Conclusion
La bureautique tient une place importante et joue un
rôle prépondérant pour la bonne marche d'une institution.
Elle permet d'assurer les échanges à l'intérieur comme
à l'extérieur de l'institution. Présente à tous les
niveaux de fonctionnement d'une institution, les outils de la bureautique sont
devenus incontournables pour la bonne exécution des tâches
administratives .Il est donc important que chaque collaborateur ait acquis
une formation pour pouvoir maîtriser les outils de bureautiques. Cela
permet d'optimiser les compétences et les capacités du personnel
au travail.
CHAPITRE 3 : ACTIVITES EFFECTUEES, CONSTATS ET
SUGGESTIONS
Introduction
Le stage est une étape de mise en pratique des
connaissances acquises en classe et d'acquisition de l'expérience
professionnelle d'où son importance dans la formation. Dans ce chapitre
nous allons présenter toutes les activités que nous avions
effectuées pendant notre stage, ensuite évoquer les constats et
formuler quelques suggestions.
3.1. Activités effectuées
Durant notre stage à l'université de Zinder,
nous avons effectué un certain nombre d'activités relativement
à notre domaine de formation au niveau du secrétariat principal
de l'IUT.
3.1.1. Accueil et orientation des visiteurs
L'administration de l'IUT est un service qui entretient de
nombreuses relations, soit avec des étudiants, soit avec des personnes
extérieures (collaborateurs). De ce fait, il reçoit
quotidiennement des visiteurs dans le déroulement de ses
activités. Lorsque nous recevons un visiteur, l'acte primordial qui
incombe à quiconque de nous c'est de faire preuve de
déférence en saluant systématiquement le visiteur, puis
en lui proposant poliment le siège où il pourrait s'assoir s'il y
a nécessité.
La politesse et la courtoisie, qui doivent être de mise
tout au long de la séance d'accueil précédent le
traitement des préoccupations ou l'orientation du visiteur, imposent de
se départir de toute forme d'émotions frustrantes ; ainsi que de
l'usage de propos désobligeants ou injurieux.
Puis, toujours dans la même optique, nous demandons avec
respect à notre étranger d'exposer ou de formuler les questions
sur lesquelles il souhaite être renseigné.
3.1.2. Saisie de demande de stage
Au cours de notre stage nous avons eu à rédiger
un certain nombre de demandes de stage aux étudiants dudit institut. Il
faut noter à ce point, que l'IUT de Zinder s'est engagé à
accompagner ses étudiants en leur rédigeant des demandes de
stages pouvant leur faciliter l'accès rapide à une institution
d'accueil de leur choix. Cette demande adressée au responsable de
l'institution d'accueil comporte : le nom, le prénom, le
département, le niveau d'étude de l'étudiant (sa
spécialité s'il est en licence), l'adressede l'institution. Une
fois la demande saisie, nous là transmettons pour signature au
Directeur.(Voir annexe n°3)
3.1.3. Rédaction des correspondances
administratives
La rédaction des écrits administratifs fait
aussi partie intégrante du travail quotidien de l'administration.
Pour établir une autorisation d'absence par exemple,
l'intéressé nous remet sa demande manuscrite de permission
à travers laquelle sont soutirées les informations
nécessaires à l'établissement de l'autorisation. Une
fois l'imprimé sorti, l'original du document et la copie de la
lettre manuscrite sont renvoyés à l'intéressé. A
cette étape ultime, l'original de la demande et la copie de
l'autorisation sont - joints dans une même chemise -
classés dans un carton, de sorte que le cas de chaque membre du
personnel IUT fasse l'objet d'un cas individuel.
Les correspondances administratives sont des
écrits destinés à informer, à envoyer ou
à demander des renseignements, des avis, des instructions au sein d'une
même administration ou entre l'administration et l'extérieur.
Elles ont pour fondement le sens de la responsabilité de
l'administration et cela à travers la signature. Il s'agit, entre
autres, de : note de service, note d'informations, lettre administrative,
terme de références, permission d'absence, demande de stage
pour les étudiants...(voir annexen°4 et n°5).
3.1.4. Traitement et transmission des courriers
Les courriers constituent les
correspondances reçues de l'extérieur (courrier
arrivé) ; ou expédiées en direction des autres
institutions (courrier départ), par une entreprise. Il peut
s'agir d'une lettre administrative, d'une invitation...
Une fois qu'un courrier nous parvient (courrier
arrivé), la première des choses est de lire, comprendre de
quoi il s'agit. Il peut s'agir d'une information à soumettre au
directeur ou à un service, à afficher, à ventiler, ou
à garder. Quel que soit l'un des cas cités
précédemment, nous faisons une photocopie du courrier qui est
nécessaire pour tout document administratif. Une copie est toujours
gardée au niveau du secrétariat principal, puis l'originale est
transmise directement au service concerné. Lorsqu'il s'agit du
courrier départ, l'objet du document est enregistré dans
un cahier de transmission. Le cahier et le document sont transmis au
service courrier, Le planton décharge en apposant sa signature sur le
cahier afin de prouver que le document a été envoyé.
La transmission du courrier est une action de faire passer ou
envoyer un document administratif dans un service à un autre.
Tous les documents (rentrants et sortants) sont ainsi
classés dans des parafeurs selon un ordre numérique
d'arrivée. Pour faciliter ce classement, un numéro est
attribué à chaque document. Nous distinguons ainsi les
parafeurs dans lequel sont classés les courriers arrivés,
celui de courriers départ, celui de notes de services et celui dans
lequel sont classés les arrêtés venant du rectorat ou du
ministère. Une fois qu'un parafeur est plein il est remplacé par
un nouveau ; et ils sont tous classés dans une armoire conçue
à cet effet. Il faut noter que les parafeurs sont classés dans
l'armoire par ordre chronologique.
3.1.5. Affichage
L'affichage est un processus par lequel une autorité
passe une information au sein d'une entreprise. Ici à la
scolarité nous recevons divers types de documents à afficher. Ces
documents sont entre autres : les PV des notes des enseignants provenant
des différents départements de l'IUT. Toute offre d'emploi ou
toute information intéressant les étudiants de l'IUT doit passer
par voie d'affichage. La tâche qui nous a toujours été
confiée
3.1.6. Photocopie de document
Nous avons fait la photocopie de plusieurs documents notamment
les documents administratifs qui nécessitent des multiplications sont
ainsi photocopiés au moyen d'une photocopieuse du secrétariat des
départements de l'IUT/UZ.
3.2. Constats et suggestion
Dans cette sous-partie de ce travail, nous allons exposer les
constats que nous avons faits durant notre stage au niveau du
secrétariat principal de l'IUT, et par la suite formuler des suggestions
relativement aux points négatifs de ces derniers.
3.2.1. Constats
Pendant notre séjour de stage au secrétariat
principal de l'IUT, nous avons fait un certain nombre de constats qui se
répartissent en : points forts et points faibles.
v Points forts
Ø un bon climat social entre le PAT et les enseignants
;
Ø une bonne transparence en matière de
pratique de la communication interne entre les services ;
Ø une bonne entente avec les stagiaires ;
Ø la rigueur est de mise sur le respect des heures de
services ;
Ø le secrétariat principal de l'IUT et le
service maintenance Informatique de l'Université sont tous bien
équiper en matériels et outils de gestion des différents
taches qui leur sont confier ;
Ø une bonne organisation administrative.
v Points faibles
Ø l'absence sans justification de certains PAT pendant
les heures de services ;
Ø l'insuffisance d'enseignants technologues permanents,
conduit l'Institut à faire souvent appel à des
spécialistes extérieurs (professionnels) en charge de dispenser
des cours;
Ø le retard de la sortie des PV de notes par certains
enseignants ;
Ø Manque de formation continue pour les
étudiants désirant aller jusqu'en master et doctorat;
Ø manque du système de communication audiovisuel
;
Ø Manque de service physique devant s'occuper du stage
des étudiants de la dite institut ;
Ø l'insuffisance de bureaux pour les enseignants ;
Ø le problème d'électricité qui
interrompe parfois les activités administratives.
3.2.3. Suggestions
Eu égard à tout ce qui précède, il
serait opportun pour l'IUT de :
Ø De mettre plus de rigueur sur les justifications des
PAT qui s'absentent sans motif ;
Ø recruter en quantité et en qualité de
nouveaux enseignants pour résoudre les problèmes d'insuffisance
d'enseignants technologues permanents ;
Ø Mettre plus de pression sur les enseignants qui
tardent à faire sortir les PV des notes pour permettre aux
étudiants d'avoir d'avance une idée de leur note avant
mêmes les sessions de rattrapage ;
Ø chercher à installer un système de
communication audiovisuel pour éviter les déplacements du
personnels lors des réunions qui nécessite pas la présence
physique des personnels ;
Ø Crée un service de stage pouvant faciliter aux
étudiants de l'IUT d'avoir un accès facile et rapide dans les
institutions d'accueils de leur choix et une suivie rigoureuse de
l'institut ;
Ø plaidoyer auprès de l'Etat ou d'autres
partenaires pour que l'Université consente un maximum d'investissements
devant servir à la création des autres niveaux de formation
manquants, construction de salles de cours et de bureaux pour mettre les
enseignants, les étudiants et le personnel administratif dans des
conditions idoines;
Ø mettre en place un système
d'électrification à énergie solaire pour éviter
l'interruption du travail.
Conclusion
En somme, pendant notre séjour en tant que stagiaire
à l'Université de Zinder, nous avons effectué un certain
nombre d'activités relatives à notre formation d'Assistant de
Direction. Cela nous a permis d'acquérir de l'expérience
professionnelle en mettant en pratique nos connaissances théoriques
acquises. Cependant, la réalisation de ces activités ne s'est pas
faite sans difficultés. Il faut noter en outre que notre
thématique nous a également permis de bien cerner les
activités relatives à l'utilisation de la bureautique dans la
gestion des tâches administratives à l'IUT de Zinder. Ce qui nous
a conduit à faire des constats et des suggestions pour contribuer
à un meilleur fonctionnement de cette institution qui oeuvre dans le
cadre de la formation professionnelle et technique.
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