2. Formation des utilisateurs finaux
Sous-estimer l'importance de la formation des employés
est une erreur qui peut se révéler coûteuse pour
l'entreprise. De manière générale, les entreprises
n'investissent pas assez dans la formation. Il s'agit pourtant d'un moyen
efficace d'optimiser leur fonctionnement opérationnel.
Dans tous les cas, une formation est indispensable et il
existe plusieurs moyens de décider de la façon dont elle va
s'exercer. Certaines entreprises optent pour une approche selon laquelle
l'équipe de projet et les utilisateurs clés (une fois
identifiés) forment les autres utilisateurs. D'autres comptent sur une
formation dispensée par les fournisseurs du progiciel ou font appel
à des experts. Enfin, certaines optent pour une combinaison des deux
approches.
Un plan de formation
Quelque soit la méthode sélectionnée, il
conviendra en premier temps de définir de façon
détaillée les besoins en formation et les actions et ressources
à mettre en place. Un plan de formation bien pensé peut faciliter
le processus de transition pour les équipes concernées par le
projet. Pour cela, il est nécessaire de se poser plusieurs questions :
qui coordonnera la formation ? Quels seront les contenus de la formation ?
Combien de personnalisations devront être faites ? Quel processus est
à prévoir pour le déploiement de la formation ? Quelles
ressources supplémentaires devront être déployées ?
etc.
Les réponses à ces questions permettront de se
faire une estimation du budget qu'il est nécessaire d'allouer à
la formation. Elles aideront également à définir un plan
d'action cohérent et précis après avoir identifié
les besoins.
La personnalisation
59
Certes, tous les employés sont affectés par le
projet ERP et tous ont besoin d'une formation.
60
Mais, pour que la formation soit réellement efficace,
il est essentiel que les utilisateurs soient formés sur les fonctions et
les processus dans lesquels ils sont personnellement impliqués. En
effet, la formation à ce système sera plus efficace si elle
parvient à s'adapter à chaque acteur de l'entreprise en fonction
de leurs tâches, de leur travail et de la perception qu'ils se sont
faites de l'outil. La plupart des utilisateurs ont besoin de comprendre comment
l'ERP va fonctionner dans leur contexte particulier. L'idée est donc de
privilégier une formation axée sur les processus et sur les
individus.
Une formation continue
Une formation efficace est celle qui fait profiter aux
utilisateurs finaux de cours, d'ateliers, et de sessions tout au long de la
mise en oeuvre du projet, et au delà. Une seule session de formation,
même longue, ne suffit pas. D'autant plus que les utilisateurs devront
adapter leurs pratiques aux éventuels changements du système.
Des experts ou des ressources internes
compétentes
Si l'entreprise ne dispose pas de ressources humaines assez
compétentes et assez nombreuses pour exercer la formation en interne, il
peut être utile de faire appel à des experts. En effet, la
formation des ERP couvre différents aspects : des sujets techniques, la
révision des processus, la communication etc. Il ne faut donc pas
sous-estimer les besoins en formation.
Une formation en interne est considérée comme un
moyen peu coûteux de former le personnel. Mais cette option peut donner
lieu à des risques, si elle n'est pas planifiée correctement ou
si les moyens alloués ne sont pas suffisants. Les utilisateurs
clés seront essentiels car peuvent influencer et aider les autres
acteurs de l'entreprise. Mais ceci suggère qu'ils aient bien saisi et
compris les bénéfices du système ainsi que son
utilisation. Il est possible qu'ils n'aient pas les compétences ni pour
former, ni pour communiquer de façon efficiente. Dans ce sens,
l'entreprise doit en premier temps vérifier que ces utilisateurs soient
capables d'assurer une telle mission, sans cela, cette méthode donnera
lieu à des résultats insuffisants.
Pour résumer, le fait d'investir dans une formation
efficace, axée sur l'utilisateur final et les processus peut se
révéler être un élément essentiel pour une
bonne implémentation de l'ERP.
61
| 
