factures de dépenses

Champ d'application : Elle est due chaque année par les personnes physiques ou morales exerçant une activité professionnelle non salariée et à titre habituelle sous réserve des exonérations prévues à l'article 234 du CGI.

Base d'imposition : La base du calcul de la taxe Professionnelle se compose de deux éléments :

- le chiffre d'affaires global toute taxes comprises, à l'exception de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), des recettes ou des honoraires, le taux à appliquer sur ce premier élément est de 5%o pour le cabinet médical.

- la valeur locative des locaux (loyers annuels ou valeurs locatives issues des coûts de construction ou valeur locative issue de la méthode d'évaluation par comparaison), le taux à appliquer sur ce deuxième élément est de 6%.

Il est à noter que le droit résultant de la valeur locative ne peut en aucun cas être inférieur au tiers (1/3) de celui effectué sur le chiffre d'affaires. Lorsque c'est le cas, c'est le tiers qui sera retenu pour le deuxième droit.

Champ d'application : Les sommes versées à titre de traitements, salaire, indemnités et émoluments y compris les avantages en nature sont soumises à la taxe sur les salaires. Elle est déductible de la base imposable à l'impôt sur le revenu des personnes physiques ou à l'impôt sur les sociétés. Sont également compris de la base : les commissions, honoraires, courtages et toutes autres rémunérations assimilées payées à des tiers ne faisant pas partie du personnel de l'entreprise.

Taux et paiement de l'impôt : Le taux de la taxe, d'une façon générale, est de 7% et doit être versé mensuellement avant le quinze (15) du mois suivant la période d'imposition.

L'impôt minimum forfaitaire (IMF) s'applique à tout contribuable : personnes physiques ou morales. Art.163 du CGI

L'impôt minimum forfaitaire est déductible de l'IRPP dû pendant l'année de l'exigibilité de cette imposition et les deux années suivantes. En cas de résultat bénéficiaire, L'IMF est retenu lorsqu'il est supérieur au montant de l'IRPP à payer.

Selon l'article 311 du Code Général des Impôts, paragraphe III, 1°) sont exonérés de la taxe sur la valeur ajoutée : les consultations médicales, les soins présentant un caractère médical, toutes les prestations médicales fournies par les hôpitaux, les cliniques et autres établissements assimilés ainsi que les soins prodigués par les vétérinaires, les soins paramédicaux, les frais de prothèses et les analyses de laboratoire ; la clinique médicale est donc exonérée de la TVA sur toutes les prestations à caractère médical et sur plusieurs produits énumérés à l'annexe de la TVA.

L'IRPP est la partie la plus " consistante " des impôts. Pour les professions libérales, l'IRPP est lié à une déclaration des revenus professionnels établie par une personne physique, en l'occurrence le médecin. Cet impôt touche la différence entre le chiffre d'affaire et les dépenses déductibles nécessitées par l'exercice de la profession.

La taxe complémentaire sur le revenu, tout comme l'IRPP se lisent dans le Barème

· 5700000 : Caisse qui reçoit toutes les entrées de fonds en espèces et qui sert à régler des factures d'un montant inférieur à 50 000. Le montant maximum en caisse ne doit pas dépasser la somme de F CFA 400 000. Dès que le montant en caisse devient important, il faudra songer à faire un dépôt sur le compte courant à la banque.

· 5210001 : Banque, Compte courant BTCI. La clinique dispose d'un compte courant à la BTCI , qui est utilisé pour le paiement des factures et autres charges. Au-delà d'une certaine somme, F CFA 50 000 et, d'une façon générale, nous recommandons d'effectuer le maximum de paiements par chèque bancaire pour garder une écriture de la transaction. Il est vivement conseillé que sur le compte courant de la " clinique " ils ne figurent que des transactions relatives à la gestion de la clinique. Ce compte permet, en effet, sur les relevés, d'avoir un contrôle rapide et permanent des entrées et sorties, et donc un bon système de vérification du livre des comptes. L'exploitation de cette gestion et son suivi périodique donnera au médecin, au vu d'un certain nombre d'indicatifs, les résultats et l'évolution de l'activité de sa clinique et les différentes actions de correction à mener pour assainir sa gestion financière (compression de telle rubrique de dépenses, développement de telle activité porteuse....).

· 5210002 : Banque, compte épargne Ecobank. Dès que le compte courant n'est plus assez crédité c'est-à-dire que la plupart des charges du mois sont payés, le médecin peut ordonner un virement de fonds sur le compte d'épargne. Le compte d'épargne engendre des produits financiers.

Pour les recettes, le médecin n'est pas obligé de préciser le nom des patients, car ce cahier, censé être contrôlé par l'inspecteur des impôts, doit préserver le secret médical. Mais la nature de l'acte médical correspondant aux honoraires perçus doit être précisée dans le journal.

La tenue du dossier médical du malade est une obligation professionnelle pour identifier le patient, assurer un suivi précis de sa pathologie et son évolution. Le dossier médical est un document médico-légal justifiant la consultation et l'attitude thérapeutique qui en découle. Le dossier médical doit être soigneusement gardé par le médecin dans une enceinte sûre, fermant à clef. Sa tenue relève de l'obligation du médecin au secret médical. Le dossier doit être archivé et gardé aussi longtemps que possible car un acte médical peut être remis en cause. En effet, en matière pénale la prescription est de cinq ans pour les délits et de vingt ans pour les crimes. En matière civile, elle est également de vingt ans.

Le dossier médical doit contenir les nom, prénom, âge, profession, adresse et téléphone. L'observation médicale rédigée par le médecin doit comprendre les antécédents du patient, et les données de son terrain (poids, taille, constantes, tares et allergies éventuelles, etc.). Ces données restent capitales pour les consultations ultérieures et toute intervention thérapeutique. A chaque consultation un résumé de l'observation nouvelle et du traitement institué sera porté sur le dossier.

Les dossiers des patients seront classés selon un ordre déterminé (alphabétique par exemple) puis rangés en lieu sûr. L'accessibilité sera d'autant plus facilitée que le rangement est simplifié et l'ordre connu.

Il existe sur le marché des meubles spécialement conçus pour le fichier médical, cependant, leur prix est très décourageant et la possibilité de se faire fabriquer un meuble personnalisé incite rapidement à faire le choix logique.

Pour les dépenses, et même pour toutes les pièces relatives à l'activité de la clinique, il faut garder tous les justificatifs ou factures pour pouvoir, le cas échéant, prouver ses dépenses relatives à l'exercice de la profession. Lors de la passation des écritures, les différentes pièces doivent être numérotées dans l'ordre chronologique et rangées dans un classeur ou dans une boîte à archive.

Les biens (matériels, stocks de médicaments, mobiliers ...) doivent être référencés et enregistrés, pour que la clinique puisse effectuer des contrôles et conserver son patrimoine. Il est donc nécessaire d'établir un bilan comptable et de se doter des outils permettant de le mettre régulièrement à jour.

La mise en place d'outils de suivi de la comptabilité permettant d'optimiser la trésorerie garantira à la clinique et à son propriétaire la limitation des incidents de paiement qui, le cas échéant, peuvent survenir assez fréquemment.

Conclusion

La clinique médicale la « VICTOIRE » au-delà de sa fonction médicale et sociale, doit être considérée comme toute autre entreprise avec ses exigences de bonne gestion. Elle emploie du personnel et sauve des vies humaines ; raisons pour lesquelles sa gestion doit être affinée en vue de garantir sa pérennité.

Pour relever ce défi, elle doit se munir d'outils de gestion adéquats prenant en compte tous les aspects de la vie d'une clinique médicale et s'imprégner davantage des règles et principes comptables et fiscaux tout en ayant à l'esprit que la clinique médicale est une véritable entreprise dont il faut prendre soin dans les moindre détails.

En plus, l'informatisation de la clinique sur le plan comptable et médical est d'une grande importance car il est très difficile de suivre l'évolution des comptes et de faire des statistiques sans l'assistance d'une machine.

Enfin, l'archivage rigoureux des dossiers, la prestation efficace de services, l'accueil des patients, l'attention particulière portée envers les patients concourent à une meilleure gestion et à une organisation scientifique du travail dans la clinique et favorisent son essor.

BIBLIOGRAPHIE

1- Philippe MERLE : Droit commercial, Sociétés commerciales 9è édition Dalloz

2- Oumar SAMBE et Mamadou IBRA DIALLO : Le praticien : Comptable Syscoa ; édition 1999 ECJ

ANNEXES

SOMMAIRE........................................................................................i

DEDICACE...................................................................................................ii

REMERCIEMENTS ......................................................................................iv

INTRODUCTION..........................................................................................1

CHAPITRE 1 : CADRE GÉNÉRAL DU STAGE..........................................................3

1. Activités.........................................................................................6

a. La pré- consultation.................................................................6

b. La consultation.........................................................................7

c. L'hospitalisation........................................................................8

2. Services..........................................................................................8

A. Structure...................................................................................................8

B. Notre travail au sein la clinique « La Victoire »...........................9

CHAPITRE 2 :

I. APPROCHE THÉORIQUE..........................................................................12

A. GÉNÉRALITÉS.........................................................................................12

B. PRINCIPES..............................................................................................14

1. Flux .............................................................................................14

2. Opérations...................................................................................15

C. TENUE DES COMPTES............................................................................15

1. Compte.........................................................................................16

3. Notion de solde............................................................................19

4. Comptes et bilan .........................................................................19

a. Définition du bilan.............................................................19

b. Structure du bilan.............................................................20

5. Plan comptable............................................................................21

II. PRATIQUES OBSERVÉES ........................................................................23

A. PRINCIPES : Opérations & Flux .............................................................23

B. TENUE DES COMPTES............................................................................24

C. LES IMPOTS............................................................................................24

CHAPITRE 3 : ANALYSE CRITIQUE......................................................................26

I. CRITIQUES OU INSUFFISANCES RELEVEES.......................................27

B. SÉCURITÉ DES RESSOURCES FINANCIÈRES.........................................28

1. Gestion du patrimoine ................................................................28

2. Vulnérabilité de la trésorerie.......................................................28

3. Risque de déperdition des biens.................................................29

II. PROPOSITIONS.....................................................................................29

1. Comptes.......................................................................................29

2. Enregistrement............................................................................31

a. Les produits.......................................................................31

b. Les charges de gestion......................................................34

c. Les différents impôts .......................................................34

e. Les libellés des opérations................................................38

f. Les pièces comptables, le dossier médical et leur rangement.........................................................................38

1. Gestion du patrimoine ................................................................40

2. Optimisation de la gestion de la trésorerie.................................40

CONCLUSION.............................................................................................................41

Bibliographie......................................................................................a

Annexes............................................................................................b