IV. Problèmes
relevés
Au nombre des problèmes rencontrés, on peut
noter :
- le caractère unipersonnel du service : il est
animé par le seul archiviste diplômé de l'Ecole
Nationale d'Administration et de Magistrature (ENAM) ;
- la faible stabilité des PFA qui peuvent être
affectés dans d'autres structures, faire une mise à
disponibilité ou réussir à un concours et partir du
ministère s'ils sont contractuels ;
- l'inexistence des outils de gestion tels que le cadre de
classement et le tableau de gestion ; le cadre de classement étant
la répartition des fonds et collections entre de grandes divisions et
subdivisions, appelées séries et sous-séries et le tableau
de gestion, un outil précisant pour chaque type de document la
durée à faire dans les bureaux, au dépôt de
pré-archivage et le sort à lui réserver à
l'expiration de chacune de ces périodes ;
- la non-conformité des dépôts aux normes
en matière de construction de bâtiments d'archives et leur
capacité inférieure à la masse documentaire à
conserver : les trois salles tenant lieu de dépôt de
pré archivage sont dans deux bâtiments distincts et se
révèlent insuffisants pour accueillir les archives
intermédiaires de l'ensemble des structures du ministère ;
en effet, ces trois salles ont une superficie totale de 96
m2 ;
- la dispersion du bureau de l'archiviste - servant à
la fois de salle d'accueil et de salle de traitement des documents - et des
trois dépôts de pré archivage dans trois bâtiments
distants ;
- l'ignorance par le personnel des bonnes pratiques en
matière d'archivage : ce qui les rend réticents à
transférer leurs archives intermédiaires au SPA et fait encombrer
les bureaux de documents d'usage non courant ;
- la non-connaissance de la situation des archives des
structures du sous-secteur forestier par le SPA ;
- le non versement à la Direction des Archives
Nationales (DAN) à Porto-Novo des documents ayant atteint l'âge
historique ;
- l'absence de matériels importants tels que scanners,
photocopieurs, escabeaux, extincteurs, aspirateurs, hygromètres,
véhicules pick-up ;
- la non-conformité des sous-fonds, actes
réglementaires et communications introduites en Conseil des Ministres,
avec les bases de données qui les décrivent : ce qui fait
que des documents existant dans le fonds n'y sont pas décrits et des
documents signalés par la base ne sont plus dans ledit fonds pour
cause de non mise à jour ;
- l'inexploitation de l'intranet du ministère pour
rendre accessibles les bases de données du SPA ;
- l'inexistence de documents électroniques au SPA et
l'absence d'une collection virtuelle accessible aux micro-ordinateurs du
siège du ministère qui sont connectés à l'intranet
et à l'internet ;
- les multiples photocopies faites des documents
retrouvés pour satisfaire les usagers : le recours fréquent
à la version papier des documents dans un ministère qui devait
privilégier le "zéro papier" pour donner l'exemple de la
protection de l'environnement peut être préjudiciable à
l'état des documents ;
- l'insuffisance des crédits alloués à la
gestion des archives.
Le tableau suivant regroupant les atouts et les
problèmes du SPA permet de mieux apprécier la situation des
archives du MEHU :
Tableau n°1: Récapitulatif des atouts
et des problèmes relevés
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ELEMENTS D'APPRECIATION
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ATOUTS
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PROBLEMES
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Forces
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Opportunités
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Faiblesses
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Menaces
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Existence juridique du service
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Base juridique du service : prévu dans les
décrets réglementant le ministère et les
arrêtés réglementant les deux Secrétariats
Généraux du Ministère
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Personnel
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Service animé par un professionnel des archives
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Existence des Points Focaux/Archives dans les structures pour
palier le manque de personnel et assurer une bonne gestion dans les bureaux et
un transfert aisé des documents
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Service animé par un seul archiviste
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Faible stabilité des Points Focaux/Archives qui peuvent
être affectés dans d'autres structures, faire une mise à
disponibilité ou réussir à un concours et partir du
ministère s'ils sont contractuels
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Local
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Quatre salles pour le service : une salle servant de bureau
et les autres tenant lieux de dépôt de pré archivage
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Salles non conformes aux normes en matière de construction
de bâtiments d'archives et insuffisantes au regard de la masse
documentaire à conserver
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Matériels techniques de travail (matériels
informatiques, de conditionnement et de rangement)
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Quelques moyens disponibles (un micro-ordinateur sur pied, une
imprimante hp, des rayons, armoires métalliques et en bois, des meubles
de rangement des cartes et plans)
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Plusieurs moyens non disponibles (scanners, photocopieurs,
escabeaux, extincteurs, aspirateurs, hygromètres, véhicules
pick-up)
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Informatique et technologie (Informatisation et
Numérisation)
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-Existence de bases de données sous WINISIS sur les
communications et les actes signés par les ministres en charge de
l'environnement ;
-Disponibilité d'un rapport d'étude de
faisabilité de la mise en place d'un système de GED ;
-Disponibilité d'un serveur ;
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-Utilisation de l'outil informatique par les agents dans leurs
activités quotidiennes ;
-Existence d'un réseau intranet et d'une connexion
internet au sein du ministère
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-Bases de données non partagées sur le
réseau intranet du ministère et non mise à jour;
-Version électronique des actes réglementaires et
communications non disponible électroniquement ;
-Multiples photocopies des documents consultés.
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Outils de gestion
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Inexistence d'un cadre de classement et d'un tableau de
gestion
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Instruments de recherche
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Disponibilité d'un répertoire des textes
réglementaires et des communications en Conseil des Ministres
signés par les ministres de l'environnement et d'un répertoire
signalant l'ensemble des articles conservés.
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Responsabilité des agents du
ministère
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Ouverture d'esprit des agents aux actions de sensibilisation sur
leurs rôles en matière d'archivage
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-Réticence du personnel à transférer leurs
documents du fait de l'ignorance des bonnes pratiques archivistiques
-Encombrement des bureaux
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Moyens financiers
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Existence d'une ligne de crédits consacrés
exclusivement à la gestion des archives
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Recommandations des sessions du Conseil National des Archives et
du Conseil des Ministres
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Insuffisance des crédits alloués à la
gestion des archives
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Source : Etat des lieux
L'établissement de cet état des lieux offre une
vue globale des problèmes en présence et facilitera le choix de
la problématique.
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