A. Proposition des solutions
manuelles
Nous allons proposer les solutions manuelles en trois volets :
Du point organisationnel
- Respect strict des tâches reconnues à chaque
agent. Ceci permettra
de savoir exactement qui fait quoi16 ;
- Supprimer le site OLOGRAM qui participe dans la gestion. En
effet, ce
site étranger au système peut constituer une source
de la circulation de faux documents par le fait que les documents qui aident ce
site à imprimer des actes de naissance ne sont viables ;
- Détacher le poste de réception auprès du
préposé de l'état - civil ;
- Supprimer le poste de dactylographie et le remplacer par celui
de la
réception ;
- Que l'UNICEF mette à la disposition des communes les
registres de
naissance au moins un mois avant le début de chaque
année civile;
- Prévoir des armoires qui se ferment à clé
pour conserver les documents
sensibles du service.
Du point de vue informationnel
- La mise hors circulation de l'acte de naissance imprimé
par OLOGRAM. Non seulement que cet acte n'est juridiquement pas valide mais
aussi nous remettons en cause son processus d'élaboration ;
- Ce déclassement entrainera la suppression du tunnel qui
lie OLOGRAM au service de l'état - civil. En effet, les infos qui
circulent entre ces deux sites ne sont pas sécurisées ;
- Classer les documents dans des rayons pour faciliter la
recherche des informations ;
- Ne pas traîner beaucoup de documents sur les tables de
travail qui servent en même temps de réception ;
- Classer les registres dans les armoires par ordre
d'années.
Du point de vue technique
- Qu'on sépare le service de l'état- civil de celui
de la population ;
- Achat des chaises ergonomiques répondant aux conditions
d'un bureau moderne ;
- Fournir le service des matériels suffisants pour qu'il
ne soit pas souvent en rupture de stock (registres des naissances,
matériels de bureau);
- Achat d'un extincteur pour le local ;
- Changer des armoires simples en des armoires plus complexes
capables de contenir beaucoup de documents ;
- Prévoir des tables de travail avec tiroirs.
16 Selon henry Fayol, cité par l'assistant
Malenga JM., un travail reparti se fait bien et vite.
Avantages et inconvénients des solutions
manuelles
1. Avantages des solutions manuelles
- Accroissement de la sécurité des documents ; -
Allégement des tâches du préposé ;
- Adaptation des agents au travail ;
- Livraison d'un acte de naissance juridiquement valide.
2. Inconvénients des solutions
manuelles
- L'oubli est inhérent à la nature humaine ;
- La mémoire humaine se fatigue face à la monotonie
;
- Le manque de reconnaissance d'un enfant déjà
enregistré ici ou ailleurs ;
- La lenteur des recherches des informations ;
- La persistance d'erreur liée à la nature humaine
capable d'entraîner un nombre exagéré d'enregistrés
par rapport à la réalité.
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