2.1.3. Les centres de documentation :
« Certains services d'archives régionales ou
départementales offrent au public (administratif ou non) un
équipement particulier : le centre de documentation administrative. Les
fonctionnaires des différents services ou le public qui
s'intéressent à des questions purement administratives y trouvent
les publications officielles du gouvernement, des collectivités, une
bibliothèque d'ouvrages juridiques, administratifs ou de documentation
générale ainsi que des dossiers de presse.
Un tel centre sera équipé comme une salle de
bibliothèque : table de consultation, meuble de rangement ou de
présentation de collections, fichiers pour catalogues. Toutefois, un
équipement séparé multiplie les postes de travail.
»12
11 Direction des Archives de France, pratique
archivistique Française, 2005, p.443.
12 Direction des Archives de France, Pratique
archivistique Française, 2005, p.23.
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Les centres de documentation sont les services d'archives qui
disposent d'une bibliothèque historique qui vient compléter les
fonds proprement archivistiques.
Dans certains cas, l'usage des bibliothèques des
archives est strictement réservé au personnel.
2.1.4. Document et document d'archives :
« Pour qu'on puisse parler de documents d'archives, il
faut que ces documents aient été produits dans l'accomplissement
de ce que nous pouvons appeler, au sens large, une activité
administrative ou de gestion, soit publique, soit privée. »13
2.1.4.1 Document
« Le document est tout support d'information, y comprit
les données qu'il renferme. Ces données sont lisibles par l'homme
ou par machine. » 14
Le document constitue un support
d'informations lisibles par l'homme ou par machine.
2.1.4.2 Le document d'archives
Le document d'archives est un document créé,
reçu et préservé à titre de preuve et d'information
par une personne physique ou morale dans l'exercice de ses obligations
légales ou la conduite de son activité.
Il en ressort que, tant qu'il n'est pas
appréhendé dans sa dimension de trace d'une activité, de
preuve et de témoignage d'un acte ou d'un événement que
l'on peut localiser et dater, le document ne peut être qualifié
d'archives. Autrement dit un document d'archives regroupe non seulement un
contenu (message), mais aussi une provenance, une raison d'être, un
destinataire, un contexte.
13 Direction des Archives de France, Pratique
archivistique Française, 2005, P.23.
6 Association des archivistes du Québec, classification et
classement des archives, 1997, P.4.
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