2.1.6. Plan de classement et Tableau de gestion d'archives
2.16.1. Plan de classement ou cadre de classement
« C'est un plan directeur établi pour le classement
de l'ensemble des documents conservés dans un service d'archives, par
fonds, séries et sous- séries. » 17
Un plan de classement et un cadre préétabli qui
fixe au sein d'un service d'archives la répartition des fonds entre de
grandes divisions méthodiques, appelées séries et
sous-séries.
17Direction des Archives de France, Pratique
archivistique Française, 2005, p.23.
27
2.1.6.2. Le tableau de gestion d'archives :
« Les données recueillies par l'archiviste au
cours de son recensement des documents issus des activités du service
(détermination de leur cycle de vie, évaluation de
l'intérêt historique des documents) sont formalisés dans un
document synthétique communément appelé Tableau de gestion
ou tableau d'archivage, ou encore tableau de tri ou de conservation. C'est un
outil de gestion prévisionnelle du cycle de vie des documents, et permet
d'évaluer les besoins en espaces d'archivage court, moyen et long terme.
Il précise et motive le traitement final à appliquer à
chaque document (élimination, tri, conservation).
Le tableau se présente généralement sous
la forme d'un tableau de cinq colonnes :
- Colonne Catégorie de documents :
Elle contient le recensement des documents produits ou reçus par le
producteur, classés selon le classement s'il en existe.
- Colonne Service : Il s'agit là de
déterminer la provenance des documents.
- Colonne de Durée d'utilité
administrative(Dua) :
La durée d'utilité administrative est
calculée à compter de la date du document, de l'ouverture et de
fermeture du dossier Par exemple au bout de combien de temps le dossier doit
être conservé au bureau.
- Colonne Sort final : c'est décider
le sort final du document en terme d'élimination, de tri, de
conservation ou encore de destruction parfois codifiés par des lettres
E, T, C, D. »18
Le tableau de gestion est l'état des documents produits
par un service ou un organisme, reflétant son organisation et servant
à gérer ses archives courantes et intermédiaires et
à procéder à l'archivage de ses archives historiques. Il
fixe pour chaque type de document le délai d'utilité
18 Direction des Archives de France, Instruction pour
le tri et la conservation aux archives communales des documents
postérieurs à 1982 produits par les services et
établissements publics, paris, 1993, p.22.
28
administrative, délai de versement au service
d'archives compétent pour les recevoir, traitement final et les
modalités de tri à lui appliquer.
Exemple de Tableau gestion d'archives :
Tableau n°3
|
Catégorie des documents
|
service
|
dua
|
Sort final
|
observation
|
|
Elections politiques : instructions générales
|
Ministère de l'intérieur
|
Jusqu'au scrutin
2012
|
C
(conservation)
|
|
|
aménagement
|
Ministère de l'urbanisme
|
15 ans
|
D (détruire)
|
|
|
Liste des
candidats
admis au
Baccalauréat
|
Ministère de l'éducation
|
2 ans
|
T (tri)
|
Cela facilite
de trouver
les dossiers
individuels
|
| 
