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Développement d'une application web pour l'optimisation du processus d'archivage et d'accès aux données d'une entreprise. Cas de Bell Equipement.

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par Freddy ILUNGA KADIATA
Université Protestante de Lubumbashi (UPL) - Graduat 2015
  

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I.1.2.4 PRINCIPES DE GESTION DES ARCHIVES

Les principes et les techniques relatifs à la gestion des archives font l'objet d'une des disciplines participante des sciences de l'information: l'archivistique. Les deux concepts de base de cette discipline sont :

· Le principe du respect des fonds : qui impose de traiter les documents en fonction de leur provenance et non de leur sujet, ce qui implique de les classer et de les inventorier sans perdre de vue leur lien organique avec l'entité qui les a produit.

· La théorie des trois âges : cette théorie a déjà était signalé un peu plus au déçu. En archivistique, on considère que le cycle de vie du document est divisé en trois périodes : courantes (Active), intermédiaire et définitive (1èr, 2èm, 3èm).

Les archives naissent dans les bureaux en vue d'une action plus précise, puis conservent un intérêt plus ou moins à long terme. Des bureaux aux Archives, les documents connaissent trois étapes d'utilisation :

Ø Les archives courantes (Dossiers vivants): regroupent les documents qui sont nécessaire à l'activité des services qui les ont produits. Les services les conservent à proximité des utilisateurs et de leur bureau pour le traitement des affaires courantes.

Ø Les archives intermédiaires: celle qui ne sont plus d'usage courante mais doivent être conservées temporairement, pour des besoins administratives et juridique. Ils sont conservés à proximité des bureaux, souvent dans un local dédié dit de pré archivage.

Ø Les archives définitives : celle dont l'utilité administrative ou de gestion est éteinte et qui ont vocation à être conservé pour des raisons historiques ou patrimoniales. Elles sont versées dans les services d'archives compétentes pour être conservés indéfiniment.

Tableau de cycle de vie des archives

Figure 2:Tableau de cycle vie des archives

A l'issu de la durée légale ou règlementaire de conservation, les archives intermédiaires font l'objet d'un tri et sont soit conservées définitivement soit éliminées.

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"Il existe une chose plus puissante que toutes les armées du monde, c'est une idée dont l'heure est venue"   Victor Hugo