Memoire Online - Evaluation de la maitrise des risques liés au processus d'achat par appel d'offres: Cas de l'UNFPA au Sénégal

Grille d'analyse comparative des offres
Exigences	Coef.	Offre du fournisseur 1		Offre du fournisseur 2		Offre du fournisseur n-1		Offre du fournisseur n
Exigences	Coef.	Note	Total	Note	Total	Note	Total	Note	Total
Niveau d'adéquation de la réponse technique	6	5	30	5	30	3	18	2	12
Prix	4	2	8	3	12	4	16	4	16
Délai de livraison	3	3	9	4	12	5	15	3	9
Délai de paiement	2	3	6	4	8	3	6	5	10
Garantie	3	5	15	3	9	3	9	1	3
Contrat de maintenance	2	3.5	7	2	4	5	10	2.5	5

Total	20		75		75		74		54

Questionnaire de contrôle interne

Section: achats/ fournisseur

Sous section : appel d'offres

FOLIO:1/6

Rubrique: définition d'un seuil pour les achats par appel d'offres

Exercice:

Objectifs de contrôle: S'assurer de l'existence et de l'utilisation effectives de la procédure d'appel d'offres

Avoir l'assurance du respect des limites de montant des achats

Questions

Réponses

Commentaires

Oui ou N/A

Non

1. Y a-t-il une procédure d'appel d'offres clairement définie?

2. Si oui, est elle appliquée pour tout achat par AO?

3. La procédure d'appel d'offres n'est-elle pas contraignante et très longue?

4. La procédure renvoie t elle aux achats d'urgence ou de gré à gré?

5. Si oui, les achats négociés sont il causés à l'urgence du besoin? aux spécificités de la demande ? Autres ?

6. Existe-t-il un seuil obligatoire défini pour procéder aux achats par appel d'offres ?

7. Un marché peut il être scindé en des petites portions inferieures au seuil fixé ?

8. Un responsable/Service compétent et clairement défini est il affecté à l'analyse du seuil d'achat par appel d'offres ?

L'urgence intervient rarement

A partir de 30 000 $ USA ou l'équivalent en Francs CFA

Questionnaire de contrôle interne

Section: achats/ fournisseur

Sous section : appel d'offres

FOLIO: 2/6

Rubrique: Présélection des fournisseurs

Exercice:

Objectifs de contrôle: s'assurer de la qualité et de la fiabilité de la recherche des sources d'approvisionnements

Avoir l'assurance de la mise en oeuvre d'une réelle mise en concurrence

Questions

Réponses

Commentaires

Oui ou N/A

Non

1. Y a-t-il une procédure de présélection des fournisseurs?

2. Existe-t-il une liste/panel des fournisseurs agrées ?

3. Dans l'affirmatif :

- Est-elle établie par catégorie de produits achetés ?

- Suivant les conditions commerciales d'achat?

4. La liste des fournisseurs est elle mise à jour par le responsable approprié en tenant compte des perspectives du marché?

5. Existe-t-il une procédure d'études et de prospection du marché des fournisseurs et prestataires?

6. Un responsable/ service est il nommément désigné pour l'étude et la prospection du marché des fournisseurs ?

7. Si oui, participe t il par exemple à des foires, congrès, autres ?

8. Dans l'affirmatif, dispose t il les moyens nécessaires et appropriés pour assurer une recherche constante de nouveaux fournisseurs ?

9. les dépenses de documentation et de déplacement sont elles imputées dans le budget de fonctionnement du service achats ?

10. Les utilisateurs/ demandeurs participent ils à la recherche de nouveaux fournisseurs?

11. Le responsable chargé de la prospection est-il celui chargé des achats ?

12. Le responsable chargé des achats est il le seul interlocuteur privilégié des fournisseurs dans le processus d'AO?

13. les critères de présélection des fournisseurs sont ils objectifs et clairement définis ?

14. Si oui, comporte il les éléments tels que : le savoir faire, la proximité, la capacité de production des fournisseurs ?

15. Un responsable (ou services) compétent est il nommément désigné pour définir les critères de présélection ?

16. La présélection est elle effectuée par le responsable des achats ?

17. Le responsable chargé des achats utilise t il une grille de présélection des fournisseurs?

18. Les critères ci-dessus cités sont ils reportés dans la grille ?

N/A

VENDOR dans le logiciel ATLAS

La responsable des achats

La base de données fournisseurs, annuaires téléphoniques

Le téléphone, l'internet de l'UNFPA

Cela fait partir des attributions de la Responsable

Les critères varient d'un achat à un autre

L'assistance administrative est chargée d'effectuer cette tâche

Questionnaire de contrôle interne

Section: achats/ fournisseur

Sous section : appel d'offres

FOLIO:3/6

Rubrique: Préparation ou réalisation du dossier d'AO

Exercice:

Objectifs de contrôle: donner l'assurance que les informations transmises aux fournisseurs présélectionnés sont utiles

Questions

Réponses

Commentaires

Oui ou N/A

Non

1. Un responsable/service compétent est il nommément désigné pour la rédaction du dossier d'appel d'offres?

2. Est-il supervisé par un responsable approprié?

3. Chaque dossier d'appel d'offres (DAO) est il élaboré en référence à une demande d'achat?

4. Les demandes d'achats sont elles claires pour faire une description précise du produit acheté?

5. Le responsable chargé de la rédaction du DAO cherche t il des explications spécifications au près du demandeur sur le contenu de la demande d'achat ?

6. Le DAO contient il les éléments ci-dessous :

- La désignation et les spécifications de l'article à acheter ?

- La quantité à acheter/ le délai de livraison/la garantie ?

- La date et lieu de remise des offres/ Les conditions d'achat ?

- Les attentes d'achat ? La confidentialité de l'appel d'offres ?

7. Le DAO est il revu par le demandeur ?

8. Le responsable chargé des achats reçoit-il des formations continues dans la traduction technique de la demande d'achat?

Assistant administrative

Operations Manager

Les termes de référence ou réquisition transmis par les chargés de programme

Une personne compétente voire un consultant est chargé de la traduction

Questionnaire de contrôle interne

Section: achats/ fournisseur

Sous section : appel d'offres

FOLIO:4/6

Rubrique: Publication et retrait du dossier d'AO

Exercice:

Objectifs de contrôle: s'assurer de l'envoi du dossier d'appel d'offres en temps opportun et au même moment aux fournisseurs

Avoir l'assurance du traitement égal des fournisseurs

Questions

Réponses

Commentaires

Oui ou N/A

Non

1. Y a-t-il une procédure d'envoi du dossier d'appel d'offres?

2. Le dossier d'appel d'offres est il complet et précis pour éviter les informations complémentaires de la part des fournisseurs ?

3. un responsable compétent et disponible est il nommément désigné pour l'envoi des DAO aux fournisseurs?

4. cette tâche est elle supervisée pour s'assurer de l'envoi effectif du DAO chez les fournisseurs?

5. Est-il joint un accusé de réception au DAO, à retourner par le fournisseur dès réception ?

6. Le DAO est il retiré moyennant une caution versée par le fournisseur?

N/A

Une annonce est faite soit dans un journal ou bien le site d'UNFPA

Dans le cas contraire, tous les fournisseurs sont informés de la même réponse

Les fournisseurs viennent chercher le DAO s'ils sont intéressés

Cette tâche n'existe pas

Questionnaire de contrôle interne

Section: achats/ fournisseur

Sous section : appel d'offres

FOLIO:5/6

Rubrique: réception et contrôle des offres

Exercice:

Objectifs de contrôle: s'assurer de la non confusion des offres avec les courriers ordinaires, de la confidentialité des offres et du traitement objectif des fournisseurs

Questions

Réponses

Commentaires

Oui ou N/A

Non

1. Y a-t-il une procédure claire de réception des offres?

2. Est t elle largement appliquée pour tous les appels d'offre ?

3. La procédure est elle précédée de l'organisation des séances d'explication de l'appel d'offres aux fournisseurs ?

4. Si oui, un responsable est il affecté à cette tâche ?

5. Les offres sont elles reçues à un endroit fermé différent de celui des autres courriers ?

6. Si oui, un responsable compétent est il affecté à la réception des offres autre que le responsable des achats?

7. Les offres sont elles cachetées et enregistrées dans un registre au jour le jour?

8. Le registre est il émargé par le fournisseur ou son représentant ?

9. L'heure et la date d'arrivée sont elles mentionnées dans le registre ?

10. Y a-t-il une procédure particulière pour le traitement des offres déposées en retard, incomplètes, les modifications de date de dépôt?

11. Pour les offres incomplètes, les soumissionnaires cherchent ils à rencontrer le chargé des achats/ le gestionnaire des offres pour des explications sur les motifs?

12. Les propositions techniques sont elles séparées des propositions commerciales?

N/A

Les questions sont répondues par mail et envoyées aux autres aussi

Au bureau de la Représentante jusqu'à la date de dépouillement

Aucun registre n'existe pour ça

Cette tâche n'est pas prévue

Elles sont directement rejetées aux soumissionnaires

Ils cherchent chaque fois à s'expliquer, nous ne leur donnons pas ce temps

Pour les achats de service seulement

Questionnaire de contrôle interne

Section: achats/ fournisseur

Sous section : appel d'offres

FOLIO:6/6

Rubrique: comparaison des offres/ attribution du marché

Exercice:

Objectifs de contrôle: s'assurer de l'élimination des offres ne répondant pas aux attentes de l'acheteur et du choix de ceux qui y sont proches

Avoir l'assurance d'une meilleure garantie de la transparence dans la comparaison des offres

Questions

Réponses

Commentaires

Oui ou N/A

Non

1. Y a-t-il une procédure de comparaison des offres?

2. Le responsable chargé des achats organise t il des séances d'explication des réponses à l'appel d'offres ?

3. Si oui, reçoit-il les fournisseurs pour leur poser des questions spécifiques sur le contenu de leurs offres avant la date de dépouillement?

4. Existe-t-il des critères prédéfinis de comparaison des offres tels que le prix, les conditions de paiement?

5. Ces critères sont ils pondérés selon leur importance?

6. D'autres services interviennent ils à la pondération de ces critères?

7. Un responsable/service est il nommément désigné pour l'élaboration des critères de choix ?

8. Les techniques de comparaison des offres sont elles pertinentes?

9. Les offres sont elles analysées et comparées dans une grille?

10. La comparaison des propositions techniques est elle effectuée en même temps que les propositions commerciales?

11. Une équipe composée de cadres compétents est elle nommément désignée pour procéder au dépouillement?

12. Le dépouillement donne t il suite à un procès verbal signé par les membres de la commission?

13. Si oui, est il signé par tous les participants au dépouillement ?

14. Est-il vérifié et supervisé par un responsable désigné à cet effet ?

15. Y a-t-il un système de suivi des engagements verbaux (notes de suivi, notes de consultation) ?

N/A

Pour s'assurer de l'existence de la garantie de soumission

Pour les achats de biens et pour s'assurer que toutes les pièces sont dedans

La règle 80/20 est appliquée

L'assistante administrative

Pour les achats de biens seulement

Le comité CAP est chargé de cette tâche

Deux membres du comité doivent signer

Le président et un membre du comité

La Représentante donne l'accord final

Un classeur est là pour les dossiers papiers, sinon les dossiers électroniques sont gérés par le logiciel ATLAS

Tâches		Nature des tâches	Personnes concernées
Tâches		Nature des tâches	Représentation d'UNFPA	Assistante administrative	Comité de dépouillement	Operations Manager
Présélection ou pré qualification des fournisseurs	Autorisation de la prospection	Au				X
	Etudes et prospection du marché	Ex		X
	Etablissement de la liste des fournisseurs	Ex		X
	Définition des critères de présélection	Ex		X
	Approbation des critères de présélection	C				X
	Analyse et mise à jour de la liste des fournisseurs	Ex		X
	Etablissement de la grille de présélection	Ex		X
	Pré qualification	Ex		X

Préparation du dossier d'appel d'offres	Collecte d'informations	Ex		X
	Réalisation du dossier d'appel d'offres	Ex		X
	Supervision du dossier d'appel d'offres	C				X

Retrait du publication et dossier d'appel d'offres	Annonce dans le journal ou publication	Ex		X

Réception des offres	Réception des offres	Ex	X
Réception des offres	Contrôle des offres	C	X
Comparaison des offres et attribution du marché	Constitution du comité de dépouillement	Ex		X
	Elaboration de la grille d'analyse des offres	Ex		X
	Evaluation des offres	Ex			X
	Signature du procès verbal de dépouillement	Ex			X
	Approbation et attribution du marché au fournisseur	Au	X

Evaluation de la maitrise des risques liés au processus d'achat par appel d'offres: Cas de l'UNFPA au Sénégal

ANNEXES