E/ L'importance d'un comité de pilotage pour
assurer l'alignement
Concernant la gestion du projet, le terme de «
gouvernance » peut être sujet à des ambiguïtés.
Les entreprises ont des interprétations différentes de ce que
signifie ce terme, et ont, pour une grande majorité, des
mécanismes de gouvernance qui leur sont propres.
Toutefois, définir une gouvernance de projet implique
nécessairement d'établir une organisation du projet, de
définir les rôles et responsabilités des acteurs
impliqués, d'identifier
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et former les compétences clés et enfin de
définir les instances de pilotage et de suivi du projet (Deixonne,
2011).
Autrement dit, la mise en oeuvre d'une gouvernance cherche
à résoudre la problématique de la circulation efficace des
informations afin de faciliter les prises de décision et le suivi du
projet. L'absence de consensus sur la mise en oeuvre d'une gouvernance
adéquate constitue un facteur critique de succès d'un tel projet
et la plupart des entreprises se rendent désormais compte de
l'importance de cet aspect.
Un aspect de la gouvernance d'un projet ERP qui a
généralement fonctionné et qui vient soutenir la
stratégie de l'entreprise tout au long du projet est la constitution
d'un comité de pilotage. Les différents auteurs s'accordent
à dire que ce dernier aura un impact important sur la réussite du
projet et sur l'alignement de la stratégie avec celle du projet SI.
À l'inverse, la faible implication de la direction
générale dans le suivi de projet constitue le risque principal du
contrôle d'avancement.
Le comité de pilotage est une instance de
décision et de pilotage stratégique du projet. Il supervise le
lancement et le suivi du développement de la solution, la conduite du
changement et la mise en oeuvre, puis le management du projet, l'arbitrage, et
l'allocation de ressources.
Pour répondre à ces enjeux, ce comité
doit pouvoir se réunir plusieurs fois par mois, notamment pendant les
périodes les plus critiques du projet. Ce type d'engagement permet de
garantir que l'implication de la hiérarchie est réelle et elle
sera plus aisément perçue par les employés.
Il est d'autant plus important que dans une approche
stratégique, il permet d'assurer un bon alignement entre la
stratégie globale de l'entreprise et les résultats de la mise en
oeuvre de l'ERP. Par exemple, si l'objectif initial est une réduction
des délais de livraison, le comité devra veiller à ce que
le nouveau système ERP simplifie tous les processus menant à la
livraison. Pour cette raison, les dirigeants doivent jouer un rôle plus
actif pour assurer des livrables clés tels qu'une documentation des
processus d'affaires et des plans reflétant les priorités
stratégiques globales de l'entreprise.
La préoccupation majeure des membres de ce
comité est de s'assurer que la direction de projet maîtrise le
projet. « Pour cela, ils doivent être attentifs à
l'avancement du projet et à ce que les facteurs clés de
succès soient opérationnels. » (Deixonne, 2011) Ils
assurent les
opérations de contrôles et font en sorte que le
projet ne dépasse pas le budget et l'échéancier
initialement prévus. Par exemple, les demandes de personnalisation du
système devraient être validés par le comité afin
qu'il puisse s'assurer qu'elles aient un rapport
coût/bénéfice adéquat par rapport aux risques.
Autrement, l'équipe de projet peut se retrouver coincé entre les
pressions exercées par les employés les plus résistants
aux changement et les exigences de la hiérarchie. Il est donc important
que le comité lui fournisse un soutien permanent afin d'assurer un
alignement des objectifs de chaque partie.
L'implication forte des différents métiers est
nécessaire, surtout dans les phases de cadrage initial et dans la
réception du produit. La mise en oeuvre du projet ERP ne peut pas
être entièrement délégué à des
personnes externes. Les différents cadres doivent être
impliqués et se sentir responsables du résultat du projet. Plus
impliqués ils seront et plus il sera facile d'identifier et
d'atténuer les risques inhérents au projet.
La figure 9 résume les grandes responsabilités du
comité de pilotage :
Comité de pilotage
* valide les orientations stratégiques du projet
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* supervise les orientations et le calendrier du
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projet dans sa globalité
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* rend des arbitrages nécessaires
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* contrôle la qualité, les délais et les
coûts
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Figure 9 : rôle et responsabilités du
comité de pilotage
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