Evaluation de la maitrise des risques liés au processus d'achat par appel d'offres: Cas de l'UNFPA au Sénégal

4.2.4 Tests de conformité et de permanence

Les procédures décrites ci-dessus font l'objet des tests de conformité et de permanence.

4.2.4.1 Test de conformité

Ce test nous permet de vérifier l'existence et l'application effectives des procédures d'appel d'offres telles que décrites dans le manuel de procédures de l'UNFPA au Sénégal. Ainsi, nous avons choisi le memo d'achat établi au mois de septembre 2008 et un DAO élaboré en référence à ce memo et qui sont classés dans le chrono des dossiers de 2008. Il est à noter qu'à cause du DAO qui s'avère être la pièce maîtresse dans le processus d'AO et donc une pièce très confidentielle, nous n'avons pu qu'accéder à une seule pièce (un seul DAO) du mois de septembre 2008. Les résultats pour chaque procédure du processus d'appel d'offres sont résumés dans les tableaux ci-dessous:

Tableau 15: résultat du test de conformité des procédures de présélection des fournisseurs

Libellé	N° de la pièce/Date	Existence de la pièce	Etablissement/ réception	Approbation (visa)
			Assistante administrative	OM	UNFPA Representative
Lettre d'autorisation de la prospection du marché^13(*)	_	Non	_	Non	_
Fichier des^14(*) fournisseurs	Active Vendors SN40/ 2008	Oui	Oui	Oui	_
Annuaire téléphonique des fournisseurs au Sénégal, Afrique et ailleurs	Active Vendors FPA40/2008	Oui	Oui	_	_
Liste des fournisseurs non admis dans ATLAS	Banned Vendors FPA40 du 01 2008	Oui	Oui	Oui	Oui
Tableau récapitulatif des données de la prospection	FPA/SN/VEN/SEL/05/09/08	Oui	Oui	Oui	_
Grille de présélection des fournisseurs^15(*)	FPA/SN/VEN/09/09/08	Oui	Oui	Non	_
Cota de notation^16(*)	_	Oui	Oui	Oui	_
Critères de présélection	FPA Procurement Policy A.4.1.2 du 13 /12/2007	Oui	Oui	Non	_

Source : nous-mêmes

Tableau 16: résultat du test de conformité des procédures de réalisation du dossier d'AO

Libellé	N° de la pièce	Existence de la pièce	Elaboration	Approbation (visa)
			Assistante administrative	OM	UNFPA Representative
Mémo d'achat	FPA/SN/01/09/08	Oui	Oui	Oui	Oui
DAO	FPA/SN/DAO/04/09/08	Oui	Oui	Oui	Oui

Source: nous-mêmes

Tableau 17 : résultat du test de conformité des procédures de publication et de retrait du DAO

Libellé	Numéro et date	Existence de la pièce	Recherche de journaux /définition du délai/établissement	Validation (visa)
			Assistante administrative	OM	UNFPA Representative
Liste de journaux d'annonce agrées	2008	Non	Oui	Non	Non
Délai standard de soumission^17(*)	_	Oui	Oui	Oui	Oui
Liste émargée de retrait du DAO FPA/SN/DAO/18/09/08 par les fournisseurs	_	Non	Non	Non	_

Source : nous-mêmes

Tableau 18: résultat du test de conformité des procédures de réception et de conservation des offres

Libellé	Numéro et date	Existence	Tenue/vérification /Enregistrement/transmission		Validation (décharge/conservation)
			Secrétaire de l'UNFPA Representative	Assistante administrative	OM	UNFPA Representative
Liste émargée de dépôt des offres	_	Non	Non	_	_	_
Mention pli fermé sur l'enveloppe	_	Oui	Oui^18(*)	_	_	_
Courrier de transmission	06/2008	Oui	Oui	_	_	Oui
Bureau de conservation des offres	_	Oui	_	_	_	Oui

Source : nous-mêmes

Tableau 19 : résultat du test de conformité des procédures de dépouillement des offres et d'attribution du marché à un fournisseur

Libellé	Numéro et date	Existence		Ouverture/visas^19(*)	Composition^20(*)/définition/conception^21(*)	Validation	Approbation (observations)
			Secrétaire de l'UNFPA Representative	CRC	Assistante administrative	OM	UNFPA Representative
PV de dépouillement	FPA/SN/MIN/VEN/30/09/08	Oui	_	Oui	Oui	_	Oui
Critères d'évaluation des offres	FPA Procurement Policy A.4.1.2 du 25/09/2008	Oui	_	_	Oui	Non
Grille d'analyse des offres des fournisseurs	FPA/SN/VEN/29/09/08	Oui	_	_	Oui	_
Feuille de présence des membres du CRC	CRC/30/09/08/FPA/SN	Oui	_	Oui	_	_

Source: nous-mêmes

* ¹³ Cette pièce n'existe pas pour le moment à l'UNFPA au Sénégal

* ¹⁴ VENDOR est le fichier des fournisseurs dans le logiciel ATLAS de l'UNFPA

* ¹⁵ Une grille manuelle est établie pour l'évaluation des fournisseurs

* ¹⁶ 80% pour la capacité technique et 20% pour la capacité financière du fournisseur

* ¹⁷ Délai choisi en fonction de l'achat effectué

* ¹⁸ La mention figure sur les enveloppes contenant les offres dans les archives du mois de septembre 2008

* ¹⁹ Visa du président et d'un membre du comité

* ²⁰ Du comité de dépouillement

* ²¹ De la feuille et de la grille