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Développement d'une application web pour l'optimisation du processus d'archivage et d'accès aux données d'une entreprise. Cas de Bell Equipement.

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par Freddy ILUNGA KADIATA
Université Protestante de Lubumbashi (UPL) - Graduat 2015
  

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I.3.2. EXIGENCE DE L'ARCHIVAGE ELECTRONIQUE

L'archivage électronique est un processus (système) sensible, pour sa réalisation il doit répondre à certaines exigences.

§ L'intégrité des documents : cela consiste en la protection du document garantir qu'il ne subisse aucun ajout, ni aucune modification qui pourrait altérer ou entrainer sa destruction.

§ La pérennité des données : elle consiste à maintenir dans le temps l'intégrité des données. En effet, un document doit être lisible à n'importe quel moment. Un stockage sur de formats standards normalisés et pérennes facilite les choses (PDF, etc.).

§ La sécurité des documents : il s'agit ici d'assurer la sécurité physique des locaux et des données. Ça se fait par le biais des règles de sécurité pour les bâtiments (l'anti-intrusion, lutte contre l'incendie, etc.), la sauvegarde ou duplication des documents.

§ L'authenticité des documents : le manuel de spécifications Moreq2 explique qu'il s'agit de prouver qu'un document est bien original. Pour cela, il faut prouver que le document est bien celui qu'il prétend être, qu'il a été créé ou envoyé, et qu'il a été créé ou envoyé à la date prétendue.

C'est là en quelque sorte les exigences qu'il faudrait observer sur l'archivage électronique.

Ces exigences permettent ainsi de faciliter l'accès à l'information, de répondre aux exigences légales de conservation et de communication et de relever le défi de l'obsolescence technologique.

Il reste à signale que l'archivage électronique est une fonction à ne pas confondre ni avec la « sauvegarde informatique » ni avec la « gestion électronique des documents (GED)». Effectivement, la sauvegarde informatique se contente uniquement à stocké les données pour les restauré en cas de pannes elle est conçue pour une conservation à court terme et son support est inexploitable en dehors de son environnement technique. De plus, la sauvegarde ne respecte pas les règles de classement, de mise à disposition, de sécurité, de pérennité et de traçabilité. La gestion électronique des documents appelé aussi `'GED'', contrairement à l'archivage électronique, permet la modification de documents et la coexistence de plusieurs versions d'un même document par leur propriétaires. Elle peut même permettre la destruction des documents ce qui viole l'intégrité des documents et trahit les exigences de l'archivage électronique.

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