Section 2 : Filière Crédits
Nous avons été affectés à la
Direction Centrale des Moyens, précisément à la
Filière Crédit du 1erAvrilau 14 juin 2014.
A. Présentation et Objectifs de la filière
crédits :
La filière crédit est un service sous la
responsabilité de Mme Lysiane MFOULOUH-EMANE, assistée d'un
adjoint M. René Charles ENGONE. Cette filière est
spécialisée dans la gestion de l'ensemble des crédits de
la banque. Elle achève le traitement des dossiers au niveau de la
fonction exploitation, aussi bien pour la clientèle commerciale que pour
la clientèle privée.
La Filière Crédits est constituée de
différentes sections qui ont pour but d'effectuer des
vérifications portant sur le respect des conditions bancaires. Elle est
l'organe de contrôle qui a pour mission de veiller à la bonne
application du recueil des conditions bancaires pour assurer la
sécurité et la rentabilité des engagements par la
maîtrise du risque.
La Filière Crédits a également pour
rôle, la mise en place des contrôles des engagements, la mise
à jour des fichiers de suivi de la production des crédits, le
redressement et la restauration de la qualité des prestations de
l'activité des garanties, et enfin l'élaboration du rapport
d'activité annuel.
En interne, la Filière Crédits travaille non
seulement en étroite collaboration avec les segments de la
clientèle impliqués dans l'activité de crédits.
Mais également avec la Direction de la Comptabilité dans le cadre
des règlements comptables, et enfin avec la Direction des Affaires
Juridiques dans la mesure où les engagements constituent des supports
juridiques.
En externe, la Filière Crédits travaille avec le
Trésor Publics, les Douanes Gabonaises, et les Domaines. Elle est aussi
un partenaire privilégié des Ministères, des Institutions,
des Entreprises et autres agents économiques pouvant participer à
l'activité de crédits.
La Filière Crédits est au centre des
systèmes bancaires de la BICIG en ce sens qu'elle remplit une mission
sensible et joue le rôle de liaison entre la fonction d'exploitation et
celle de l'administration.
Différentes sections de la filière
crédit
§ Section
Administrative :
L'administration des crédits consiste principalement en
la vérification de la conformité des documents reçus de la
clientèle en vue de l'obtention d'un crédit. Elle a aussi pour
rôle la gestion des différentes tâches administratives
annexes relatives à une demande de crédit depuis la
réception de la requête du client jusqu'à la transmission
du dossier validé par l'équipe en charge du déblocage.
Dans la pratique, la cellule administrative se charge dans un
premier temps de réceptionner les dossiers. En effet, l'Agent
chargé de l'administration et de la régularisation reçoit
par courrier à son attention, le dossier de demande de crédit
déposé au niveau des agences par la clientèle. Dès
réception du dossier, et pour une meilleure traçabilité de
celui-ci, l'agent note au niveau d'un registre tenu par l'équipe
administration, tous les documents reçus après les avoir
tamponné du cachet arrivé accompagné de la date et de
l'heure de réception.
A l'issue de cette étape, l'Agent administratif passe
à la phase de vérification de la documentation sur la base d'une
check-list correspondante au type de crédit octroyé et au client
demandeur du prêt : personne physique, personne morale,
commerçant.
Il va donc vérifier si tous les documents notés
sur la liste sont délivrés par le client et que ceux-ci
répondent aux critères ci-dessous.
Tableau 1 : Check-list
pour l'octroi d'un crédit.
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DOCUMENT
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POINTS A VERIFIER
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Les documents relatifs à l'état civil
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Intégrité du document
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L'activité professionnelle
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Intégrité du document
Document original
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Les justificatifs de ressources
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Intégrité du document
Document original
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Les assurances
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Intégrité du document
Document original
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Les documents administratifs
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Intégrité du document
Document original ou certifie conforme à l'original
Vérification de l'existence des mentions exigées
pour donner au document sa valeur juridique
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Source: Filière Crédits de
la BICIG
La dernière étape est celle de la
vérification des approbations qui s'effectue après s'être
assuré que tous les documents sont conformes. L'agent s'assure ainsi que
les documents sont conformes.
La vérification des garanties quant elle s'effectue
avec la collaboration de l'équipe Garantie qui par la suite, transmet
le dossier complet à la cellule de déblocage pour la saisie du
prêt.
Activités connexes à l'administration
des dossiers de crédit.
o Tout dossier de crédit doit porter un timbre. Au
niveau de l'Agence Centrale, ces dossiers sont centralisés au
siège par l'agent chargé de l'administration et de la
régularisation ;
o Au niveau des garanties, l'agent en charge de
l'administration et de la régularisation établit une liste de
tous les actes qui doivent porter un timbre. Cette liste comporte le nom du
client, son numéro de compte à vue et la nature de l'acte.
o S'agissant du classement et de l'archivage des documents,
L'agent Administration se charge des dossiers de l'Agence Centrale. Tous les
autres dossiers sont renvoyés après traitement aux agences
expéditrices.
o Gestion des tableaux d'amortissements et des
réclamations : les tableaux d'amortissements sont extraits d'Atlas
II par l'Agent administratif. Le tirage se fait en deux exemplaires :
· un exemplaire est transmis par voie postale au
client
· le deuxième exemplaire est classé dans le
dossier du client avant son archivage.
o La gestion des réclamations :Les
réclamations relatives à la Filière Crédits sont
gérées par la DSDP (Direction Stratégie,
Développement et Projets). Toutes réclamations reçues par
la Direction Stratégie, Développement et Projets fait l'objet
d'une fiche de réclamation qui est soumise au responsable de la
filière crédits pour réponse. Dès réception,
la fiche de réclamation est transmise par le responsable de la
filière au collaborateur le plus apte à mener les recherches
nécessaires et à fournir une réponse à la DSDP.
o La régularisation des dossiers de
crédit : Dans le cadre de l'activité de l'équipe
administration et régulation, il existe plusieurs tâches de
régularisation qui sont entreprises par le chargé
d'administration et de régularisation. Ces tâches sont
effectuées manuellement suite aux limites rencontrées par
certains systèmes d'exploitation. Il s'agit notamment de :
· La reprise manuelle des frais et accessoires des
prêts : frais de dossier, timbre, assurance... ;
· L'annulation manuelle des frais ;
· La restitution des provisions retenues de garantie des
prêts conforts : dans le cadre d'un remboursement par
anticipation ;
· Le remboursement aux clients des
échéances réglées en trop par l'employeur :
cas d'un remboursement anticipé sollicité par le client ;
· La bascule d'un solde à un autre ;
· Le règlement des prêts avec l'état
gabonais. Les emprunts obligataires et les rachats de créances
après réception des ordres de virement élaborés par
la filière virements Nationaux.
La première étape de régularisation des
différentes tâches citées ci-dessus commence par
l'annulation des dossiers de crédit au niveau du système
d'exploitation ATLAS II.
En annulant les dossiers dans le système
d'exploitation, les frais accessoires qui y sont rattachés ne sont pas
automatiquement supprimés. Ainsi l'agent chargé de
l'administration procède manuellement à leur désactivation
sur le système. Cette étape, est suivie de l'établissement
d'une pièce comptable sur laquelle il est mentionné tous les
comptes impactés. Avant la saisie des écritures via la
transaction GESLOT en ATLAS II, la pièce comptable est au
préalable soumise au responsable de la filière crédits
pour validation.
§ Section Saisie et
Déblocage
Elle est chargée de la saisie et du déblocage
des dossiers de crédits.
Les différentes étapes de déblocage et de
saisie sont les suivantes:
o Vérification et contrôle administratif des
dossiers de crédit : l'Agent chargé du déblocage
reçoit les documents de la section administration et des
régulations qui a préalablement effectué une
vérification détaillée de l'ensemble des pièces
constituant le dossier. L'agent de déblocage examinera à son tour
le dossier et s'assurera de la conformité des documents requis en
fonction du type du client et du crédit octroyé. Il veillera
aussi à contrôler l'existence des approbations internes
nécessaires à la validation d'un dossier de crédit. Il
assurera en parallèle et en collaboration avec le chargé des
garanties, que toutes les cautions et engagements reçus sont bien en
place et conforme aux exigences requises ;
o Saisie et validation des prêts par type de
crédits : une fois les documents sont jugés conformes, le
chargé du déblocage, effectue la saisie matérielle des
prêts sur le système d'exploitation. Cette saisie fera l'objet de
validation par un agent habilité.
§ Section Garantie/ EPS (engagements pour
signature)
Elle a pour mission de :
o Réceptionner les dossiers et de les
vérifier
o Mettre en place des cautions c'est-à-dire des
garanties lorsque la demande de crédit ne remplit pas toutes les
conditions.
o Rédiger des lettres de garanties et leur
transmission
o D''ouvrir des dossiers des engagements par signature.
o La réception des mains levées et des originaux
des lettres de garanties au terme des engagements
o L'annulation des dossiers dénuements dans les
casiers, après réception de mains levées ou des originaux
des lettres de garanties,
o La délivrance des lettres de garanties au client,
o Le suivi en machine et en casier des entements par
signature,
o La fourniture des informations des documents aux
différents acteurs internes : des engagements en machine <<
Crédits>>
o L'actualisation des dossiers sur les modifications
comptables,
o La modification des engagements en
machine<<MODEPS>>.
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