Paragraphe 3 : le système d'information
I- Définition :
Le système d'information prenant une place plus
importante au sein d'une entreprise, il est constitué par :
Ø L'ensemble des informations circulant dans
l'entreprise
Ø L'ensemble des moyens et procédures de
recherche, de saisie, de traitement de ces informations.
Dans le but de les restituer sous une forme directement
utilisable au moment utile afin de permettre la prise de décision
stratégiques ou tactiques et d'améliorer le fonctionnement
opérationnel de l'entreprise.
Le système d'information est donc en
interactivité avec le système opérant qui lui fournit des
informations et le système de pilotage auquel il fournit ces
informations et duquel il reçoit des décisions entraînant
des réactions sur le système opérant.
Une autre définition peut être reprise pour
cerner la notion :
H-C-Lucas analyse le système d'information comme
« l'ensemble des procédés organisées qui
permettent de fournir l'information nécessaire à la prise de
décision et/ou au contrôle de l'organisation ».
Les procédures de circulations et d'opération
sur les informations constituent l'élément le plus
opérationnel mais aussi ; bien sûre ; le plus difficile
à mettre en ouvre dans le système d'information.
II- Les buts d'un système d'information
D'après J-L Peaicelle on distingue trois buts
essentiels :
Ø Le contrôle : le système
d'information est la mémoire de l'organisation, il traite des
informations concernant le passé et permet de constituer un historique
des situation, ce qui rend possible la détection des anomalies dans
l'évolution. Il doit donc présenter comme
caractéristique : la fiabilité.
Ø La coordination : le système
d'information présente aussi un aspect dynamique car il traite aussi les
informations concernant le présent et doit assurer la coordination entre
les différents services (circulation des documents accompagnant les
flux). Il doit donc présenter comme caractéristique : la
rapidité.
Ø La décision : le système
d'information traite aussi des informations concernant le futur. Il doit
permettre la construction de scénarios et grâce à la
simulation, il rend possible le choix d'une solution et donc la prise de
décision. Il doit donc présenter comme
caractéristique : la pertinence.
III- Les fonctions d'un système d'information
Ø L'écoute : les entreprises,
insérées dans un environnement concurrentiel et évolutif,
doivent faire de gros efforts pour être à l'écoute des
évolutions naissantes des changements qui se dessinent dans les
comportements des consommateurs pour saisir les opportunités et
localiser les menaces de toutes sortes qui peuvent se présenter.
« l'entreprise compétitive et celle qui sait se doter d'un
système d'information efficace ». cette écoute
« externe », qui collecte des ifnormations qualitatives et
quantitatives utiles pour l'action à moyen et long terme, doit se
doubler d'une écoute « interne » pour capter les
informations concernant les informations de l'entreprise elle-même.
Ø La collecte : on distingue la collecte
ponctuelle pour éclairer une décision particulière, non
répétitive et la collecte systématique qui implique une
information formatisée, structurée, hiérarchique,
stockée en attente d'utilisation pour résoudre des
problèmes répétitifs. Cette collecte nécessite la
saisie sur un support (papier, disque magnétique...) permettant la
conservation, le traitement ou la communication des informations.
Ø La mémorisation : les stockage des
informations suppose l'utilisation de moyens techniques (dossiers, fichiers...)
et organisationnels (méthode de classement, d'archivage...). Cette
fonction est primordiale pour le contrôle car elle permet la conservation
de l'historique indispensable pour suivre l'évolution des variables
essentielles.
Ø Le traitement : c'est le processus qui permet
d'obtenir les résultats. Il peut être manuel ou
informatisé. Rappelons qu'il est important de ne pas confondre
conception du système d'information et informatisation même si un
nombre important de taches sont informatisées.
Ø La transmission : les lieux de saisie, de
traitement et de d'utilisation des informations sont souvent
différentes.
On distingue la circulation verticale descendante (
directives, ordres...) et ascendante (reporting, comptes rendus...) de la
circulation horizontales facilitant la coordination entre les divers
services.
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