CHAPITRE 2
STRUCTURE COMPTABLE DE LA CLINIQUE « LA
VICTOIRE »
III. APPROCHE THÉORIQUE
D. GÉNÉRALITÉS
1. Définition
La comptabilité est un système d'organisation de
l'information financière permettant de saisir, classer, enregistrer des
données de base chiffrées d'une part et de fournir, après
traitement approprié, un ensemble d'informations conforme aux besoins
des divers utilisateurs intéressés d'autre part. Le
système comptable est une partie du système d'information qui
permet de gérer la comptabilité.
2. Caractéristiques et Utilité d'un système
comptable
Le règlement comptable comprend 113 articles qui
constituent l'émergence d'un droit comptable autonome comprenant entre
autres :
· L'obligation de la tenue de comptabilité et les
entreprises qui y sont assujetties. Ainsi, chaque entreprise (entité
produisant des biens et des services marchands ou non marchands, dans la mesure
où elle exerce dans un but lucratif ou non, des activités
économiques à titre principal ou accessoire qui se fondent sur
des actes répétitifs, à l'exception de celles soumises aux
règles de la comptabilité publique) doit mettre en place une
comptabilité destinée à l'information externe comme
à son propre usage.
· Dans ce cadre, elle enregistre dans ses livres les
opérations traitées avec les tiers pour les besoins de la gestion
de l'entreprise, établit et présente les résultats de ces
opérations dans ses états de synthèse.
· Les livres et documents dont la tenue est
obligatoire : livre journal, grand-livre, balance générale
des comptes, livre d'inventaire.
· L'organisation de la tenue de la comptabilité et
la représentation des informations financières :
l'organisation comptable doit permettre l'établissement dans les
délais requis d'états financiers réguliers et
sincères, donnant une image fidèle du patrimoine, de la situation
financière et du résultat de l'entreprise.
Selon le règlement d'exécution de l' UEMOA
n° 11/97 relatif à la mise en oeuvre des articles 11 et 13 du
règlement comptable, les états financiers sont établis
suivant l'un des trois systèmes selon les critères
suivants :
· Système normal :
il concerne les entreprises qui réalisent un chiffre
d'affaires annuel hors taxes supérieur ou égal à FCFA
100 000 000 ( cent millions) ou dispose d'un effectif moyen au cours
de l'exercice supérieur à 20 ( vingt) travailleurs.
· Système allégé :
Ce système concerne les entreprises qui ont à la
fois :
- un effectif moyen au cours de l'exercice inférieur ou
égal à 20 (vingt) travailleurs ;
- un chiffre d'affaires annuel hors taxes, inférieur
à FCFA 100 000 000 (cent millions) mais supérieur ou
égal à :
o F CFA 30 000 000 (trente millions) pour les
activités commerciales et négoces ;
o F CFA 20 000 000 (vingt millions) pour les
activités artisanales ;
o F CFA 10 000 000 (dix millions) pour les
services.
La clinique médicale « La
Victoire » peut donc être soumise au système
allégé mais tout en ayant la faculté d'utiliser le
système normal de présentation des états financiers. Elle
remplie la condition d'effectif moyen (car ayant 16 travailleurs) et a un
chiffre d'affaires annuel moyen d'environ F CFA 11 000 000 (onze
millions)
· Système minimal de
trésorerie :
Ce système concerne les entreprises de moindre
importance dont le chiffre d'affaires est inférieur à ceux
définis pour le système allégé suivant les
activités.
E. PRINCIPES
1. Flux
Ayant pour objectif essentiel la prestation de services
médicaux, la clinique est le centre d'échange entre ces
prestations et les paiements correspondants. Ces mouvements de prestations
d'une part, de monnaie d'autre part, constituent des flux.
Exemple : Le médecin consulte un patient qui
achète le bon de consultation à 3 000 francs.
La clinique médicale représentée par le
médecin
Le patient
Flux de service (la Consultation)
Flux financier ( 3 000 francs)
2. Opérations
Afin que la connaissance des mécanismes comptables de
la clinique soit la plus précise possible, chaque opération devra
subir l'analyse en emplois et en ressources. Chaque opération engendre
deux flux égaux :
· l'un constitue le moyen, la ressource permettant
l'opération ;
· l'autre représente l'utilisation, l'emploi qui
en résulte.
Pour notre exemple ci-dessus, on résumera le
schéma comme suit :
o Emploi : disponibilité ou la caisse
(espèces 3 000 francs)
o Ressource : Consultation (ou bon de consultation)
F. TENUE DES COMPTES
Le médecin doit tenir un cahier de compte journalier de
recettes et dépenses appelé grand journal. Avec
l'évolution de l'informatique, il est préférable
d'utiliser un logiciel à cet effet. Le compte est la plus petite
unité retenue pour le classement et l'enregistrement des
éléments de la nomenclature comptable.
1. Compte
a. Principe d'utilisation
Afin de suivre les mouvements qui en résultent pour
chaque catégorie d'emploi et de ressource, on a créé un
document : le COMPTE. Divisé en deux parties ; il
reçoit,
· à gauche les mouvements
« emplois »
· à droite les mouvements
« ressources ».
Par convention, la partie gauche est appelée
débit, la droite crédit et
schématiquement, le compte peut être représenté
ainsi (compte en T) :
Débit
Crédit
Compte
Emploi
Ressource
Le nom du compte est inscrit au sommet du T.
b. Rôle du compte dans la saisie de l'information
comptable.
Le compte enregistre les variations (augmentations et
diminutions) des différents éléments de l'entreprise.
L'information est :
· Saisie à partir des
documents commerciaux (facture, chèque, quittance, relevé
bancaire, etc.) ;
· Analysée au moyen de
fiches comptables qui la traduisent en langage comptable ; cette analyse,
appelée imputation, permet d'affecter les sommes au débit ou au
crédit des comptes concernés en vue de leur traitement dans le
cadre de la comptabilité de la clinique ;
· Enregistrée dans les
comptes.
Factures
Chèques
Quittances
FICHE DE PASSATION D'ECRITURE
Date............. N°..................
N° compte - Libellé Débit
Crédit
D C
D C
D C
D C
analyse
enregistrement
Documents de base
Imputation
Comptes
2. Enregistrement : le jeu des comptes et la partie
double.
D
C
Compte débité
Un flux représentant un emploi est inscrit au
débit du compte ; le compte est
débité :
D
C
Compte crédité
Un flux représentant une ressource est inscrit au
crédit du compte ; le compte est
crédité :
Exemple : Un patient X achète un bon de
consultation à 3.000 francs le 06/05/2007.
D
C
Caisse
3 000
D
C
Consultation
3 000
BON DE CONSULTATION
3 000 F CFA
FICHE DE PASSATION D'ECRITURE
Date : 06/05/07 N° 001
Comptes et libellés
Débit
Crédit
570000 - Caisse 3 000
706001 -Consultation 3 000
EMPLOI
RESSOURCE
Consultation patient X
Pour une opération on a : Total des
débits = Total des crédits. Ce principe, qui implique le
débit d'un ou plusieurs comptes et le crédit d'un ou plusieurs
comptes pour une somme égale s'appelle « principe de la
partie double».Tenir la comptabilité à partie double,
c'est tenir simultanément :
· la comptabilité des comptes du bilan ;
· la comptabilité des comptes de gestion
NB : l'une sert de contrôle pour l'autre.
3. Notion de solde
Un compte est susceptible de recevoir plusieurs flux, en
emplois et en ressources. Lorsque l'on veut connaître la situation du
compte, on totalise les sommes du débit et celles du crédit. La
différence entre ces deux montants est appelée
« solde du compte ».
Trois cas peuvent se présenter :
ü Débit > Crédit : le compte est
débiteur ; le solde débiteur est
égal à la différence débit - crédit ;
il traduit un emploi net.
ü Débit < Crédit : le compte est
dit créditeur ; le solde créditeur est
égal à la différence crédit - débit ;
il traduit une ressource nette.
ü Débit = Crédit : le solde du compte
est nul. On dit que le compte est soldé.
4. Comptes et bilan
a. Définition du bilan
Le bilan est un document de synthèse juridico-financier
décrivant le patrimoine économique de l'entreprise. Il fait
partie des comptes annuels dont l'établissement est obligatoire. Le
bilan est, à une date déterminée, la situation
économique et financière d'une entreprise dont il présente
la liste des éléments actifs et passifs.
b. Structure du bilan
Le bilan est composé de comptes représentant des
emplois à l'actif (comptes débiteurs) et de comptes
représentant des ressources au passif (comptes créditeurs).
Pourtant, chacun de ces groupes de comptes fonctionne en
débit et crédit, donc en emploi et en ressource. Mais les comptes
de l'actif enregistrent d'abord un emploi (au débit), puis une ressource
(au crédit) et restent débiteurs, tandis que les comptes du
passif enregistrent d'abord une ressource (au crédit), puis un emploi
(au débit) et restent créditeurs.
On peut donc dire :
§ Que les comptes de l'actif augmentent au débit
et diminuent au crédit ;
§ Que les comptes du passif augmentent au crédit
et diminuent au débit ; ce qui pourrait se schématiser comme
suit :
+
-
D
C
D
C
+
-
ACTIF
PASSIF
BILAN
Les comptes augmentent du côté où ils sont
inscrits au bilan.
Cependant, Certains comptes, représentant à
l'ordinaire essentiellement des emplois ou des ressources peuvent devenir
exceptionnellement créditeurs dans le premier cas, débiteurs dans
le second. C'est ainsi qu'on peut notamment rencontrer un compte CLIENT
créditeur lorsqu'une avance a été versée, ou un
compte BANQUE également créditeur si un découvert est
consenti par le banquier.
5. Plan comptable
Le plan comptable harmonise les traitements comptables
à partir de trois types de dispositions ; il impose en
effet :
- Des règles d'évaluation, des méthodes
de calcul et des modes d'utilisation.
- Des présentations normalisées des documents de
synthèse ;
- Une classification logique des comptes.
L'ensemble des comptes de la comptabilité
générale de l'entreprise est réparti en 9
classes :
Comptes de Bilan
Comptes de gestion
Classe 1 : Comptes de ressources durables
Classe 2 : Comptes d'actif immobilisé
Classe 3 : Comptes de stocks
Classe 4 : Comptes des tiers
Classe 5 : Comptes de trésorerie
Classe 6 : Comptes de charges des activités
ordinaires
Classe 7 : Comptes de produits des activités
ordinaires
Classe 8 : Comptes des autres charges et des autres
produits
Classe 9 : Comptes des engagements hors bilan
A l'intérieur de chacune de ces classes, les comptes
sont rangés selon une codification normalisée. La liste de ces
comptes porte le nom de plan de comptes. (Liste intégrale des comptes et
états financiers du Système Comptable Ouest Africain).
L'ensemble du plan de comptes proposé par le SYSCOA est
utilisable par toutes les entreprises de l'Union Economique et Monétaire
Ouest Africain (UEMOA). Chaque entreprise a la possibilité d'adapter ce
plan à son activité tout en respectant le principe de
création de compte.
Principe : à l'intérieur de chaque
classe, une codification permet d'identifier n'importe quel compte par son
numéro. Celui-ci est obtenu par l'application du classement
décimal à la classification des comptes qui met en
évidence la notion d'appartenance à un ensemble. Ainsi peut-on
sans difficulté, par simple lecture du code, replacer un compte dans le
contexte comptable et définir son rôle exact.
- La classe constitue le premier
repère et se place au premier rang.
- AU second rang apparaît le numéro d'ordre dans
la classe : le nombre à deux chiffres obtenu caractérise la
rubrique à laquelle appartiennent tous les comptes de
trois chiffres et plus.
- Le troisième rang définit le
compte à trois chiffres que nous utilisons le plus
fréquemment.
- A partir du quatrième rang, le plan comptable propose
des comptes qui permettent aux entreprises d'effectuer une analyse très
fine de leur activité.
En guise d'exemple, nous nous intéresserons à un
compte de la classe 6 :
Exemple : Soit à repérer le compte n°
6281
Il appartient à la classe :
6 Charges des activités ordinaires
A la rubrique :
62 Services extérieurs A
Au compte : 628
Frais de télécommunication
C'est le compte : 6281
Frais de téléphone
IV. PRATIQUES OBSERVÉES
Il n'y avait pas de système comptable à proprement
parler à la clinique. Ce qui se faisait peut être appelé
une comptabilité de caisse.
D. PRINCIPES : Opérations & Flux
La caissière qui joue aussi le rôle de
secrétaire, enregistre les encaissements dans un cahier. Elle note le
nom du patient, le montant perçu et le motif (Achat de
médicaments, consultation, soin etc.). Elle fait également des
décaissements sur ordre du médecin pour l'achat de produits ou
pour le règlement de certaines factures. En fin de journée, elle
rend compte au médecin et lui remet la recette.
Aucune analyse des opérations n'était faite de
telle sorte qu'en fin de journée il était impossible de
dégager la part de chaque opération dans la recette et de
quantifier les dépenses selon leur nature pour un suivi efficace.
E. TENUE DES COMPTES
Il n'y avait que 2 comptes :
- Le compte recette : il enregistre les
recettes journalières qui transitent par la caisse. Il arrive parfois
que certaines opérations ne soient pas enregistrées quand le
règlement s'est opéré dans les mains d'une autre personne
que la caissière.
- Le compte dépense : il
enregistre toutes les dépenses occasionnées au cours de la
journée. Ce compte n'enregistre pas les dépenses faites
directement par le médecin Directeur lui-même comme pour le loyer,
les salaires, l'eau, l'électricité....
F. LES IMPOTS
La Taxe Professionnelle : cette taxe
annuelle qui se calcul en fonction du chiffre d'affaires et des charges
locatives est souvent estimé car le mode de comptabilisation ne permet
pas de déterminer avec précision le chiffre d'affaires annuel.
L'Impôt Minimum Forfaitaire (IMF)
également se détermine à base d'estimations.
La Retenue sur loyer : cette retenue qui
devrait normalement être supportée par le propriétaire du
bâtiment est payée par la clinique car le propriétaire
refuse de voir ses loyers diminués sous peine de les augmenter.
Au vu de ces observations, nous pouvons déduire que la
clinique ne dispose pas de comptabilité fiable. Elle est donc
forcément exposée à des risques et problèmes que
nous avons relevé dans le prochain chapitre.
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