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FONCTIONNEMENT DE L'OFFICE CONGOLAIS DE CONTROLE
Nous parlerons que sur le fonctionnement de trois services qui
se présente de la manière suivante :
1. Le service budget
Ce service s'occupe de contrôle budgétaire, il
assure le contrôle permanent des activités de l'OCC et en valeur
exprimé sous forme des écarts par rapport à la
prévision approuvée, comparer périodiquement les
réalisations avec prévisions correspondantes, calculer leurs
écarts à l'unité technique, analyser, c'est-à-dire
en cherchant les causes et en déterminer les conséquences.
Les fiches, les annexes de bons selon leur crédit et ce
par rapport au planning de la trésorerie pour voir leur
conformité avec les montants sur le bon. Les bons d'engagement des
dépenses sont établit à partir de service même,
transmis à la comptabilité par un carnet de transmission,
delà ils sont transmis au chef de division administrative et
financière sous signature.
Lors de paiement, le service budget prélève le
montant payé dans le cahier d'enregistrement de dépense
journalière. Et à la fin du mois, les écarts
budgétaires, si possible les exprimer en pourcentage, dresser dans un
tableau au budget de trésorerie et d'investissement et aussi un planning
de trésorerie hebdomadaire qui doit être présenté au
chef de la division administrative et financière pour parer aux
écarts négatifs ou significatifs.
Ce service comprend les documents suivants:
Ø Le carnet d'enregistrement de bon définitif et
celui de bon provisoire
Ø Un plan comptable
Ø Les fiches budgétaires, mais ce service
utilise aujourd'hui un carnet de dépenses journalières
Le service de budget pour mener à bon port ses
attributions est subdivisé en trois bureaux correspondant aux trois
budgets établis par le service. Il s'agit de :
· Bureau budget d'exploitation qui s'occupe de la
production et des charges d'exploitations,
· Bureau budget d'investissement qui s'occupe de la
production des acquisitions au sein de l'office,
· Bureau budget de trésorerie qui s'occupe
à la fois d'encaissement et décaissement et le solde finale.
2. Le service comptabilité
Ce service s'occupe de la comptabilité de toutes les
opérations effectuées par l'Office au sein de son entreprise.
Il est composé de quatre bureaux :
Ø Bureau banque,
Ø Bureau caisse,
Ø Bureau tiers clients,
Ø Bureau tiers fournisseurs et tiers personnels.
a)Bureau banque
S'occupe de la journalisation de toutes les opérations
de l'office qui passent en banque selon la nature des prestations.
Les opérations peuvent être des plusieurs
sortes, soit le versement de l'office dans son compte, les versements des
clients dans le compte de l'office, le paiement de l'office à un
fournisseur par voie bancaire, etc.
b) Bureau caisse
Ce bureau comprend deux branches à savoir : caisse
recettes et caisse dépense.
La caisse recette : s'occupe de la
journalisation de toutes les opérations ayant trait à
l'entrée de fonds dans l'office.
La caisse dépense : s'occupe de
toutes les opérations ayant trait à la sortie de fonds dans
l'office.
Après journalisation des différentes
opérations au niveau des bureaux cités ci-haut, ces bureaux
tirent de document (journal, grand livre, balance)
NB : nous tenons à dire que les deux caisses qui
font partis de ce bureau, sont des caisses de service de trésorerie,
mais qui se trouvent à ce niveau.
c)Bureau tiers clients
Il journalise au niveau de fiche de toute créance de
l`office suivant les clients, ici est client, que tout celui qui paie à
terme.
d) Bureau tiers fournisseurs et tiers
personnel
Il journalise au niveau des fiches des dettes que l'office
doit à ses fournisseurs, d'une part et d'autre part les dettes
vis-à-vis ses agents et cela vice-versa.
3. Le service trésorerie
Il existe dans ce service deux bureaux :
Ø Bureau caisse recette
Ø Bureau caisse dépense
Il revient à noter que le fonctionnement de ces deux
bureau est explicité ci-haut.
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