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Conception des tableaux de bord du pôle Moyens Communs Poste Maroc (DR Fès)

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par Kenza REMMAL
Ecole Nationale de Commerce et de Gestion Oujda ( ENCGO) - Diplôme ENCG 2007
  

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(Université 9k1ohammed 1er
Eco1eNationaCe de Commerce et de .Oestion Oujda
(ENC.OO)

Rapport de stage de fin d'études sous Ce thème :

CONCEPTIONDES TABLEA(UX &E BOR& '(U PÔLE
9k1O,YENS Coe 9k1(UNS IDE POSTE 9k1AROC

Stage effectué au Poste 9k1aroc (Direction Régiona~e Fès~
du 15 mai au 15juiffet 2008

Réalisé par:

- 9k1Cre. Xenza RE 9k1 9k1AL
N2 d'inscription : 15

Encadré par:

- 9k1r. RachidEL 34LA
Pro esseur universitaire

- 9k1r. Fouad 3a~i COER.O(UI Che de service du pôCe 9k1oyens communs

(Université 9k1ohammed 1er
Eco e-ationaCe de Commerce et de .Oestion Oujda
(Ee-C.OO)

Rapport de stage de fin d'études sous Ce thème :

CO-MEPV70e-DES VIBLEAWC DE Bon) D(U PÔLE

9k1olfEe-S coe9k1(Ue-S DE PoSVE 9k1AR~~

Stage effectué au Poste 9k1aroc (Direction Régiona~e Fès~
du 15 mai au 15juiffet 2008

Réalisé par:

- 9k1Cre. 7(enza RE9k19k1AL
e-2 d'inscription : 15

Encadré par:

- 9k1r. RachidEL 34LA
Pro esseur universitaire

- 9k1r. Fouad 3a~i COER.O(UI Che de service du pôCe 9k1oyens communs

DEDICACE

« Les promesses n'engagent que ceux qui (es reçoivent »

,pacques Chirac

Extrait crujourna( Leeloncre - 22 Février 1988

Remerciement

(Nous tenons à remercier la direction de Poste Maroc pour son accueil, notre encadrant le che de service du pôle Moyens Communs Mr 'ouadJIali CJIERGVI pour sa bienveillance de vouloir nous encadrer dans notre stage de in d'études, également nous remercions tout le personnelde Poste Maroc

(Direction Régionale 'ès) spécialement Mr

Addessalam JIORMATALAJI, Mr JIassan

BOVJIAMIDI, Mr 'ahd SLAMTI pour leur
soutien, leur aide et leur disponibilité tout au long

de notre stage.

(Nous remercions aussi le Directeur de l'Ecole
(Nationale de Commerce et de Gestion D'Oujda Mr
El bekaï 7QE S SAB , notre encadrant pédagogique
Mr. Rachid EL JII1A pour son suivi et ses
conseils judicieuA, ainsi que tous les gens qui nous

ont aidé à accomplir ce travail.

SO11J4I~E INTRODUCTION . .. 1
Chapitre 1 : Présentation de Poste Maroc

Section 1 : Identification générale de l'organisation 5

1.1 - Fiche technique Poste Maroc 5

1.2 - Historique et Perspectives de développement de Poste Maroc 5

Section 2 : Structure organisationnelle de Poste Maroc

2.1 - Implantation géographique 7

2.2 - Analyse de l'organisation 7

2.2.1 - La structure des ressources humaines 7

2.2.2 - Organigramme de l'organisation 8

2.2.3 - Le système d'information au Poste Maroc 11

Chapitre 2 : Conception des tableaux de bord du pôle « Moyens Communs » du Poste Maroc (DR Fès)

Section 1 : Cadre conceptuel 14

1.1 - Définition . 15

1.2 - Principes de conception 16

1.3 - Les éléments clés d'un tableau de bord 16

1.3.1 - La conception générale .. 17

1.3.2 - Les instruments fondamentaux .. 18

1.4 - Les enjeux des tableaux de bord . 23

1.4.1 - Les apports des tableaux de bord .. 23

1.4.2 - Les limites des tableaux de bord traditionnels .. 24

Section 2 : Démarche de conception des tableaux de bord du pôle Moyens Communs

2.1 - Présentation de l'organigramme du pôle Moyens Communs 25

2.2 - Définition des objectifs stratégiques des services . 26

2.3 - Conception des tableaux de bord des services 29

2.3.1 - Service Bâtiment . 29

2.3.2 - Service Achat 33

2.3.3 - Service Informatique . 35

2.3.4 - Service Comptabilité et Finance . 37

2.3.5 - Exemple de tableau de bord financier .. 39

CONCLUSION . 41

BIBLIOGRAPHIE 43

WEBOGRAPHIE 43

49&94

D

ans le cadre de la formation à l'Ecole Nationale de Commerce et de Gestion d'Oujda (ENCGO), le stage de fin d'études dans les organisations publiques ou privées constitue une nécessité pour

compléter et mettre en oeuvre la formation acquise au sein de l'Ecole tout au long des années d'études.

Pour cela, nous avons choisi l'Etablissement Poste Maroc (Direction Régionale Fès) comme lieu pour passer durant deux mois notre stage et réaliser notre projet de fin d'études. L'objectif visé à travers ce projet est d'apporter une solution à une problématique définie concernant l'établissement d'accueil.

Poste Maroc est un établissement public à caractère commercial, opérant sur le marché marocain au niveau des services de courrier, de messagerie et des services financiers. C'est une organisation qui joue un rôle dynamique dans son secteur d'activité surtout avec ses nouvelles stratégies de restructuration et de mise à niveau adoptées pour renforcer son épanouissement et son image de marque chez le public.

Une caractéristique fondamentale de ce stage de fin d'études c'est qu'il se base sur une thématique bien définie, dans le but de nous permettre d'apporter des solutions à une situation donnée, proposer des solutions et fournir une valeur ajoutée à l'établissement d'accueil.

En parallèle avec ces objectifs pédagogiques, le stage doit nous aider à la découverte du milieu professionnel et à l'amélioration de notre capacité d'intégration au niveau relationnel et humain, afin d'optimiser le rendement de cette opportunité.

Après la concertation avec notre encadrant de stage et notre encadrant pédagogique nous avons opté pour la thématique suivante :

« La conception des tableaux de bord du pôle Moyens Communs »

Le choix de cette thématique n'est pas aléatoire, car elle est justifiée par les nombreuses limites relevées au niveau du tableau de bord existant de Poste Maroc. Ce tableau de bord est à la fois traditionnel et dépassé vu sa focalisation sur les axes des objectifs et des réalisations commerciales des différents produits de Poste Maroc.

Cette conception traditionnelle n'est plus adaptable avec les nouvelles approches de conception des tableaux de bord actifs.

A travers notre projet de fin d'études nous avons essayé d'adopter une nouvelle démarche de conception, afin de mettre en place des tableaux de bord dynamiques capables de refléter la performance réelle de l'établissement d'accueil. Ces tableaux de bords sont jugés dynamiques vu la possibilité d'actualisation au niveau des périodicités de calcul ainsi qu'au niveau de la nature des indicateurs qui peuvent être changés selon les besoins émergents des différents services. Dans notre thématique, le pôle « Moyens Communs » a été choisi comme le champ de notre application, dont la démarche de conception y suivie peut être adoptée pour les autres pôles de Poste Maroc.

Ces tableaux de bords conçus, vont aider les différents responsables à cerner l'activité de leurs services suite aux avantages que peuvent apporter ces tableaux tels que :

- la possibilité d'assurer le suivi et le contrôle des activités majeures de chaque service, en se basant sur ces tableaux comme outil de communication et d'information.

- Anticiper les dysfonctionnements éventuels qui peuvent surgir au niveau des services.

- L'analyse de la performance des activités des services par la comparaison entre les objectifs visés et les différents résultats obtenus dans une période donnée.

- Permettre via les écarts et les constatations obtenus de formuler des décisions et de changer si nécessaire les stratégies et le mode de gestion adoptés par les responsables des services.

La construction de ces tableaux de bords est soumise certainement à des conditions de base qui facilitent et permettent la réussite de la démarche, telles que :

- La coopération primordiale des responsables lors de la collecte des informations, soit au niveau des entretiens ou au niveau d'accès aux différents documents de travail.

- L'obligation d'avoir un esprit de synthèse et d'analyse, afin de collecter le plus d'informations dans un temps qui vous ai limité tout en ayant l'aptitude de pouvoir distinguer l'information pertinente à celle facultative.

- La nécessité d'assimiler la nature et le vocabulaire de l'activité de chaque service avant d'entamer la conception, cela pour déterminer d'une manière

mesurée et ciblée les objectifs stratégiques de chaque entité ainsi que les indicateurs qui en dépendent.

Sauf ces conditions, la conception des tableaux de bord s'avèrent presque impossible, sans négliger d'ailleurs le rôle du sens de l'écoute, la communication et surtout la patience à recevoir et à véhiculer l'information.

Dans le présent rapport, on aura deux chapitres, le premier pour la présentation générale de l'établissement d'accueil, le deuxième pour notre thème de projet.

Dans le premier chapitre, nous allons présenter les différents aspects organisationnels de Poste Maroc au niveau de son identification générale, son parcours historique et ses perspectives de développement dans son secteur, son organisation hiérarchique et d'autres aspects ayant pour objectifs principaux de donner une vision globale sur l'identité et le fonctionnement général de l'établissement d'accueil.

Pour le deuxième chapitre, il sera consacré pour le cadre thématique de notre projet, cela en débutant par un cadre conceptuel, permettant de cerner les différents principes théoriques de conception , les limites et les apports de cette méthode par rapport à celle traditionnelle, et en aboutissant par la suite à notre propre démarche de conception basée sur la formulation des objectifs stratégiques de chaque service, la construction des indicateurs et enfin l'élaboration des différents tableaux de bord appropriés.

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"Je ne pense pas qu'un écrivain puisse avoir de profondes assises s'il n'a pas ressenti avec amertume les injustices de la société ou il vit"   Thomas Lanier dit Tennessie Williams